Как получить ключ электронной подписи для налоговой?

Виды электронной подписи

Виды ЭЦП для юридических лиц

1. Простая. С ней знакомо большинство современных людей. Пример простой ЭП — логин / пароль для авторизации в электронной почте или других сервисах. Или же коды, которые запрашиваются платежными системами при осуществлении оплаты через интернет.
2. Усиленная неквалифицированная. Это более защищенная ЭП, поскольку шифруется при помощи специальной программы и криптографического ключа.
3. Усиленная квалифицированная (КЭП). Отличается от неквалифицированной подписи более строгим государственным регулированием. Во-первых, для формирования КЭП подходит только программа шифрования, одобренная ФСБ. Во-вторых, получить такую подпись можно строго в аккредитованных Минкомсвязи удостоверяющих центрах (УЦ).

В подавляющем большинстве случаев под ЭЦП для юридического лица подразумевается именно квалифицированная подпись. Поэтому можно говорить о том, что ЭП (ЭЦП) и КЭП — понятие равнозначные.

Как подписать документ электронной подписью документ PDF

В таком формате заверяют отсканированные копии, презентации, иллюстрации, таблицы. Перед вставкой необходимо проверить всю информацию еще раз, потому что любые изменения сделают отчет недействительным. В отличие от Word у пользователя не получится вставить цифровую подпись встроенными инструментами.

Для этого нужно установить Foxit Reader или Acrobat Reader для работы со сторонними плагинами. Самый популярный и простой вариант – установка КриптоПро. Но будут небольшие отличия в использовании этого плагина:

• пользователям Adobe Reader после добавления КриптоПро PDF 0 не придется его обновлять и все цифровые подписи будут создаваться без дополнительной проверки;
• владельцам Foxit Reader нужно покупать платную версию, но перед этим можно протестировать программу в демо-режиме.

Плагин не добавляется автоматически – это делают самостоятельно. Соответственно, перед тем, как подписать документ ЭЦП нужно:

1. Через раздел «Цифровые подписи» выбрать опцию «Редактировать» и «Установки».
2. Откроется блок «Подписи». Чтобы перейти в раздел настроек кликают по «Создание и оформление» и выбирают «Подробнее».
3. В строке «Метод подписания» нужно отметить подходящий вариант ПО и вставки электронной подписи.

Внимание! Проверка подлинности документа будет проводиться автоматически при открытии файла. После копирования или внесения изменений в документ, цифровая подпись станет недействительна

Источники

• https://myedo.ru/elektronnaya-podpis/spravka/kak-podpisat-dokument-vord-elektronnoj-podpisyu
• https://mir-tehnologiy.ru/kak-sdelat-podpis-v-vorde/
• https://foxit-reader.site/elektronnaya-podpis
• https://uc-itcom.ru/instruction/instrukciya-po-ispolzovaniyu-kriptopro-office-signature
• https://tender-rus.ru/vopros-otvet/ecp-otveti/kak-podpisat-ecp
• https://goscontract.info/etsp/kak-podpisat-dokument-elektronnoy-podpisyu
• https://gozakaz.ru/instrukcziya-kak-podpisat-dokumenty-s-pomoshhyu-elektronnoj-podpisi/

Новые правила для удостоверяющих центров

Сейчас выпуском ЭЦП для всех кому это необходимо занимаются коммерческие удостоверяющие центры (УЦ), которые должны до 1 июля 2021 г. пройти переаккредитацию.

Далеко не все УЦ смогут остаться «в строю» в связи с ужесточением требований: Минимальный размер собственных средств УЦ увеличен с 7 млн. до 1 млрд. рублей, увеличен размер страховых средств УЦ с 30 млн. до 100 млн рублей, аккредитация предоставляется на 3 года, а не на 5 лет как ранее, причем если аккредитация УЦ досрочно прекращается, получить новую он сможет только через 3 года.

Также для работников и доверенных лиц УЦ предусмотрена гражданско-правовая, административная и, в некоторых случаях, уголовная ответственность за неисполнение обязанностей, установленных законодательством об электронной подписи.

Важно знать, прошел ли ваш привычный УЦ аккредитацию по новым требованиям. Список аккредитованных УЦ станет доступен во второй половине 2021 года на сайте Минцифры

Список аккредитованных УЦ станет доступен во второй половине 2021 года на сайте Минцифры.

В случае переаккредитации вашего УЦ выданную им ЭЦП можно будет использовать до конца 2021 г. или срока действия такой ЭЦП (смотря какое из событий случится раньше).

Тем временем к 1 января 2022 г. нужно будет не спеша получить бесплатную КЭП в УЦ ФНС.

Это касается юридических лиц, предпринимателей и нотариусов.

Для физлиц ЭЦП, выданная прошедшим переаккредитацию центром будет действовать и в 2022 г. пока срок действия такой ЭЦП не истечет полностью.

Астрал-ЭТ — это надежная электронная подпись для различных нужд бизнеса. От подписания электронных документов до сдачи отчетности, от маркировки до работы с госпорталами и ЭТП. Быстрый выпуск подписи в течение одного дня, безбумажное продление, широкая линейка тарифов.

Зачем нужно подписывать документы ЭЦП?

Использование ЭЦП физическими лицами и организациями позволяет организовать электронный документооборот для тех компаний, которые переводят сотрудников на удаленную работу, а также обмен документами с клиентами. Многие договоры можно подписать с помощью ЭЦП, включая банковские соглашения и кредитные договоры. ЭЦП позволяет удаленно сдавать отчетные документы в государственные организации. При этом сокращается время на обработку документов. Если изначально проверка подписей и их сбор могут занимать от нескольких часов до нескольких недель, то ЭЦП позволяет сократить срок сбора всех подписей до часа, или даже меньше.

Так как использование ЭЦП получает все большее распространение по всему миру, многие разработчики программного обеспечения создают программы, которые позволяют подписать различные файлы в цифровом формате. При этом выбрать удобную и хорошую программу довольно сложно: среди них есть платные и бесплатные версии, разные программы поддерживают различные форматы файлов, что вынуждает пользователей продумывать и анализировать то, какой именно документ и в каком формате требуется подписать

Кроме того, нужно обращать внимание на то, подходит ли программа к ПО вашего устройства. Если ПОне подходит, необходимо будет искать другую, потому что выбранная вами программа вряд ли запустится и будет работать без ошибок

С помощью ViPNet CryptoFile

Программа часто используется для оформления цифровой подписи используется часто и подходит для документов в различных форматах и на различных устройствах. Среди форматов, которые можно подписать благодаря этому ПО, следующие:

• Doc;
• Xls;
• Jpg;
• Xtml;
• Txt;
• Архивы;
• Декларации.

После подписания программа сохраняет файл в формате sig.

Основным плюсом программы является то, что она полностью бесплатная. Вам не нужно тратить деньги для ее скачивания и установки. Для получения ее полной версии необходимо только зарегистрироваться на сайте разработчика, после чего вы получите код активации. Подпись может размещаться как непосредственно в документе, так и в собственном связанном с документом файле.

Минусом является то, что к каждому файлу можно прикрепить одну подпись, при этом пользование программой очень простое. Чтобы подписать файл, нужно нажать в нем правой кнопкой мыши и выбрать ViPNet CryptoFile, после чего нажать «подписать».

С помощью КриптоАРМ

Программа КриптоАРМ в сравнении с предыдущей имеет отдельный минус. Она платная, а значит, скачать ее для того, чтобы подписать пару документов, и потом удалить – не лучшая идея. В то же время она позволяет добавить много электронных подписей к одному документу и поддерживает работу в большинстве стандартных форматов.

Подписание документа также проходит очень просто. В меню правой кнопкой мыши нужно выбрать название программы, КриптоАРМ, и нажать кнопку «подписать».

Электронная цифровая подпись для юридических лиц: общая информация

После принятия Федерального закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63 организации начали массово получать ЭЦП, поскольку их использование значительно облегчает документооборот, позволяет получить доступ к различным инструментам — как государственным, так и коммерческим. Электронная подпись – это зашифрованная информация, прикрепленная к электронному документу. Она необходима для идентификации его подписанта и защиты данных от изменения третьими лицами. На практике такая подпись (если она соответствует определенному уровню защиты и является усиленной) заменяет «живую».

Необходимо отметить, что термин «электронная цифровая подпись», как и аббревиатура «ЭЦП» не совсем корректны. Это связано с тем, что до середины 2012 года применялся ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002 № 1, который регламентировал порядок обращения с ЭЦП. Этот акт утратил силу и на его смену пришел уже упомянутый ФЗ № 63, который ввел понятие электронной подписи. Однако, ввиду того, что аббревиатура ЭЦП устоялась, мы используем ее в наших материалах, хотя и подразумеваем ЭП.

С помощью ЭЦП юридическое лицо может:

1. Участвовать в электронных торгах.
2. Получать государственные услуги.
3. Взаимодействовать с государственными органами, например, таможней, налоговой.
4. Организовать электронный оборот документов.
5. Передавать отчетность.

Выбор электронной подписи

Российским законодательством предусмотрены три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная и квалифицированная.

Простая — это пара логин+пароль. Она используется обычно для подтверждения действий на различных веб-сайтах, а также служит подтверждением, что сообщение по электронной почте отправил конкретный человек. Неквалифицированная подпись позволяет идентифицировать владельца сертификата, установить неизменность документов. Она формируется с помощью средств криптографической защиты. Однако документы, заверенные неквалифицированной подписью, имеют полную юридическую силу только если имеются дополнительные письменные соглашения между сторонами. И простую, и неквалифицированную подпись запрещено использовать при заверении документов, содержащих государственную тайну.

Квалифицированная электронная подпись отличается от неквалифицированной двумя важными качествами:

• имеет сертификат, где указан ключ проверки ЭП;
• создается при помощи средств криптографической защиты, одобренных ФСБ.

Наличие КЭП позволяет владельцу:

• работать с порталом госуслуг и еще на более, чем 300 площадках;
• участвовать в электронных торгах;
• сдавать отчетность, вести электронный документооборот;
• дистанционно управлять компанией.

КЭП можно использовать для Мосэнергосбыта, ФГИС Росаккредитации, Росреестра, ЦБ РФ, ЕРФСБ и т.д. Для каждого вида деятельности необходимо получить отдельный сертификат. Из-за политики безопасности единой универсальной электронной подписи не существует. Законодательство не ограничивает количество ЭЦП, выданных одному юридическому лицу.

Как подписать документ

Заверить вордовский документ электронной подписью можно несколькими способами: с использованием или без специального плагина, платной лицензионной программы от КриптоАРМ или онлайн-сервиса.

Без плагина

Если плагин от КриптоПро не установлен, но нужно заверить электронный документ ЭЦП, то пользователь:

создает документ и подготавливает его к подписанию;

в верхнем углу необходимо выбрать Office, затем нажать «Подготовить»/«Добавить ЭЦП»/«Ок»;

затем пользователь выбирает цель подписания документа, а в поле «Тема сертификата» проверяет свои личные данные. Затем нажимает «Подпись».

Документ подписывается ЭЦП, а последующее его изменение делает подпись недействительной.

С плагином КриптоПро

Плагин используется для создания электронной подписи на документах Word. Для разных версий MS Office алгоритм подписания может незначительно различаться. Преимущество способа: при помощи плагина подпись проверяется, а заверенный документ открывается без нарушений даже на ПК, где КриптоПро не установлен.

Как подписать документ ворд электронной подписью с использованием плагина КриптоПро office signature:

в подготовленном файле выберите пункт меню «Файл»/«Добавить ЭЦП»;

далее выберите сертификат и нажмите «Подписать». Если нужно оставить сообщение о составе подписи или комментарий о цели подписания, то его указывают в соответствующей строке.

Если система не обнаружила ошибок, то после проверки электронной подписи автоматически будет выведено сообщение об успешном завершении процедуры.

При помощи КриптоАРМ

Функциональность программы различается в зависимости от версий, и каждый пользователь может подобрать оптимальный пакет для работы. Сервис позволяет подписывать файлы любого формата и объема, а недостаток — необходимость регулярно продлевать лицензию. Для подписания нужно:

открыть программу и через вкладку меню «Файл» выбрать «Подписать; »

автоматически откроется инструкция мастера создания ЭЦП, с которой нужно ознакомиться и нажать «Далее»;

затем пользователю необходимо выбрать нужный файл и еще раз нажать «Далее»;

после этого нужно выбрать подписываемый файл;

в окне «Выходной формат» указывают дополнительные требования к подписываемому файлу. Это может быть формат сохранения или место сохранения результата. Если требований нет, то нужно просто нажать «Далее»;

затем пользователь выбирает сертификат, при необходимости вводит пароль ключевого контейнера, и снова нажимает «Далее»;

в новом окне необходимо проверить данные, необходимые для создания ЭЦП. Если все верно, то нажать «Готово».

Подпись будет сформирована в течение нескольких секунд и при отсутствии ошибок пользователь получит уведомление системы.

При помощи веб-сервисов

Если нет необходимости часто использовать ЭЦП или нужно подписать файл с ПК, на котором не установлен плагин, то можно воспользоваться одним из веб-сервисов (https://crypto.kontur.ru, http://mig24.online/ и т.п.).

Преимущество сервисов в том, что они бесплатны и позволяют как создать, так и проверить ЭЦП, провести шифрование или расшифрование подписи. Сервис позволяет также подписывать как отдельные файлы, так и папки. Из недостатков способа можно отметить то, что подписываемый документ не должен превышать размера в 100 Мб. Все онлайн-сервисы создают только отсоединенную подпись, а большинство из них поддерживаются только OS Windows.

Как подписать документ:

• зайти на страницу выбранного сервиса и загрузить документ, который нужно подписать;
• открыть строку подписи и выбрать сертификат;
• создать файл с электронной подписью. Сразу после нажатия «Подписать» создается папка с исходным документом и дополнительный файл с расширением .sig. Файлы доступны для скачивания на ПК.

В завершение документы можно послать адресату. Сервис предлагает возможность прямой отправки, а адресат получит ссылку на подписанный файл и саму подпись.

Электронные документы (ЭД) в формате Word используются и физическими, и юридическими лицами в ежедневной работе. Чтобы ЭД имел юридическую силу, его подписывают ЭЦП, которую проставляют при помощи специального плагина от КриптоПро, программы КриптоАРМ или даже онлайн-сервиса. Каждый из способов имеет свои плюсы и минусы, но дают клиенту надежность и безопасность при подписании, гарантируют неизменность документа и возможность открыть подписанный файл даже на ПК без специальных программных средств.

https://youtube.com/watch?v=mVhiEnW1wIE

Выбор удостоверяющего центра

Удостоверяющие центры созданы в соответствии с требованием Федерального закона под номером 63 от 06.04.2011 г. Закон наделяет их правом:

• создавать, выдавать и обслуживать сертификаты электронной подписи, подтверждающие принадлежности ЭЦП одному владельцу;
• выдавать и поддерживать средства ЭЦП;
• формировать ключи ЭП и ключи проверки ЭП;
• вести учет выданных и отозванных сертификатов.

Все УЦ несут финансовую и административную ответственность за достоверность сертификатов, а учредителем может быть как юридическое лицо, так и индивидуальный предприниматель.

Для создания КЭП УЦ должен иметь криптографические средства, имеющие действующую сертификацию ФСБ. Такие удостоверяющие центры обязательно имеют аккредитацию Минкомсвязи РФ. Получить ее можно, если УЦ отвечает требованиям приказа Минкомсвязи РФ от 23.11.2011 г. под номером 320. Согласно документу организация должна:

• иметь стоимость чистых активов на сумму более 1 млн рублей;
• иметь финансовое обеспечение для возможности покрытия убытков;
• иметь средства электронной подписи, которые соответствуют требованиям безопасности;
• иметь в штате минимум двух сотрудников, осуществляющих работу по формированию и выдаче сертификата ЭЦП с высшим или средним профессиональным образованием.

Если функцию УЦ выполняют государственные органы или органы местного самоуправления, то на них не распространяются требования к сумме активов и покрытия убытков.

Сколько стоит получение ЭЦП для юридических лиц?

Однозначного ответа на данный вопрос нет, поскольку по своей правовой природе выдача ЭЦП является услугой, стоимость которой определяется удостоверяющими центрами, а не законодательством.

Цена ЭЦП для юридических лиц зависит от различных факторов, в том числе:

1. Назначения подписи.
2. Вида подписи (усиленная либо усиленная квалифицированная).
3. Характеристик носителя информации (USB накопителя, дискеты, и иных).
4. Территориального расположения удостоверяющего центра.
5. Политики ценообразования УЦ.

Рекомендуется на этапе выбора УЦ уточнять стоимость услуг.

***

Таким образом, электронная подпись позволяет юридическим лицам пользоваться различными сервисами и площадками, вести электронный документооборот, сдавать отчетность. В статье мы постарались максимально полно осветить порядок получения ЭЦП организациями.

Для чего нужна юридическому лицу ЭЦП?

Сфера применения ЭЦП постоянно расширяется.

Чаще всего ЭЦП применяется юрлицами для следующих целей:

1. Участие в государственных и коммерческих торгах на специализированных площадках. Организация чаще всего выступает поставщиком услуги или товара для государственных учреждений. Вход на эти площадки и подписание документов осуществляется только с применением ЭЦП. В настоящее время популярны торги с понижением цены.
2. Как хозяйствующий субъект и налогоплательщик организация должна сдавать целый ряд отчетов в электронной форме контролирующим органам. ЭЦП используется в специализированных программах и на специальных сервисах, чтобы подписывать и отправлять в компетентные органы отчеты.
3. Участие в электронном документообороте между партнерами. С помощью ЭЦП подписываются документы и передаются контрагентам по системе телекоммуникационных путей. Например, при использовании системы Диадок.
4. Участие в обмене данных с государственными органами власти – используется для подписания всех необходимых документов, которые направляются в госорганы, а также для получения от них всей необходимой для работы компании информации.

Как получить ЭП

Бюджетники получают подпись через ТОФК. Сейчас запрос можно сформировать при помощи официального ресурса Федерального казначейства. Главное условие — на рабочем компьютере должны быть установлены программные продукты СКЗИ «КриптоПро CSP 4.0» и ПО «КриптоПро ЭЦП Browser Plug-In» версии 2.0.

Алгоритм действий таков:

1. Переходим на Портал Казначейства.
2. Выбираем действие «Сформировать комплект документов» в разделе «Первичное обращение за сертификатом».

1. Формируем сам запрос. Для этого нужно внести: субъект РФ, ИНН и ОГРН. Чтобы документы приняли при первичном обращении, все сведения должны соответствовать ЕГРЮЛ.

1. Нажимаем «Далее» и запрашиваем тип сертификата.

1. Теперь нужно внести сведения о том, где будет применяться ЭП. Отмечаем нужные системы, вводим персональные данные ответственного лица.

1. Заполняем остальные блоки, необходимые для оформления сертификата. Понадобится скан паспорта ответственного лица.

1. Когда вся информация внесена, нажимаем на кнопку Сформировать заявление.

1. В заявлении понадобится заполнить все пустые поля.

1. Теперь выбираем действие «Подать запрос». Сразу же сохраняем ссылку на запрос и его номер. Это понадобится для доступа к карточке запроса.

Когда сертификат готов, его нужно установить на рабочий компьютер совместно с корневым сертификатом удостоверяющего центра.

Виды ЭЦП для юридических лиц

Простая ЭЦП

Подпись включает в себя информацию только о ее владельце применяется в настоящее в организации банковских операций в качестве логина и пароля для входа в систему, на сайт, на сервис и т.д.

Ее используют в системе скрейтч-карт и т. д. Также популярно применение данного вида ЭЦП при организации внутреннего электронного документооборота внутри фирмы.

Усиленная неквалифицированная подпись

Кроме информации о ее создателе также включает в себя структуру документа. Если файл поступит с нарушенной подписью это значит, что он открывался и менялся.

Для создания подписи применяются программа по криптошифрованию. Ранее такого рода ЭЦП применялась на торговых площадках, проводящих госторги.

Усиленная квалифицированная подпись.

Это подпись, формат и структура которой полностью определяются законодательными актами. Создание подписи происходит при помощи специальных программных средств, сертифицированных ФСБ.

Также на бумажном носителе либо в электронном виде имеет сертификат ключа, который определяет ее структуру.

Использование электронной подписи в работе

Усиленная электронная подпись необходима при сдаче налоговых отчетов, заключении контрактов, деловой переписке; она открывает полный доступ к пользованию услугами на государственных электронных ресурсах.

1. Отчетность через интернет

Государственные и частные предприятия, индивидуальные предприниматели и физические лица обязаны регулярно отчитываться перед государством о своих доходах. Для отправки отчетности через интернет необходима квалифицированная электронная подпись. Такое требование содержится в письме ФНС № ПА-4-6/489. КЭП оформляется на имя индивидуального предпринимателя, главного бухгалтера или руководителя предприятия.

2. Отчетность в ЕГАИС для Росалкогольрегулирования

Для контроля оборота спиртсодержащих напитков ответственные сотрудники предприятий общепита и розничной торговли, поставщики и производители алкоголя обязаны с 2018 г. ежеквартально сдавать декларации об объемах реализации алкогольной продукции (ПП № 815).  Отчеты сдаются в Единую государственную автоматизированную информационная систему (ЕГАИС) и переправляются в Росалкогольрегулирование (Федеральную службу по регулированию алкогольного рынка, ФСРАР). Поскольку ФСРАР принимает только электронную документацию, для оформления декларации необходимо:

• Приобрести сертификат КЭП – для корректной подписи и зашифровки посылаемых сведений.
• Установить программное обеспечение Крипто Про для работы с электронной подписью и зашифровки данных;
• Установить программу Декларант Алко – для корректного оформления отчетности по алкоголю.

3. Участие в электронных торгах

Для участия в государственных торгах по закону 44-ФЗ требуется сертификат квалифицированной электронной подписи, который оформляется на конкретного представителя предприятия.

Смешанные торги с участием коммерческих и государственных предприятий регулируются законом №223-ФЗ. Требования к сертификатам здесь самые различные:

• на одних площадках действуют базовые сертификаты КЭП,
• на других необходима дополнительная платная идентификация (OID),
• третьи выпускают свой сертификат неквалифицированной ЭП, который действителен в пределах одной торговой площадке.

По закону № 127-ФЗ участвовать в аукционах по реализации имущества банкротов могут все желающие, на этих площадках действуют базовые сертификаты КЭП, выданные в любом аккредитованном удостоверяющим центром страны.

4. Подписи для электронного обмена документами

Электронный обмен документами позволяет предприятиям сэкономить время и финансы.

• Для электронной документации не нужна бумага.
• Намного сокращается время поиска и передачи необходимого документа по адресу.
• Риск потери и порчи электронных файлов сводится к минимуму.

Квалифицированная подпись используется:

• для оформления трудовых договоров на удаленной работе;
• для ведения кадровой документации;
• для финансовой отчетности и уплаты налогов;
• при работе в государственных информационных системах.

5. Работа с государственными информационными ресурсами

Для того, чтобы активно работать на государственных порталах, нужна электронная подпись. Без неё невозможно:

• подать заявление/жалобу/запрос;
• подтвердить подлинность отсылаемых документов;
• оплатить расходы/налоги/сборы;
• провести платеж/ перевод денег
• послать отчет и т. д.

Большая часть государственных сервисов — Госуслуги, ЕАИС, Роскомнадзор, Росимущество, Центробанк, Росреестр — признает базовую КЭП.

На сайте ФНС юридическую силу имеет неквалифицированная ЭП. Сертификат ключа пользователь может получить после идентификации личности во время визита в отделение налоговой инспекции. Юридические организации и ИП могут работать на сайте ФНС лишь при наличии квалифицированной ЭП.

Как использовать ЭП в повседневной жизни

Использование электронной подписи в частной жизни может облегчить решение некоторых проблем. Обладателям КЭП открыт доступ к электронным услугам государственных сервисов.

1. Можно отослать налоговую декларацию онлайн, не посещая налоговой организации.
2. Абитуриентам доступна услуга подачи заявления в вуз любого города страны.
3. Можно подать заявление на прием ребенка в детский сад, записать его в школу.
4. Послать документы для оформления на работу можно без визита к работодателю.
5. Стала доступной услуга оформления кредита онлайн.

Поменять полис ОМС, получить выписку из Росреестра, зарегистрировать недвижимость, поменять место прописки, поставить на учет купленный автомобиль, оформить патент или разрешение на индивидуальную деятельность – все эти действия становятся намного проще, если иметь квалифицированную электронную подпись.