Нужно ли командировочное удостоверение в 2021 году

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

Приказом руководства командировать со служебными поручениями можно любого сотрудника предприятия, имеющего подходящую для выполнения выездных задач квалификацию и опыт работы. Но есть исключения.

В командировку нельзя отправлять женщин, ожидающих рождения ребенка, имеющих малолетних детей; работников, которым не исполнилось 18 лет, а также тех, кто ухаживает за больными близкими или детьми-инвалидами.

Во всех этих случаях, выполнение работ вне рабочего места возможно только при личном письменном согласии конкретного сотрудника и отсутствии врачебных противопоказаний.

Вопрос: Куда сдавать документы для получения командировочных расходов, оплаты проезда в отпуск, денежной компенсации за наем жилья?Посмотреть ответ

Образец заполнения служебного задания на командировку

Итак, унифицированные бланки удобнее хотя бы тем, что они уже готовы и их нужно только правильно заполнить. Для служебного задания предусмотрен бланк, который называется форма N Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении». Из названия очевидно, что в нем можно написать план поездки, а потом командированный сотрудник там же отчитается о его выполнении. Из этого следует, что заполнять бланк должны разные лица и в разное время. Для начала необходимо оформить само задание. Скачать бланк служебного задания на командировку можно будет в конце статьи, а в заполненном виде форма Т-10а выглядит так:

Очевидно, что тут работник еще не выполнил задание, поэтому и отчет он ще не заполнил

Вернемся к этому позже, а пока разберемся, на что обратить внимание при заполнении бланка. Пошагово это будет примерно так:

1. Вписать название организации и ее код ОКПО сверху формы Т-10а.
2. Зарегистрировать бланк в специальном журнале и присвоить ему порядковый номер. Обычно все документы по командировкам регистрируются вместе, это позволяет лучше систематизировать кадровый документооборот разных направлений (прием на работу, увольнение, отпуска и командировки). Удобно ставить после цифрового номера буквенное обозначение, так в приведенном примере «к» означает документацию по командировкам.
3. Вписать этот номер в форму, а также указать дату ее составления.
4. Указать фамилию имя и отчество командированного работника, а также его табельный номер в отдельном поле.
5. Далее нужно заполнить таблицу. В левом столбце надо вписать наименование структурного подразделения командруемого сотрудника, а во втором — его должность.
6. Третий столбец содержит информацию о месте назначения. Это название страны и города, но при командировках по России достаточно ограничиться одним названием города. Далее нужно указать наименование фирмы, куда направляется сотрудник.
7. Надо написать даты начала и окончания поездки и указать ее продолжительность в днях. Отдельно формой предусмотрено указание количества дней без учета дороги. По сути это время, которое сотрудник должен потратить на выполнение задания. Время в дороге зависит от вида транспорта, на которм сотрудник будет добираться до места назначения и обратно, а значит, оно может изменится, если, например, на поезд не окажется билетов на нужные даты и командированный полетит на самолете.
8. Еще один столбец (девятый) предназначен для указания названия организации, которая оплачивает поездку. Ведь иногда удается отправить работника в поездку за счет партнеров, если они заинтересованы в визите к ним конкретного специалиста. В нашем примере плательщиком выступает сама организация-работодатель.
9. Последний, десятый столбец предназначен для указания реквизитов (номера и даты) документа, на основании которого составлено задание. Это может быть план, докладная записка или приказ по организации.
10. Внизу надо заполнить графы о цели поездки. Лучше всего сделать это кратко, так как места не слишком много. Если задач перед командируемым стоит несколько, то лучше всего составить нумерованный список, чтобы специалист представлял последовательность достижения поставленных перед ним задач.
11. После того, как документ составлен, его должен подписать руководитель структурного подразделения и сам работник (о том, что он ознакомлен с заданием). Руководитель организации заверяет форму после того, как будет подготовлен и издан соответствующий приказ об утверждении служебного задания и направления в командировку.

На этом первую часть заполнения формы Т-10а можно считать законченной. Командированный сотрудник уезжает, выполняет намеченные задачи, а после его возвращения приходит очередь заполнения второй части бланка. Для этого руководитель структурного подразделения, который ранее составил служебное задание должен узнать у своего сотрудника о том, насколько успешной оказалась поездка. Если работник хочет, а начальник согласен и есть соответствующий пример, краткий отчет о выполнении задания командировки может написать сам сотрудник. Достаточно просто перечислить все выполненные задачи и указать полноту их выполнения. После этого руководитель ставит свое резюме об итогах поездки в соответствующую графу, после чего подписывает его. На этом составление формы Т-10а можно считать законченным. В произвольном виде служебное задание может быть составлено по такому же принципу. Ничего сложного в этом нет.

Загранкомандировки в 2019 году : оформляем и оплачиваем

Для загранкомандировки шпаргалка такая:

Обязательно ли служебное задание

Постановление №749 такой вид документа не упоминает, в связи с чем считается, оформлять его у организации обязанности нет. Если командировка срочная, проще обойтись и письменным приказом по организации, нарушением это считаться не будет. Однако, если предстоит серьезная длительная поездка, задание сотруднику все же стоит изложить в наиболее ясной, подробной форме, отдельным документом. Обычно составляется служебная записка или, более привычное работнику и руководству, служебное задание.

В нем не только указывается цель поездки, как в приказе, но и дается более развернутый перечень задач, которые обязан выполнить командированный сотрудник для ее достижения. Такая подробная форма изложения задания удобна: она дает возможность избежать недоразумений и неточностей при выполнении служебного поручения работнику и легко проконтролировать исполнение администрации.

Командировочное задание считается внутренним документом, его применение должно быть отражено в локальных актах, касающихся командировок (ст. 8 ТК РФ).

На заметку! В приказе №558 Минкульта от 25/08/10 г. о перечне управленческой документации и сроках хранения документов под №669 указаны документы о командировании сотрудников, в том числе и служебные задания. Срок их хранения – 5 лет, и 10 лет – для командировок за рубеж.

Отменили, но не запретили

Командировочные удостоверения в 2020 году не являются обязательными — такое правило действует с 2014 года, когда нормативным актом была принята отмена командировочных удостоверений (постановление . Но это не значит, что предпринимателям запретили этим документом пользоваться. Если в локальных нормативных актах компании он предусмотрен, его по-прежнему заполняют и выдают на руки работникам, отправляемым в командировки.

Сейчас рабочую поездку можно подтвердить служебной запиской, проездными билетами, а также отчетом о проделанной работе

Это важно в том случае, когда принимающая сторона отказывается заполнять справку о командировке, и сотруднику необходимо самостоятельно подтвердить отсутствие на рабочем месте по уважительной причине и свои расходы

Разберемся, какая должна быть форма командировочного удостоверения в 2020 году и как его правильно заполнять.

Образец отчёта о командировке

Для начала — короткое пояснение по структуре. Если вы пишете отчет в произвольной форме (а такая практика сейчас имеет широчайшее распространение), то поделите мысленно бланк на три части: начало, основной раздел и концовку.

Начало – сведения о самом документе (номер, место, дата составления).

Основной блок – собственно отчет, куда включается:

• его период (дата начала и окончания);
• основание (здесь надо указать документ, на основании которого вы были отправлены в командировку – это может быть приглашение со стороны другой организации, приказ директора и т.п.);
• цель командировки (указывайте фактические задачи, которые перед вами поставило руководство);
• результаты поездки: чем подробнее, тем лучше. Если по итогам командировки были заключены какие-то договоры, получены свидетельства, сертификаты и т.п. документы, нужно указать их номер и дату.

По мере необходимости, можете приложить к бланку дополнительные бумаги, оформив их наличие в отчете отдельным пунктом. В конце документ нужно обязательно подписать и датировать текущим числом.

Смета расходов на командировку

Пунктом 1 р.III «бюджетной» Инструкции № 59 предусмотрено оформление сметы расходов при направлении работника в командировку за границу. При этом, для командировок в пределах Украины составление сметы расходов на командировку нормами Инструкции № 59 не предусмотрено. Учитывая бюджетную направленность данного документа, коммерческие предприятия вправе игнорировать составление сметы расходов на командировку. Чаще всего они ограничиваются указанием в приказе на служебную командировку ориентировочной суммы командировочных расходов. В тоже время составление сметы расходов на командировку работника может существенно облегчить расчет аванса на командировку работника. Составляется смета расходов на командировку работника в произвольной форме. Основанием для ее составления являются тарифы (расценки) на проезд, проживание, нормы суточных, и др. информация.

Командировочное удостоверение: бланк

Несмотря на то, что унифицированную форму командировочного удостоверения можно больше не использовать, многие фирмы от него не отказались. Они продолжают использовать бланк по форме Т-10.

Он удобен тем, что в нём содержатся наименования граф, которые нужно заполнить. Всю необходимую информацию нужно расположить на лицевой и обратной стороне удостоверения.

Каждое предприятие теперь имеет право самостоятельно разрабатывать бланки командировочных удостоверений. Но большинство руководителей предпочитают использовать уже ранее унифицированный бланк по форе Т-10. Кроме того, форма этого бланка есть во многих бухгалтерских программах, что упрощает его заполнение.

Все сведения о компании заполняются автоматически. Бухгалтеру только остаётся выбрать сотрудника, который едет в командировку, и сведения о нём также будут заполнены.

Унифицированный бланк командировочного удостоверения по форме Т-10 выглядит так:

Кто оформляет удостоверение

Составлением командировочного удостоверения занимается уполномоченный сотрудник. Это может быть сотрудник отдела персонала, бухгалтерии или любые другие работники, полномочия которых утверждены руководителем. Последовательность действий при отправлении сотрудника в поездку следующая:

1. Изначально необходимо обязательно составить приказ, который подписывает непосредственно руководитель компании. В документе приводится распоряжение об отправлении сотрудника/сотрудников, а также цели, сроки и другие данные о поездке.
2. Работник знакомится с этим приказом лично, подписывает его, предварительно изучив цели, сроки и другие условия служебной поездки.
3. Сотрудник предъявляет командировочное вместе с документом, подтверждающим его личность – это может быть паспорт, права, загранпаспорт, военный билет и другие документы.
4. Принимающая организация проставляет отметки о прибытии и убытии, ответственное лицо указывает свою должность, ставит подпись и печать (штамп) организации.
5. По возвращению сотрудник передает документ в бухгалтерию.

Вместе с ним необходимо предоставить и другие документы:

• приказ руководителя о поездке (копия);
• чеки;
• квитанции и др. документы, подтверждающие понесенные расходы.

Бухгалтерия производит соответствующие расчеты, вносит данные в отчетные документы, корректирует базу налога на прибыль и другие показатели. Одновременно с этим сотрудник составляет отчет по командировке, форма которого также свободна.

Образец

Возьмем для образца условный пример, в котором заместитель директора Иванов Василий Петрович направляется в командировку для выполнения ряда поручений. После возвращения он сам заполняет отчет об исполнении задания. Служебное задание по письменному распоряжению директора оформил сотрудник кадровой службы. Директор является непосредственным руководителем работника. Унифицированный бланк, согласно ЛНА, фирмой не используется.

ООО «Агат»

Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении

№77-к

от 10.10.19 года
Иванова Василия Петровича
таб. №5

Подразделение – АУП,
должность – заместитель директора.

Направлен в ООО «Стимул», г. Рязань, в командировку на период 10-17 октября 2019 года, сроком на 8 календарных дней, из них в пути 2 дня. Основание: приказ №65-к от 9.10.19 г. о направлении в командировку Иванова В.П.

Содержание служебного задания:

1. Заключение контракта на поставку винограда.
2. Сверка взаиморасчетов за 1-3 квартал 2019 года.

Директор ООО «Агат» Матросов Н.Н.

С заданием ознакомлен: зам. директора Иванов В.П.

Отчет о выполнении (заполнено работником):
1. Заключен контракт на поставку винограда от 12.10.19 г.
2. Проведена поквартальная и общая сверка взаиморасчетов с ООО «Стимул» за 1-3 квартал 2019 года.

18.10.19 г.
Зам. директора Иванов В.П.

Заключение о выполнении задания: выполнено полностью (заполнено директором).

Директор Матросов Н.Н.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

Командировка

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Напишите свой вопрос в форму ниже

Лицевая часть

На титульной стороне необходимо внести ключевую информацию. Здесь указываются реквизиты самой организации: ее наименование и код ОКПО, а также параметры самого удостоверения (номер и дата).

Далее необходимо заполнить сведения о сотруднике, направляемом в командировку, и рабочей цели поездки. На лицевой части указываются следующие сведения:

• Ф.И.О., табельный номер и паспортные данные (при необходимости) работника;
• структурное подразделение и должность направляемого в командировку;
• данные о принимающей стороне (город, наименование организации);
• целевое назначение поездки;
• длительность поездки с указанием дат начала и завершения командировки и общего количества дней.

Лицевая сторона листа заверяется подписью руководителя и печатью (при наличии).

Как заполнить?

Название организации. Эта информация должна обучаться во всех ее официальных документах, включая и приказ о командировке. Наименование полностью соответствует указанному в учредительных документах. При условии, что организации дополнительно присвоено сокращённое название, сперва пишется полное наименование, а следом, в скобках, сокращённое.

Код согласно ОКУД. Аббревиатура ОКУД расшифровывается как “общероссийский классификатор управленческой документации”. Если название документа содержится в этом классификаторе и сам документ составлен в унифицированной форме, код формы необходимо проставлять. Однако сейчас в большинстве случаев для составления приказов используются формы, которые просто найти в электронных справочных системах вроде Гарант, а в них код обозначается на бланках автоматически.

Код самой организации. Он указывается согласно общероссийскому классификатору предприятий и организаций, состоит он из включает 8 знаков.

Фамилия, имя и отчество полностью. Поскольку в командировку направляется работник, являющийся сотрудником компании, не нужно обязательно сверять фамилию и инициалы с паспортом или аналогичным по юридической силе документом. Важный момент: ФИО должны быть написаны в винительном падеже.

Табельный номер. Ещё один реквизит, про который часто забывают, но который должен быть обозначен в приказе обязательно. Табельный номер присваивается каждому сотруднику при трудоустройстве.

Структурное подразделение. Разумеется, указывается в том случае, если сотрудник был принят на работу именно в структурное подразделение организации. В противном случае эта часть приказа не заполянется.

Должность. Полное название должности, профессии и специальности проставляется без сокращений.

Место назначения. Этот пункт обозначается в приказе согласно оформленному ранее служебному заданию. Страну нужно указывать, если работник направляется в зарубежную командировку (название пишется согласно общероссийскому классификатору стран мира). Если же место назначения – на территории России, то в этом нет необходимости. Что касается города, то, если это не столица региона и не город федерального значения, обязательно нужно дополнительно вписывать административно-территориальную принадлежность.

Чётко установленные сроки командировки. Здесь должен быть исчерпывающе указан весь срок, в течение которого сотрудник будет находиться в командировке – то есть время, затраченное на дорогу, тоже относится к сроку командировки. При указании этого пункта нужно руководствоваться положениями составленного ранее служебного задания.

Даты. Проставляются на основании служебного задания. Подробнее о принципах точного расчета дат будет сказано ниже.

Цель, ради которой сотрудник уезжает в командировку. Должна быть сформулирована подробно и обстоятельно, без применения оборотов, которое могут быть истолкованы неоднозначно или не вполне поняты. Конкретика прежде всего.

Возмещение расходов сотруднику. Денежные траты, которые осуществляет сотрудник, возмещаются ему перед поездкой или после неё. При заполнении нужно точно определить, кто именно возмещает работнику его расходы, и указать подходящий вариант. Всего их три: оплачивает либо работодатель, либо принимающая сторона, либо оплата распределяется между ними в пропорции, установленной по договорённости.

Основание – служебное задание.

Подпись лица, принимающего решение. Без подписи приказ не имеет юридической силы. Помимо собственно подписи, должна быть указана её расшифровка, а также должность того человека, который подписал приказ.

Дата оформления приказа. По факту, дата подписания приказа руководителем. Указывается в порядке день – месяц – год, причём исключительно цифрами. Обозначать месяц словом, как это иногда практикуется, недопустимо.

Номер приказа. Он ставится только после его регистрации в особой форме. Поскольку этот приказ подлежит хранению в течение не менее 5 лет, его регистрация осуществляется отдельно, или наряду с приказами, у которых аналогичный срок хранения. Номер приказов обычно сопровождается указанием буквенного индекса. В данном случае используется индекс «ск». Документ регистрируется после подписания, и регистрационный номер пишется от руки.

Подпись, удостоверяющая ознакомление работника с приказом. Сотрудник в обязательном порядке удостоверяет факт ознакомления с приказом своей подписью.

Этапы подготовки к командировке

Сначала нужно выяснить все условия, предлагаемые принимающей стороной. К примеру, иностранная компания может оплатить сотруднику проживание. Нужно выяснить у работника, есть ли у него загранпаспорт. Рассмотрим все этапы подготовки к поездке:

1. Оформление визы, если это требуется.
2. Бронирование номера в гостинице.
3. Подготовка всех нужных документов.
4. Расчет командировочных трат и суточных для определения размера аванса.
5. Расчет зарплаты за период командировки.
6. Внесение НДФЛ и взносов.

Рассчитать размер командировочных, зная заработок за расчётный период, количество отработанных дней за расчётный период, количество дней в командировке и размер суточных в организации, вам поможет наш калькулятор.

ВАЖНО! До 2017 года были установлены ограничения по продолжительности командировки. На данный момент они сняты

Продолжительные поездки должны быть обоснованы экономически. В частности, доходы от поездки должны превышать расходы.

ВНИМАНИЕ! Все первичные документы, связанные с командировкой, после окончания поездки прилагаются к авансовому отчету. Сдать его нужно в течение 3 дней после прибытия работника

Подтверждение трат

Сотрудники по окончании поездки должны подтвердить все свои расходы. Для этого могут быть использованы чеки, билеты на самолет и прочее. Бухгалтерия должна принять авансовый ответ, а затем возместить имеющиеся расходы. Предварительно из суммы трат вычитается аванс, выданный перед командировкой.

Заключение

В 2019 году необязательно составлять командировочный лист, хотя этот документ чрезвычайно упрощает контроль за командированным сотрудником. Как правило, используется унифицированная форма Т-10 — удобный и простой в заполнении документ с отметками обо всех перемещениях работника. Если работодатель выдал подчинённому деньги на поездку сверх суточных, сотрудник должен отчитаться об их трате с помощью авансового отчёта по форме АО-1.

Читайте далее:

Приказ на командировку: продление, изменение сроков, отмена

Отчет о целевом использовании средств

Форма Т 54

Образец заполнения 4 ФСС отчета

Унифицированная форма графика отпусков