10 правил выбора компании-аутсорсера бухгалтерских услуг

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя. И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации. Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния. Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь. Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Преимущества и недостатки штатной бухгалтерии

Преимущества штатной бухгалтерии

• Бухгалтерия в штате удобна прежде всего тем, что находится в непосредственной близости от руководителя, что создает у последнего ложную уверенность, что бухгалтерские процессы под контролем.
• Сотрудник в штате вызывает больше доверия, чем представитель другой компании.
• Считается, что штатный бухгалтер не передаст на сторону информацию, которая составляет коммерческую тайну.

Недостатки штатной бухгалтерии

Вместе с тем, наличие бухгалтерии в штате влечет за собой массу неудобств для генерального директора.

Необходимо постоянно держать «руку на пульсе» происходящего в бухгалтерии, поддерживать с ним хорошие отношения, решать массу организационных и управленческих задач, чтобы бухгалтер хорошо выполнял свою работу.

• Руководитель должен постоянно контактировать с бухгалтером и контролировать качество его работы, оплачивать услуги аудитора.
• Искать замену штатному бухгалтеру в случае его увольнения или исчезновения. Руководитель зачастую не может объективно оценить квалификацию бухгалтера при приеме на работу (в случае отсутствия у генерального директора бухгалтерского образования и опыта)
• Необходимо решать вопросы, связанные с организацией рабочего места бухгалтера, подключения компьютерной техники, программы 1С, справочно-правовых систем, оплаты участия в семинарах, и подписки на профессиональную литературу.
• Платить бухгалтеру зарплату, а государству — «зарплатные» налоги, оплачивать время его «простоев» (больничные, отпуска)
• Мотивировать на правильное отношение к работе (для любого штатного сотрудника вы прежде всего работодатель, который «всегда должен»).
• Кроме организационных и управленческих задач, которые нужно решать в случае наличия штатной бухгалтерии, есть и другие, напрямую влияющие на финансовый результат компании. Например, штатный бухгалтер не несет финансовой ответственности за ошибки в бухгалтерском учете, соответственно возможные штрафы, пени и пр. лягут на плечи компании. А конечная ответственность за правильность бухучета и уплату налогов лежит на генеральном директоре (для информации, в налоговых декларациях даже нет места для подписи главного бухгалтера, а максимальный административный штраф для главбуха составляет 3 тыс. рублей).

В итоге можно сделать такой вывод: штатный бухгалтер — это удобно, но затратно и рискованно.

Специфика бухгалтерского аутсорсинга

• Компания-заказчик получает не определенного сотрудника, а услугу. Например, услуга по обработке авансовых отчетов или ведения бухучета. Соответственно, клиент платит не за персонал, а за выполненную работу. При аутсорсинге работа не остановится, если сотрудник ушел в отпуск или заболел. Кроме того, клиент на аутсорсинге, как правило, получает не одного сотрудника, а целый штат, где каждый отвечает за определенную область работ.Работа выстраивается по следующей схеме: клиент предоставляет всю информацию, чтобы аутсорсер мог начать ведение учета.
• Перечень услуг оговаривается при заключении договора. Вам не нужно платить за те работы, которые не требуются вашей фирме.
• Компании-аутсорсеры несут ответственность за все свои ошибки. По договору они обязаны возместить все штрафы, неустойки и недочеты, возникшие в процессе бухгалтерского учета по вине их сотрудников.
• Мера ответственности аутсорсинговых компаний прописывается в договоре. В документе обязательно должны быть пункты о неразглашении корпоративной информации и замене бухгалтера.
• Аутсорсинговые компании обеспечивают непрерывную работу заказчику: все специалисты взаимозаменяемы, не будет простоев из-за выхода эксперта на больничный или в ежегодный отпуск.

Как выбрать фирму и не прогадать

Довольно часто бухгалтерская фирма выбирается по признаку дешевизны услуг, а другие факторы признаются второстепенными, что может привести к проблемам для бизнеса. Только комплексный подход сводит к нулю все риски, ведь учет, по сути, отдается в чужие руки, с минимальной возможностью оперативного контроля за работой бухгалтерии.

Как их избежать:

Обойтись без поспешных решений, тщательно проанализировать работу бизнеса. Возможно, вместо аутсорсинга фирме подойдет вариант со штатным бухгалтером, работающим в офисе.
Изучить условия предоставления услуг, разнообразие цен и предложений

Чем такой информации у бухгалтерской фирмы больше, тем лучше.
Обратить внимание, каким клиентам фирма в обслуживании отказывает. Многие фирмы заботятся о своей репутации посредством таких ограничений.
Узнать, есть ли возможность изменить договор на обслуживание до его подписания или после, если что-то не устраивает.
Традиционно более надежной считается давно работающая фирма

При желании можно найти других клиентов, уже имеющих опыт совместной работы, и учесть их мнение о качестве услуг.
Услуги бухгалтерской фирмы должны быть застрахованы. Это снизит риски клиента.

Экономия на отсутствии санкций проверяющих

Передача полномочий по ведению бухгалтерского учета наиболее выгодна, если принимающая сторона – юридическое лицо, а не бухгалтер-фрилансер

Так, например, договор на аутсорсинг с 1C-WiseAdvice гарантирует, что провайдер компенсирует начисленные по его вине штрафы и пени по основаниям, которые предусматривают налоговое и административное законодательство. Кроме того, ответственность может наступить и по гражданскому законодательству, так как аутсорсинговая компания – юридическое лицо. В то время как с большинством бухгалтеров решать проблемные вопросы, в том числе с возмещением ущерба, возможно лишь в рамках Трудового кодекса.

Помимо совершенно иных сумм компенсаций и возмещения по сравнению с предъявлением претензий работникам (тем более бывшим), гражданско-правовая ответственность означает, что провайдер отвечает перед своим заказчиком материально не только в период действия договора на аутсорсинг, но и в течение трех лет после сдачи отчетности. Причем даже в том случае, если договор уже расторгнут. Конечно, если отчетность была предусмотрена договорными условиями.

Очевидно, что аутсорсинговая компания имеет больше шансов не допустить негатива по сравнению с отдельно взятым, даже самым грамотным бухгалтером. Юридическое лицо, обслуживающее множество клиентов, обычно имеет обширные связи, ресурсы и возможности и не доводит дело до финансовых санкций.

Плюсы и минусы бухгалтерии на аутсорсинге

Плюсы бухгалтерии на аутсорсинге

В настоящее время все больше предпринимателей понимают, что будущее за передовыми технологиями управления и концентрации на своей основной деятельности. В числе общих управленческих трендов — выделение бухгалтерии на аутсорсинг. Все больше руководителей предпочитают доверить свой бухгалтерский и налоговый учет сторонним специализированным организациям. Среди плюсов бухгалтерского аутсорсинга можно назвать:

• Снятие с руководителя всех кадровых и организационных задач по управлению своей бухгалтерией. Не нужно беспокоиться о настроении бухгалтера, его желаниях, так как компанию будет обслуживать не один бухгалтер, а команда высокопрофессиональных сотрудников (бухгалтеров, налоговых консультантов, юристов, кадровиков, расчетчиков зарплаты и др.).
• Профессионализм бухгалтера на аутсорсинге гарантирован аутсорсинговой фирмой, так как каждый сотрудник при приеме на работу проходит строгий отбор, ежегодно повышает свою квалификацию и проходит аттестацию.

Например, в нашей компании 1С-WiseAdvice при приеме на работу каждый специалист проходит многоуровневое письменное и устное тестирование. Т.е. квалификацию бухгалтеров проверяют профессионалы.

Мы можем поделиться тестом (с ответами), который сами используем при найме бухгалтеров; либо можем сделать экспресс-аудит бухгалтерской базы, чтобы понять качество ведения учета, текущие финансовые и налоговые риски компании и где вы сейчас теряете деньги — возможно, именно по вине бухгалтера.

• Бухгалтерская компания контролирует качество учета.
• Финансовую ответственность за возможные санкции (штрафы, пени), наложенные по вине бухгалтера несет аутсорсинговая компания.
• Все вопросы с налоговой и другими контролирующими органами будет решать аутсорсинговая компания.
• Вы будете оплачивать не время сотрудника, а измеримый, полезный результат.
• В целом, наиболее значимым плюсом является возможность сконцентрироваться на своей основной деятельности и уделять больше внимания бизнес-процессам, напрямую влияющим на прибыль.

Минусы бухгалтерии на аутсорсинге

Минусы бухгалтерии на аутсорсинге прежде всего связаны с тем, что руководителю организации нужно привыкнуть к тому, что бухгалтерия работает удаленно, и чтобы решить какой-то вопрос нельзя просто взять и вызвать бухгалтера к себе в кабинет.

Виды услуги

1. Обследование бухгалтерских процессов. Специалисты провайдера изучают процедуры и регламенты, анализируют учетную систему, проводят интервью с сотрудниками. В результате клиент получает заключение о том, какие процессы дублируются, какие настройки системы необходимы, чтобы сократить ручной труд и затраты, а также целевую модель организации работы. Компания может реализовать эти рекомендации самостоятельно или передать провайдеру, который настроит функцию наиболее оптимально и продолжит вести учет. Передача на аутсорсинг отдельных функций. Он подразумевает передачу процессов отдела бухгалтерии. Например, подачу декларации, подготовку статистической отчетности, подготовку авансовых отчетов. А долю функций организация берет на себя. Услугами такого вида пользуются организации, которые хотят освободить персонал от монотонных задач или сократить свой штат.
2. Полный. Подразумевает полное бухгалтерское обслуживание организации сторонней компанией. Аутсорсер берет на себя все функции штатного бухгалтера, поэтому в последнем нужда исчезает.
3. Аутсорсинг от лица главного бухгалтера. Такой формат подразумевает полную или частичную передачу права подписи на представителя сторонней компании.
4. Консалтинг. К консультации обращаются, когда появляется определенная специфика процедуры, например, при работе с иностранными компаниями. Периодические консалтинговые услуги от экспертов будут полезны, особенно в условиях законодательства, которое постоянно меняется.

Проверьте, гарантирует ли аутсорсер соблюдение конфиденциальности

Бухгалтерские услуги должны отвечать немалому списку требований и одно из самых важных – соблюдение конфиденциальности. Тут вспоминается словечко «поверенный в делах», в его еще дореволюционном толковании – этот человек не только представлял интересы своего хозяина и был в курсе всех дел, но главное – обладал его доверием.

Тот, кто оказывает вам бухгалтерские услуги, естественно, будет знаком со всеми нюансами вашего бизнеса. Условие о конфиденциальности информации, исходящей от клиента (коммерческой или деловой тайне), должно быть указано в договоре или заключено в виде дополнительного соглашения. Аутсорсер должен гарантировать и то, что ваши данные, полученные в бумажном или электронном формате, будут сохранены в неизменном виде, а получить к ним доступ смогут только доверенные лица.

Своевременная качественная отчетность

Передача бухгалтерии на аутсорсинг нередко означает, что помимо собственно учета ваши документы будут проходить еще одну ступень контроля – внутренний аудит. Как правило, ежеквартально, перед сдачей отчетности.

1C-WiseAdvice дополнительно использует программный комплекс «Электронный аудитор», обеспечивающий ежедневный аудит качества учета. В расчетах всех необходимых налогов принимают участие не просто бухгалтеры, а налоговые консультанты и методологи.

За счет такого многоступенчатого контроля провайдер страхует своего заказчика и, соответственно, себя от финансовых санкций.

Узнайте о возможности представления ваших интересов в налоговых органах

Бухгалтерские услуги не ограничиваются только ведением учета и сдачей отчетности. Очень часто у налоговых органов и внебюджетных фондов возникают вопросы по сданным декларациям, ведь каждая из них проходит камеральную проверку. Необходимость дать пояснения по отчетности или подготовить уточненную декларацию возникает не всегда, но было бы хорошо иметь возможность получить такую дополнительную услугу в той же самой бухгалтерской фирме.

Если исполнитель бухгалтерских услуг работает на рынке не первый год, то он знает, как реагировать на запросы ФНС и других проверяющих и как проходить проверки. Он сможет представить интересы заказчика не только в налоговых органах, но и в суде. Хорошо, когда выбранная фирма работает в регионе уже давно и знакома с местной спецификой налогообложения, поэтому стоит выбирать компанию с разветвленной партнерской сетью или филиалами.

Обращайте внимание на известность и репутацию бухгалтерской фирмы

Аутсорсинг бухгалтерских услуг появился в России не вчера, поэтому те компании, которые могли себя проявить, как профессиональные исполнители, за последние десять лет себя уже показали. Они уже сдали для своих клиентов тысячи отчетов и деклараций, возместили миллионы рублей НДС и ответили на сотни запросов налоговых органов.

Качество любой услуги, в том числе и бухгалтерской, не всегда легко оценить со стороны с первого раза, поэтому мнение уже имеющихся клиентов аутсорсинговой компании будет весомым аргументом «за». Наличие на сайте бухгалтерской компании отзывов с контактами клиентов, профессиональные рейтинги, рекомендации знакомых, обсуждения в соцсетях и форумах, информация из СМИ и других источников – это всегда плюс в пользу конкретного аутсорсера.

Выдерживать несколько лет конкуренцию брендов (а на российском рынке хороших исполнителей бухгалтерских услуг немало) смогут только те аутсорсеры, у которых есть внутренний аудит своей работы. Низкое качество бухгалтерской услуги проявится достаточно быстро – уже при камеральной проверке отчетности, поэтому заявлять о высоких стандартах своего обслуживания могут далеко не все аутсорсеры.

Переходный период

Прежде чем приступить к выполнению условий заключенного с аутсорсинговой компанией договора, необходимо выполнить несколько обязательных действий.

Шаг 1. Внести изменения в учетную политику

Факт передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета провайдеру с указанием даты необходимо зафиксировать в учетной политике компании. Для этого оформите приказ о внесении изменений в учетную политику.

Шаг 2. Экспресс-аудит

Как правило, экспресс-аудит состояния бухгалтерского учета – в интересах самого провайдера, поэтому он проводит его самостоятельно. Экспресс-аудит включает в себя, прежде всего, сверку бухгалтерской базы с первичными документами. Если передать бухучет на аутсорсинг без предварительной проверки, то возможны конфликтные ситуации. Например, при наступлении негативных налоговых последствий из-за ошибки, допущенной тогда, когда передача бухгалтерии на аутсорсинг еще не состоялась.

Кроме налоговых, могут быть и другие последствия или даже потери, к которым, как правило, всегда приводят не выявленные вовремя ошибки. Поэтому результаты экспресс-аудита должны быть зафиксированы в акте, который и отразит фактическое состояние учета.

Также в акте при необходимости будут отражены в отношении фактов хозяйственной жизни:

• наличие искажений;
• несоответствие бухгалтерской базе данных;
• отсутствие документов;
• иные выявленные факты.

В рекомендательной части акта провайдер зафиксирует, например, следующее:

• необходимость восстановления учета;
• необходимые исправления, которые нужно внести в учет.

Также возможны рекомендации по составлению локальных нормативных актов, которые обоснуют уже сложившуюся логику отражения фактов хозяйственной жизни компании. Это могут быть приказы, распоряжения, внутрифирменные положения.

Шаг 3. Завершающий

После внесения исправлений или даже восстановления учета процесс передачи бухучета на аутсорсинг можно считать завершенным, а компанию – полностью или частично свободной от непрофильного для нее вида деятельности – бухгалтерии. Можно перейти к шагу 3 сразу после шага 1, однако в этом случае переложить на аутсорсинговую компанию ответственность в полной мере будет затруднительно.

В случае передачи бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice вы можете спокойно заниматься бизнесом и не беспокоиться за учет в вашей компании – он будет безупречным и под контролем. С налаженными бизнес-процессами и технической оснащенностью учета в 1C-WiseAdvice вы даже не почувствуете, что бухгалтер обслуживает вас на аутсорсинге.

Бухгалтерский аутсорсинг: какие риски могут возникнуть?

• Потеря репутации. Может возникнуть в случае некачественного оказания бухгалтерских услуг сторонней компанией.
• Операционный. Такой риск возникает из-за некомпетентности специалиста, предоставляющего услуги аутсорсинга, или из-за некачественных технологий.
• Снижение скорости реагирования. Существует риск, связанный с неоперативным реагированием на проблемы в бухгалтерском учете.

При подписании документа следует обращать внимание на три важных аспекта:

1. Правила оказания услуги или регламенты. В договоре они должны быть проработаны детально, так как процедура бухгалтерского аутсорсинга комплексная.
2. Наличие страхования ответственности перед клиентом. Надежные аутсорсинговые компании обычно имеют полис страхования ответственности. 
3. Перечень услуг. В договоре должен быть описан полный перечень услуг, который входит в стоимость обслуживания, и который возможен за дополнительную плату. Зачастую компании с низкой стоимостью услуг «на входе» добирают свою выручку в процессе обслуживания. 

Как выбрать аутсорсинговую компанию для ведения бухгалтерии?

масштаб бизнеса, его возраст (крупные компании с большим опытом работы успели накопить достаточно ресурсов для развития в таком зрелом технологичном бизнесе; они смогут обеспечить взаимозаменяемость сотрудников, должный контроль качества);

наличие детализированных регламентов (подробные регламенты являются гарантией стандартов работы компании, по которым обучаются ее сотрудники; с их помощью вы будете лучше понимать принцип функционирования аутсорсера);

технологичность (крупные компании владеют дорогостоящими информационными технологиями, которые позволят контролировать качество, сохранность, конфиденциальность информации);

финансовая ответственность (крупные аутсорсинговые компании обычно страхуют риски, обращайте внимание на репутацию их страховой компании, интересуйтесь условиями страхования, размером покрытия, порядком и сроками выплаты возмещения);

рекомендательные письма (хорошие компании-аутсорсеры могут предоставить отзывы клиентов на фирменном бланке, с подписью, печатями);

стоимость услуг (если провайдер предлагает стоимость в 4 раза ниже, чем у остальных, есть вероятность того, что многие услуги будут осуществляться за дополнительную плату, это тоже нужно учитывать);

группа обслуживания (немаловажно проверить сотрудников – запросить информацию об их квалификации, релевантном опыте и клиентах, с которыми они работали).

Поинтересуйтесь, может ли бухгалтерская фирма провести бесплатный экспресс-аудит

Экспресс-аудит бухгалтерии – это предварительное знакомство с вашей уже ведущейся отчетностью. Хорошему бухгалтеру не потребуется много времени, чтобы понять, в каком она состоянии. Такой экспресс-аудит в интересах самого исполнителя бухгалтерских услуг. Если некоторые участки бухгалтерского учета запущены, то есть не велись правильно и своевременно, то, возможно, потребуется их восстановление. Вы можете оставить заявку на проведения бесплатного аудита бизнеса на нашем сайте, аудит проводится 3-4 часа, результат будет предоставлен в виде отчет:

Обещание качественных бухгалтерских услуг по минимальным тарифам без знакомства с вашими документами – признак безответственного исполнителя. Конечно, если вы только начали работу, то никакими «скелетами в шкафу» еще не обзавелись, в этом случае экспресс-аудит необязателен.

Узнайте, можете ли вы получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии

Современные компьютерные технологии уже давно используются при оказании бухгалтерских услуг. Это не просто удобство для бухгалтера или клиента, а сегодняшнее требование налогового законодательства. Например, есть такие виды отчетности, которые принимаются только в электронном виде, и эта тенденция будет и дальше развиваться.

Большим плюсом хорошего аутсорсера будет наличие собственного программного обеспечения, работающего в «облачном» формате. Это означает ваш круглосуточный бесперебойный доступ к своей отчетности и документам в личном кабинете, возможность задать вопрос специалисту, отслеживать расчеты с контрагентами и другие платежи и т.д. На случай прекращения договора с аутсорером вам должен быть гарантирован перенос вашей информационной базы в полном и неизменном объеме, для запуска ее на другом оборудовании.

В итоге, выбирая компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, вы должны быть уверенными в следующем:

1. Компания появилась на рынке не вчера, известна широкому кругу клиентов и имеет хорошую репутацию.
2. Аутсорсер готов предоставить вам тестовый бесплатный (или частично оплачиваемый) период оказания бухгалтерских услуг.
3. Вы можете заранее подробно ознакомиться с проектом договора на оказание бухгалтерских услуг.
4. Компания гарантирует соблюдение конфиденциальности полученной от вас информации.
5. Исполнитель может, при необходимости, провести бесплатный экспресс-аудит вашей бухгалтерии.
6. Вам понятно, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги, ценообразование можно назвать гибким, пакет услуг всегда можно дополнить или сократить.
7. При необходимости компания может представить ваши интересы в налоговых органах.
8. Аутсорсер готов провести для вас мероприятия по налоговой оптимизации.          
9. Вы убедились, что компания может подтвердить высокую профессиональную подготовку своих работников.
10. Вы можете получить онлайн-доступ к своей бухгалтерии в любое время.

А чтобы вы без каких-либо материальных рисков могли попробовать вариант аутсорсинга бухгалтерских услуг и решить подходит ли он вам, мы совместно с фирмой 1С готовы предоставить нашим пользователям 

Если наша статья помогла вам разобраться в том, как выбирать компанию — аутсорсера бухгалтерских услуг, пожалуйста, поделитесь ею с друзьями — пусть она поможет и им. Нам будет очень приятно!

Функции и полномочия

Работа бухгалтера основывается на действующих законодательных нормах и подчиняется им. Это:

• своевременное отражение хозяйственных операций в первичных документах и на счетах БУ;
• ведение расчетов, кассовых операций в учете;
• начисление оплаты труда и аналогичных платежей: больничных, отпускных, командировочных, выходного пособия, расчет «зарплатных» налогов и взносов;
• подготовка и отправка отчетности в контролирующие органы;
• финансовая отчетность, используемая в оперативном и стратегическом планировании и руководстве;
• совместно с руководителем фирмы – разработка учетной политики и ее осуществление.

Нередко бухгалтер выполняет функции кадровика, аналитика, учетчика и экономиста, в особенности если речь идет о малом бизнесе. Очевидно, что и объем работы, которую берется выполнять сторонняя фирма, может быть разным.

Пример: руководитель считает целесообразным поручить партнерам только оперативный бухгалтерский учет и подготовку отчетности, а кадровые вопросы планирует решать на месте, в офисе – лично или через штатного сотрудника-кадровика.

При заключении договора на аутсорсинг каждая услуга прописывается отдельно. Оплата также будет производиться отдельно по каждому пункту: взаимодействие с банком, кассовый учет, общий учет, кадровые функции, и т.д. Аутсорсингом могут пользоваться и крупные фирмы, если им нужен опытный главбух, а штатные рядовые бухгалтеры уже есть.

Первичные документы, на основе которых ведется учет, предоставляет, как правило, руководитель фирмы, за ошибки, содержащиеся в них, отвечает также руководитель.

Аутсорсинговая фирма возьмет на себя ответственность, если имеет место именно ее ошибка, повлекшая за собой негативные последствия для клиента. С юридического лица вполне реально взыскать штрафы, пени, неустойки по договору.

Плюсом будет и возможность пользоваться услугами постоянно, ведь на аутсорсинге проблема соблюдения норм ТК РФ (отпуск, больничный бухгалтеру) для руководителя бизнеса отсутствует.

Нельзя обойти вниманием и ряд отрицательных моментов:

1. Учет ведется «здесь и сейчас», планировать совместную работу на перспективу сложно.
2. Сторонняя фирма может не учитывать нюансов деловых взаимоотношений фирмы-клиента и ее партнеров.
3. Оперативное решение вопросов, касающихся учета, осложнено удаленностью работающего с клиентом бухгалтера.

Договор на услуги аутсорсинговой фирмы необходимо внимательно изучить. В нем должны быть полностью учтены интересы клиента: соблюдение коммерческой тайны, передача дел другому сотруднику фирмы, оказывающей услуги, если прежний уволился или болеет. Эти «мелочи» обеспечивают непрерывный качественный учет на аутсорсинге.

Учет в режиме аутсорсинга обходится в целом дешевле, чем оформление бухгалтера в штат и выплаты ему согласно ТК РФ.

Самое сокровенное

Передача функций по ведению бухгалтерского учета на сторону – несомненно, кардинальное изменение в жизни компании. Отказ от привычки иметь бухгалтера, что называется, под рукой, а также необходимость передавать во вне «сокровенную» информацию означает выход далеко за пределы зоны комфорта.

Дискомфорт испытывают даже те руководители, которые считают бухгалтерию «необходимым злом». С другой стороны, закрытой информации все меньше из-за электронного документооборота между компаниями, а также внедрения налоговиками:

• АСК НДС (программный комплекс, сопоставляющий данные счетов-фактур из приложений к налоговой декларации по налогу на добавленную стоимость);
• онлайн-касс;
• регулярных запросов выписок с расчетных счетов налогоплательщиков для камеральных проверок.

К тому же, как показывает наша богатая практика общения с собственниками самых различных бизнесов, бухгалтеры норовят заболеть или заявить о своем увольнении в самый неподходящий момент. Некоторые из счетных работников настолько обидчивы, что готовы устроить своему работодателю перед уходом весьма неприятный сюрприз (например, сымитировать «хакерскую атаку» на бухгалтерскую базу и требовать деньги за ее возвращение).

Пожалуй, единственное, по-настоящему сокровенное – это реальный доступ к распоряжению деньгами. Особенно, если бухгалтер, подписывающий платежные поручения и докладывающий о ситуации с расчетными счетами, – из узкого круга доверенных лиц. Однако это лишь малая часть функционала бухгалтерии.

Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?

Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.

Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:

• каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
• есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
• срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
• сумма страхового покрытия.

Спросите, как формируется счет на оказанные бухгалтерские услуги

Экономия расходов на бухгалтерские услуги — это один из ключевых критериев, который побуждает клиентов обращаться в компании-аутсорсеры. Мы уже сравнивали плюсы и минусы разных вариантов бухгалтерского обслуживания, в том числе и по параметру величины таких расходов. Всегда ли получение услуг от бухгалтерской компании будет самым выгодным для вас вариантом? Нет, не всегда, но в большинстве случаев сэкономить деньги аутсорсинг бухгалтерских услуг позволяет, и иногда очень существенно.

Гибкая система ценообразования – это преимущество тех фирм, которые в хорошем смысле умеют ставить дело на поток. Такой аутсорсер может предложить вам разную стоимость тарифов в зависимости от целого ряда факторов: количества хозяйственных операций, выбранного налогового режима, численности работников, необходимости ведения первичной документации, календаря вашей отчетности и др. Будет иметь значение и сезонность/неравномерность вашей деятельности.

Хорошая бухгалтерская компания даст вам возможность передать на внешнее обслуживание определенное число хозяйственных операций или участков бухгалтерского учета. Например, это может быть только кадровый учет или сдача отчетности, а если вам понадобятся дополнительные бухгалтерские услуги, то вы без проблем сможете их получить.

В выставленном счете должно быть четко указано — за какие именно бухгалтерские услуги и в каком объеме вы платите. Если аутсорсер заинтересован в вас, как в клиенте, то он предложит вам максимально подходящий вариант.

Ответственность бухгалтерской фирмы

Бухгалтер на аутсорсинге можно призвать к ответственности в нескольких случаях. Среди них:

• несоблюдение сроков сдачи отчетности;
• некорректное исчисление налогов;
• потеря или нарушение целостности документа в результате неправильного архивирования.

Большинство бухгалтерских фирм заявляют, что несут ответственность за результат своей работы. Однако объемы этой ответственности сильно различаются.

Профессиональная ответственность 1С-WiseAdvice застрахована по расширенному перечню рисков и закреплена Договором. Мы — единственная компания на рынке, которая финансово отвечает перед клиентами в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже в случае, если действие Договора на обслуживание уже закончилось.

Ответственность бухгалтерской компании за ошибки в учете, которые привели к претензиям ФНС, может быть ограничена в случае, если эти неточности были допущены по вине клиента. Привлечь к ответственности аутсорсинговую фирму не выйдет, если:

• компанией-клиентом были предоставлены подложные документы;
• предоставлены не все первичные документы;
• клиент поздно перечислил налоги, хотя информация была доведена до него своевременно.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1

На аутсорсинг передана подготовка и сдача отчетности. Бухгалтерской компанией был сделан неверный расчет налогов.

В случае, если были предоставлены качественные первичные документы, то ответственность за ошибку несет аутсорсер.

Если качественные первичные документы переданы не были, то ответственность за неверный расчет налогов несет клиент.

Наша компания добровольно расширила перечень страховых случаев, финансовая компенсация которых не является страховым случаем и осуществляется из личных средств 1С-WiseAdvice.

Например, если допущены ошибки в платежных реквизитах для уплаты налогов, либо ошибки в статистической отчётности, то мы компенсируем штрафы и пени, возникшие в результате этих ошибок из собственных средств.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью доверило аутсорсинговой фирме участок учета — расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Рассчитывая зарплату и межрасчетные выплаты сотрудникам клиента, провайдер допустил ошибки. Вина бухгалтерской компании очевидна.

Если возникли ошибки в расчетах заработной платы и зарплатных налогов из-за непредоставления (либо несвоевременного предоставления) клиентом информации о приеме/увольнении сотрудников. командировках, отпусках, больничных листах, то в этом случае очевидна ответственность клиента.

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью передало на аутсориснг бухгалтерский учет в полном объеме. В процессе обработки первичной документации бухгалтер допустил ошибку, которая отразилась на отчетности и была выявлена налоговой инспекцией.

В этом случае очевидна ответственность бухгалтерской организации, из-за ошибок которой заказчику были выставлены претензии. Согласно условиям договора аутсорсинговая компания должна компенсировать все санкции, возникшие по ее вине.

Бухгалтерская компания отвечает юридически и материально за неточности и ошибки, результатом которых стали претензии контролирующих органов к заказчику услуг. Она должна будет компенсировать все возникшие по ее вине штрафы и пени.

Практические моменты в договоре аутсорсинга

После передачи функций бухгалтерского учета на аутсорсинг важно согласовать с провайдером:

• график основных хозяйственных событий (выплата заработной платы, рассылка контрагентам закрывающих документов и пр.);
• график документооборота.

Если ваша компания применяет электронный документооборот еще не со всеми контрагентами, важно определить регулярность, с которой курьер провайдера будет забирать «первичку».

Обязательно обсудите вопрос хранения документов. Например, будет ли провайдер обработанные документы:

• возвращать вам обратно;
• сдавать в архив, с которым у вас заключен договор;
• хранить в собственном архиве.

Выясните, каким образом будет открыт доступ к бухгалтерской базе, чтобы при необходимости можно было отслеживать и контролировать работу исполнителя, вносить в нее коррективы. Здесь могут быть разные варианты:

• онлайн-системы (CRM) для контроля в режиме реального времени;
• распечатки регистров бухучета в бумажном виде или отправленные по электронной почте.

Отметим, что с широким распространением электронных подписей и интернет-технологий отсутствие бухгалтера непосредственно в офисе заказчика большого значения не имеет.