Как написать правильное сопроводительное письмо к резюме: подробный план и примеры

Вопросы по теме «Примеры сопроводительных писем к резюме»

Вопрос: Можно ли отправить работодателю только сопроводительное письмо?

Ответ: Это бессмысленно, так как документ лишь дополняет, но не заменяет собой резюме.

Вопрос: Если я не напишу сопроводительное письмо, станут ли рассматривать мое резюме?

Ответ: По статистике лишь небольшая часть рекрутеров откладывает в сторону резюме без письма (но ни все же есть). Но законодательно обязанность его составления не закреплена. Поэтому в случае, если требование сопроводить резюме письмом не указано в вакансии, оформлять его не обязательно. Однако рекомендуется все же написать небольшой сопроводительный текст, повышающий шансы на привлечение внимания рекрутера.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное письмо представляет собой текст небольшого объема, который отправляется рекрутеру вместе с резюме. Чаще всего такое письмо является самим сообщением, к которому резюме прикладывается прикрепленным файлом. Когда резюме отправляется через специальные интернет-порталы для поиска работы, как правило, предоставляется специальный бланк, в котором размещается сопроводительное письмо.

В подобном письме можно указать некоторые факты о соискателе, которые не вошли в резюме. Бывает, что существует какая-то информация, которую необходимо сообщить работодателю, а в резюме ее писать не совсем уместно. В таком случае сопроводительное письмо – наиболее удачная возможность. Хорошим примером информации, которую можно указать в таком письме – причины, почему соискатель хочет работать именно в этой компании.

Хорошее письмо, сопровождающее резюме, не является его упрощенным вариантом

Характер этой информации более личностный, с помощью нее соискатель может обратить внимание работодателя на то, что не указано в резюме, подчеркнуть необходимые нюансы. Также сопроводительное письмо является дополнительным поводом хорошо себя зарекомендовать

Идеальное сопроводительное письмо нацелено на то, чтобы показать, что соискатель заинтересован в получении вакансии, активен и действительно хочет работать именно в этой компании.

Структура сопроводительного письма

Эффективное сопроводительное письмо состоит из 3–4 абзацев до 5 предложений в каждом. Старайтесь использовать простые предложения без сложных синтаксических конструкций и дополнений. Стройте рассказ логически, избегайте повторений и неважных вещей. Выполнить все условия вам поможет базовая структура сопроводительного письма:

Введение. Начните сопроводительное письмо с приветствия. По возможности обращайтесь к адресату по имени. После этого сразу напишите, по какому поводу вы пишите письмо, на какую должность и в какую компанию претендуете. Хорошо еще написать, где именно вы нашли объявление с вакансией, и уже в первых строках указать, почему подходите именно вы.

Основная часть. Следующие 2–3 абзаца посвятите подробному описанию своих навыков, образования и опыта работы

Важно не просто перечислить обязанности, а подтвердить их результатами, которых вы добились на предыдущем месте работы. И обязательно напишите, чем ваш опыт может быть полезен компании.

Заключение

Напишите предложение, в котором вы подчеркнете свои самые сильные стороны и попросите рекрутера связаться с вами. Для этого оставьте все свои контакты: email, телефон, ссылки на социальные сети и мессенджеры. Старайтесь указать все возможные каналы, по которым вас можно найти. Такая концовка письма напоминает CTA — призыв к действию.

Плюсы и причины оформить

Наличие письма хорошо демонстрирует соответствие кандидатуры высоким требованиям стандартов бизнеса. Более того, именно оно (а не разговор по телефону) помогает в достижении целого ряда целей, к примеру:

• демонстрация навыков грамотной письменной речи;
• акцент на мотивации, что имеет значение для сотрудников, меняющих направление деятельности;
• предоставление информации о тех профессиональных сторонах и навыках работника, которые выгодны для «продажи» претендентом потенциальному нанимателю;
• индивидуальный алгоритм поиска нового рабочего места (резюме формализовано и стандартизировано, письмо поможет показать интерес к конкретной вакансии);
• возможность показать пример заинтересованности в работе в конкретной организации.

О чем писать возможному работодателю

Неопытные в деле написания подобных документов люди, мечтающие о хорошей должности, не вполне уверены, какие данные должны содержаться в сопроводительном письме. Плоды такого подхода чаще всего содержат:

• дублирование информации из резюме;
• льстивые лозунги в честь компании-работодателя;
• самовосхваление без конкретных доказательств;
• общие слова, штампы, канцеляризмы.

В идеале сопроводительное письмо должно ответить рекрутеру на три важных вопроса, которые и побудят его ознакомится с резюме или принять решение в пользу грамотного специалиста.

1. «Кто пишет?» Письмо даст читающему первичное представление о личности нанимаемого, что невозможно из «сухих» данных резюме.
2. «Зачем я вам?» Необходимо показать компании ее пользу от «приобретения» такого специалиста, как автор резюме.
3. «Зачем вы мне?» Польза должна быть обоюдной, тогда интересы обеих сторон будут совпадать. На этот вопрос и нужно пролить долю света.

Когда и зачем составляется сопровождение

Правила деловой переписки предусматривают обмен документами с партнерами по электронной почте или с курьером, часто — договорами, которые требуется подписать. В такой ситуации к отправлению принято прикладывать сопроводительное письмо, в котором не только перечисляются направленные бумаги, но и поясняется, какие действия ожидаются от получателя. Например, сопроводительное письмо к дополнительному соглашению к договору или просто к договору, который нужно подписать и вернуть отправителю

Важно помнить, что закон не устанавливает требований составлять сопроводительные бумаги, но мы рекомендуем всегда делать это, поскольку они помогают избежать неточностей и возможного недопонимания

Можно выделить две основные функции сопроводительного письма (или, как его часто называют между собой сотрудники, «сопроводиловки»):

• опись направленных документов (если договор, то его название, на скольких листах он составлен, сколько копий);
• указания к действию (например, подписать договор и вернуть одну из копий отправителю).

Поскольку текст сопроводительных бумаг включает опись, рекомендуется составлять их в двух экземплярах: один получатель оставляет себе, а на втором расписывается в получении и возвращает отправителю. После этого сопроводительное письмо нужно зарегистрировать и хранить, как любую важную корреспонденцию. Такой подход помогает решить множество спорных ситуаций.

Для бухгалтерии факт отправки несет только информативный характер в части составления планов доходов и расходов. Отражение фактов хозяйственной деятельности на основании такой бумаги не производится.

Поскольку оно не является обязательным, то и требований к оформлению и содержание нормативно не установлено. Но следует помнить, что в 2020 году правила оформления писем подпадают под действие стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 от 03.03.2003 года. Можно составить такую структуру:

1. Шапка.
2. Номер и дата.
3. Обращение.
4. Текст.
5. Приложение.
6. Подписи и печать.

Разберем некоторые из них подробнее.

ХРАНИМ СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА

Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.

Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010):

• переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектов

Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);

• переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);

• переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);

• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).

Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить. Уничтожение также проводится в общем порядке.

Тонкости сопроводительного письма

Тем временем предлагаем выделить базовые тонкости, нуждающиеся в упоминании для расширенной формы сопроводительного письма:

• Ссылки на источник или источники, откуда бралась вами информация о вакансии.
• Предложение для работодателя на взвешенное рассмотрение кандидатуры человека, написавшего письмо.

Описание или ссылка на желанную должность или несколько должностей, которые вас заинтересовали.
Ёмкая и не длинная выдержка из резюме, в которой описываются персональные должностные навыки и преимущества конкретного кандидата, то есть вас

Важно, чтобы все выписанные достоинства были необходимы для конкретной вакансии, удовлетворяли её требования.
Неизменным должно быть убеждение представителей кампании в вашей безукоризненной готовности к работе со всей возможной отдачей и результативностью. Неплохо так же упомянуть о привлекательности карьерного роста по вакансии, если таковой был описан и возможен.

Желание предоставить белее полную и точную информацию о себе на личном интервью или непосредственном собеседовании в организации-нанимателе

Важно подчеркнуть свою заинтересованность в личном контакте с представителями для демонстрации навыков

Важные моменты, о которых надо помнить

Пишите, сокращайте

Краткость не только сестра таланта, но и кузина обратной связи. Хотите, чтобы на ваши сопроводительные отвечали, — пишите коротко. Коротко — не лист А4 шестым кеглем. Коротко — это 3–4 абзаца по 3–5 строчек.

Купите себе книгу Ильяхова «Пиши, сокращай», положите на рабочий стол, и пускай она станет вашей библией в написании деловых писем. Ну, не надо писать «доброго времени суток», «заранее спасибо», «прошу рассмотреть мою кандидатуру», «позвольте представиться» и т. д. Выдавливайте из себя человека-советикуса и любовь к официозу.

Руководствуйтесь здравым смыслом

Если вы любитель пошутить, то тысячу раз подумайте, поймут ли вашу гениальную сатиру. Если вы коллекционируете бабочек, подумайте, стоит ли об этом узнавать работодателю из вашего сопроводительного. Если вы откликаетесь в 12 ночи, подумайте, адекватно ли требовать от работодателя обратной связи в 7 утра следующего дня. Здравый смысл — наше всё.

Структура

Письмо, сопровождающее резюме, является официальным документом, который подчиняется требованиям к деловой переписке. Поэтому текст должен иметь логические разделения на следующие части:

1. Приветствие.

Эта строка открывает документ и содержит вежливое обращение к адресату. Как правило, в нем указывается имя и отчество руководителя организации. Примерами приветствия являются: «Уважаемый,…», «Здравствуйте, …», «Dier, …».

Можно ограничиться только фразой «Здравствуйте». Исключите неформальные обращения.

1. Основная часть.

Основной текст письма не должен быть слишком большим, это не всегда положительно воспринимается рекрутером. Важным является кратко изложить следующие моменты:

источник информации о вакансии;
должность, на которую составлено резюме соискателя;
параметры привлекательности работы в этой должности для вас (новые задачи, реализация своих профессиональных возможностей и т.д.);
ваш опыт, который станет важным для получения этой вакансии;
дополнение к информации, отраженной в резюме;
в заключение укажите на готовность пройти собеседование, ответить на вопросы и поблагодарите за внимание.

1. Прощание.

Завершается документ прощанием в деловом стиле. Например, «С уважением». Дополните текст своими контактными данными, по которым с вами можно связаться. Только в этом пункте допустимо скопировать информацию о контактах из текста резюме.

Сопроводительное письмо отражает краткую характеристику претендента, поэтому на каждый пункт допустимо отвести 1-3 предложений. Все три части должны начинаться с нового абзаца.

Возможные варианты

Разобраться, что именно надо писать, вам поможет следующий образец текста.

Пример 2:

«Здравствуйте, Александр Васильевич!

В газете «Кадры» я увидел, что в Вашей организации объявлен конкурс на должность менеджера по продажам. Меня интересует предложенная вакансия. Я соответствую указанным требованиям, ведь у меня на аналогичной должности пятилетний опыт работы. Умение грамотно строить процесс переговоров и знание специфики рынка позволят мне сразу приступить к работе.

Подробную информацию о моих навыках и достижениях можно увидеть в резюме. Буду рад предложению встретиться и рассказать о своем опыте, потенциале и навыках.

Благодарю за время, потраченное на прочтение моего резюме.

Телефон (495)4444444″

Также можете взять за основу другой вариант.

Пример 3:

«Добрый день!

Увидев на сайте вашей организации вакансию руководителя отдела, занимающегося контролем качества выпускаемой продукции, решил отправить свое резюме. Я более двух лет являюсь руководителем ОТК, поэтому все нюансы работы мне уже известны. Я четко выполняю задачи, поставленные вышестоящим руководством, могу эффективно организовать работу людей и следить за выполнением планов на каждом участке. На предыдущем месте работы я смог повысить производительность труда ОТК на 12% путем оптимизации процесса контроля.

Информация об опыте работы указана в резюме. Прошу его рассмотреть. Если моя кандидатура вам интересна, прошу связаться со мной. Телефон (495)5555555.

Благодарю за внимание. Если разобраться, что пишут в сопроводительном письме, то все оказывается не так уж и сложно

Если вы хотите поменять сферу деятельности, то составить его лучше таким образом:

Если разобраться, что пишут в сопроводительном письме, то все оказывается не так уж и сложно. Если вы хотите поменять сферу деятельности, то составить его лучше таким образом:

«Здравствуйте!

Из газеты «Труд» я узнала об открытой в вашей компании вакансии экономиста. Предлагаю вам свою кандидатуру на указанную должность. Настойчивость, умение принимать решения в стрессовых ситуациях, своевременно вникать в нюансы работы, и желание работать в вашей фирме, являющейся лидером на рынке продаж металлоизделий, помогут компенсировать отсутствие аналогичного опыта. Также быстро вникнуть в работу я смогу благодаря наличию высшего экономического образования и двухлетнему стажу работы на должности бухгалтера.

Прошу рассмотреть высланное мной резюме и благодарю за время, потраченное на его прочтение. Готова ответить на дополнительные вопросы в назначенное вами время. Договориться о встрече со мной можно по телефону (495)6666666.

Популярные ошибки

Сейчас рассмотрим неверные моменты, зачастую встречающиеся в сопроводительных письмах новичков, но по большей части отталкивающие работодателей. Три основные проблемы, потенциально присутствующие в вашем письме:

Шаблонность письма. Понимаем, вы стремитесь к стандартам, чтобы организация увидела в вас строгого делового человека, однако подобное отношение моментально убивает интерес читающего. Отдел кадров с лёгкостью может позабыть о вас или просто не уделить должного внимания. Ведь вы ничем не выделяетесь среди тысяч таких же желающих получить должность. Типичное письмо – типичный кандидат.
Дублирование информации

Желание дважды подчеркнуть ваши заслуги понятно, но вряд ли похвально, если брать во внимание тот факт, что у читающего не так много времени. Вы отнимаете слишком много ресурсов для человека, ещё не показавшего себя в деле

Одно и то же читать несколько раз не любит ни кто.
Сарказм, юмор, излишний креатив. Сопроводительное письмо не место для шуток. Этот момент может быть похвален лишь в том случае, если сама кампания делает ставку на таковые качества, подчеркивая их значимость для корпоративной культуры. Во всех остальных случаях – лучше воздержаться.

Шаблон сопроводительного письма к резюме

По правилам сопроводительное письмо оформляют в двух формах:

• Как отдельный документ, если вы отправляете резюме в распечатанном виде;
• Если вы отправляете электронную форму резюме, то сопроводительное письмо должно прилагаться в том же, электронном виде.

Сопроводительный документ по общепринятым правилам предоставляется на отдельном шаблоне, с указанием реквизитов соискателя (в распечатанной или электронной форме).

Как пишется сопроводительное письмо к резюме

При составлении письма следует придерживаться правил написания деловых документов. Обычно сопроводительное письмо составляется при отправке резюме. Если вы заранее создадите шаблон документа, то сможете уже подготовленный текст автоматически копировать, меняя только имена руководителей отдела кадров и названия компаний.

Пример №1

Вниманию HR-менеджера по кадрам Соколовой Е. П.

Уважаемая Елена Петровна!

Меня заинтересовала вакансия администратора в развлекательном комплексе «Город» о которой я узнала на вашем интернет-портале.

Считаю необходимым сообщить Вам, что в административной сфере имею достаточно большой опыт (более 5 лет). Коммуникабельна, хорошо схожусь с людьми, ответственная, в работе педантична.

Резюме прилагаю.

Благодарю за внимание и надеюсь на одобрение. Тел

321-78-87

Тел. 321-78-87

Пример №2

Добрый день!

Меня зовут Евдокия Озерная. Меня заинтересовала вакансия главного менеджера по продажам, открытая на интернет-портале rabota.ru. Имею достаточно большой опыт работы в торговой сфере. На предыдущих должностях занимала место марчендайзера и регионального менеджера. В процессе трудовой деятельности достигла довольно высоких результатов:

• Увеличение продаж на 30%;
• Стимулировала клиентов на покупку наших товаров;
• Разработала и внедрила схему более эффективного управления персоналом.

Поиском нового места работы занимаюсь по причине смены жительства. Резюме прилагаю.

Надеюсь на одобрение своей кандидатуры на предложенную вакансию и благодарю за время, уделенное моей кандидатуре.

Как составить сопроводительное письмо к резюме без вакансии? Есть ситуации, когда организация не размещала ни на одном ресурсе объявление о вакансии, но вы горите желанием работать в этой фирме и предполагаете, что возможно именно для вас найдется должность, соответствующая вашим профессиональным навыкам. Составление такого документа требует индивидуального подхода и максимум внимания к потенциальному работодателю. В этом случае вам нужно решительно заявить о себе, сообщить о готовности личной встречи и собеседования.

Пример №3

Название компании

Данные адресата (ФИО)

Дата отправки

Добрый день!

Я Иванов Иван Иванович инженер металлоконструкций с опытом работы более 10 лет. Работал на различных строительных объектах. Разработал проекты многих конструкций, которые успешно реализованы. Имею налаженные партнерские отношения с металлобазами, под моим руководством находится бригада опытных сварщиков, в наличии профессиональное оборудование.

О вашем предприятии узнал изучая сайты строительных компаний. Изучил деятельность вашей компании и готов получить должность инженера по металлоконструкциям.

Буду вам признателен за интерес, проявленный к моей кандидатуре и обратную связь. Высылаю свое резюме и портфолио проектов. очень надеюсь на плодотворное сотрудничество.

Благодарю за внимание!

Очень важно при написании документа, сопровождающего резюме, сразу заинтересовать работодателя преимуществами перед прочими соискателями. При приеме на работу немаловажное значение имеет человеческий фактор

Задача кандидата вызвать симпатию у кадрового менеджера или руководителя и именно письмо – это залог положительного расположение в ваш адрес.

Сопроводительное письмо — универсальный документ, применяющийся в самых различных направлениях хозяйственной деятельности предприятия. Правильно составленная «сопроводиловка» избавит все стороны от множества недочётов и неясностей. Как написать сопроводительное письмо к документам?

# О чем писать в сопроводительном письме работодателю

Содержание письма для устройства на работу должно сводится к ответу на три главных вопроса, которые в идеале, и спровоцируют работодателя на просмотр резюме или личную встречу:

1. Кто я такой? После прочтения, о вас должно сложиться позитивное первое впечатление.
2. Зачем я вам? Нужно доказать свою ценность и способность принести пользу организации.
3. Зачем вы мне? Сделка будет выгодной, если интересы соискателя и нанимателя совпадают.

Если у вас отсутствует опыт работы – это ещё не значит, что занять вакантное место не получится

В сопроводительном тексте нужно правильно акцентировать внимание нанимателя, а для составления резюме лучше использовать целевой шаблон

Отсутствие опыта следует компенсировать другими значимыми сведениями: образованием, качествами и желанием работать.

Выделите из вакансии основные требования к кандидату и оберните их в свои достоинства, также делайте упор на точки соприкосновения имеющихся знаний с желаемой позицией.

Когда вы решили трудоустроиться в определенную компанию, без открытой вакансии – вашим основным мотивом должна стать заинтересованность в данной, конкретной фирме.

Мнение эксперта
Екатерина Троицкая
Менеджер по подбору персонала

Не смотря на то, что некоторые работодатели легко идут на контакт, а к другим нужно искать подход – всегда можно добиться обратной связи.

Требуется изучить максимальное количество фактов об организации: услуги, проекты, начальство, достижения… После, убедите рекрутера в осознанном выборе предприятия для трудоустройства, обоснуйте причины своего выбора и наличии опыта работы в смежных отраслях. В заключении попросите менеджера ознакомиться с резюме и предложить вам релевантные вакансии или стажировку в ответном письме.

Рекомендации по написанию сопроводительного письма с примерами

Перед тем как писать сопроводительное письмо, обратите внимание на некоторые нюансы, чтобы текст вашего письма был максимально корректным и эффективным:

Шаблон. Оформление и дизайн вашего сопроводительного письма должны вызвать положительное первое впечатление. Документ должен выглядеть качественно и презентабельно. Существует множество сайтов-конструкторов и программ-редакторов по созданию такого рода документов, например, очень простой и удобный визуальный редактор Canva. В Canva представлены уже готовые шаблоны и образцы работ (в том числе, и бесплатные). Или же можете самостоятельно создать документ в Microsoft Office Word.
В шапке сопроводительного письма обязательно укажите контактную информацию, как свою, так и компании, которой предназначен документ. Укажите дату.

Адрес электронной почты должен быть официальным, серьезным и понятным: откажитесь от marishka75@gmail…, пусть электронный адрес состоит из вашего имени и фамилии marina.naumova@gmail…
После контактной информации следует непосредственное обращение к работодателю. Если не знаете имя и фамилию начальника отдела, менеджера по персоналу или директора, найдите информацию на официальном сайте компании

В любом случае, личное обращение намного выигрышнее, чем безликое приветствие «добрый день».

В первом (вступительном) абзаце крайне важно не допустить ошибку. Работодатель получает в день сотни сопроводительных писем и резюме, большинство из них он не прочитывает до конца

Поэтому не пишите слишком обобщенно и размыто.

Плохо:

Лучше сразу опишите 2-3 своих топ-достижения в профессиональной сфере. Хорошо:

6. Убедите менеджера по персоналу/директора, почему именно вы является лучшим кандидатом на должность. Для начала пересмотрите, какие требования выдвигает компания к кандидату, например:

• поиск и привлечение клиентов;
• подготовка коммерческих предложений;
• ведение переговоров;
• умение убеждать и вызывать доверие.

Теперь на основании этих требований опишите свои профессиональные навыки:

7. Следующий этап: вам необходимо убедить менеджера по персоналу, почему именно вы подходите компании.

Для начала погуглите и найдите информацию о компании: ценности, культура, услуги и товары. Пользовались ли вы сами услугами или товарами данной компании? Приветствует ли компания творческий, инновационный подход к работе?

Допустим, на сайте компании Xnet (компания вымышленная) написано следующее: «Компания Xnet открыта для новых людей и новых идей, приветствует использование технологий везде, где они могут улучшить и облегчить нашу жизнь: всегда оставаться на связи, быть в курсе событий, делиться информацией и пользоваться преимуществами быстрой и удобной коммуникации.

Используем эту информацию для своих целей. На выходе нас ждет следующий результат:

8

В заключительном абзаце можете указать информацию, которую считает важной и не успели изложить ранее, поблагодарите менеджера/директора за потраченное время, и не забудьте о призыве к действию:. 9

Формальное прощание:

9. Формальное прощание:

«С уважением…»

«Буду ждать от Вас ответ»

«Удачного дня!»

«С искренними пожеланиями…»

«С наилучшими пожеланиями…»