Регистрация документов в вопросах и ответах

Объекты вспомогательного назначения

Кроме того, регистрация права собственности не требуется по отношению к сооружениям, которые имеют вспомогательный характер. Задача таких объектов заключается в дополнении главного здания, расширение его функциональности. Такая постройка не имеет самостоятельной функции, поэтому в ее регистрации также нет нужды.  В качестве примера можно привести ж/б забор, построенный вокруг какого-либо объекта или блочный пункт возле газопровода. В указанных выше случаях основные здания подлежат регистрации, в вот вспомогательные постройки  — нет.

При этом собственник вправе использовать такие объекты с учетом функционального назначения при проведении коммерческой деятельности по отдельности от основной вещи. Интересно, что вспомогательное сооружение может относиться к капитальным, но регистрировать его все равно не требуется. Кроме того, наличие техпаспорта и постановка на учет в кадастре еще не подтверждает тот факт, что объект является самостоятельным.

Стоит учесть, что некоторые объекты такого рода все-таки подлежат регистрации. Речь идет о сооружениях, права на которые должны быть зарегистрированы с учетом «дачной амнистии». Это актуально, если объект расположен на ЗУ в саду или на даче. В виде примеров можно привести баню, погреб, хозпостройку или иное сооружение.

Прием и первичная обработка входящего документа – важная стадия его жизненного цикла

Работа с входящими документами – одно из самых непростых направлений в делопроизводстве, потому ее чаще поручают опытным сотрудникам. До передачи документов на рассмотрение руководству нужно произвести с ними ряд пошаговых действий (Алгоритм).

Регистрация, предполагающая в самых общих чертах внесение данных о документе в регистрационную форму и проставление штампа на документе, сложности не представляет. Все самые ответственные мероприятия выполняют до регистрации: секретарь или делопроизводитель должен определить, может ли он принять (в случае доставки нарочным) и зарегистрировать документ. За свои действия он несет ответственность, ведь может оказаться, что слишком строгая оценка не позволила вовремя довести до сведения руководителя значимый документ, или наоборот – его время отнимет совершенно бессмысленное рекламное послание, умело замаскированное под официальный документ.

Сложности, как обычно, возникают тогда, когда в организации нет строго определенных алгоритмов работы

В этом процессе важно ориентироваться на положения локальной инструкции по делопроизводству, однако в ней можно предусмотреть что угодно. И ладно, если бы положения инструкции затрагивали только «внутреннюю кухню» организации, но при работе с входящими документами речь идет о коммуникации со внешней средой

Не секрет, что направить письмо в некоторые организации – непростая задача, так как там все документы проходят серьезный входной контроль. Но отказ в приеме документов или регистрации должен быть обоснован, а основания – существенными. Нельзя отказать просто потому, что документ не понравился, но и принимать и регистрировать все подряд – неверно. Кстати, нормативно нигде не установлена возможность отказать в приеме документа, но практика эта широко распространена: большая часть корреспонденции в настоящее время доставляется курьерами (нарочным), ее получение просят подтвердить подписью получателя, а для этого последний проводит быструю проверку.

Основные правила работы с входящими документами изложены в следующих документах:

1. Примерная инструкция по делопроизводству.

2. Правила делопроизводства.

3. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления (далее – МР по разработке ИД).

Указанные нормативные акты обязательны для применения государственными органами, остальным же организациям обычно только рекомендуют принимать их во внимание при разработке локальных инструкций по делопроизводству

В случае с входящими документами важно ориентироваться хотя бы на базовые правила работы – на сегодняшний день установленные в них требования рассматриваются как общепринятая норма, описываются в учебниках, при необходимости на них можно ссылаться

На основе требований нормативных актов сформулируем три главных правила, которыми следует руководствоваться при приеме и регистрации входящих документов:

Правило 1. В организацию разными способами поступает разная корреспонденция. Все поступившие документы подлежат первичной обработке, которая представляет собой многоступенчатую проверку документа, а выявление нарушений на какой-то стадии этого процесса определяет дальнейшие действия принимающего лица.

Правило 2. Не все документы подлежат регистрации. Если документ не требует исполнения и не содержит информации, которая может быть использована в справочных целях, его не регистрируют, а передают в структурные подразделения и должностным лицам. Перечень нерегистрируемых документов приведен в Приложении 11 к МР по разработке ИД, однако он является примерным, в связи с чем может быть уточнен организацией с учетом специфики документооборота.

Правило 3. Получатель может отказать в регистрации документа в случае выявления несоответствий в ходе его проверки, при этом отправителю нужно направить уведомление об отказе в регистрации с указанием причины (см. п. 3.18 Правил делопроизводства).

ЗАЧЕМ НУЖНА РЕГИСТРАЦИЯ?

ИП и юрлицам важно понять, для чего нужна регистрация производственного объекта. Это делается для учета ОПО, а также эксплуатирующих структур Ростехнадзоре

Решение этой задачи лежит непосредственно на владельце, что прописано в ФЗ под номером 116. Если уполномоченные органы выявляют опасный объект, который не прошел регистрацию, на собственника накладываются штрафные санкции.

После ввода в эксплуатацию ОПО у хозяина имеется 10 суток, чтобы поднять заявление и зарегистрировать объект. В случае ввода в работу нового сооружения отсчет даты начинается с момента передачи разрешения на ввод объекта в работу.

Несмотря на наличие условного наказания, штраф за отклонение от сроков регистрации не налагается. Исключением являются случаи, когда ИП или юрлицо продолжительное время не регистрируют опасное сооружение, злостно уклоняясь от обязательств. Задача по выявлению таких объектов лежит на инспекторе Ростехнадзора, который может выявить нарушение во время очередной или внеплановой проверки. Кроме того, такие сотрудники часто взаимодействуют с органами МЧС, а также прокуратурой.

Даже если ИП или юрлицо не уклоняется от регистрации, а просто задерживается со сроком оформления заявки, добиться лицензии Ростехнадзора не получится. Это значит, что использовать ОПО по законодательству запрещено. Если компания идет вопреки этому указанию, это уже является нарушением норм законодательства и влечет за собой  наказание.

Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

• рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
• информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
• поздравительные письма и телеграммы;
• пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Государственная регистрация сделок обязательна в случаях

Государственная регистрация сделок производится внесением записи о заключенной в Единый реестр. В отличие от записи о праве, где указывается только правообладатель, запись о указывает лицо, чьи права ограничиваются, и лицо, в пользу которого это ограничение устанавливается.

Если заключен договор купли-продажи, то возникшее обязательство ограничивает право продавца в пользу покупателя.

Когда договор требует государственной регистрации

В отдельных случаях подписываемый договор требует государственной и будет считаться для третьих лиц заключенным только с момента такой. Если это требование проигнорировать, возникает опасность того, что по иску контрагента суд признает договор незаключенным.

В отличие от нотариального удостоверения . необходимость которого может быть предусмотрена соглашением сторон, требование об обязательной регистрации может быть установлено только законом.

Государственная сделок и прав является средством обеспечения государственной (публичной) достоверности сведений о существовании или отсутствии сделок и прав, опосредующих этот оборот В действующем гражданском законодательстве установлены два вида правовых последствий для случаев нарушения требования закона об обязательной регистрации сделок.

Во-первых, согласно норме п.

В каких случаях требуется государственная регистрация сделок?

Так какие же сделки нуждаются в регистрации, и в каких случаях нам будет необходимо прибегнуть к юридическим услугам специалистов?

• Сделки с отдельным видом движимого имущества
• с исключительными правами интеллектуальной деятельности
• с недвижимыми вещами

При нарушении требования закона о необходимой государственной может возникнуть следующий правовой результат: Во-первых, несоблюдение требований о влечёт её ничтожность — абсолютную недействительность.

Ввиду особенностей российского законодательства, некоторые операционные действия с недвижимыми объектами обязательно требуют госрегистрации.

Сведения о том, какие подлежат регистрации, а какие нет, интересует многих. Попробуем разобраться с подобным вопросом детально.

Государственная регистрация и прав является средством обеспечения (публичной) достоверности сведений о существовании или отсутствии и прав, опосредующих этот оборот. В связи с этим в тех случаях, когда законом устанавливается обязательная регистрация . гражданско-правовые последствия, основанные на таких, возникают в полном объеме только после факта их.

Виды сделок, подлежащих обязательной государственной регистрации

5.Договор участия в долевом строительстве (ст. 25.1 Федерального закона

«О государственной прав на недвижимое имущество и сделок с ним»

№ 122-ФЗ от 21.07.1997 г. п. 3 ст. 4 Федерального закона

«Об участии в долевом строительстве многоквартирных домов и иных объектов недвижимости и о внесении изменений в некоторые законодательные акты РФ»

).

13.Договор об ипотеке (п. 3 ст.

339 ГК РФ, п. 2 ст. 10 Федерального закона «Об ипотеке (залоге недвижимости)

Задайте вопрос дежурному юристу

1. В случаях, если законом предусмотрена государственная сделок, правовые последствия сделки наступают после ее регистрации.

2. Сделка, предусматривающая изменение условий зарегистрированной сделки, подлежит государственной регистрации.

3-6/94, с 1 марта 2013 года отменена государственной регистрации сделок таких как: договор купли-продажи жилых помещений, договора купли-продажи предприятия, договора дарения недвижимого имущества, договора об отчуждении недвижимого имущества под выплату ренты, договора аренды недвижимого имущества, в том числе здания или сооружения, если такой договор заключен на срок не менее года, договора аренды предприятия.

Гражданское право

Многие сделки, даже будучи совершенными в надлежащей форме, сами по себе не порождают гражданские права и обязанности.

Данные юридические последствия могут появиться только при соединении с такими юридическими фактами, как государственная регистрация сделки или государственная регистрация прав на имущество., подлежащая государственной, порождает права и обязанности с момента ее государственной; права на имущество, подлежащие регистрации, возникают с момента регистрации соответствующих прав на него.

Внесение информации

Сперва осуществляется организация регистрации первичных документов, которые заполняются не полностью, так как еще не были представлены руководителю, и не имеют соответствующей резолюции, а также назначенного периода выполнения и исполнителя. Остальные данные указываются после ознакомления уполномоченных лиц. Если с руководителем налажена хорошая связь, и он просматривает корреспонденцию каждое утро, можно сперва показать документ ему, а после принятия соответствующего решения внести сразу все необходимые данные.

Если речь идет об организации регистрации и контроля исполнения документов внутреннего назначения, то данные могут указываться в соответствующей форме с возможностью последующих изменений и дополнений. Дата получения в них, разумеется, отсутствует. Поэтому в отличие от входящего, у внутреннего документа есть единственный регистрационный номер.

Любая компания вправе изменять и дополнять данные о входящем документе с учетом специфики деятельности. К примеру, нередко указывают число листов и приложений.

* * *

Итак, порядок присвоения номеров документам (в частности, приказам) не регламентирован нормативными документами, только если ваша организация не относится к федеральным органам исполнительной власти и их территориальным подразделениям <2>. Поэтому правила и порядок регистрации документов разрабатываются работодателем самостоятельно в локальном акте, которым утверждаются формы регистрации и порядок присвоения индексов документам.

<2> Для них действуют Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76.

А.И.Сувернева

Эксперт журнала

«Оплата труда:

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Правила

Только при необходимости дальнейшего использования осуществляется организация работы с документами. Регистрация документов не нужна, если они принимаются лишь для сведения. В каждой компании должен быть утвержден список документов, которые не должны регистрироваться. Как правило, он содержится в приложении к инструкции для делопроизводителей, но также может быть составлен в виде самостоятельной бумаги. Его нужно обновлять, если того требует ситуация.

Обычно к нерегистрируемым бумагам относят:

• Рекламные материалы.
• Поздравления.
• Приглашения на семинары и конференции.
• Книги и иные печатные издания.
• «Личные» пакеты, полученные по почте.
• Копии документов госорганов.
• Информационные письма.

При регистрации каждому документу присваивается соответствующий номер. Входящие бумаги имеют свою систему номеров, которую проставляют в отметке о поступлении.

Процедура осуществляется единственный раз. Это является одним из главных правил организации работы с документами. Регистрация документов в крупной компании выполняется в канцелярском отделе. Если же речь идет о небольшой фирме, то этим вопросом занимается секретарь. В компании, где имеются подразделения и иные структурные группы, этот процесс может проводиться децентрализованным образом. Это, правда, касается лишь внутренних бумаг. Их регистрация должна осуществляться в день получения, утверждения или отправки.

Кадровое делопроизводство -> 2.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

2.3.2. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

1. письма, присланные в копии для сведения;

2. рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;

3. первичные документы бухгалтерского учета;

4. учебные планы, программы, копии;

5. месячные, квартальные и другие отчеты;

6. формы статистической отчетности;

7. сообщения о совещаниях, заседаниях;

8. поздравительные письма и пригласительные балеты, телеграммы;

9. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

10. телеграммы и письма о разрешении командировок;

11. научные отчеты по темам;

12. прейскуранты;

13. нормы расхода материалов:

Документы распределяют на группы:

— документы, адресованные руководству или без указания структурного подразделения;

— предложения, жалобы, заявления граждан;

— документы, адресованные структурным подразделениям.

Для того, чтобы выполнить работу по сортировке документов, надо хорошо знать функции структурных подразделений, круг должностных обязанностей руководителей и специалистов.

Руководителю и его заместителям направляют наиболее важные документы по принципиальным вопросам работы организации. Предложения, заявления и жалобы передают должностному лицу, в компетенцию которого входит окончательное решение вопроса, затронутого в письме.

Для удобства обработки документов секретарь может иметь папки с разным назначением: «К исполнению», «Срочно» и т.д. Удобно для этого использовать папки разных цветов.

Документы, не требующие принятия решения руководством, распределяют по структурным подразделениям, в зависимости от характера вопросов.

В структурных подразделениях предварительное рассмотрение и сортировку документов ведет аналогично секретарь или лицо, ответственное за их обработку.

На регистрируемых документах проставляют «отметку о поступлении», которая включает дату поступления и номер.

На документы, не подлежащие регистрации, на первой странице в правом нижнем углу ставят штамп с указанием даты поступления.

Документы организации: учитываем новый стандарт

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

1. Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
2. Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
3. Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
4. Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
5. Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
6. Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
7. Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Заключение

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов

По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц

Карточная регистрация

Карточная форма регистрации стала активно внедряться в делопроизводство советских учреждений после издания ЕГСД. Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации ГСДОУ установлен обязательный состав реквизитов, помещаемых на карточке:

автор документа;

название вида документа;

дата документа;

индекс документа (дата и индекс поступления документа) – для документов, поступающих в организацию;

заголовок документа или его краткое содержание;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

срок исполнения;

отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу), дата фактического исполнения и индекс документа-ответа;

номер дела по номенклатуре дел.

Организациям предоставлено право при необходимости увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

исполнители;

расписка исполнителя в получении документа;

ход исполнения;

приложения и др.

Состав и расположение реквизитов карточки обязательно должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация

Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера.

Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных подразделениях, а база данных создается автоматически.

• Досрочная пенсия (Условия, при которых может быть назначена досрочная пенсия)
• Досрочная пенсия
• Женская преступность
• Преступность несовершеннолетних (Понятие несовершеннолетней преступности)
• Организованная преступность (Понятие и криминологическая характеристика организованной преступности)
• Корыстная преступность
• Виды международного коммерческого арбитража и их правовая характеристика, понятие и основы
• Информационная безопасность в среде Интернет (Признаки информационного общества)
• Виды связей между таблицами в реляционных базах данных
• Конституционные права, свободы и обязанности граждан в РФ
• Самые громкие компьютерные преступления
• Понятие и сущность искового производства

Нумерация приказов

Отдельно остановимся на присвоении приказам регистрационных номеров. Во-первых, приказы по личному составу и по основной деятельности нужно регистрировать отдельно. Для этого чаще всего их различают буквенными индексами (например, приказы по основной деятельности имеют только цифровое обозначение, а приказы по личному составу — отметку «л/с»). Во-вторых, нумерация приказов ведется с начала года, причем раздельно для каждой группы (1-л/с, 2-л/с, 3-л/с и т.д.). Небольшие компании в основном так и делают: заводят два журнала, в одном из которых регистрируют все приказы, связанные с персоналом, а в другом — приказы по основной деятельности. Однако это не совсем правильно.

В любом случае с началом нового календарного года регистрация приказов начинается с присвоения номера 1. Дальнейшие приказы нумеруются по нарастающей.

Отметим, что различные виды приказов по личному составу имеют разные сроки хранения, поэтому рекомендуем разделять их и, соответственно, добавлять в индекс приказа иные обозначения. Например, к приказам долгосрочного хранения (75 лет) можно добавлять следующие буквенные индексы:

• о приеме на работу — «п»;
• о переводе — «пд»;
• об увольнении — «ув» и т.д.

Если организация небольшая, ей следует завести три журнала регистрации приказов: для приказов по основной деятельности, для приказов по личному составу с длительным сроком хранения и для приказов по личному составу с кратковременным сроком хранения.

К сведению. Срок хранения приказов о дисциплинарных взысканиях, ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках — пять лет (п. 19 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

В крупных компаниях эти индексы могут дополняться буквенным обозначением категории персонала (например, «пр» — прием рабочего, «пс» — прием специалиста). Соответственно, на каждый вид приказа нужно завести отдельный журнал регистрации, и приказы также будут подшивать по каждой процедуре.