Инструкция по делопроизводству

Свободные и унифицированные формы приказов, их содержание

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» введены образцы приказов по личному составу (учету кадров). К указанным документам относятся:

• приказы о приеме на работу;
• приказы о переводе;
• приказы об отпуске;
• приказы о командировке;
• приказы о поощрении;
• приказы об увольнении.

Однако соблюдать названные формы, согласно Информации Минфина России № ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»», необязательно. То есть работодатель при желании может создавать и использовать свои бланки приказов — и это удобно, поскольку помимо перечисленных выше существует масса других моментов, которые также должны быть отражены в соответствующих приказах. Например, на практике часто издаются приказы:

• о взыскании;
• совмещении;
• замещении;
• привлечении к сверхурочным работам;
• надбавке;
• дежурстве и др.

При этом самостоятельно разработанные акты должны содержать определенный набор реквизитов (ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). К ним относятся:

1. Наименование приказа.
2. Дата составления.
3. Наименование предприятия.
4. Содержание (обстоятельства) факта хозяйственной деятельности.
5. Денежная или натуральная величина описываемого явления.
6. Данные сотрудника, интересы которого затрагивает документ.
7. Подпись лица, которое заверяет кадровые приказы.

Также при составлении приказов можно руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст. Хотя этот акт носит рекомендательный характер, в нем раскрыты все правила образцового оформления документов, которые следует применять в целях достижения единообразия делопроизводства.

В крупных организациях дополнительно существует процедура визирования проектов приказов. К числу сотрудников, согласовывающих приказы по учету кадров, обычно относятся:

• начальник кадровой службы;
• бухгалтер;
• непосредственный начальник работника, в отношении которого издан приказ;
• юрист.

После визирования документ подписывает или отправляет на доработку руководитель предприятия.

Далее приводим пример приказа, составленного в свободной форме с соблюдением всех реквизитов (номера реквизитов указаны верхним индексом).

Словесно-цифровой способ

Словесно-цифровой способ имеет несколько разновидностей. На документах со сведениями финансового характера предыдущий пример выглядит следующим образом:

01 сентября 2012 года или 01 сентября 2012 г.

Если в состав даты входит день месяца (число), месяц и год, то возможно различное написание:

• цифрами: 22.08.2007;
• словами и цифрами: 22 августа 2007 года; 22 августа 2007 г.;
• только словами: двадцать второе августа две тысячи седьмого года.

Если дата записывается цифрами, то слово года или сокращение г. после даты не требуется.

В первом квартале 2012 года.

Если дата состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то ее написание имеет следующую форму:

• в апреле 2012 г.;
• в октябре-ноябре 2011 г.;
• в I квартале 2012 г.;
• в III-IV кварталах 2011 г.;
• в первом полугодии 2012 г.

Слово «год» опускается при его цифровом обозначении на титульном листе, обложке, а также в выходных данных библиографического описания.

Календарные сроки в тексте пишутся так:

Период, ограниченный пределами двух лет или года и десятилетия, принятое сокращение слова годы – гг.

Следует писать: 2000–2002 гг. Такое сокращение читается как «двухтысячный – две тысячи второй годы».

• в 1992—1993 гг.;
• в период 1985 г.—1990-е гг. (год и десятилетие).

Обратите внимание: между числами ставится тире, без пробелов с обеих сторон. Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е

начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

Все виды некалендарных лет (учебный, бюджетный, отчетный год), т. е. начинающихся в одном году, а заканчивающихся в другом, пишут через косую черту:

В остальных случаях между годами ставится тире. Например: освободить от взимания налога в 2011—2012 гг.

Квартал обозначается римской цифрой, но полугодие пишется полностью:

При римских цифрах падежные окончания (наращения) не ставятся: в I квартале (но не в 1-м квартале).

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц,день месяца, 2006.04.05. Это особенно удобно для поиска документов в больших архивах.

Международной организацией по стандартизации (ISO) в связи с внедрением информационных технологий рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. В соответствии с ГОСТ ИСО 8601-2001) пример написания даты 1 сентября 2006 года вы глядит следующим образом:

• 20060901 (основной формат);
• 2006-09-01 (расширенный формат);
• 06-09-01 (сокращенный формат).

В тексте всех видов изданий, кроме изданий научно-технических документов, время дня обозначается в последовательности: часы, минуты,секунды. Например:

• Было 7 часов 45 минут 30 секунд;
• На часах было 12 часов по полудни.

Следует различать число единиц времени, когда применяется сокращенное обозначение единиц (Прошло 6 ч 30 мин 45 с), от обозначения времени дня, когда чаще всего слова часы, минуты, секунды употребляются в развернутом виде (см. пример выше).

Форма представления времени дня в научно-технических документах установлена в ГОСТ ИСО 8601-2001. Последовательность написания та же, что и в других текстах, но между числами стандарт требуется ставить двоеточие: 23:30:10 (23 часа 30 минут 10 секунд). То же время дня с уменьшенной точностью: 23:30 (23 часа 30 минут).

Сокращенное представление: 30:10 (30 минут 10 секунд).

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишут первое число и имена собственные:

• Восьмое марта,
• Новый год,
• День металлурга,

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Подробное указание дат со временем

Иногда в официальной документации указываются не только даты, но и конкретное время отправления бумаг.

В сообщениях для обозначения времени до полудня употребляется сокращение a. m., а после полудня р. m.: 10.30 a. m. 4.45 p.m. При чтении времени a. m. и p.m. обычно заменяют выражениями in the morning (утра), in the afternoon (дня), in the evening (вечера), at night (ночью).

Например, если пишется 10.30 a. m., то произносят eleven thirty in the morning или half past ten in the morning. Если нужно сказать о ночном времени пишем 2.15 a. m. и читаем two fifteen at night или a quarter past two at night.

Года в английском языке

Интересно, что в дате слово «год» — «year» англичане не пишут после числового значения года.

Примеры:

1. Alexander and Sofia got married in 2014. – Александр и София поженились в 2014 году.
2. I moved at Tokyo in 2004. – Я переехал в Токио в 2004 году.
3. I wanted to sell my car in nineteen thirteen. — Я хотел продать свою машину в 1913 г.

Но есть словосочетание — «in the year of», в порядке исключения оно используется в официально-деловом варианте. При указании даты употребляется, как правило, перед годом, например: in the year of 1876 – в 1876 году.

Пример

The contract was revoked in the year of 1998. – Контракт был аннулирован в 1998 году.

Если в тексте следует указать год, век до н. э. или после н. э., то после указанной даты сразу пишут B.C. (Before Christ, до н. э.) или A.D. (Anno Domini, н. э.). B.C. ставится только после числа, а A.D. – как после, так и перед числом: 210 B.C. – 216 год до нашей эры или 600 A.D. или A.D. 600 – 600 год нашей эры.

Примеры:

• Dinosaurs appeared on Earth about 230 000 000 B.C. — Динозавры появились на Земле примерно 230 миллионов лет до нашей эры.
• The city of Sochi was founded in 1838 A.D. – Город Сочи был основан в 1838 году нашей эры.

Что нового в правилах оформления документов?

Отметим несколько моментов. В новом ГОСТе:

— подробно описано, как создавать документ: нумеровать страницы, использовать шрифт, делать отступы и межстрочные интервалы;

— изменены требования к заверению копий документов, передаваемых в другие организации, в том числе копий кадровых документов (трудовых книжек и пр.);

— предусмотрена возможность согласовывать документ и оформлять резолюцию в электронном виде.

— обновлен список реквизитов, например, отдельным реквизитом стало название филиала, представительства или иного подразделения, которое создало документ. Оно указывается под наименованием организации.

— появился «гриф ограничения доступа к документу» с ограничительной надписью, например «Конфиденциально» или «Коммерческая тайна».

— многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа.

Пять правил нумерации кадровых приказов

Ни один НПА не устанавливает порядок присвоения номеров внутренним документам работодателя. Однако есть базовые правила, которые обусловлены целями нумерации и основываются на положениях архивного законодательства. Перечислим основные моменты.

Правило 1. Приказы с разными сроками хранения должны иметь отдельную нумерацию

Это правило вытекает из п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее – Правила 2015). Документ является НПА и обязателен для всех организаций.

Документы с разными сроками хранения группируются в разные дела (папки, базы), а внутри каждого дела – своя нумерация. Следовательно, приказы с разными сроками хранения имеют отдельную нумерацию.

Чтобы определить сроки хранения приказов по личному составу, надо воспользоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее – Перечень 2019).

Статьей 4 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (в ред. от 03.07.2016) установлен принцип добровольности применения стандартов.

ВНИИДАД, 2018.

Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).м Росархива от 11.04.2018 № 44.

См. Приложение № 9 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил Российской Федерации 11.07.2017).

Утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 44.

Утв. Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

Утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Чего делать нельзя: 9 запретов

В требованиях к текстовым документам содержится ряд запретов. Например, требования единой системы конструкторской документации (ЕСКД 2020) года запрещают:

1. Указывать индексы стандартов без обозначения присвоенного им регистрационного номера.
2. Писать математические знаки без числового сопровождения.
3. Ставить знак минус для обозначения отрицательных чисел.
4. Перечеркивать круг в качестве обозначения диаметра.

В самом тексте недопустимо применять:

1. Сокращения слов, кроме установленных правилами русской орфографии, соответствующими государственными стандартами, а также в данном документе.
2. Обороты разговорной речи, техницизмы, профессионализмы.
3. Для одного и того же понятия различные научно-технические термины, близкие по смыслу (синонимы), иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.
4. Произвольные словообразования.

К физическим величинам тоже есть требования:

1. Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин (если они употребляются без цифр, за исключением единиц физических величин в заголовках и боковиках таблиц и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы и рисунки).

Отклонение от обязательных требований не допускается, в соответствии с действующими правилами следует оформлять любой элемент текста.

Стандарт оформления документов организации в 2020 году

С 01.07.2018 начал работать ГОСТ Р 7.0.97-2016. Правила оформления документации, которые регулировались ГОСТом Р 6.30-2003 устарели, появились нововведения, в том числе касающиеся электронного документооборота.

Первая попытка принять новые правила состоялась 08.12.2016, но подписание Приказа Росстандарта No 435-ст от 25.05.2017 откладывали более года. Стандарт действует на бумажную и электронную документацию. Хотя и не является обязательным для всех организаций.

На новый стандарт уже ссылается несколько документов, в том числе: «Управление документами» (Р ИСО 15489-1) и ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) .

Так же документ, включает в себя приложение с порядком расположения реквизитов и формами бланков.

К наиболее значимым изменениям нового стандарта относятся:

Правила создания и оформления документации, некоторые нюансы, использования шрифтов и кегля, абзацные отступы и интервалы, поля и типы форматирования. Порядок заверения бумажных копий документов. Правила оформления реквизитов.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 отличается номенклатурой реквизитов.

Новые правила исходят из того, что оформление документов в настоящее время производится на ПК, поэтому удалось четко сформулировать нормы стилистического оформления. Стала допустима двусторонняя печать, но появилось требование проставить одинаковые размеры полей обеих страниц.

ГОСТ рекомендует использовать четыре самых распространенных шрифта и кегля:

• Times New Roman — 13 или14;
• Calibri — 14;
• Arial — 12 или 13;
• Verdana — 12 или 13.

Для экономии пространства их можно изменять, например, при заполнении таблиц. Интервал применяется одинарный или полуторный. Значение абзацного отступа следует выбирать — 1.25. Длина строки тоже нашла отражение в ГОСТе, при книжной ориентации не должна превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей. Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата

Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ. Печать компании на таком документе обязательна.

Важная особенность нового стандарта— отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не применяли.

Обязательные поля:

• надпись «Документ подписан электронной подписью»;
• номер сертификата ключа;
• Ф.И.О. его владельца;
• срок его действия.

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя должность автора документа, название его структурного подразделения. В правом верхнем углу можно разместить ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Важно отметить всем делопроизводителям, что при оформлении графы «Адресат» фамилия всегда идет перед инициалами. Аналогичные правила распространяются и на отметку об утверждении

Как применять документы

Из определений вытекает, что распоряжение, в отличие от приказа, носит в первую очередь рекомендательный характер. Оно указывает на наиболее оптимальный способ решения какой-либо задачи руководства и требует согласия. Приказ требует безусловного подчинения, точности исполнения. В то же время во многих ситуациях распоряжение по своему содержанию близко к приказу.

Обратим внимание на некоторые характерные черты двух документов:

1. Приказ действует до отмены, распоряжение – до фактического исполнения.
2. Распоряжения, как правило, переиздаются при необходимости, в приказ можно внести изменения таким же распорядительным документом – приказом. В текст изменяющего приказа включают текст соответствующих изменений.
3. При издании приказа в документе всегда указывается заголовок «Приказ», в распоряжении часто заголовок опускается. При составлении распоряжения текст начинается словами «Обязать, обязываю, распоряжаюсь», а в приказе – «Приказываю».

Пример приказа — приказ о приеме на работу, а распоряжением может оформляться краткосрочное возложение обязанностей на члена трудового коллектива, во время отпуска основного сотрудника. На практике эти два документа воспринимаются часто идентично и в организациях имеют равную силу действия.

Многие компании, особенно небольшие, применяют какой-то один вид распорядительного документа. Обычно первенство отдается приказу, но могут издаваться исключительно распоряжения. В других случаях, например, при наличии структурных подразделений, распоряжения издают руководители этих структурных подразделений, а приказы – руководитель и лица, исполняющие его обязанности.

С точки зрения права, приказ и распоряжение различий не имеют, организация обязана отрегулировать эти вопросы самостоятельно. Разграничение действия документов производится с помощью регламентов, иных ЛНА, где прописываются ситуации, при которых необходимо подготовить проект приказа или распоряжения.

Есть отдельные, определенные законом, случаи. В Уставе акционерного общества обычно указывается, что руководитель издает приказы (согласно ст. 69-2 ФЗ № 208 от 26/12/95 г.), значит заместители могут быть наделены полномочиями издавать распоряжения.

Правила оформления документов и их значение

Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.

В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.

Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п.
Как оформить реквизиты документов?

Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:

• положения о документообороте;
• инструкции;
• правила;
• регламенты.

Национальный стандарт России о требованиях к оформлению документов.

Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.

Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:

• в целях обеспечения юридической силы документа;
• для оперативной обработки документа;
• для оперативного поиска документа;
• для создания условий работы с использованием оргтехники.

Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.

Проведение документа

Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.

Например, документ Поступление товаров и услуг при своем проведении может вносить изменения в состояние расчетов с поставщиками, в учет остатков товаров, в состояние заказов покупателей и другие учетные данные:

Для документа Коммерческое предложение контрагенту напротив, проведение может быть запрещено, потому что этот документ никак не влияет на состояние учета:

Конструктор движений

Алгоритм, на основании которого документ вносит те или иные изменения в состояние учетных данных при своем проведении, описывается средствами встроенного языка на этапе разработки прикладного решения. Система содержит конструктор движений, который помогает разработчику создавать алгоритмы проведения документа. Подробнее…

Некоторые нюансы

1. Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;
2. ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

1. Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
2. Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
3. Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
4. В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
5. При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
6. Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
7. ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
8. При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):

• ФИО;
• Контактный телефон;
• Должность;
• Электронная почта;

1. При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
2. На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
3. Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:

• Согласовано, отказано, не возражаю;
• ФИО;
• Подпись;
• Дата;

1. Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты. Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Техническое оформление документов: общие требования

Правила ГОСТ к оформлению тестовых документов отличаются. Всё зависит от того, кто утверждал стандарт (Таблица 1).

Таблица 1. Разница и сходство редакций ГОСТ.

Межгосударственный стандарт ГОСТ 2.105-95	Национальный стандарт ГОСТ Р 2.105-2019
Высота символов — не менее 2,5 мм.	Шрифт Times New Roman или Arial размером 14 для основного текста и размером 12 для приложений, примечаний, сносок и примеров; допускается использование шрифта размером 13 и 11 для основного текста и размером 12 и 10 для приложений, примечаний, сносок и примеров соответственно.
Расстояние между боковыми линиями формы и текстом должно составлять минимум 3 мм.
Абзац начинается с красной строки, минимальный отступ — 15–17 мм.	Абзацы начинается с отступа, равного 12,5–17 мм.
От нижней и верхней границ следует отступать не менее 10 мм.
Интервал между строками — не менее 8 мм.	Текст оформляют с использованием полуторного межстрочного интервала; допускается использование двойного межстрочного интервала.
Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом равно 3, 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — 15 мм; расстояние между заголовками раздела и подраздела — 2 интервала, при выполнении рукописным способом — 8 мм.	Расстояние между заголовком и текстом, между заголовками раздела и подраздела — не менее 4 высот шрифта, которым набран основной текст. Расстояние между строками заголовков подразделов и пунктов принимают таким же, как в тексте; при выполнении машинописным способом интервал равен 3 или 4 интервалам, при выполнении рукописным способом — не менее 15 мм.

При переносе части таблицы на ту же или другие страницы наименование нужно поместить только над первой частью таблицы.

Нумерацию документов ЕСКД позволяет сделать как сквозной, так и отдельной для каждого раздела.