Какие документы нужны для участия в тендерах в 2019 году? исчерпывающий перечень для участников закупок

Какие виды тендеров бывают?

Тендеры делятся на 3 вида: государственные (по 44-ФЗ), корпоративные (по 223-ФЗ) и коммерческие.

Начинающему участнику лучше начинать с государственных тендеров (госзакупок). Это объясняется некоторыми преимуществами. Здесь действуют строгие условия проведения, требования к участникам собраны в стандартный перечень,   определены сроки оплаты за исполнение обязательств и  определен типовой набор информации и документов, которые необходимо предоставить в своей заявке.  Все это в значительной мере упрощает процедуру участия.

После наработки опыта в закупках по 44-ФЗ можно пробовать свои силы в тендерах по 223-ФЗ или коммерческих тендерах. Начинать с них не рекомендуется из-за сложности процедур. Потребуется время, чтобы в них разобраться и определенный навык, который приобретается в ходе участия в закупках по 44-ФЗ (государственных).

По характеру проведения тендеры бывают конкурентные и неконкурентные. К конкурентным мероприятиям относятся:

1. Конкурс (открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, закрытый конкурс, закрытый конкурс с ограниченным участием, закрытый двухэтапный конкурс).
2. Электронный аукцион.
3. Запрос котировок – самая простая и быстрая процедура закупок.
4. Запрос предложений.

Все названные процедуры называются конкурентными. К неконкурентным относятся закупки у единственного поставщика, они осуществляются по положениям ст. 93 44-ФЗ.

Тендеры могут проводиться как в бумажной, так и в электронной форме. Согласно п. 2 ст.24 44-ФЗ к электронным процедурам относятся открытый конкурс, конкурс с ограниченным участием, двухэтапный конкурс, электронный аукцион, запрос котировок, запрос предложений. Большая часть тендеров в настоящее время проводится в электронной форме.

Для каждого из перечисленных тендеров действуют свои правила. Заказчик сам вправе выбирать способ определения исполнителя.

Государственные

Общее описание. Заказчиком выступает государство через бюджетные, унитарные предприятия, муниципальные организации. Регламентируются закупки 44-ФЗ.

Финансирование. Госзакупки финансируются из федерального бюджета или бюджета субъектов РФ.

Участники. Принимать участие могут юридические и физические лица, в том числе те, кто зарегистрирован в качестве ИП, а также самозанятые граждане.

Способы проведения закупок. Полный перечень правил приведен в части 1 и 2 ст. 24 44-ФЗ.

Размещение информации. Основной источник размещения информации – Единая информационная система (ЕИС). Дополнительно заказчики могут размещать информацию о закупках на других сайтах.

Отчетность о проведении тендера. Протоколы и отчетная документация публикуются на сайте ЕИС.

Корпоративные

Общее описание. Регламентированы 223-ФЗ. Согласно положениям этого закона, заказчик составляет внутреннюю документацию о правилах закупок, выдвигает свои критерии отбора победителя. В качестве заказчиков выступают государственные корпорации, компании, субъекты с государственной долей участия (более 50%).

Финансирование. Ведется за счет различных субсидий, грантов бюджета РФ и иных государств, от выполнения контрактов с государственными (бюджетными) организациями, на средства от ведения коммерческой деятельности.

Участники. Физлица, юрлица, индивидуальные предприниматели. Допускается объединение нескольких физических лиц и ИП. ИП тоже могут объединяться в консорциум и участвовать совместно на стороне одного участника.

Способы проведения закупок. Регламентированы в части 3.1 и 3.2 статьи 3 223-ФЗ.

Размещение информации. Единая информационная система, средства массовой информации, коммерческие площадки.

Отчетность о проведении тендера. Сведения о проведенном конкурсе публикуются в Единой информационной системе. Исключение – закупки, информацию о которых заказчик не обязан размещать в ЕИС.

Коммерческие

Общее описание. Заказчиками выступают коммерческие структуры, частные лица (физлица), имеющие средства для проведения конкурса. Регулируется организация коммерческих тендеров Гражданским кодексом.

Финансирование. Ведется от доходов с коммерческой деятельности, из частных средств физического лица.

Участники. Определяются заказчиком.

Способы проведения закупок. Устанавливаются организатором.

Размещение информации. На выбор заказчика (средства массовой информации, собственный сайт, коммерческие площадки).

Отчетность о проведении тендера. Право размещать или не размещать информацию о проведенной закупке остается за заказчиком. Он не обязан составлять и публиковать отчет.

Этапы подготовки к тендеру

Перед тем, как приступить к регистрации на площадке, где будут проводиться торги, будущему участнику необходимо до конца разобраться в том, что такое тендер и получить максимально полную информацию об особенностях его проведения. Также нужно знать, как правильно действовать, чтобы не допустить ошибок уже на первых этапах участия. Только после этого, можно переходить к первому этапу подготовки.

Этап 1. Поиск тендера

Независимо от того, кто проводит тендер, муниципальная или государственная компания, организацией торгов занимается Единая информационная система ЕИС. На сайте системы должны зарегистрироваться все заказчики, которые планируют проводить тендеры. В процессе регистрации необходимо размещать не только конкурсную документацию, а и предоставить информацию о планах касательно закупок.

Это необходимо для того, чтобы поставщики имели возможность подготовиться к участию в торгах. Кроме этого, на сайте есть специальный раздел, где указаны недобросовестные поставщики. Здесь же можно ознакомиться с реестром жалоб и получить информацию о том, как формируется начальная максимальная цена, а также узнать о тонкостях исполнения тех или иных контрактов.

На сайте можно найти много полезной информации, которая поможет разобраться в тонкостях проведения трейдера как заказчикам, так и поставщикам. Говоря о закупках частных компаний, их можно искать своими силами, но стоит учесть, что сделать это слишком быстро не получится, так как речь идёт о сотнях интернет ресурсах. Один из лучших способов выйти из сложившейся ситуации, это получить сведения о закупках, которые собраны на сайтах торговых площадок организаций.

На таких сайтах, данные хранятся в структурированном виде. Поэтому информацию об интересующих участника конкурсах можно найти достаточно быстро. Большинство таких сервисов работают на платной основе. Например, ресурс «synapsenet.ru» поможет выбрать тендер с учетом интересов поставщика за 4800 рублей.

Этап 2. Оценка тендера

После того, как тендер будет найден, необходимо приступить к тщательной его оценке, чтобы у поставщика была возможность адекватно оценить свои шансы на победу. Этот этап является одним из главных, так как многие тендеры заточены под конкретные категории поставщиков. Если проигнорировать этап оценки, поставщик рискует потратить своё время впустую.

Чтобы понять, насколько тендер является реально конкурентным, можно проверить его на наличие ряда специфических требований. Например, если речь идёт о приобретении автомобилей в такой же комплектации, которая совпадает с представленной в крупных автосалонах города, есть смысл задуматься об участии в таком центре.

Но, если в процессе изучения тендеров потенциальный участник находит поставщика, который уже до этого выигрывал данный тендер, скорее всего, техническое задание разработано именно под этого участника. Кроме этого, не стоит забывать об оценке экономической выгоды. Также участник должен понимать, на сколько большую скидку он сможет сделать, чтобы в случае победы в тендере, он не обзавелся убытками.

Этап 3. Электронная подпись

Для регистрации на торговой площадке каждый из участников должен иметь электронную цифровую подпись. Это пакет компьютерных файлов с уникальной кодировкой, которая является индивидуальной для каждого владельца.

После того, как электронная подпись будет установлена на компьютер, её можно использовать для подписания всех электронных документов, в том числе тех, которые будут отправляться для участия в конкурсах. Чтобы получить подпись, необходимо подготовить учредительные документы. Если речь идёт о подписи для участия в тендерах, минимальная её стоимость 4000 рублей.

Этап 4. Документы

Последний этап, это подготовка документов. В зависимости от того, какая это разновидность тендеров, список документов может быть разным. Но, базовый пакет всегда будет одинаковым. По закону, каждый участник тендера и заказчик имеет право предоставлять бумажные документы. Если речь идёт о торгах на электронной торговой площадке, их придётся отсканировать.

Со стороны поставщика обязательно предоставляются следующие бумаги:

• Лицензии и сертификаты на продукцию;
• Выписка из ЕГРЮЛ или свидетельство о регистрации компании;
• Копия устава;
• Документы, подтверждающие финансовую состоятельность. Для этого подойдёт справка из банка о наличии средств на счетах.

У заказчика при себе должны быть следующие документы:

• Сведения о начальной максимальной цене;
• Лицензии и свидетельства, связанные с ведением деятельности;
• Максимально подробная информация о предложении услуг и товаров;
• Уставная документация.

Подготовка необходимых документов

При подготовке документации по закупке ответственный специалист заказчика руководствуется нормами и правилами, установленными 44-ФЗ. При формировании необходимо учитывать следующие законодательные аспекты:

1. В техническом задании необходимо отметить функциональные, качественные и технические характеристики приобретаемой услуги и указать, какие мероприятия может проводить предприятие для поставщиков в рамках заказа. ТЗ составляют корректно и подробно, не ограничивая количество участников торгов.
2. Проект контракта разрабатывается заказчиком самостоятельно с учетом норм действующего гражданского и закупочного законодательства (ГК РФ и 44-ФЗ) и является неотъемлемым приложением к закупочной документации.

ВАЖНО!

Определение тендера

Тендер представляет собой размещение заказа на подряд работ или покупку посредством проведения специального конкурса. Компании принимают участие в тендере при соблюдении определенных правил, регламентируемых условиями проведения тендера. Отклонение от требований организатора часто приводит к отказу или необходимости переоформления заявки. Но сложности с тендерами — не повод отказываться от возможности развить бизнес. Заключение выгодного контракта позволяет неплохо заработать и получить заказ на продолжительный период.

Тендеры применяются в различных сферах. Это может быть крупный бизнес (к примеру, машиностроение) или небольшая предпринимательская деятельность, связанная с продажей товаров или предоставлением услуг. Чтобы принять участие в конкурсе, требуется предложение другой стороны

При этом важно разобраться, как зарегистрировать ООО для участия в тендерах, и какие нюансы учесть при подаче заявки. Чем лучше удается зарекомендовать себя, тем выше шансы на получение заказа

Когда цена — не главный фактор

Другая очень важная составляющая любых торгов — определение условий работ и порядка взаиморасчетов. Как уже отмечалось выше, плюсы автономии заключаются в том, что при самостоятельном проведении тендера ключевым фактором, влияющим на выбор, является не только цена. В частности, в отдельных ситуациях на принятие решения может повлиять возможность отсрочки оплаты. К примеру, доходы многих учреждений спорта зимой выше, чем летом: в зимний период больше желающих заниматься в спортивных залах, больше возможностей для оказания платных услуг (действует каток, горнолыжные трассы и др.). Логично предположить, что в этом случае все ремонтные работы экономически целесообразно проводить в межсезонье. Другой вопрос, что и денежных средств в этот период зарабатывается меньше. Поэтому фирма, которая готова отложить окончательный расчет на оговоренный срок, может иметь предпочтение перед компанией, предложившей меньшую цену, но требующей деньги сразу после окончания ремонтно-строительных работ.

Таким образом, при проведении тендера руководителю АУ стоит обратить особое внимание на следующие критерии определения условий работ и порядка взаиморасчетов:

1. цена контракта;
2. порядок оплаты;
3. сроки исполнения;
4. качество используемых материалов;
5. квалификация рабочих;
6. репутация компании-исполнителя.

Подчеркнем, что при определении победителя тендера важна не столько цена, сколько комплексная оценка всех факторов. Наиболее простым и в то же время эффективным инструментом для принятия решения в данном случае является метод экспертных оценок.

В качестве критериев оценки используются вышеперечисленные факторы

Для каждого из них определяется удельный вес важности. Например, цена (К1) занимает 30% общего удельного веса, порядок оплаты (К2) — 10%, сроки исполнения (К3) — 5%, качество используемых материалов (К4) — 20%, квалификация рабочих (К5) — 15%, репутация компании (К6) — 20%

Итого 100%.

Далее выбирается шкала оценок, например от 1 до 10. Экспертами могут выступать как работники автономного учреждения, так и сторонние специалисты, например приглашенный маркетолог или эксперт в области строительства. Оптимальное число экспертов — от трех до пяти. Каждый критерий потенциального кандидата они оценивают по десятибалльной шкале. Сумма оценок экспертов по каждому из критериев умножается на удельный вес последнего, после чего складывается с результатом по остальным критериям оценки. Затем выбирается оптимальный вариант с максимальной итоговой оценкой по всем критериям.

Если итоговые значения по предложениям участников тендера очень близки (разница составляет не более 5%), можно предложить конкурирующим кандидатам еще немного сбавить цену или улучшить условия поставки (проведения работ). Так автономное учреждение может получить дополнительные выгоды.

В таблице, приведенной ниже, дан пример расчетов исходя из того, что на тендер поступило три предложения. Оценка каждого из предложений соответствует первой, второй или третьей цифре, указанной в графах таблицы.

  Удельный     вес    

Эксперт 1

Эксперт 2

Эксперт 3

Эксперт 4

Эксперт 5

  Общая оценка

 К1

    30%    

10/8/6   

9/7/5    

8/7/6    

10/7/4   

7/6/5    

44/35/26

 К2

    10%    

2/5/10   

3/7/10   

4/5/9    

1/3/8    

3/7/10   

13/27/47

 К3

     5%    

7/8/9    

5/7/9    

6/7/8    

4/7/10   

8/9/10   

30/38/46

 К4

    20%    

7/8/9    

6/8/10   

8/9/10   

5/6/7    

8/9/10   

34/40/46

 К5

    15%    

5/7/6    

8/10/9   

7/7/7    

5/6/6    

8/9/8    

33/39/36

 К6

    20%    

5/7/10   

5/6/8    

4/7/9    

6/7/8    

5/6/8    

25/33/43

Теперь, умножая на удельный вес важности критерия, получаем:

0,3 x 44 + 0,1 x 13 + 0,05 x 30 + 0,2 x 34 + 0,15 x 33 + 0,2 x 25 = 32,75 (предложение 1).

0,3 x 35 + 0,1 x 27 + 0,05 x 38 + 0,2 x 40 + 0,15 x 39 + 0,2 x 33 = 35,55 (предложение 2).

0,3 x 26 + 0,1 x 47 + 0,05 x 46 + 0,2 x 46 + 0,15 x 36 + 0,2 x 43 = 38 (предложение 3).

Таким образом, для автономного учреждения наиболее предпочтительно предложение 3.

Из представленного расчета можно сделать следующие выводы.

1. Как ни парадоксально, оптимальным стал вариант с наивысшей ценой.
2. Репутация потенциального поставщика является очень важным критерием, значение которого нельзя недооценивать.
3. Эксперты единодушны в своих сравнительных оценках по каждому из критериев — кто лучше, а кто хуже. Однако выставленные баллы свидетельствуют об их неоднозначном представлении относительно степени различий претендентов (насколько лучше или хуже тот или иной вариант).

Зачем принимать участие в тендере?

Далеко не все понимают, какой смысл вообще подавать заявку, если контракт будет подписан только с одним участником, а претендентов много. Прежде всего, речь идет о том, чтобы проявить себя. На масштабных всероссийских конкурсах часто предоставляется возможность как для известных фирм, так и для небольших предприятий заявить о себе. На конкурсе каждая компания постарается показать себя с лучшей стороны, предоставить портфолио, в котором будут положительные отзывы от других заказчиков. Это сыграет на руку не только фирме, проводящей конкурс, но и каждому участнику.

На крупных общегосударственных тендерах обязательно будут присутствовать судьи-эксперты. Такой состав жюри позволит проявиться каждому исполнителю, независимо от его уровня профессионализма или длительности работы в данной сфере. В результате, даже если вы не станете победителем, то остается большая вероятность, что ваш потенциал оценят и в будущем будут иметь в виду, что вы сможете выполнить крупный заказ. Это позволит получать периодические приглашения для участия в новых конкурсах, что приведет вас к победе.

Весь процесс участия в тендере не является сверхсложным. Прежде всего, стоит реально оценить свои возможности, после чего решать, нужен вам этот конкурс или нет. Также полезно узнать потенциальных соперников, чтобы оценить свои шансы на победу. Следует понимать, когда тендер проводится по-настоящему, а когда приглашение является только формальностью. Умение смотреть на перспективу является важным критерием для фирмы-исполнителя, поскольку позволяет не тратить время на проекты, которые недосягаемы, а укреплять доверие к себе на местном уровне, чтобы создать положительную репутацию.

Настройка ставки НДС при создании конкурса

Организаторы имеют возможность заблокировать ставку НДС при создании конкурса, в таком случае поставщики не смогут её изменить, предложение будут подаваться только с этой ставкой.

Перейдите в личном кабинете в левое вертикальное меню → Настройки → Управление конкурсами → Фиксировать ставку НДС для конкурса (поставьте галочку) → Сохранить.

Активация этой опции позволит Управляющему зафиксировать НДС при создании конкурса.

По умолчанию данная опция отключена.

При создании конкурса во вкладке Общая информация появилась опция «Фиксировать НДС в процедуре» с полем для ввода процента НДС. По умолчанию в данном поле стоит 18%. При изменении данного поля, НДС в конкурсе фиксируется по заданной ставке.

При необходимости укажите дополнительную информацию в ячейке «Комментарий»

Обратите внимание: при вставке текста из Word форматирование в поле «Комментарий» сохраняется.

Нажмите «Создать».

Конкурс перешел в стадию «на формировании».

Какую роль сыграет участие в тендерах физических лиц

Независимо от того, есть у вас крупная фирма, вы частный предприниматель или начинающий специалист, только окончивший институт, вы можете принять участие в конкурсах-тендерах. Дело в том, что такие мероприятия проводятся на разных уровнях: международном, общегосударственном, областном, местном. Если вы только что получили диплом специалиста, то можете искать работу в качестве начинающего работника фирмы или попробовать сделать свою карьеру самостоятельно.

У физических лиц есть ряд недостатков перед опытными фирмами:

• отсутствие серьезных финансов;
• небольшой опыт;
• невозможность задействовать кадры для оценки работы.

Однако вместе с этим у специалиста есть свои плюсы:

• широкий кругозор;
• скрытый потенциал, который не угнетен рамками работы в офисе;
• усердие в работе, поскольку он не имеет возможности найти покровителя, а значит, всеми силами постарается выполнить все условия договора;
• желание и энтузиазм.

Такие качества позволяют рассматривать каждого специалиста как ценного кадра, заинтересованного в договоре и старающегося не только выиграть тендер, но и показать себя. Многие фирмы подыскивают именно таких участников, поскольку такие люди способны обеспечить высокую конкурентоспособность за счет готовности работать намного больше, чем предполагает стандартный нормированный день.

Таким образом, если речь идет о небольших объектах на местном уровне, то можно вполне зарекомендовать себя и выиграть тендер. Этот момент станет стартовой площадкой в создании карьеры хорошего специалиста, что позволит зарабатывать и не зависеть от фирм и предприятий, на которых начальство будет диктовать правила.

Принять участие в конкурсе будет сложно, поскольку это потребует наличия тендерной гарантии, однако в случае успеха данный риск полностью себя оправдает и даст возможность получить рекомендации для дальнейшей работы. Также работа позволит создать портфолио, и на следующий тендер вы уже пойдете как профессионал, готовый бороться за контракт.

Образец заявки

Чтобы правильно оформить заявку, необходимо знать правильную структуру нормативных документов.

Укажем, что заявка состоит из двух частей. Первая часть описывает соглашение на условия, с помощью которых регулируется порядок проведения тендера, а также предоставление необходимой информации о товаре.

Вторая часть предоставляет информацию об участнике, которая включает в себя наличие:

• реквизитов;
• сертификатов;
• разрешений;
• лицензий;

Следует отметить, что заявка может, подаваться как в электронной, так и письменной форме. Если документация заполнена правильно, у вас ее примут.

Выполнить все условия по оформлению документации неопытному человеку достаточно непросто. Если у вас есть необходимость в оформлении таких документов, то обратитесь к специалистам. За определенную плату вам подскажут, как сделать это правильно и что нужно собирать. Также есть возможность оформить заявку, чтобы специалисты представляли ваши интересы в тендерной компании.

Скачать форму заявки для участия в тендере в формате .doc (Word) 

Суть предложения

Документы для тендера по строительству заключают главную составляющую – содержание коммерческого предложения. Требования к содержанию этой части оферты всегда детализированы организатором тендера. Они определяются, исходя из объекта и характера конкурса, а также потребностей заказчика. Предложение содержит описание:

• качества работ или услуг;
• функциональных достоинств и характеристик материалов (заявленное качество следует подтверждать сертификатами или другой документацией);
• общей стоимости контракта;
• сути альтернативного предложения, если возможность подачи такового оговорена условиями проведения тендера.

Заявка может содержать документы о сути планируемых работ:

Локальная смета с указанием:

1. основания для разработки, например – дефектной ведомости;
2. сметной стоимости;
3. нормативной трудоемкости;
4. сметной з/п;
5. даты, по состоянию цен на которую производился расчет.

• Предложение относительно качества и функциональных характеристик планируемых работ.
• Ведомость расчета цены контракта.
• Календарный график выполнения работ.
• План поставки оборудования и строительной техники.
• Перечень сторонних субподрядных и транспортных фирм, которые будут привлечены.
• Режим времени работы, а при необходимости – сведения о подготовке кадров.
• Вопросы обеспечения инженеров и строителей жильем и объектами инфраструктуры.
• Уровень техники безопасности, благоустройства территории, охраны природы.
• Состав привлекаемых имущественных, производственных и трудовых ресурсов, строительных машин.
• При необходимости – предложение способа, с помощью которого оферент планирует соблюсти ограничения использования земельного участка или недвижимости, введенные органами исполнительной власти, местного самоуправления или их собственниками.

• показатели, требуемые для оценки стоимости и возможности исполнения представленных работ;
• данные о тарифах;
• размер сборов, налогов, акцизов, таможенных пошлин;
• расчет страховых, транспортных и инспекционных расходов;
• условия и порядок денежных взаиморасчетов.

Заключение контракта

Разбираемся, может ли быть платный вход на мероприятия по 44-ФЗ: если вход на концерт платный и предусмотрены билеты, то исполнитель обязан обеспечить контрольно-пропускной режим. Заказчики платят исполнителю за организацию концерта, а деньги от продажи билетов являются доходом госучреждения.

Уточним, как прописывается в договоре комиссия организатора мероприятия: заказчики указывают в соглашении стоимость услуг и порядок расчётов. Положение о комиссии в таких договорах отсутствует, т. к. доход от концерта или спектакля получит госучреждение.

ВАЖНО!
Типовой контракт не предусматривает оказание допуслуг на мероприятии и изменение цены более чем на 10 %.