Расходный кассовый ордер — бланк и образец

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер представляет собой первичку, создаваемую для целей учета. На его основании осуществляется прием наличных в кассовый аппарат предприятия. Выписывается он при наличии факта выполнения операции (основание – часть 3 статьи 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.11). То есть, формировать документ нужно при поступлении денег. Создается он в момент направления наличных в кассу.

Приходный ордер актуален для этих случаев:

• Оприходование выручки.
• Возврат неиспользованных средств, ранее выданных под отчет.
• Получение средств с р/с компании.
• Возврат средств, которые ранее выдавались дебиторам.
• Деньги заносятся в уставной капитал.

Документ составляется по форме №КО-1, установленной Постановлением №88 от 18.08.1998 года. Он подразделяется на 2 части:

• Сам ордер.
• Квитанция к нему.

Квитанция предоставляется сотруднику, который сдал деньги в кассу. Ее нужно заверить печатью компании. Ордер, в свою очередь, остается в кассе. Документ обычно составляется главбухом, бухгалтером, руководителем. Он может составляться при помощи ПК. Но, если текст формируется в электронной форме, его необходимо распечатать. В ордер запрещается вносить исправления.

К СВЕДЕНИЮ! Перед внесением ордера в кассу необходимо зарегистрировать его в специальном журнале, составляемом по форме №КО-3.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения бумаги составляет 5 лет

Наказание за отсутствие приходно-кассового ордера

Кассовый ордер относится к первичной документации. То есть, оформляется он в обязательном порядке. Если бумага отсутствует или же она заполнена ненадлежащим образом, на компанию накладывается штраф на основании статьи 120 НК. Размер его составляет 10 000 рублей.

Предоставление денежных средств под отчет

Предоставление финансовых средств под отчет из кассы с оформление рассматриваемого документа осуществляется на основании общепринятых правил, а именно:

• предоставлять денежные средства под отчет наемным сотрудникам (либо же иным лицам) можно исключительно в тех ситуациях, когда имеется полный отчет относительно ранее взятых из кассы финансов;
• в обязательном порядке необходимо иметь в наличии составленное соответствующее заявление относительно предоставления финансовых средств на различные неотъемлемые нужды, где размер должен быть отображен исключительно цифрами и прописью.

Более того, сформированное заявление в обязательном порядке прикладывается к рассматриваемому ордеру.

Нюансы

По расходному ордеру может производиться выдача денежных средств юридическому лицу, к примеру, в качестве оплаты за услуги либо материалы. Однако в этом случае нельзя указывать название фирмы как получателя.

Для правильного оформления документа необходимо в графе «Выдать» указать Ф.И.О. работника, который получает оплату от лица организации.

Если же наименование фирмы необходимо обязательно указать, то лучше всего сделать надпись следующего рода: «ООО Компания через Иванова И. А.». В графе «Приложение» нужно отметить реквизиты доверенности на получение средств.

Расходный ордер может выписываться для сдачи денежных средств в банк. Во время этой операции нельзя в графе «Выдать» указывать слова «Выручка», «В банк» либо аналогичные фразы.

При сдаче наличности нужно в РКО записать Ф.И.О. работника, который выполняет данную операцию, а в качестве основания проставить данные об объявлении на внесение наличных.

Внимание: когда зарплата выдается по ведомости, то на нее может быт составлен единый расходный ордер. В графе «Выдать» в этом случае записывается «Работникам организации»

А основанием в этом случае будут являться реквизиты платежной ведомости, по которой происходит выплата. При этом графы «По» «Получил» и «Подпись» заполнять не нужно — их требуется оставить пустыми.

Порядок и правила заполнения расходного кассового ордера

Заголовок РКО:

• указывается название предприятия и структурного подразделения (при наличии);
• если структурных подразделений нет — в соответствующей строке ставится прочерк.

«Код ОКПО»:

• заполняется из документов государственной статистики, выданных при регистрации предприятия;
• при отсутствии кода ОКПО — строка не заполняется.

«Номер документа»:

• нумерация РКО делается с начала календарного года — по порядку;
• нумерация должна быть непрерывной на протяжении всего года.

«Дата составления»:

• дата составления ордера должна совпадать с датой выдачи наличных денежных средств из кассы;
• формат даты — ДД.ММ.ГГГГ, но если число дня (месяца) меньше десяти — впереди числа дня (месяца) ставят ноль.

«Дебет» и «Кредит»:

• заполняются предприятиями, ведущими бухучет, согласно утвержденному плану счетов учета;
• ИП на УСН не заполняют эти графы.

«Код целевого назначения»:

• заполняется в случае использования предприятием системы кодирования расхода (прихода) денежных средств;
• во всех остальных случаях эту графу заполнять нет необходимости, достаточно поставить прочерк.

«Выдать»:

• в дательном падеже указываются фамилия, имя и отчество работника, которому нужно выдать деньги (например, деньги из кассы организации получает Сидоров Петр Иванович);
• в поле «Выдать» заполняется: Сидорову Петру Ивановичу.

Указывается вид расхода:

• зарплата;
• подотчет;
• займ (прочее).

«Приложение»:

• указываются первичные документы, которые прилагаются (приказы, договора, доверенности, квитанции);
• номера и даты прилагаемых документов также необходимо указать.

«Получил»:

• заполняется получателем денежных средств;
• сумма к получению заполняется прописью (с начала строки, с заглавной буквы);
• рубли — прописью, копейки — цифрами;
• получатель ставит свою подпись и дату (получения денег) ниже.

«По»:

• указываются наименование, номер, дата и место выдачи документа удостоверяющего личность лица, которое получает деньги;
• строка может заполняться как кассиром, так и получателем.

«Выдал кассир»:

• заполняется кассиром после того, как деньги были выданы из кассы;
• кассир расписывается и указывает фамилию, имя и отчество.

Расходный кассовый ордер формы КО-2 остается в кассе предприятия. Он составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем предприятия.

Порядок оформления

Представленный документ оформляется коллективно. В процессе берут участие следующие сотрудники:

• главный бухгалтер предприятия;
• назначенный руководителем сотрудник кассир или бухгалтер, который выполняет работу согласно выпуску распорядительного листа и по согласованию с главным бухгалтером;
• если отсутствуют назначенные работники, то все действия с РКО может производить лично руководитель.

Порядок оформления образца должен включать подписи всех ответственных работников — директора компании, главного бухгалтера или бухгалтера подчинении, кассира, если последние отсутствуют. Если все операции кассы ведутся лично руководителем, например, в случае с индивидуальным предпринимателем, то он сам обязан подписывать все кассовые документы.

Порядок оформления РКО включает возможность выполнения его в бумажном виде или с применением электронных методов, которые используются для обработки данных (программное обеспечение и компьютерная техника). В последнем случае, РКО, созданный на ПК, требуется распечатать в бумажном виде. Подразумевается, что конечный документ в любом случае будет оформлен на бумаге.

РКО должен иметь проставленную дату, которая соответствует той, когда деньги выдаются. В конечном варианте не должны иметь место исправления и редактирования исходного текста.

Правильный пример заполнения

Порядок выдачи денежных средств по РКО

Получить деньги по РКО можно только после предоставления документа, который удостоверяет личность получателя (паспорт или другой документ). Также расходный кассовый ордер может быть составлен по доверенности (от получателя).

Сначала кассир подготавливает необходимую сумму к выдаче и передает получателю. Получатель должен написать ручкой (синей или черной пастой) расписку в кассовом ордере в получении денежных средств и ставит подпись и дату. Кассир пересчитывает сумму к выдаче и выдает получателю. Получатель под наблюдением кассира считает деньги. Кассир подписывает бланк расходного кассового ордера.

В случае если получатель этого не сделает, наличность из кассы считается недостачей, что грозит взысканием денег с кассира.

В случае если деньги были выданы по доверенности, этот документ прикладывается к РКО.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?

Законодательной основой, содержащей порядок оформления приходного кассового ордера, является Положение о порядке ведения кассовых операций. Оно утверждено Центробанком России 23.05.2014 № 3210-У.

При заполнении ПКО следует придерживаться следующих моментов:

1. Оформляется одним из сотрудников организации:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным лицом, уполномоченным локальным нормативным актом (приказом) по организации;
• руководителем в случае отсутствия вышеперечисленных лиц.

1. Заполняется вручную либо с применением технических средств. ПКО может составляться в бухгалтерской программе и затем распечатываться, а также заполниться на некоторых сайтах онлайн.
2. Заверяется бухгалтером, главным бухгалтером, кассиром или руководителем организации.
3. Указываются реквизиты документа, на основании которого наличность внесена в кассу.
4. Не допустимы исправления при заполнении ПКО, при порче бланка заполняется заново.
5. Принимая средства в кассу, кассир сверяет полученную сумму с указанной в ордере, удостоверяется в наличии необходимых подписей, подписывает квитанцию и проставляет штамп об исполнении кассовой операции. Квитанция отрывается по указанной линии и передается лицу, внесшему средства в кассу.
6. Составляется в одном экземпляре.

Далее оформим документ по шагам.

Образец заполнения

Реквизиты в документе заполняются следующим образом:

1. Шапка.

• В строке «Организация» прописывается ее наименование с организационно-правовой формой или ФИО, если средства принимает ИП.
• Если в организации имеется структурное подразделение, оно указывается и проставляется его код, при отсутствии ставится прочерк.
• Код по ОКПО заполняется в соответствии со статистическими кодами юридического лица;

1. Дебет и кредит.

• документ нумеруется по журналу регистрации кассовых ордеров (форма № КО-3), дата строго в день приема средств в кассу;
• табличная форма заполняется с указанием бухгалтерских счетов, по которым проводится операция, индивидуальные предприниматели не заполняют графы дебет и кредит;
• сумма внесенных средств проставляется цифрами;

1. Сведения от кого и зачем принята наличность, а также сумма.

• указывается наименование юридического лица при приеме денег от его представителя или ФИО физического лица;
• в строке «Основание» конкретизируется причина поступления средств, это может быть оплата по договору (указывается его номер), внесение остатков подотчетных денег и т.п.;
• ниже сумма полученных средств прописывается прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами;

• если организация работает с применением НДС, то в строке «В том числе» выделяется его сумма с указанием процента налога в скобках. В случае, когда оплачиваемая продукция, услуга или работа не облагаются налогом, ставится прочерк или запись «Без НДС»;
• если имеются подтверждающие документы, то они указываются в строке «Приложение» ;
• ордер заверяется подписью бухгалтера, главного бухгалтера или руководителя с расшифровкой;
• ниже расписывается кассир получивший деньги в кассу и сверивший их с ПКО;

1. Квитанция.

• на отрывной корешок заносится информация с основной части.
• Оттиск печати ставить на ордере не нужно, он проставляется только на квитанции. Однако, некоторые бухгалтеры практикуют ситуацию, когда печать своим краем задевает основную часть документа. Но контролирующие органы признают это нарушением правил оформления ПКО.

Приходный кассовый ордер можно оформить в конце рабочего дня на основании первичных документов, таких как контрольная лента из ККТ, товарные чеки.

Все приложенные к ПКО документы, в том числе указанные в строке «Основание» обязательно гасятся штампом «Получено» или такой же записью от руки. Дополнительно проставляется дата гашения.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

Заполнить РКО онлайн

Заполните РКО онлайн!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать

Когда предоставляют отпуск согласно ТК РФ

Законы одинаково соблюдают права женщин, рожавших самостоятельно, наравне с теми, кто усыновляет малыша. Беременная женщина имеет право взять перерыв на дородовой и послеродовой период. Усыновляющая ребёнка до 3 месяцев – на отпуск, необходимый для ухода за малышом после присоединения ребёнка к семье. Во всех случаях рабочее место сохраняется за женщиной, и после окончания перерыва она имеет право возобновить рабочую деятельность на той же должности и с соответствующим уровнем зарплаты.

Требование предоставлять беременным отпуск базируется на объективных причинах:

• будущей матери сложнее работать на поздних сроках беременности;
• ей необходима подготовка к рождению малыша;
• иногда беременность проходит с осложнениями и требует условий стационара, либо просто избегания перегрузок.

Закон фиксирует период времени, который мать может провести, готовясь к родам или ухаживая за младенцем. Чтобы на работе официально разрешили на время отойти от деятельности, следует собрать пакет документов.

Нарушение порядка оформления и штрафные санкции

Оформление РКО должно осуществляться по нормам и правилам, которые определяют составление кассовой документации. В частности, нарушениями, которые могут стать причиной привлечения к ответственности являются:

• отсутствие факта оформления РКО. В таком случае при проведении инвентаризации денежных средств в кассе организации будет выявлена недостача, которая в соответствии с внутренними положениями должна будет погаситься за счет виновного лица, несущего материальную ответственность;
• наличие ошибок при оформлении РКО;
• задвоение нумерации КО, внесение в него неверных данных.

Если одно из нарушений будет иметь место, то такие действия могут подпадать под статью 120 Налогового кодекса Российской Федерации, которая определяет перечень нарушений, относящихся к оформлению кассовой первичной документации.

Согласно такой статье НК нарушение правил учета при условии, что все неточности или ошибки были совершены на протяжении одного налогового периода, за который сдается отчетная документация, величина штрафа, наложенного на виновных лиц, может достигать 10 тысяч рублей.

Такая сумма может быть только при условии, что в действиях ответственных работников не будут усмотрены признаки правонарушения, относящиеся к налоговым.

Это нарушение грозит привлечением к ответственности не только лиц, допустивших ошибку, но и лиц, ответственных за ведение бухгалтерской отчетности.

Таким образом, составление РКО должно производиться с учетом всех норм и требований по оформлению первичной кассовой документации. Только четкое следование инструкции по заполнению и осуществление дополнительного контроля со стороны ответственных лиц обеспечит правильность ведения документации и отсутствие проблем с налоговой инспекцией.

Расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер – это также документ, относящийся к первичке. На его основании выдаются наличные из кассы компании. Составляется на основании формы №КО-2, утвержденной Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.98. Ордер необходим при наличии этих обстоятельств:

• Из кассы берется наличка для последующего перечисления на р/с.
• Предоставление денег под отчет.
• Предоставление денег для личного использования (к примеру, это может быть выдача командировочных, предоставление материальной помощи).
• Наличные берутся из кассы для нужд компании.

Оформлением расходного ордера занимается главбух или руководитель.

Документ оформляется при выдаче зарплаты. Он формируется на общую сумму, выданную сотрудникам. Номер и дата оформления ордера фиксируется в ведомости. Документ составляется на дату закрытия ведомости. Это заключительный день выдачи ЗП. Ордер необходимо зарегистрировать в кассовой книге.

К СВЕДЕНИЮ! Если зарплата выдается одному-двум сотрудникам, ведомость создавать не обязательно. Достаточно оформить ордер. Составляется он по общим правилам. В документе нужно отразить ФИО сотрудника, его паспортные данные. Работник, получающий ЗП, должен поставить свою подпись. Подпись также ставит директор.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения РКО. Расходный кассовый ордер бланк скачать word можно ниже.

В верхней строке бланка записывается наименование компании, а также ее код согласно классификатору ОКПО.

Если документ оформляется в каком-либо конкретном структурном подразделении, его обозначение нужно внести на следующей строке. Иначе здесь ставится «-».

В правой от наименования графе проставляется порядковый номер бланка, а также его дата создания. Последняя должна быть составлена в виде ДД.ММ.ГГГГ.

Следующим этапом заполняется таблица, в которую вносится информация по бухгалтерскому учету — корреспондирующие счета дебета и кредита, код структурного подразделения и счета аналитического учета.

Последние сведения проставляются только в том случае, если это используется на предприятии.

Следующим шагом записывается сумма ордера цифрами. Последнее поле – «Код целевого финансирования» заполняется только тогда, когда на предприятии разработана и используется такая система кодирования.

Важно! В поле «Выдать» заносятся полные Ф.И.О. гражданина, которому необходимо выдать денежные средства

Нельзя в данное поле записывать название предприятия.

В строку «Основание» нужно внести причину, по которой выполняется выдача денег. Здесь может быть указано: «Выдача зарплаты», «Суточные», «На материалы» и т. д.

В поле «Сумма» заносится сумма к выдаче прописью.

В поле «Приложение» необходимо указать названия и реквизиты документов, согласно которым осуществляется выдача. Это может быть квитанция, заявление сотрудника, платежная ведомость и прочее.

Далее данный документ должны подписать главный бухгалтер и руководитель фирмы, которые подтверждают правильность оформления и разрешение на операцию.

В следующей строке получатель должен прописными буквами без сокращений написать сумму денежных средств, которую он получает. После этого ставится подпись в подтверждение выдачи денег.

Ниже кассир указывает реквизиты документа, котором получатель подтверждал личность — паспорт, военный билет и т. д.

В завершение кассовый ордер должен подписать работник кассы.

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем

Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы:

• сдача наличной выручки на расчетный счет;
• выдача заработной платы и других выплат работникам;
• выдача подотчетных сумм и др.

Как правильно заполнить РКО?

Заполнение бланка необходимо производить в тот же день осуществления фактического расхода наличных кассовых средств.

Недопустимо наличие в РКО исправлений. Составляется в одном экземпляре и хранится в кассе в подтверждение произведенной операции.

Заполнение реквизитов бланка РКО:

1. Код ОКПО – статистический код организации, если нет — прочерк;
2. Наименование организации заполняется полностью, также допустимы сокращения, утвержденные ее Уставом;
3. Указывается структурное подразделение, выписавшее ордер (при отсутствии подразделения, эта графа прочеркивается);
4. Все кассовые ордера регистрируются в журнале (форма № КО-3), номер и дата документа соответствуют записи в нем;
5. В графе «Дебет» кодируется:

• структурное подразделение (если нет — прочерк);
• корреспондирующий счет расхода наличных из кассы;

в случае применения аналитического учета его код (в ином случае – прочерк);

1. В графе «Кредит» отражается бухгалтерский счет учета — 50 (касса);
2. Указывается сумма расхода в рублях и копейках;
3. В «Основании» прописывается информация, на какие нужны эти средства были выданы;
4. В строках «Сумма» и «Получил» указывается сумма прописью с заглавной буквы без отступа от начала. Недопустимо сокращение слов «рубль» и «копейка», копейки проставляются цифрами. Оставшееся свободное место строки прочеркивается;
5. В строке «Приложение» указываются сведения о первичной документации, на основании которых наличные средства были выданы из кассы компании.

Все подписи должны иметь расшифровки. Получивший денежные средства прописывает полностью сумму, проставляет дату получения и заверяет подписью.