Как выбрать онлайн-кассу для бизнеса

Как работать с кассой

Пользование онлайн-кассой обычно не вызывает затруднений. При осуществлении покупки клиентом:

1. сведения о транзакции заносятся на фискальный накопитель автоматически;
2. ФН через интернет-соединение передает зашифрованные данные на сервер ОФД;
3. оператор проверяет полученные сведения, их корректность с технической точки зрения, формирует фискальный признак в виде номера чека;
4. этот признак поступает обратно в кассовое оборудование, после чего формируется чек и выдается покупателю;
5. одновременно сведения об операции поступают к налоговикам.

Важно! Клиент может найти чек на сайтах ОФД и ФНС и проверить данные.

Для кого действует отсрочка

Кассовое оборудование не нужно приобретать предпринимателям до 1 июля 2021 года при выполнении следующих обязательных условий:

1. Отсутствие наемных сотрудников с заключением трудовых договоров. Отсрочка действует, если работник сам является ИП либо состоит на учете в качестве самозанятого или с ним действует договор подряда.
2. Продажа товаров или оказание услуг собственного производства. Отсрочки не будет, если предприниматель продает чужие товары. А если он шьет, печет или создает самостоятельно что-либо другое, то онлайн-касса не нужна.

Важно! Индивидуальные предприниматели на ЕНВД или патентной системе, для которых действовала отсрочка до 1 июля 2019 года, но теперь не подпадающие под необходимые требования, обязаны приобрести онлайн-кассу. У них есть возможность сделать это за счет бюджетных средств.

Например:
Если предприниматель на ЕНВД или «упрощенке» оказывал услуги и заключал трудовые договоры с работниками, то до 1 июля 2019 года для него действовала отсрочка

Теперь она истекла. Или ИП, работающий по патентной системе налогообложения, продавал товары чужого производства. С 1 июля 2019 года он не имеет права работать без онлайн-кассы.

Полностью отменены требования о приобретении и использовании онлайн-касс некоторыми видами организаций, осуществляющих безналичные расчеты, в т. ч. через банковские карты дистанционным способом, то есть через интернет-банкинг или мобильное приложение. В этот перечень, для которых полностью произведена отмена онлайн-касс для ИП в июле 2019 года, включены:

• Товарищества собственников недвижимого имущества.
• Жилищные и строительные кооперативы.
• Физкультурно-спортивные и образовательные учреждения.
• Дома, центры и дворцы досуга и культуры.

Но в случае оплаты услуг вышеуказанных компаний наличными деньгами потребуется пробить кассовый чек.

Также смогут обойтись без покупки онлайн-кассы ИП, которые реализуют с рук или лотков абонементы или билеты в театры, являющиеся муниципальными или государственными организациями. Освобождение действует вне зависимости от формы расчета — наличной, безналичной, картой или удаленной.

Важно! Продажа тех же билетов через интернет не освобождается от необходимости использования контрольно-кассовой техники.

Если ИП купил кассовый аппарат и зарегистрировал его в налоговой в промежуток времени с 1 февраля 2017 года по 1 июля 2019 года, то он может получить компенсацию части потраченных денег. Предприниматели на патенте и «вмененке» смогут вернуть часть затрат на приобретение онлайн-кассы в виде вычета в размере 18 тысяч рублей за одну единицу техники. Вычет предусмотрен в форме уменьшения платы за патент или ЕНВД.

Если касса имела меньшую цену, то можно дополнительно включить в нее стоимость фискального накопителя, программы, услуг по их установке и настройке.

Виды касс

Условно все разрешенные для установки и регистрации в ФНС аппараты можно разделить на три большие группы:

• автономные – привычные «кнопочные» кассы, например (Атолл 90Ф и 91Ф, Меркурий-115ф);
• смарт-терминалы – сенсорный планшет с вшитым ПО и встроенным принтером (например, МодульКасса, Эвотор2);
• фискальные регистраторы – принтер для печати чеков со встроенным фискальным накопителем, работает только при подключении к компьютеру или другому персональному устройству (например, Вики Принт 57Ф, Атолл 30Ф).

Кроме того, аппараты могут быть стационарные, работающие от электросети, и мобильные, работающие от аккумулятора.

Из чего складывается стоимость онлайн-кассы

Средняя стоимость оформления кассы варьируется в пределах 15000-30000 руб. Цена складывается из:

• стоимости услуг ОФД — подключение 1 оборудования обойдется в 3000 рублей (на год);
• оплата интернета;
• текущего валютного курса, так как комплектующие ККТ нового формата частично закупаются за рубежом;
• приобретение раз в год или 3 года нового фискального накопителя — примерно 6000 рублей.

Как подключить онлайн-кассу — самостоятельно или под ключ?

В вопросе оснащения бизнеса кассами нового формата у предпринимателей есть альтернатива: приобрести уже готовый пакет или сделать все самостоятельно. В первом случае компания берет на себя все, начиная от консультации по выбору кассы и завершая ее подключением c настройкой программного обеспечения. В итоге вы:

• экономите свое время;
• гарантировано получаете оборудование, которое будет соответствовать запросам бизнеса;
• избежите возможных ошибок и сбоев работы.

При самостоятельном подключении каждый этап работ ложится на плечи самого предпринимателя. Это выгодно из-за экономии средств, особенно если речь идет о подключении нескольких касс. Разобравшись с одной, вы гораздо быстрее справитесь и с остальными единицами оборудования.

Как вы понимаете, при выборе готового пакета под ключ придется потратиться — это и есть основной недостаток. К минусам самостоятельного подключения, соответственно, относятся внеплановые затраты времени и риск допустить ошибки, так как нет опыта работы в вопросе, как подключить онлайн кассу к интернет магазину и другим видам бизнеса. Но все зависит от того, какое именно оборудование вы выберите. ККТ различны по сложности настройки. Наши, в свою очередь, с уверенностью можно назвать простыми в подключении. А, если и допустите ошибку при самостоятельной настройке, все равно защищены гарантией. Поэтому разберемся в тонкостях подключения онлайн-касс своими силами.

Регистрация аппарата у ОФД и настройка ПО кассы

После этого пользователю выдается счет. В нем указывается денежная сумма в качестве оплаты услуг ОФД, оплатить которую требуется в течение нескольких дней (указывается при регистрации). Во время этого периода оборудование работает в штатном режиме.

Установка кассового аппарата подразумевает также корректную настройку программного обеспечения. В него входит бухгалтерское ПО, система учета товаров, услуг и так далее. Имеет значение тип контрольно-кассовой машины:

• готовый комплект для кассиров;
• касса автономного типа;
• фискальный регистратор.

Примером готовых комплектов является Viki Classic. В него уже встроены программы для бухгалтерии и система учета товаров. Представленное оборудование не требует подключения к компьютеру и дополнительных настроек. Перед работой устройства в него нужно внести только список товаров.

Пример автономной кассы – Атол-90Ф. В кассу вносится до 10 тыс. позиций. Для добавления товаров или услуг в память аппарата нужно установить на персональный компьютер специальное приложение.

Фискальным регистратором является Атол 55Ф. Он представляет собой специальный принтер, который должен быть подключен к рабочему компьютеру или терминалу. Для поддержки новой кассы система учета товаров настраивается пользователем или техническим специалистом.

Фискализация оборудования и завершение регистрации в налоговой службе

Фискализируют аппарат через специальное приложение, которое устанавливается на персональный компьютер. Это программное обеспечение устанавливается вместе с драйвером ККТ. Установить онлайн-кассу следует только с соблюдением правил, описанных в документации. Подобная операция также осуществляется через кассовое ПО, к примеру, 1С: Предприятие.

В окне фискализации водят следующую информацию:

• номер регистрации, выданный ФНС;
• личный ИНН;
• запрашиваемая информация об учреждении;
• информация об ОФД;
• система налогообложения;
• вид настройки онлайн-кассы.

Далее в память оборудования вводится адрес и порт сервера ОФД. Эту информацию всегда можно взять у оператора фискальных данных, с которым был подписан договор о сотрудничестве. Информация нужна для того, чтобы устройство знала куда отправлять электронные чеки. После заполнения всех полей и ввода требуемой информации в качестве успешного завершения процедур на кассу придет отчет о регистрации – первый документ, печатающийся оборудованием.

Он содержит следующую информацию:

• наименование пользователя;
• ИНН пользователя;
• система налогообложения;
• дата и время регистрации;
• номера ФН и ККМ;
• адрес расчета;
• ИНН оператора фискальных данных;
• статус шифрования (вкл. или выкл.);
• применения (торговля, сфера услуг и др.).

В отчете содержится информация, которая должна быть введена на сайте ФНС. При корректном вводе данных и правильности самой вводимой информации, пользователь получает карточку контрольно-кассовой техники. Такой документ подтверждает, что оборудование находится на учете в федеральной налоговой службе. Его хранят в распечатанном или электронном виде. Информацию, полученную из отчета, нужно ввести на сайт ФНС в течение 1 дня. В противном случае она теряет актуальность.

Когда ИП может работать без кассы

Индивидуальный предприниматель, не имеющий наемных работников, получает отсрочку от покупки онлайн-кассы до июля 2021 года. Кассы онлайн для ИП малого бизнеса в 2021 году изменения предусматривают, что ИП должен выполнить одно из требований:

1. Продавать самостоятельно изготовленную продукцию. Например, шить детские рюкзаки или развивающие книги, печь торты, варить мыло, вязать шапки и т. д.
2. Самому оказывать услуги или выполнять работы. Например, писать тексты, создавать сайты, вести платные рассылки, ремонтировать помещения, вести курсы вокала, кройки и шитья, иностранных языков и т. д.

При этом абсолютно не важно, на каком налоговом режиме работает предприниматель. Важно! Если со временем у него появится наемный сотрудник с трудовым соглашением, то он должен будет купить онлайн-кассу и зарегистрировать ее в ФНС в течение календарного месяца

Это условие касается только трудового договора. На гражданско-правовой договор это правило не распространяется

Важно! Если со временем у него появится наемный сотрудник с трудовым соглашением, то он должен будет купить онлайн-кассу и зарегистрировать ее в ФНС в течение календарного месяца. Это условие касается только трудового договора

На гражданско-правовой договор это правило не распространяется.

Онлайн-касса также не потребуется самозанятому гражданину, работающему по режиму налога на профессиональный доход. Освобождение от ее покупки бессрочное. Основание — данная категория граждан и так не может иметь наемных работников по трудовому договору. А также они имеют право продавать только товары, произведенные самостоятельно, и сами оказывать услуги или выполнять работы.

Важно! С 1 июля закончилась отсрочка для возврата и зачета аванса. Ранее в таком случае можно было не покупать кассу и не выдавать бланк строгой отчетности

За некоторые виды услуг можно было пробить один чек при зачете аванса. Это условие действует и сейчас. Но теперь это можно сделать в течение 10 календарных дней, а ранее можно было отправить сформированный чек в первый рабочий день месяца, следующего за отчетным.

Перечень услуг, для которых действуют новые сроки отправки чека:

• Услуги связи.
• Культурные мероприятия.
• Коммунальные услуги.
• Перевозка груза и багажа.
• Образование.
• Охранная деятельность.

Кассы для ИП в 2021 отменят совсем, то есть они вообще не понадобятся, при осуществлении следующих видов деятельности:

• Реализация журналов и газет в печатной форме.
• Общественное питание в школе в учебное время.
• Продажа ценных бумаг.
• Торговля с открытого прилавка, на рынке, ярмарке, выставке.
• Продажа товара с рук, корзин, с помощью разноса.
• Реализация питьевой воды, мороженого, разливного молока из маленького киоска.
• Ремонт обуви.
• Прием макулатуры и стеклянной тары.
• Изготовление дубликатов ключей.
• Уход за пожилыми людьми и детьми.
• Продажа сезонных овощей.
• Реализация рыбы, молока, кваса и керосина из цистерны.
• Продажа товаров народного промысла их непосредственным изготовителем.
• Распиловка дров.
• Вспашка огорода.
• Продажа бахил в розницу, в том числе через устройство автоматического обслуживания.
• Сдача в аренду жилого помещения и места для машины в жилом комплексе.
• Услуга носильщика на вокзале.

Штрафные санкции

Внимание! С 15 июля 2016 года введена обновленная редакция штрафов за ККТ (смотрите ст. 14.5 КоАП РФ)

Наличие кассового аппарата требует от индивидуального предпринимателя ведения строгой отчетности по его использованию и соблюдения кассовой дисциплины. В частности, нужно в обязательном порядке вести журнал кассира-операциониста, журнал вызова технических специалистов, писать акты о снятии показаний счетчиков, возврате денежных сумм и т.д.

Поскольку эксплуатация кассовых аппаратов строго регламентирована, законом предусмотрены и наказания за неправильное их использование. Контролируют ИП по этой части представители налоговых органов.

В случае выявления каких-либо нарушений они могут наложить административное взыскание и назначить штраф в сумме 1500-2000 рублей.

В частности, индивидуальный предприниматель может быть оштрафован за следующие правонарушения: нарушение норм регистрации и неправильное использование кассы, отсутствие ККМ в случае необходимости, а также применение кассового аппарата, не соответствующего требованиям закона.

Ниже приведена таблица основных штрафов, которые могут быть связаны с применением или неприменением ККТ.

Таким образом, работать с использованием контрольно-кассовых аппаратов обязаны все предприниматели, имеющие дело с наличностью. В некоторых случаях кассовые аппараты можно заменить бланками строгой отчетности и другими документами, подтверждающими оплату. Если же индивидуальный предприниматель использует кассу, то он должен строжайшим образом соблюдать все нормы и правила, установленные законом для ее эксплуатации.

Как выбрать лучшую

Решая вопрос, какую онлайн кассу выбрать для ИП, следует учесть специфику бизнеса и некоторые критерии:

• направления деятельности (торговля в розницу, общепит, оказание услуг);
• особенности торговой точки (стационарная или мобильная);
• способ подключения к интернету (проводной, беспроводной);
• программы, необходимые для товарного учета;
• количество магазинов в сети;
• необходимость в дополнительных устройствах (эквайринге, прикассовых весах и т. д.).

Если ИП занимается продажей алкогольной продукции, касса должна обязательно подключаться к ЕГАИС.

Важно! При выборе необходимо проверить, включена ли данная модель оборудования в реестр ФНС.

Самые простые и дешевые ККТ представляют собой автономные приспособления с черно-белым дисплеем и встроенным устройством для распечатки чеков. Подключение к сети возможно проводным методом, через сим-карту или Wi-Fi. В таких кассах не предусмотрено совместимости с ПО для товароучета, данные вводятся вручную.

Самыми лучшими онлайн-кассами для ИП считаются POS-системы — устройства, собранные на основе фискального регистратора с подключением к планшету или компьютеру. Такие кассы совместимы с различным допоборудованием, имеют предустановленные программы, однако и стоят они достаточно дорого.

Порядок установки и подключения ККТ к компьютеру и интернету

Для подключения и настройки кассового оборудования необходимо выполнить следующий порядок действий:

• прочитать пошаговую инструкцию по установке;
• с помощью USB-кабеля подключить терминал к компьютеру;
• установить драйвера и программное обеспечение.

Оснастка оборудования позволяет совместить работу терминала с системами бухгалтерского учёта. Одной из таких программ является 1С. Она содержит ряд штатных драйверов и обработок, а также на их сайте можно скачать дополнительные, которые наибольшим образом подойдут для купленного оборудования.

Выбор оператора фискальных данных и заключение с ним договора

Для обработки всех операций необходимо выбрать оператора фискальных данных, который находится на сайте налоговой службы. Далее в личном кабинете подписать договор с ними. Здесь потребуется квалифицированная ЭЦП.

Регистрация ККТ в налоговой

После выбора оператора нужно зарегистрировать контрольно-кассовый терминал в налоговой. Это можно сделать при личном обращении или через личный кабинет налогоплательщика. Регистрация также предполагает использование ЭЦП, которая должна быть изготовлена в первую очередь.

В личном кабинете система попросит ввести свои персональные данные в отдельном окне.

Необходимо указать:

• контактную информацию о себе;
• данные о юридическом лице;
• информацию о кассовом терминале и фискальном накопителе;
• данные об ОФД, с которым подписан договор.

Здесь же потребуется обозначить, как будет использоваться терминал: автономно или в передвижном режиме. Если все поля заполнены правильно, то по результатам проверки налоговая служба выдаёт регистрационный номер оборудования.

Фискализация кассы

Для фискализации кассы требуется наличие специализированного программного обеспечения. Обычно оно устанавливается вместе с драйверами. Однако эту же процедуру можно провести в системах бухгалтерского учёта, например, «1С Предприятие».

В открывшемся окне требуется ввести в поля:

• индивидуальный номер, присвоенный в ФНС;
• ИНН руководителя и информацию о предприятии;
• данные об операторе фискальных данных.

В параметрах настройки потребуется также указать адрес и порт сервера ОФД. Эта информация присутствует на их официальном сайте. По завершении терминал распечатает первый чек-отчёт, показывающий настройки оборудования.

Завершающие настройки, внесение данных в кассовый аппарат

Затем на сайте налоговой службы необходимо внести данные, указанные в распечатанном отчёте. Если всё сделано правильно, то через некоторое время специалисты отправят владельцу регистрационную карточку контрольно-кассового аппарата. Её можно распечатать или хранить в электронном виде.

Тестирование новой онлайн-кассы

Далее на сайте ОФД нужно ввести в поля данные из регистрационной карточки, полученной от ФНС. Во избежание появления ошибок во время работы, между терминалом и оператором должно быть стабильное интернет-соединение. В течение нескольких дней потребуется оплатить услуги оператора.

Что такое онлайн-касса и как она работает

Ключевое отличие кассы нового формата от аппарата старого образца — подключение через интернет и отправка электронных чеков в налоговую. Что насчет привычного нам формата? Покупатель получает бумажные чеки при расчете. Он также может потребовать и электронную версию. Онлайн-касса дополнена функцией отправки чека на почту или телефон. Если вы приобрели товар или услугу дистанционно, то получите только электронный чек, который при желании можно распечатать.

Ежедневно в ФНС поступает большой объем фискальных данных от всех полученных онлайн-касс. Эта информация конфиденциальна, и она требует тщательного контроля, проверки на ошибки и дальнейшей сортировки. Поэтому посредником между кассой и ФНС выступает оператор фискальных данных, или ОФД. Именно он отвечает за прием, хранение, обработку и передачу информации налоговой. Также в связи с этим все кассы нового формата были оснащены фискальными накопителями, на которых хранятся данные о чеках. Информация из него отправляется к ОФД посредством встроенного модуля передачи данных. Максимальный срок — 30 дней. Если по истечении этого периода оператор информацию не получит, процесс работы застопорится. Это может произойти из-за сбоя основного интернет-канала.

• По факту передачи чека в ФНС пользователю приходит подтверждение.
• Доступ ко всем чекам есть в личном кабинете на сайте оператора фискальных данных.
• Также пользователь может вывести на печать расчетный отчет на данный момент, чтобы узнать о чеках, которые не были отправлены, и их количестве.
• Процедура возврата средств за товар или услуги оформляется на базе соответствующего чека возврата, который также отправляется в ФНС через фискального оператора.
• Бланки строгой отчетности формируются в электронном формате по факту расчета с покупателем.

Есть ли отмена кассовых аппаратов для ИП в 2021 году

С 2017 года в Российской Федерации стало обязательным использование онлайн-касс для предпринимательства. Они представляют собой стандартные кассовые аппараты, пробивающие чеки. Но кроме обычного бумажного чека они формируют еще и электронную квитанцию, которая отправляется в налоговую службу и при необходимости покупателю.

Первая отсрочка по установке онлайн-касс для предпринимателей была до 1 июля 2017 года. В 2018 году ее продлили до 1 июля 2019 года. Теперь отсрочка определена до 1 июля 2021 года. Без нее большинству предпринимателей пришлось бы приобретать специальную контрольно-кассовую технику для передачи чеков в налоговую.

Однако вместе с продлением отсрочки уменьшена льготная категория. Некоторые ИП смогут работать дальше без установки онлайн-кассы. Но многим предпринимателям, которые ранее могли не пробивать и отправлять чеки, теперь будут вынуждены ее подключить. Пока есть время уменьшить расходы за счет получения вычета из бюджета.

Какие кассы подходят под этот закон

Последней редакции закона соответствуют такие электронные машины:

• АГАТ 1Ф;
• АЗУР-01Ф;
• АМС-100Ф, 300Ф, 300.1Ф;
• АТОЛ FPrint-22ПТК;
• АТОЛ 11Ф, 15Ф, 20Ф, 25Ф, 30Ф, 42 ФС, 50Ф, 52Ф, 55Ф, 60Ф, 77Ф, 90Ф, 91Ф, 92Ф, 150Ф;
• ВИКИ МИНИ Ф;
• ВИКИ ПРИНТ 57 Ф, 57 ПЛЮС Ф, 80 ПЛЮС Ф;
• Дримкас-Ф;
• К1-Ф;
• КАЗНАЧЕЙ ФА;
• Кассатка-1Ф;
• Касби-02Ф;
• Кассир 57Ф;
• КИТ Онлайн-Ф;
• КИТ ШОП-Ф;
• Меркурий-115Ф, 119Ф, 130Ф, 180Ф, 185Ф, МФ;
• МЕЩЕРА-01-Ф;
• МЁБИУС.NET.H21-Ф;
• МЁБИУС.NET.T18-Ф;
• МИКРО 35G-Ф, 106Ф;
• МИНИКА 1102МК-Ф;
• МК 35-Ф;
• МТ01-Солитон mPOS-Ф;
• НЕВА-01-Ф;
• ОКА-102Ф, МФ;
• ОРИОН-100Ф;
• Пионер-114Ф;
• ПИРИТ 1Ф, 2СФ, 2Ф;
• ПКТФ;
• ПОРТ-100Ф, 1000Ф;
• ПРИМ 06-Ф, 07-Ф, 08-Ф, 21-ФА, 88-Ф;
• ПТК «MSTAR-TK», «MSPOS-K», «АЛЬФА-ТК», «АЛЬФА-ТК-Ф», «IRAS 900 K»1;
• РИТЕЙЛ-01Ф;
• РП Система 1ФА;
• РП Система 1ФС;
• РР-01Ф, 02Ф, 03Ф, 04Ф;
• СП101-Ф, 402-Ф, 801-Ф, 802-Ф;
• СПАРК-115-Ф;
• Терминал-ФА;
• УМКА-01-ФА;
• ФЕЛИКС-РМФ;
• ЧекВей77-Ф;
• ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, 02Ф;
• ШТРИХ-М-01Ф, М-02Ф;
• ШТРИХ-МИНИ-01Ф, 02Ф;
• ШТРИХ-МОБАЙЛ-Ф;
• ШТРИХ-МПЕЙ-Ф;
• ШТРИХ-ФР-01Ф, ФР-02Ф;
• ШТРИХ-ON-LINE;
• ЭВОТОР СТ2Ф, СТ3Ф, СТ5Ф;
• ЭКР 2102К-Ф;
• ЭЛВЕС-МИКРО-Ф;
• ЭЛВЕС-МИНИ-Ф;
• ЭЛВЕС-МФ;
• ЭЛВЕС-ФР-Ф;
• ЯРУС М2100Ф;
• ЯРУС ТФ;
• ars.vera 01Ф;
• ars.evo 01Ф;
• ars.mobile Ф;
• CUSTOM Q3X-Ф;
• FIT-NEWLINE-F;
• FIT-ONLINE-Ф;
• FN-1.online/ФАС;
• NETPAY-ФС;
• NCR-001Ф;
• PAY VKP-80K-ФА;
• PAYONLINE-01-ФА;
• POSprint FP510-Ф, FP410-Ф;
• SKY-PRINT 54-F;
• Viki Tower F;
• WNJI-003Ф;
• ZEBRA-EZ320-Ф.

Этот перечень составлен согласно Реестру контрольно-кассовой техники, утверждённому Федеральной налоговой службой (ФНС). Важно! Оформлять реализацию через кассовые машины, не внесённые ФНС в каталог утверждённых, недопустимо