Кем подписывается табель учета рабочего времени

Содержание:

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.
Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.
Неизвестные причины отсутствия работника
Кейс №5. Использование документа «Табель»
Обязательно ли вести
- - Об авторе
    - Свежие публикации
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция
Заполнение табеля учета рабочего времени
Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция
Заполняем документ с использованием кодов
Назначение унифицированной формы
- Чем отличается от Т-12?
- Как правильно заполнить?

Расшифровка обязательных кодов и условных обозначений: ночные часы, работа в день отгула и др.

Буквенные и цифровые обозначения унифицированной формы Т-12 утверждены Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004 года. Все указанные обозначения имеют стандартную форму и содержание, при необходимости организациям разрешено создавать дополнительные сокращения в зависимости от специфики работы и вида деятельности.

Приняты следующие сокращения в буквенном и цифровом выражении по определённым параметрам:

Продолжительность рабочей смены

Я (01) — работа в дневное время.
Н (02) — работа в ночное время.
РВ (03) — работа в выходные дни.
С (04) — сверхурочная работа.
ВМ (05) – продолжительность смены при вахтовом методе.
УВ (12) – сокращенный рабочий график для студентов и лиц, проходящих обучение без отрыва от производственной деятельности с частичным сохранением зарплаты.
ЛЧ (21) – снижение количества рабочих часов в ситуациях, предусмотренных законодательно.
НС (25) – режим неполного рабочего дня по инициативе работодателя, если это не противоречит действительным нормам закона.

Командировка и служебные поездки

К (06) — командировка.

Повышение квалификационных умений

ПК (07) – с отрывом от производства
ПИ (08) – с отрывом от работы в другой местности (перевод наёмного служащего в другое подразделение организации, расположенное в ином населённом пункте, регионе и т.д.).

Отпуск

ОТ (09) — ежегодный основной оплачиваемый отпуск.
ОД (10) – дополнительный отпуск.
У (11) — учебный отпуск.
УД (13) – отпуск, гарантированный студентам и лицам, находящимся на обучении без сохранения заработной платы.
Р (14) – отпуск по беременности и родам. Эта же номенклатура применяется в связи с усыновлением новорождённых.
ОЖ (15) – отпуск по уходу за малышом в возрасте до 3-х лет.
ДО (16) – дополнительный отпуск, предоставляемый по согласованию с работодателем без сохранения заработка.
ОЗ (17) — отпуск без сохранения заработной платы.
ДБ (18) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения з/п.

Нетрудоспоосбность

Б (19) — больничный (период временной нетрудоспособности).
Т (20) – временная утрата трудоспособности без назначения социального пособия (для ситуаций, обозначенных в нормативной документации РФ).

Пропуск рабочей смены, неявка на работу

ПВ (22) – вынужденный прогул из-за перевода на иную должность, незаконное отстранение от работы, восстановление в занимаемой должности.
Г (23) – пропуск работы во время исполнения обязанностей государственного или общественного значения.
ПР (24) – прогулы без уважительной причины.
НН (30) – неявка на рабочем месте по невыясненным обстоятельствам. После определения причин прогула, код меняется на тот, который соответствует действительности.

Выходные и праздничные дни

В (26) — выходные и нерабочие праздничные дни.
ОВ (27) – оплачиваемые выходные, предоставленные работодателем.
НВ (28) – дополнительные отгулы без сохранения заработной платы.

Простой и забастовка

ЗБ (29) – невыход на работу из-за массовой забастовки (для ситуаций, предусмотренных законодателем).
РП (31) – простой по вине нанимателя.
НП (32) – обстоятельства вынужденного простоя не зависят от работодателя и наёмного персонала.
ВП (33) – прямая вина наёмного служащего.
НЗ (36) – остановка рабочего процесса из-за невыплаты (задержки) заработной платы.

Отстранение от исполнения служебных обязанностей

НО (34) – недопущение к выполнению профессиональных обязанностей с оплатой согласно законодательным нормам.
НБ (35) – недопуск к работе без начисления заработка за рабочую смену.

Компания имеет право разрабатывать дополнительные обозначения. В качестве примера приведём такие обозначения:

ЭК (37) – отсутствие на рабочем месте из-за прохождения медицинской или социальной экспертизы.
ДИ (38) – диспансеризация сотрудницы, находящейся в положении.
КР (39) – дополнительный перерыв для кормящей матери.

Заполнение табеля учёта рабочего времени – пошаговая инструкция.

Табель учета рабочего времени

Есть два способа заполнения табеля:

Сплошное – каждый день отмечаются явки, неявки, количество часов и т.п.;
По отклонениям – сведения вносятся исключительно, если сотрудник опоздал или не явился на работу.

Самый популярный способ – первый. И с учётом современных технологий, сейчас к форме Т-12 прибегают гораздо реже, чем к Т-13. Учёт гораздо проще вести на компьютере, чем вручную. Мы рассмотрим сплошной способ заполнения по форме Т-13.

Шаг 1. Титульный лист. Здесь в соответствующих графах отмечается название компании (полное), название подразделения (если фирма большая и табелей ведётся не один). В следующей графе указываем код ОКПО. После указывается номер документа, дата заполнения и отчётный период. Номер документу даётся по порядку. Датой заполнения обычно бывает последний день месяца, т.к. таблица делается на месяц. А отчётный период, соответственно, с первого по последний день месяца.

Шаг 2. Информация о сотрудниках. Дальше речь пойдёт об основной таблице. Для каждого работника отводится отдельная строка. В первых колонках должна быть указана его фамилия, имя, отчество, должность и табельный номер. Табельный номер есть у каждого. Он даётся с момента назначения, закрепляется за человеком, указывается во всех внутренних документах и даже переходит к новому сотруднику, если старый увольняется, а на его место берут другого.

Шаг 3. Явки, неявки, часы. Запись ведётся в 2 строчки. Вверху указывается явка/неявка, а ниже — часы. Каждый столбец – определённое число. Для явок/неявок и прочего используются условные обозначения:

Я – явка;

В – выходной;

К – командировка;

От – отпуск.

Вообще подобных условных обозначений очень много. Неявки разграничиваются по наличию/отсутствию уважительной причины. Указываются больничные, разные типы отпусков, сверхурочная работа и т.п. Полный список принятых условных обозначений можно свободно найти в интернете.

Шаг 4. Общее число времени. Эти данные указываются за полмесяца и за месяц. Напротив строки с обозначением явок указывается количество рабочих дней: в одном столбце за полмесяца, в следующем – за месяц. В строке ниже так же указываются часы.

Шаг 5. Сведения для начисления зарплаты. Данные здесь тоже зашифрованы условными обозначениями. В колонке пишется вид платы. Для стандартной зарплаты – 200, отпускные обозначаются кодом 2012.

Следующая колонка – корреспондирующий счёт. Это бухгалтерский счёт, с которого списываются деньги на зарплату. Далее нужно вписать количество рабочих дней или часов, которые нужно оплатить. В случае с отпускными обозначают дни в отпуске. Больничный – дни, проведённые на больничном и т.п.

Шаг 9. Неявки по причинам. Последний раздел отведён для указания причин отсутствия человека на рабочем месте. Условными обозначениями показывается причина (сюда включают отпуск, командировки и т.п.), а в следующем столбце – количество дней или часов.

Шаг 10. Подписи. В конце отведены графы для подписей ответственных лиц (составителя, руководителя, работника кадровой службы). Указывается должность лица и затем ставится его подпись с расшифровкой.

Для примера приведём условную таблицу. В ней будет изображена только основная часть табеля, чтобы был понятен принцип.

ФИО, должность	Табельный номер	Отметки о явках и неявках по числам месяца	Отработано за	Данные начисления зарплаты	Неявки по причинам
1	2	3	Половину месяца	Месяц	Код вида оплаты	Корреспондирующий счёт	дни	код	дни
Иванов А.А, менеджер	15	Я	Я	В	8	16	2000	35	16	К	3
8	8		64	128
Сидоров В.Б., повар	47	От	От	От	8	8	2012	35	10	От	10
			64	64

Неизвестные причины отсутствия работника

Табель учета рабочего времени на 2021 год

Работник отсутствовал по неизвестным причинам — графы табеля «Отметки о явкаx и неявках пo числам месяца» не заполняйте до того, как работник появится на работе и предоставит документы, что отсутствовал по болезни, не предоставит — значит это прогул.

Если работник не явится до того, как надо закрыть табель и передать бухгалтеру для начисления зарплаты, проставляете код «НЗ» (28) — неявка пo невыясненным причинам.

После того как работник принесёт документ (больничный листок, справку), проставите код «ТH», «НH» и пр. Так как исправлять в табеле нельзя, придётся его переоформить за весь месяц.

Кейс №5. Использование документа «Табель»

Т-13 с вкладным листом. табель учета использования рабочего времени

Так как фактическое время работы не соответствует плановому и изменения нельзя отразить только документами неявок, то в этом случае необходимо будет внести документ Табель (Зарплата – Учет времени – Табель). Прежде чем его заполнять потребуется оформить все оплачиваемые неявки с помощью соответствующих документов (Больничный лист, Отпуск, Командировка и т.д.), чтобы рассчиталась оплата за эти дни. И только после этого вносить документ Табель.

В нашем примере вначале следует оформить документ Больничный лист, а затем создать документ Табель. Дни болезни автоматически будут обозначены буквой «Б», останется только внести фактически отработанное время сотрудником (исправить выходные на рабочие и дни): 11 мая – смена (Явка — 13, Ночные – 2), 14 и 22 мая – выходные.

При попытке провести документ Табель будет выдано сообщение о том, что фактическое время не соответствует плановому:

Для того чтобы стало возможным проведение документа Табель, пользователь с правами Администратора в разделе Настройка – Расчет зарплаты должен снять флажок Проверять соответствие фактического времени плановому:

Обязательно ли вести

Законодательство требует ведения документа для предприятий, на которых трудятся наемные работники. Однако нормы заполнения для каждой организации могут быть неодинаковыми.

Об авторе

Григорий Знайко: Журналист, предприниматель. Веду свое дело и не понаслышке знаю проблемы и сложности, с которыми стакиваются ИП и ООО.

Свежие публикации

2020.07.08Иностранные организацииРезидент и нерезидент РФ: кто это и чем отличаются
2020.06.29Специальная оценка условий трудаТаблица классов условий труда и правила по оценке
2020.06.25Аттестация, повышение квалификацииОбразец положительной характеристики с места работы
2020.06.18Трудовая дисциплинаКак правильно написать объяснительную записку

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Обратившись к форме создания нового табеля рабочего времени, пользователь устанавливает месяц, за который необходимо провести начисление, а также выбирает дату формирования документа в 1С. Далее необходимо нажать кнопку «Заполнить».

Таблица создаваемого табеля будет автоматически заполнена. При этом будут учтены документы отклонений, которые основаны на реальных отработках персонала

Обратите внимание, что необходимо следить за своевременным внесением корректировок в документ (если они при этом также вносятся в отклонения). Обязательное условие для корректности расчетов – совпадение периодов документа «Табель» с периодами документов отклонений.

Ниже приведем их обозначения:

НН – невыход сотрудника на работу.
Б – больничный.
Я – явка работника.
Н – ночные часы.
ОТ – дни отпуска.
В – выходной сотрудника.

Для того чтобы сохранить документ, необходимо обратиться к кнопке «Провести». Для того чтобы вывести табель на печать, щелкните по клавише F13. Итог – нужный табель сформирован.

Некоторые пользователь 1С сталкиваются со следующей проблемой: при нажатии на кнопку «Заполнить» в форме, заполнение табличной формы не происходит автоматически. Это происходит потому, что графики работников за выбранный период не заполнены. Такая ошибка часто характерна для начала нового календарного года.

Для того чтобы заполнить графики сотрудников, необходимо перейти в «Графики» и обратиться к опции «Заполнить».

Для того чтобы внести изменения в уже созданный табель сотрудника, необходимо создать новый документ – корректирующий табель. Для отображения формы необходимо в нижней части табеля кликнуть на гиперссылку «Исправить».

Далее будет создан новый документ. При необходимости исходную версию можно просмотреть, кликнув на гиперссылку «Открыть исправленный документ».

Важно: исправления будут вносится после того, как период расчета будет закрыт. Если пользователю необходимо внести изменения в табеле за текущий месяц, форму табеля необходимо править

Это объясняется тем, что для одного сотрудника в течение одного месяца нельзя внести сразу два табеля – в таком случае программа 1С выдаст ошибку с соответствующим предупреждением.

Если форма документа (табеля) будет изменяться в последующие месяцы, пользователю следует устанавливать месяц начисления, а также текущую дату.

Следуя всем рекомендациям, заполнение табеля в 1С:ЗУП не составит труда. Но если у вас остались вопросы — звоните нашим специалистам!

Штрафы от ПФР: кому, за что и сколько
Программы 1С для автоматизации управленческого учета

Заполнение табеля учета рабочего времени

Для регистрации фактически отработанного времени сотрудниками организации предназначен документ Табель учета рабочего времени.

При заполнении табеля на закладке Основное необходимо указать следующие реквизиты:

подразделение организации – заполняется в том случае, если табель вводится в пределах выбранного подразделения;
месяц – расчетный период, за который вводится табель;
период табеля – задается способ указания периода: текущий месяц (табель вводится за весь месяц) или указанный период (табель можно ввести за часть месяца (указываются конкретные даты);

детализация табеля – задается способ ввода данных:

использовать распределение начислений – данный признак определяет, требуется ли учитывать/распределять отработанное время в разрезе объектов строительства, а также способов отражения в бухгалтерском учете. Далее данное распределение будет учитываться при отражении заработной платы в регламентированном учете.

На закладке Табель в табличную часть вводится список сотрудников, по которым отражается отработанное время за указанный период. Заполнение данной табличной части списком сотрудников может производиться автоматически или вручную.

Автоматическое заполнение табеля может производиться одним из двух способов:

по всем сотрудникам;
подбором сотрудников.

При автоматическом заполнении табличной части документа учитывается следующее:

Заполнение табеля для сотрудников, у которых в кадровых документах Прием на работу в организацию и/или Кадровое перемещение организации, не установлен признак Учитывать отработанное время по нарядам, производится для каждого сотрудника на основании назначенного ему графика работы.
При наличии зарегистрированного документа Отсутствие на работе организаций у сотрудника происходит уменьшение нормы рабочего времени, назначенного графиком работы.
Регистрация прочих видов времени (ночные, выходные, сверхурочные) производится в соответствии с настройкой учета рабочего времени. То есть, прочие виды времени могут регистрироваться в том числе или сверх основного рабочего времени. Данные настройки были рассмотрены в предыдущей статье .
Регистрация отработанного времени рабочих-строителей, водителей и механизаторов производится зарегистрированными для них первичными документами: Сдельный наряд на выполненные работы, Путевой лист, Рапорт о работе строительного механизма. Поэтому для этих работников, при автоматическом заполнении табеля учета рабочего времени, добавляются пустые строки.
Строка табеля по сотруднику также может не отражать данных в том случае, если для него на весь расчетный период зарегистрирован документ Отсутствие на работе организаций.

Заполнение табличной части документа вручную производится с помощью кнопки Добавить.

Вид представления данных по отработанному времени на закладке Табель может быть выбран из двух вариантов детализации табеля – По дням или В целом за период. При выборе любого из этих способов ввода данных определяется соответствующий состав колонок табличной части на закладке Табель.

Для детализации По дням в колонках табеля выводятся даты, а редактирование ячеек осуществляется в отдельном окне. При редактировании количество часов указывается в ячейке, соответствующей виду времени, которое регистрируется.

Для детализации В целом за период отображаются колонки, соответствующие следующим видам регистрируемого рабочего времени:

Я — явка, основное рабочее время;
В — работа в выходные и праздничные дни;
Н — ночные часы;
С — сверхурочные часы;
П — простой по независящим причинам;
ПС — простой по вине сотрудника;
ПРд— простой по вине работодателя;

В документе Табель учета рабочего времени предусмотрена печатная форма, которую можно сформировать из формы списка документов или непосредственно из формы документа при нажатии кнопки Табель. Вид печатной формы будет зависеть от способа детализации табеля.

Таким образом, в данной статье были рассмотрены способы регистрации отработанного времени сотрудниками в зависимости от характера их деятельности и вовлеченности в процесс производства строительно-монтажных работ.

Для понимания всей цепочки производимых действий, рекомендуется рассматривать данную статью после статьи .

Следующая статья завершит цикл статей, посвященных рассмотрению возможностей подсистемы учета рабочего времени и расчета заработной платы в разрезе объектов строительства. В ней будут рассмотрены следующие вопросы:

настройка видов и долей распределения по объектам строительства;
начисление заработной платы сотрудникам организаций;
отражение затрат на оплату труда в разрезе объектов строительства.

Заполнение табеля учета рабочего времени в 1С:ЗУП – пошаговая инструкция

Ниже приведем их обозначения:

НН – невыход сотрудника на работу.
Б – больничный.
Я – явка работника.
Н – ночные часы.
ОТ – дни отпуска.
В – выходной сотрудника.

Штрафы от ПФР: кому, за что и сколько
Программы 1С для автоматизации управленческого учета

Заполняем документ с использованием кодов

Методом сплошной регистрации явок и неявок — отмечается каждый трудовой и выходной день в отчетном месяце. Проставляется код и количество отработанных на месте часов.
Методом фиксации отклонений — заносятся только отклонения от установленного режима. Отмечаются неявки, сверхурочные, опоздания, отпуска и т. п. Форма 0504424 предусматривает при заполнении только буквенный код.

Выбор методологии составления формы определяется кадровой и учетной политикой организации. Расшифровки кодов и способ заполнения документа необходимо закрепить в локально-нормативных положениях учреждения.

Необходимо помнить основные правила заполнения документа:

Форма 0504424 открывается ежемесячно, за 2-3 дня до начала расчетного периода.
Изменения списочного состава (фамилия, должность, режим работы) вносятся в форму на основании приказов по личному составу.
В форме 0504424 в верхней половине строки регистрируются отклонения от нормального использования рабочего времени. Фиксируются часы, в нижней половине клетки — условные коды отклонений.
Если у работника за один рабочий день два вида отклонений, то запись вносится через дробь, где числитель дроби — код, а знаменатель — часы работы. К примеру, Н/2 означает, что работник отработал ночью 2 часа. В случае более двух отклонений необходимо ввести дополнительную строчку на этого сотрудника и отразить отклонение в документе.
Если в форме 0504424 внесены ошибочные данные, то оформляется корректирующий документ. Он создается с учетом всех изменений, сроков и в порядке, утвержденном учреждением.
В строке «Вид» указывается: при первичном заполнении — цифровой код 0, при корректировке, начиная с единицы, проставляется 1, 2 и т. д.

Назначение унифицированной формы

Учитывая специфику различных производств Государственный комитет статистики России разработал две унифицированные формы, предназначенные для учета рабочего времени. Представленные бланки утверждены Постановлением №1 от 05 января 2004 года.

Оба документа имеют предназначение для фиксации времени, отработанного сотрудниками предприятия (организации), однако имеют некоторые отличия.

Бланк по форме Т-13 утверждается компанией с целью:

Фиксации фактического времени, на протяжении которого работник выполнят свои производственные обязанности;
Контролирования соблюдения сотрудниками требований, закрепленными Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
Расчета заработной платы гражданам, с которыми у организации заключен трудовой договор;
Сбора данных о времени, отработанном работниками;
Ведения статистических подсчетов и группирование полученных данных в соответствующие отчеты.

Для работодателя табель является документом, удостоверяющим присутствие сотрудника в месте работы и выполнение последним производственных заданий.

Бухгалтерия компании использует данные из формы Т-13 для верного расчета оплаты труда нанятых работников.

Чем отличается от Т-12?

Основная разница представленных форм является в предназначении использования:

На предприятиях (в организациях) с ручным учетом данных (Т-13);
В компаниях, на которых используется специальное программное обеспечение для ведения учета отработанного времени.

Оба бланка представлены в виде таблиц, однако внешне значительно отличаются.

Форма Т-12 заполняется весь месяц, в то время, как бланк Т-13 закрывается каждые 15 дней месяца. На предприятиях с ручным учетом назначается лицо, ответственное заведение табеля. Такой работник проставляет отметки вручную или путем внесения сведений через компьютерные программы Word и Excel.

Также представленные табели отличаются количеством граф, Т-12 имеет 55, а Т-13 всего 13 граф. Первый из приведенных выше бланков содержит более детальную информацию о выходах и отсутствии на работе каждого сотрудника (отмечаются дни отпуска, выходные, командировки, сверхурочные и ночные работы, а также часы, в случае неполного отработанного дня).

Т-12 состоит из двух блоков, первый из которых обязательный к заполнению всеми предприятиями (организациями) – информация о рабочем времени, а второй для удобства расчета заработной платы может быть использован бухгалтерией при отсутствии иной расчетной документации (бланк Т-13 соответствующих граф не имеет, что обусловлено автоматизированным учетом рабочего времени сотрудников, не предусматривающим произведение вычисление по оплате труда работников).

Т.е. законодатель не обязывает работодателей вести учет на представленных унифицированных бланках, а предоставляет возможность утверждения собственных форм, учитывающих особенности производства.

Как правильно заполнить?

Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 может быть заполнен следующими способами:

Путем ежедневного внесения сведений о выходах на работу и отклонений от соблюдения работником внутреннего трудового распорядка;
Внося в таблицу исключительно информацию о неявках и неполных отработанных днях.

На каждого сотрудника в таблице табеля отведена отдельная строка с количеством клеток, соответствующим количеству граф-обозначений вносимых сведений.

В начале строки следует вписать фамилию, имя и отчество работника, а также его должность и номер в соответствии с табелем.

После этого, при использовании первого из двух выше представленных способов, проставляются отметки о всех выходах трудящегося на работу, после этого все отклонения с использованием специальных условных обозначений для каждого из них:

Полностью отработанное время – Я;
Наличие листка нетрудоспособности за пропущенный день – Б;
Пребывание трудящего на служебном задании (в командировке) – К;
Выходные дни (включая праздничные и отгулы) – В;
Отпуск – От.

При часовом учете в нижней строке прописывается общее количество отработанных за рабочий день часов.

В конце каждого календарного месяца следует производить подсчет отработанных дней (часов и минут) за первую половину месяца и общее количество за 30 (31) день.

Если на предприятии используется один вид оплаты и корреспондирующий счет, графа 9, предназначенная для смешанного расчета заработной платы, не заполняется.

Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.