Как восстановить трудовую книжку при утере самостоятельно или через госорганы

Алгоритм: как восстановить трудовую книжку

Характер действий при ее утрате зависит от того, по чьей вине она была потеряна. Это может быть как сам ее владелец, так и работодатель.

Если она была испорчена или пропала из-за халатных действий (бездействия) сотрудников кадровой службы, то и обязанность по ее восстановлению возлагается на организацию.

Так, при установлении данного факта работнику необходимо написать в адрес работодателя соответствующее заявление с указанием необходимости выдать дубликат. Организация обязана за свой счет приобрести бланк и разослать запросы по предыдущим местам трудоустройства своего сотрудника. Это нужно для определения общего стажа. Срок изготовления дубликата составляет 2 недели.

Внимание! Если работодатель не желает исполнять своей обязанности по восстановлению книжки, утрата которой произошла из-за его действий, то сотрудник вправе подать соответствующую жалобу в Роструд.

Законодательством установлен особый порядок восстановления бумаг, которые были утеряны по причине форс-мажорных обстоятельств. Для этого работодатель собирает комиссию, состоящую из представителей профсоюзов и государственных органов, которая устанавливает стаж работников в особом, упрощенном порядке.

Если же она была утеряна по вине самого сотрудника, то в этом случае все мероприятия, связанные с ее восстановлением, должны производится им самостоятельно и за свой счет.

Данную процедуру следует выполнять по следующему алгоритму:

1. Сбор необходимых документов с организаций, где гражданин был трудоустроен ранее. Для подтверждения факта трудоустройства у конкретных работодателей могут потребоваться следующие бумаги:

• договора;
• заверенные копии приказов;
• расчетные листы.

1. Подача пакета документов на изготовление дубликата. По общему правилу, изготовить дубликат обязана кадровая служба по последнему месту работы. Соответственно, с пакетом необходимых документов следует обращаться именно туда. На последнем месте работы и выдадут новую книжку.

Самостоятельно вносить записи в бланк нельзя. Это может быть приравнено к подделке документа.

Через пенсионный фонд

Если стаж работника не очень большой (менее 5 лет), то можно восстановить ее через ПФР. Для этого следует подать в адрес фонда соответствующее заявление. В течение 10 дней сотрудники фонда предоставят информацию обо всех организациях, где заявитель был трудоустроен в течение последних пяти лет.

Через «Госуслуги или МФЦ

Однако через данное учреждение можно отправить запросы в ПФР или государственные архивы в целях получения справок для подтверждения стажа работы.

Через государственный архив

Обращение в государственный архив приобретает смысл не всегда, а только в случае, если организация, где ранее трудился работник, была ликвидирована. Для этого подается заявление в произвольной форме. Если в архиве не имеется необходимых заявителю данных, то ему выдается соответствующий документ, а уже на основании его он вправе обратиться в суд.

Если есть ксерокопия

Если на руках у гражданина имеется заверенная копия трудовой книжки, то никаких дополнительных документов ему собирать не нужно. Если же имеется не заверенная, а простая ксерокопия, то никакой юридической силы данный документ не имеет, использовать его для оформления дубликата нельзя.

Трудовая книжка – значимый документ для любого работника, поскольку именно в нем указаны все сведения о периодах работы и необходимом стаже. При утрате следует незамедлительно озаботиться оформлением дубликата. Как следует из данной статьи, эта процедура не столь сложна, как принято считать.

Как сформулировать заявление, особенности документа

Если вы читаете эту статью, значит перед вами наверняка стоит задача по составлению заявления об утере трудовой книжки. Прежде чем предоставить вам подробное описание документа, дадим некоторые общие сведения, которые имеют отношение ко всем таким бумагам.

Во-первых, имейте в виду, что практически любые заявления сегодня можно писать в произвольной форме (за исключением тех, что подаются в государственные органы – там обычно надо заполнять унифицированные формуляры). Конечно, если работодатель требует от вас формирования заявления по шаблону, который он предоставляет – следует воспользоваться таким способом.
Во-вторых, для документа подойдет обычный лист бумаги любого удобного вам формата – предпочтительно А4 или А5. Заявление можно писать вручную или же набирать на компьютере, при этом, желательно сразу уточнить в кадровом отделе, какой вариант им нужен – не везде принимают напечатанные бланки. Если вы сделали электронный текст, его в любом случае нужно распечатать – это необходимо для того, чтобы вы могли поставить под ним свою подпись.
Делайте заявление в двух экземплярах – один из них отдайте представителю работодателя, второй оставьте себе, предварительно заручившись на нем отметкой о получении копии

В будущем такая предосторожность может вам помочь – например, если сотрудник отдела кадров заявит, что заявления об утере трудовой не было, и откажется выдавать дубликат.

Как восстановить трудовую книжку при утере или пожаре?

Для того, чтобы выяснить, как восстановить рабочую книжку при утере, краже, пожаре, стихийном бедствии и других чп, обратимся к законодательству РФ. В частности, существуют специальные правила, регламентирующие порядок выдачи дубликата данного документа взамен того, который потерял физический субъект.

Отвечая на вопрос, в каком архиве восстановить данные из трудовой книжки, следует обратить внимание, что выдача дубликата полностью возлагается на последнего работодателя. Для этого пострадавший работник идет непосредственно к своему руководителю с заявлением с просьбой выдать ему новый документ в замен утерянного

В заявлении необходимо указать причину замены трудовой книжки – это может быть не только утрата при пожаре, краже, стихийном бедствии. Также основанием для выдачи дубликата может служить изношенность старого документа. Работодатель в этом случае обязан всячески содействовать своему сотруднику в вопросе скорейшего восстановления всех данных. Отказать в помощи и выдаче нового документа либо дубликата руководящее лицо не имеет права.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (804) 333-01-43

Через пенсионный фонд как восстановить трудовую?

Также существует возможность пенсионеру либо работающему гражданину получить утерянный документ о предыдущих местах работы через Пенсионный фонд. В этом случае необходимо лично явиться в ПФ по месту жительства с пакетом обязательной документации, подтверждающей подлинность информации о трудовом стаже. Это может быть:

• трудовой договор с той организацией, где когда-то трудился работник – он должен быть составлен по правильной форме с подписью руководителя и печатью предприятия;
• выписки из приказов о поощрениях, награждениях сотрудника;
• лицевой счет (имеющий непосредственное отношение к этому процессу);
• ведомости о начислении зарплаты.

Как восстановить трудовую книжку если есть ксерокопия?

Значительно упрощается задача, если владелец утерянного документа заранее позаботился и сделал ксерокопию всех страниц книги. Однако они должны быть официально заверены должностными лицами, кадровиками предприятия либо главным бухгалтером.

Если у человека на руках уже заверенная по всем формам копия, то все, что ему необходимо сделать для получения дубликата, это подать заявление руководителю последнего места работы и предъявить в отдел кадров заверенную ксерокопию. Таким образом, документ может быть восстановлен в самые кротчайшие сроки.

Если предприятие ликвидировано

Еще один вариант развития событий – когда предприятие, на котором трудился сотрудник было по какой-либо причине ликвидировано.

В этом случае самым целесообразным вариантом может служить обращение в Пенсионный фонд, где могут дать точную и подробную информацию относительно стажа работы конкретного лица.

Еще один путь получения дубликата – это обращение в судебные органы, которые отправят запрос во все необходимые учреждения и инстанции, чтобы получить точную картину официальной рабочей деятельности заявителя. Возможно суд сочтет нужным привлечь свидетелей, которые когда-то работали вместе с человеком.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.

Какие шаги нужны, если утеряна книжка

Потерявшему трудовой документ гражданину с верно оформленной копией потребуется совершить три шага для ее восстановления:

Изучение ксерокопии книжки

• составить и подать заявление на имя руководителя кадровой службы последнего работодателя с просьбой о выдаче ему дубликата потерянной трудовой
• поскольку для оформления дубликата специалисту по кадровым вопросам понадобятся документы об образовании, бумаги, подтверждающие трудовой стаж, сведения о трудовой биографии заявителя, к указанному заявлению необходимо приложить документы, удостоверяющие личность, копию диплома об образовании, копию его трудовой
• по прошествии 15-ти календарных дней получить дубликат

Следует иметь в виду, что даже если дубликат оформлялся на основании копии, он может содержать как полную информацию обо всех работодателях, должностях, приказах, т.е. полностью соответствовать утерянному оригиналу, так и иметь упрощенную форму, т.е. содержать информацию об общем либо непрерывном трудовом стаже в каждой организации.

Оформление дубликата, содержащего полную информацию, для работника является наиболее предпочтительным. Однако такой вариант крайне трудоемкий и затратный по времени. Поэтому работодатель может остановиться на сокращенном варианте. Законодательно выбор способа оформления дубликата книжки не регламентирован.

После принятия заявления от гражданина работодатель имеет право оформить дубликат, однако обязанности такой за ним законодательно не закреплено. Если работодатель безосновательно отказывает удовлетворить просьбу заявителя, а также, если он вообще не признает существование трудовых правоотношений с бывшим работником, у последнего есть право обратиться в судебные органы. Как правило, при решении таких дел суды становятся на сторону заявителей и выносят судебное решение, обязывающее работодателя выдать надлежаще оформленный дубликат.

Общая схема восстановления документа

Сама фраза «восстановление трудовой», по мнению юристов, не очень корректна. Восстановить ее законным способом невозможно, поскольку создается лишь дубликат. Впрочем, сейчас есть множество фирм, которые предлагают населению заполнение трудовых книжек. Но лучше сюда не обращаться, ведь подделка документов карается несколькими годами тюрьмы. Даже несмотря на то, что они лишь переносят записи, которые были до этого в книжке, законная процедура восстановления выглядит несколько по-другому.

• Необходимо обратиться к прежнему работодателю. Но что считать прежним местом работы? Если перед утратой документа работник уже успел заключить договор с новым работодателем, то именно это место и будет считаться последним. А если работник был в этот период безработным, то обращаться нужно по последнему месту службы. На имя руководителя пишется соответствующее заявление по установленной форме.
• Сбор документов. Чтобы подтвердить свой реальный стаж, работнику придется предоставить доказательства. Это должны быть только оригиналы. Сюда можно отнести:

1. приказы о назначении на должность;
2. трудовые договоры;
3. официальные ведомости на выдачу зарплаты;
4. сведения о стаже застрахованного лица из Пенсионного фонда (форма СЗВ-К);
5. выписка из страхового счета гражданина РФ из Пенсионного фонда (форма СЗИ-5).

Отметим, что стаж в дубликате книжки вписывается как суммарное количество лет, без каких-либо уточнений по поводу занимаемых раннее должностей.

Выдача дубликата. Не позднее, чем через 2 недели с момента подачи работником заявления, работодатель обязан выдать ему оформленный по всем правилам дубликат трудовой. Здесь должны содержаться сведения об общем рабочем стаже до момента поступления на службу к последнему работодателю.

Трудовая книжка испорчена

В этом случае в дубликат из поврежденной трудовой переносятся все записи. Но это при условии, что все они читаемы. А если некоторые прочесть невозможно, то факты трудовой биографии необходимо подтверждать. В испорченном документе на самом первом листе делается соответствующая пометка «выдан дубликат». Также указывается его серия и номер.

Трудовая книжка потеряна работодателем

Нередки случаи, когда трудовую книжку работника теряет сам работодатель. Это происходит по причине либо чрезвычайных ситуаций, либо халатности. В первом случае, созывается комиссия, куда входят несколько представителей исполнительной власти, представители самого работодателя и профсоюза. Эта комиссия составляет акт, где указываются периоды и сроки работы, должность и общий стаж работника.

Затем сотруднику выдается оформленный дубликат трудовой книжки. Но здесь, как и в предыдущих случаях, нужно будет предоставить документальные подтверждения. В качестве подтверждения могут быть использованы показания свидетелей.

Но если работодатель заявляет, что он просто потерял документ, и восстановление трудовой книжки просто не представляется возможным, работник вполне может привлечь его к ответственности за нарушение трудового законодательства. За подобное халатное отношение руководитель может поплатиться немалым штрафом. В данном случае целесообразно обратиться не только в трудовую инспекцию, но еще и в районную прокуратуру. К сожалению, даже так не избежать долгого процесса оформления дубликата.

Восстановление стажа в ликвидированной организации

Нередки случаи, когда выясняется, что стаж подтвердить негде – компании уже не существует. Если возникла подобная ситуация, нужно направить в архивное учреждение соответствующий запрос. Именно здесь хранится вся документация ликвидированных организаций. При наличии сведений о работнике, ему в скором времени будет выдана справка о стаже работы в данной фирме. Если же нужной информации в архиве нет, то необходимо обратиться в суд:

1. Подается заявление об установлении факта работы в организации.
2. Понадобятся показания не менее 2 свидетелей, которые подтвердят факт работы в ликвидированной компании.

Но перед подачей иска стоит убедиться, что компания действительно ликвидирована, а не произошло, например, слияния или ее переименования. В таком случае, восстановить трудовую можно и без обращения в суд.

Чтобы избежать долгого изнуряющего процесса восстановления трудовой книжки, стоит быть внимательней к своим документам. Также не помешает хранить все трудовые договоры, заключаемые с работодателем, ведомости на заработную плату и остальные справки. Таким образом, в будущем можно избежать бумажной волокиты и поиска свидетелей.

Как восстановить утерянную работником трудовую книжку

Разберемся в последнем варианте, когда книжку потерял ее владелец. Отметим сразу, что меры по ее восстановлению предпринимаются самим виновником. В других вариантах этим занимаются кадровики. Как восстановить утерянную трудовую книжку, куда обратиться – покажем на  примерах из жизненного опыта.

Трудовая книжка содержит информацию о трудоустройстве гражданина

Обращение на последнее место работы

Можно ли вообще найти потерянные годы стажа? С чего начать? В нормативных  актах по данному вопросу четко определено, что восстановление трудовой книжки осуществляется субъектом, откуда состоялось ваше последнее увольнение. Именно туда надо обратиться  сразу после обнаружения утери.

Рассмотрим образец заявления.

Директору ООО «Монолит» Иванову А.Н.

                                                           от Танеева Ивана Трофимовича, работавшего

                                                             наладчиком оборудования.

О выдаче дубликата трудовой

книжки.

От 02. 02. 2019 г. №_

 Заявление

Я, Танеев Иван Трофимович, с 08. 2012 по 31. 01. 2019 года работал наладчиком в ООО «Монолит», откуда уволился по соглашению сторон. В связи с тем, что мной потеряна трудовая книжка, прошу выдать ее дубликат.

Дата, подпись, Танеев И.Т.        

Если вы честно и добросовестно отслужили одному работодателю, то проблем не возникнет и вопрос решится оперативно. Вам сделают выборку стажа с указанием занимаемых должностей, перечислением поощрений и через две недели получите дубликат.

Когда у вас большой послужной список, справки, подтверждающие факт и продолжительность трудовых отношений предоставляются из всех учреждений, где работали раньше. Ускорится сбор информации при вашем активном участии.  В дубликате одной строкой указывается общий стаж без расшифровки. Затем вносится запись о трудовой выслуге в учреждении, выдающем дубликат.

После развала Советского союза многие субъекты хозяйствования, организации вообще перестали существовать. Как восстановить записи в трудовую книжку при таком положении дел? А необходимость в этом возникает до сих пор. Так как нередки случаи, когда люди меняли место жительства, возвращались на родину из союзных республик, трудоустраивались в фирмах – «однодневках», у частников.

Для восстановления документа пишется заявление

Здесь чаще всего на помощь заявителю приходит архив, куда делает запрос компания либо лично гражданин письменно. Указывается фирма, временные рамки трудовых отношений, должность. Поиски справок в подобных случаях займут немало времени.

Обращение в Пенсионный Фонд

Начиная с 2002 года сведения о трудовом (страховом) стаже можно запросить через Пенсионный Фонд. Это стало возможным после создания в России единой системы обязательного пенсионного страхования и значительно облегчило поиски необходимых данных.

В каждом районе функционирует отделение ПФ, куда необходимо обратиться письменно. По регламенту справка выдается в течение 10 дней. При таком варианте заниматься дубликатом нет смысла.

Заявление в МФЦ

Как восстановить трудовой стаж другими способами? Один из них –  обращение в МФЦ (многофункциональный центр). Вам не надо лично  посещать учреждения, собирать бумаги. Все организационные вопросы решат специалисты Центра бесплатно и без оплаты госпошлины.

Можно записаться на сайте Центра онлайн или обратиться лично. К заявлению прикладываются:

• копия паспорта;
• список работодателей с перечислением периодов работы у них;
• данные о трудовом (страховом) стаже.

Дату исполнения дубликата вам назовут при сдаче документов.

Через Госархив

Как уже сказано выше, стаж работы можно подтвердить справкой, выданной в Госархиве или его подразделениях в регионах. Через 30 дней после подачи заявления будут подготовлены интересующие вас сведения. Услуга платная.

Через суд

Последняя инстанция по поиску потерянного стажа – суд. Это происходит, когда документы невозможно восстановить способами, указанными выше, либо бывший руководитель не хочет признавать факт трудовых отношений. В судебный орган вместе с иском предоставляются абсолютно все имеющие к данной проблеме документы: контракты, финансовые ведомости, награды, архивные справки. Как минимум, два свидетеля должны подтвердить факт совместной трудовой деятельности.

Суд детально изучает положение дел и при положительном решении принимает постановление по узакониванию обозначенного в иске трудового периода, которое передается в Пенсионный Фонд.

Как восстановить записи из утерянного документа

Если трудовая книжка утеряна, это не означает, что и вся пенсия также утеряна. Стаж можно подтвердить определёнными документами. Это:

• трудовые договоры;
• книжки колхозника;
• различные выписки и справки;
• ведомости о выплате зарплаты или расчётные листки.

Если предприятие, на котором ранее работал сотрудник, потерявший документ, ликвидировано, не стоит отчаиваться. Сведения обо всех работниках хранятся в архиве. Нужно понять, в какой именно архив обращаться. Если с момента увольнения прошло менее 15 лет, то в местную архивную организация. Если же более, то в архив по муниципальному образованию.

Если всё в порядке, и у работника хранятся копии трудовых договоров или другие документы, то с восстановлением записей проблем не будет. Ещё один вариант – восстановление сведений по копии трудовой книжки. Нередко бывает так, что сам работник или его начальство заранее делают копию документа. Она может понадобиться в различных ситуациях. Но это должна быть не просто копия, а правильно оформленная копия:

• копия снимается со всех необходимых листов книжки;
• на каждой странице должна быть запись «копия верна». Она может быть сделана от руки или поставлена штампом;
• под каждой записью «копия верна» должна стоять подпись ответственного работника, а также «живая» печать организации;
• если страниц несколько, то они нумеруются и сшиваются.

По такой официальной копии можно восстановить себе трудовую книжку. Однако самостоятельно этим заниматься не нужно!

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С тру­до­вы­ми книж­ка­ми могут про­изой­ти такие непри­ят­но­сти, как:

• по­те­ря ее самим ра­бот­ни­ком;
• утра­та ее ра­бо­то­да­те­лем, у ко­то­ро­го она хра­ни­лась;
• ее негод­ность вслед­ствие ме­ха­ни­че­ско­го и тому по­доб­но­го по­вре­жде­ния (по­рва­лась, об­го­ре­ла пол­но­стью или ча­стич­но, за­ли­та жид­ко­стью и пр.);
• мас­со­вая утра­та из-за чрез­вы­чай­ных про­ис­ше­ствий (закон от­дель­но вы­де­ля­ет такой слу­чай).

Во всех этих слу­ча­ях Пра­ви­ла пред­пи­сы­ва­ют оформ­лять дуб­ли­кат (фак­ти­че­ски они ре­гла­мен­ти­ру­ют, как пра­виль­но вос­ста­но­вить тру­до­вую книж­ку).

От­ме­тим, что если тру­до­устра­и­ва­ет­ся ра­бот­ник, не име­ю­щий тру­до­вой книж­ки и утвер­жда­ю­щий о ее утра­те, ему раз­ре­ша­ет­ся за­ве­сти новую, а не вы­пи­сы­вать дуб­ли­кат.

Ана­ло­гич­но и в си­ту­а­ции при­е­ма на ра­бо­ту граж­да­ни­на с по­вре­жден­ной тру­до­вой книж­кой можно офор­мить дуб­ли­кат, а можно и за­ве­сти новую.

В осталь­ных си­ту­а­ци­ях по­ря­док дей­ствия ра­бо­то­да­те­ля имеет неко­то­рые от­ли­чия.