Как подготовить и сдать отчет сзв-м

Обновленная форма СЗВ-М

С отчетности за май сдавайте СЗВ-М по новой форме.

Постановление с новой формой и порядком ее заполнения действует с 30 мая. Саму СЗВ-М по сравнению с предыдущей по сути не изменили, только внесли технические правки.

Что касается порядка заполнения, в него перенесли правила отражения отчетного периода и кода типа формы. Можно выделить еще такие нюансы:

• в поле «Полное или сокращенное наименование» указывают название организации по учредительным документам;
• в графе «Фамилия, имя, отчество (при наличии) застрахованного лица» сведения нельзя сокращать или заменять инициалами;
• в графе «N п/п» нумерация должна быть сквозной.

ИП, у которых нет сотрудников, работающих по трудовому или гражданско-правовому договору, не нужно сдавать отчет СЗВ-М.

Кто обязан сдавать СЗВ-М

Представлять форму обязаны организации и ИП:

• заключившие с физическими лицами договоры;
• и обязанные перечислять страховые взносы с выплат в рамках таких договоров (трудовых, ГПХ, об использовании интеллектуальных прав и т. п.).

Фактическая уплата взносов значения не имеет. Ключевой момент — наличие действующего договора: если хотя бы 1 день в отчетном месяце действовал договор, выплаты в рамках которого облагаются страховыми взносами (даже если фактически выплат не было), — СЗВ-М за этот месяц подается в ПФР.

Сдавать ли отчет руководителю — единственному участнику фирмы? Сдавать:

Позиция Минтруда	Мнение судей
Письма: от 16.03.2018 № 17-4/10/В-1846; от 29.03.2018 № ЛЧ-08-24/5721	Постановление АС Центрального округа от 18.04.2019 по делу № А14-1839/2018

СЗВ-М не представляют:

• ИП без работников или заключившие договоры с самозанятыми;
• предприятия, которыми руководит управляющая организация, в т. ч. если заключены договоры с самозанятыми.

Сдавать ли нулевую отчетность

Ответственные лица за составление отчетности часто спрашивают по форме СЗВ-М – нужно ли подавать нулевую отчетность или нет.

ПФР однозначно определяет, что если компания существует, то сведения должны представлять обязательно хотя бы на ее учредителей, если они физлица, и директора.

Поэтому возможность направления нулевого отчета полностью исключается.

Нужно помнить, что если деятельность не ведется, но с наемными работниками существуют заключенные трудовые договора, то в этом случае отчет по форме СЗВ-М должен все равно включать сведения на этих граждан.

Внимание: ИП не подает нулевой отчет на себя. Если он не выступает страхователем по трудовым договорам и договорам подряда, то представлять отчетность по форме СЗВ-М не нужно.

Кто, когда и куда сдает сведения

Начнем с того, что такое форма СЗВ-М и для кого она обязательна. На основании п. 2.2 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ работодатели обязаны ежемесячно представлять отчеты обо всех работниках, включая совместителей и лиц, уволенных в течение отчетного периода. Для этого постановлением правления ПФ РФ от 01.02.2016 №83п утверждена отдельная форма.

Помимо данных о тех работниках, кто фактически трудится, передают еще сведения о лицах, с которыми есть трудовые договоры, но которые находятся в отпуске: за собственный счет, ежегодном, отпуске по уходу за ребенком. Иными словами, надо направлять информацию о лицах, трудовые отношения с которыми подтверждают трудовые договоры или гражданско-правовые договоры.

Отчет обязательно готовят и организации с единственным сотрудником в лице учредителя, который не получает выплаты по какому-либо договору либо с которым не заключено никакого договора. И хотя никаких разъяснений на этот счет инструкция по заполнению формы СЗВ-М не содержит, чиновники настаивают: «бездоговорные» руководители тоже являются застрахованными лицами в пенсионной системе и о них надо отчитываться.

Заполненный отчет подается в отделение ПФР по месту регистрации страхователя.

Как заполнить СЗВ-М в 1С:ЗУП 8 ред. 3

Чтобы правильно заполнить отчет СЗВ-М, нужно в нем заполнить информацию о работодателе — название полное или сокращенное, ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР. Эти данные заполняются через меню «Настройка» при входе во вкладку «Организации».

По обособленным подразделениям, не выделенным на отдельный баланс, нужно указать КПП. Для этого пользователь заходит в меню «Настройка», выбирает вкладку «Подразделения», переходит в раздел «Регистрация в налоговом органе» и выбирает справочник «Подразделения».

Кроме того, требуется уточнить и внести корректировки в персональные сведения физлиц:

• ФИО — вносятся без сокращений и без инициалов;
• СНИЛС;
• ИНН.

Для проверки СНИЛС можно использовать отчет «Личные данные сотрудников», для чего пользователь заходит в меню «Кадры» и выбирает «Кадровые отчеты».

Для корректного отражения информации в СЗВ-М в 1С должны быть внесены все кадровые документы, в т.ч. о приеме на работу и увольнении. Если работники трудились по договорам ГПХ, они также должны быть зарегистрированы через соответствующие документы — «Договоры (работы, услуги)» или «Договор авторского заказа».

Чтобы сформировать информацию в рабочем месте 1С-Отчетность (в разделе «Отчетность, справки»), требуется:

• создать новый документ СЗВ-М по одноименной кнопке;
• выбрать в форме «Виды отчетов» отчет, называемый «Сведения о застрахованных лицах, СЗВ-М» в папке «Отчетность по физлицам».   

В этом случае будет выведена форма нового отчета СЗВ-М, и ее потребуется заполнить.

В новой форме организация заполняется автоматически сведениями из программы. Если информационная база используется для нескольких компаний, то нужно выбрать ту, по которой формируется отчет.

В графе «Дата» ставится дата заполнения документа — по умолчанию текущая рабочая дата. 

В графе «Отчетный период» указывается отчетный месяц.

В графе «Тип формы» автоматически ставится «Исходная», т.е. информация сдается впервые работодателем за данный отчетный месяц. 

После этого пользователь нажимает кнопку «Заполнить» — сведения заполняются автоматически из программы с учетом ст. 7 Закона № 167. Информация вносится по тем работникам, с которыми в отчетном месяце заключены, действуют или расторгнуты трудовые или ГПХ договоры. 

Кроме того, документ можно заполнить через кнопку «Подбор», при нажатии которой открывается справочник «Сотрудники», или через кнопку «Добавить», при нажатии которой открывается справочник «Физические лица».

В графах «Руководитель» и «Должность» информация вносится программой автоматически на основании сведений справочника «Организации». Для проверки или исправления нужно зайти во вкладку «Учетная политика и другие настройки», пройти по гиперссылке «Ответственные лица». После этого нажимается кнопка «Записать».

Если СЗВ-М подается в ПФР в бумажном виде, его можно распечатать из программы. Кроме того, можно сформировать и электронный файл для отправки документа.

Чтобы сформировать файл для отправки в электронном виде, пользователь нажимает кнопку «Выгрузить». Появляется новое окно, в котором он выбирает каталог для сохранения файла. 

Кнопка «Открыть файл» позволяет просмотреть его содержимое. Специалисты рекомендуют сначала посмотреть информацию в файле, а затем уже отправлять его в ПФР. Проверить файл на соответствие требованиям Пенсионного фонда можно по кнопке «Проверка», выбрав затем «Проверить выгрузку».  В данном случае 1С самостоятельно проверит файл на основании встроенного алгоритма.

Выгрузку можно проверить и через сторонние программы, но перед этим их нужно установить на компьютер. После проведения встроенной проверки пользователь получает соответствующее сообщение, в котором нужно нажать «Да». 

Если программа обнаружит какие-либо нарушения или несоответствия, она также выдаст уведомление пользователю.

При использовании сервиса 1С-Отчетность СЗВ-М можно направить в Пенсионный фонд напрямую из 1С. Перед этим можно провести форматно-логический контроль внесенных сведений, для чего используется кнопка «Проверить» и далее выбирается «Проверить в интернете». Отправляются сведения по соответствующей кнопке «Отправить».

Когда информация будет отправлена в ПФР, рекомендуется поставить защиту на отчет СЗВ-М от возможных изменений. Для этого пользователь ставит галочку «Пачка принята в ПФР (не редактируется)» и проводит отчет. Отредактировать отчет можно будет, но только если убрать эту галочку.

Ответственность за несоблюдение требований ПФР

В случае сдачи отчета в бумажном виде, тогда как данный работодатель должен сдавать отчет только в электронной форме, на работодателя будет наложен административный штраф в размере 1 000 рублей. Эта норма отражена в ст. 17 закона № 27-ФЗ.

В случае если отчет сдан с нарушением установленного срока сдачи или не сдан вовсе, а также если в отчете указаны неполные или недостоверные данные предусмотрены следующие штрафные санкции:

• 500 рублей за каждое застрахованное лицо. (ст. 17 закона № 27-ФЗ)
• 300 — 500 рублей дополнительно на должностное лицо, ответственное за сдачу СЗВ-М. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Состав СЗВ-М

Отчет включает четыре раздела:

• реквизиты страхователя;
• отчетный период;
• тип формы;
• сведения о застрахованных лицах.

Порядок заполнения раздела 1

В данном разделе пишется наименование организации, ее регистрационный номер в ПФР, ИНН и КПП. Предприниматели вместо названия организации пишут свои ФИО, а поле КПП оставляют пустым.

Порядок заполнения раздела 3

В этом разделе следует отметить тип формы. Всего их три.

Исходная форма — это первичный отчет.

Дополняющая форма СЗВ-М сдается, если в исходной форме указаны не все сведения.

Отменяющую форму нужно сдать, если исходная форма содержит ошибочные данные.

Порядок заполнения раздела 4

Этот раздел представлен в виде таблицы. Напротив ФИО каждого работника указывают его СНИЛС и ИНН. Если организация не обладает информацией об ИНН сотрудника, то эту графу можно оставить пустой.

Сдавайте электронную отчетность через интернет. Контур.Экстерн дарит вам 3 месяца бесплатно!

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel.

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel. Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Образец заполнения СЗВ-М

Для составления этого отчета можно воспользоваться бухгалтерскими программами либо специальными сервисами. Это позволит избежать ошибок при заполнении.

Раздел 1

В данный раздел вносятся сведения об ИП или организации, кто подает сведения в ПФ. Сюда нужно списать номер регистрации в ПФ, полное название либо ФИО предпринимателя, присвоенные коды ИНН и КПП.

Раздел 2

В этот раздел вписываются номера месяца и года, за которые отправляется отчет. Месяц должен состоять из двух цифр, а год — из четырех. Ниже приведена подсказка, как правильно указать данные номера.

Раздел 3

Этот раздел содержит в себе одну графу, определяющую признак отчета, сюда нужно списать одно из трех значений:

1. ИСХД — форма за этот период отправляется первый раз;
2. ДОП — за данный месяц уже подавалась форма, и в ней необходимо исправить данные либо внести новые. К примеру, с помощью этого кода можно добавить в отчет работника, которого раньше в нем не было. Если происходит дополнение ранее сданного отчета, новый должен содержать только ранее не указанные данные.
3. ОТМН — применяется, если отчет ранее уже сдавался, и из него необходимо убрать какие-либо сведения. Отчет с этим кодом должен включать только убираемые сведения.

Раздел 4

Данный раздел представляет собой таблицу из четырех столбцов. В нее записываются следующие данные: порядковый номер строки, ФИО сотрудника, коды СНИЛС и ИНН.

Правила оформления формы разрешают не указывать код ИНН, если он не присвоен сотруднику. Код СНИЛС должен указываться в любом случае. Прочерки в пустых графах не проставляются.

В таблице построчно указываются все сотрудники, с кем в данном месяце были действующие трудовые соглашения. Это относится и к принятым в данном месяце, уволенным, находившимся в командировке, отпуске, отсутствовавшим по причине болезни и т. д.

Также в таблицу нужно занести физических лиц, с которыми в этом месяце были оформлены гражданские договора, но при условии, что на выплаченное вознаграждение производились отчисления в фонды.

Оформленный отчет должен подписать руководитель компании либо предприниматель, после чего на бланк ставится оттиск печати.

Внимание: в связи с тем, что на бланке не предусмотрено место для подписи ответственного лица и указания данных о доверенности, подавать форму может только руководитель лично.

Кто подает

Формировать отчетность по форме СЗВ-М «Сведения о застрахованных лицах» должен любой субъект бизнеса, производящий выплату гражданам, на которых распространяется система обязательного пенсионного страхования. Согласно статье 7 закона № 167-ФЗ о пенсионном страховании, ими считаются все, с кем заключены:

• трудовые договоры;
• гражданско-правовые договоры (исключая официально зарегистрированных самозанятых на НПД);
• договоры авторского заказа, лицензионные и подобные.

Отдельно нужно сказать про руководителя организации. Весьма распространена ситуация, когда единственный участник возлагает на себя функции директора без оформления трудовых отношений. Такого собственника также необходимо включать в отчет СЗВ-М. Соответственно, если даже в компании нет нанятых лиц и не заключен трудовой договор с руководителем, отчет все равно сдавать необходимо – в этом случае в него включают только участника-директора.

Таким образом, СЗВ-М подается всеми организациями, в том числе временно недействующими, без работников или не производящими выплаты. ИП отчитываются только в случае, если нанимают физических лиц.

Проверка СЗВ-М онлайн

Возможность проверки СЗВ-М заложена и в программах для бухгалтеров, к примеру, в 1С. Чтобы отчет отражался корректно, необходимо сначала проверить СНИЛС всех сотрудников с помощью отчета «Личные данные» и убедиться, что все сведения и их изменения внесены в базу. Это не совсем удобный способ, к тому же занимает немало времени. Поэтому стоит обратиться к интернет-сервисам.

Онлайн-сервис «Бухсофт»

Достоинства этого сервиса проверки СЗВ-М очевидны:

• Проверка осуществляется бесплатно;
• Всегда обновленное программное обеспечение;
• Удобный интерфейс.

Чтобы начать проверку, заходим на сайт buhsoft.ru и регистрируемся. На первой странице выбираем кнопку «Старт» — «Тестирование отчетности». Загружаем выбранные файлы, затем кликаем на значок «Проверить». Справа будут видны ссылки, нажимаем на них и видим результат.

Проверка СЗВ-М на сайте «Контур»

Этот сервис частично бесплатный, так как в основном направлен на предоставление отчетности другими способами передачи информации. Для начала заходим на сайт kontur-pf.ru, выбираем пункт под названием «Перейти к проверке на сайте», далее — «Отчеты» и заносим файлы. Затем будут видны результаты проведенной проверки.

Как проверить СЗВ-М на сайте ПФР в программе CheckPFR

Пенсионный фонд создал для страхователей программу CheckPFR, с помощью которой можно проверить готовые отчеты. Установить программу можно с сайта ПФР.

Этапы работы в программе:

После установки запускаем программу – щелкаем по значку Check.exe, открывается такое окно:

• Загружаем в программу файл, который нужно проверить;
• Нажимаем на первую кнопку «Проверить выбранный файл»;
• Затем открывается «Журнал проверки файла», в котором будут отражены все неточности и ошибки:

Протокол CheckPFR показывает развернутый отчет о допущенных ошибках. Замечания могут быть выданы в виде предупреждений или ошибок. Если будут показаны только предупреждения, то в статусе высветится «Хорошо». Отчет без проблем можно отправлять в ПФР. Если же в статусе появился текст «Плохо», то имеются ошибки. В отчете их легко найти – они выделены другим цветом (подсвечены). Их сразу же можно откорректировать.

Отправка СЗВ-М

После того как вы проверили отчет СЗВ-М онлайн или программой ПФР, необходимо убедиться, что файл сформирован в нужном формате. Следует перевести файл в нужный формат. ФНС принимает документы в формате xml. Если ваш документ сформирован в формате excel, нужно повозиться, чтобы перевести файл в xml. Придется разбираться в нерядовых функциях excel.

Если же бланк сформирован в pdf-формате, можно воспользоваться онлайн-конвертером файлов из pdf в excel. Затем файл excel сохраняем в формате xml через функцию «сохранить как».

Но чтобы избежать ошибок при сохранении файла в нужном формате, лучше изначально заполнить его в специально предназначенной для этого программе или онлайн-сервисе.

Нарушения и штрафы

В первую очередь скажем о том, что будет при непредставлении отчета. Ответственность за это следует согласно статье 17 закона от 01.04.1996 27-ФЗ о персонифицированном учете. Это штраф в сумме 500 рублей за каждое лицо, данные о котором должны были быть поданы. Его назначают:

• за непредставление СЗВ-М;
• за направление отчета позже 15 числа;
• за включение в него неполных или недостоверных сведений.

Обратите внимание, что на 500 рублей штрафуют за нарушение по каждому застрахованному лицу. Например, если в организации работает 20 человек, и СЗВ-М не была сдана вовремя, штраф составит 10 000 рублей

Должностное лицо дополнительно может получить штраф по статье № 15.33.2 КоАП в сумме 300-500 рублей.

Также есть санкция за нарушение формата отчета. Если в организации от 25 работников, а СЗВ-М подана на бумаге, оштрафуют на 1000 рублей по 17 статье закона № 27-ФЗ.

Чтобы это исправить без штрафа, сделать корректировку нужно либо до того, как ошибку найдет ПФР, либо в течение 5 рабочих дней с даты получения уведомления из фонда об этом несоответствии. В отношении иных ошибок, в частности, если в первичный отчет внесены не все сотрудники, освобождение от штрафа, скорее всего, не сработает

И неважно, сам страхователь обнаружил ошибку или это сделали в фонде

Какой бы ни была ошибка, исправить ее без санкций можно, если успеть подать корректирующую форму СЗВ-М пока не окончен период ее приема, то есть до 15 числа.

Порядок представления

Сдавать СЗВ-М нужно по окончании каждого месяца в срок до 15 числа следующего. Если на эту дату приходится выходной, прием отчета продлевается на следующий рабочий день. В 2021 году остались такие сроки сдачи: за сентябрь – до 15 октября, за октябрь – до 15 ноября, за ноябрь – до 15 декабря и за декабрь – до 17 января 2022 года.

Подается форма в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован страхователь. Обособленные подразделения организаций, которые платят взносы за работников, подают СЗВ-М в ПФР по месту нахождения. Если выплаты подразделением не производятся, то сдавать форму не нужно.

Важное правило касается вида, в котором представляется отчет. Если по итогам месяца у работодателя насчитывается более 24 застрахованных лиц, то СЗВ-М можно направить только в электронном виде

При меньшем количестве физических лиц допустимо сдать отчет на бумаге.

Как сдать отчет СЗВ-М?

Среди множества видов отчетности в Пенсионный фонд есть не так давно появившийся отчет – форма СЗВ-М (сведения о застрахованных лицах). Эта форма понадобилась госорганам в связи с приостановлением индексации пенсий работающим пенсионерам, которых теперь нужно «отслеживать».

Форму должны заполнять ИП и организации, где есть хоть один сотрудник, работающий по трудовому или гражданско-правовому договору. Форма СЗВ-М сдается ежемесячно до 15-го числа месяца, следующего за отчетным. На бумаге эти сведения могут подавать работодатели с числом сотрудников менее 25 человек, а остальные работодатели обязаны сдавать СЗВ-М только в электронном виде.

Штраф за просрочку сдачи формы или неправильное заполнение составляет 500 рублей за каждого работника. А если вместо обязательного электронного документа сдать бумажный, штраф за такой случай составит 1000 рублей.

Как заполнить новую ежемесячную отчетность СЗВ-М с БухСофт!

С мая 2021 года все работодатели обязаны сдавать в Пенсионный фонд новую форму отчетности «Сведения о застрахованных лицах» — СЗВ-М.

Бланк утвержден Постановлением ПФ РФ № 83п от 01.02.2016. Сведения о застрахованных лицах предоставляются в ПФР ежемесячно — не позднее 10 числа.

Первый раз отчет необходимо будет сдать за апрель — до 10 мая включительно

О том, как оформить новый отчет и на что обратить особое внимание, расскажем далее

Составлять форму СЗВ-М необходимо на всех работников, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, предусматривающие выплаты, облагаемые взносами. СЗВ-М заполнятся как на российских, так и на иностранных граждан. Если работников нет, то форма СЗВ-М не подается. Обязанность сдачи отчета возникнет только после того, когда будет оформлен хотя бы один сотрудник.

«Нулевки» в ПФР не подаются. Во всех программах БухСофт реализовано автоматическое

Рекомендуем прочесть: Дубликат свидетельства о рождении деда в каком мфц можно получить