Приказ об утверждении правил внутреннего распорядка: как правильного его разработать. приказ об утверждении и введении в действие пвтр

Для чего нужны Правила

Данный нормативный документ устанавливает:

• порядок устройства на работу и увольнения сотрудников,
• режим труда и отдыха на предприятии,
• условия предоставления премий, льгот, материальной помощи,
• порядок отправки работников в отпуски, командировки,
• обязанности и права сторон и т.д.

Документ пишется исходя из потребностей и возможностей организации с учетом нормативно-правовой законодательной базы на основе статей Трудового кодекса РФ и государственных стандартов и может содержать сколько угодно пунктов.

Мнение эксперта
Петров Григорий Владимирович
Практикующий юрист с 6-летним опытом. Специализируется в области уголовного права. Опыт более 3 лет в составлении договоров.

Основная задача Правил: способствовать грамотному распределению и использованию рабочего времени, укреплять дисциплину труда, повышать эффективность производственного процесса и т.д.

Следует отметить, что не все предприятия коммерческого сектора используют Правила в своем кадровом учете, что на сегодняшний день не является нарушением закона

Важное условие лишь одно: отношения между работодателем и подчиненными должны укладываться в рамки действующего законодательства

• Что учитывается при наложении дисциплинарного взыскания
• Через сколько происходит снятие дисциплинарного взыскания
• Чем грозит дисциплинарное взыскание на работе
• Сколько составляетс срок действия дисциплинарного взыскания
• Протокол общего собрания трудового коллектива: образец 2022 года
• Приказ о снятии дисциплинарного взыскания: образец 2022 года
• Приказ о нарушении должностных обязанностей: образец 2022 года

А вот государственные бюджетные учреждения обязаны использовать в своей работе данные Правила, при этом их составление отрегулировано до мелочей.

Правила внутреннего распорядка распространяются на весь персонал организации, независимо от должности того или иного работника, поэтому каждого нужно ознакомить с ними под роспись.

К составлению Правил нужно относиться предельно внимательно, поскольку в некоторых случаях они могут стать доказательством в суде при решении трудовых конфликтов и разногласий, причем как со стороны работодателя, так и со стороны подчиненного.

Для того, чтобы ввести Правила в действие, на предприятии должен выйти приказ от лица руководителя. При этом, если в компании действует профсоюзная организация, ее представители обязательно должны быть ознакомлены с Правилами еще до их утверждения.

Действие 2. Обновление локальных нормативных актов

Поскольку в Трудовой кодекс периодически вносятся изменения, актуализировать нужно и локальные акты организации. В противном случае работодателя привлекут к ответственности по КоАП РФ.

Поэтому в конце года проверьте, все ли локальные акты вы привели в соответствие с законодательством.

Одним из основных документов каждой организации являются правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Они регламентируют порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя (ст. 189 ТК РФ).

Изменения, которые следовало внести в ПВТР в 2020 году, в частности, касаются введения электронной трудовой книжки. Так, если в ПВТР есть положения, описывающие порядок приема и увольнения, выдачу документов (их копий), связанных с работой, данные положения корректируются с учетом изменений, внесенных в Трудовой кодекс Федеральным законом от 16.12.2019 № 439-ФЗ.

Еще изменения затронули порядок предоставления дней для прохождения диспансеризации. Сейчас работники старше 40 лет могут брать оплачиваемый день ежегодно, а не раз в 3 года, как раньше. Кроме того, работодатель может потребовать подтвердить целевое использование этого дня соответствующей справкой, но данное требование обязательно надо прописать в ПВТР. Если не пропишете – запрашивать справку будет незаконно.

Следует учесть и такие моменты:

• определены особенности рассмотрения индивидуальных трудовых споров спортсменов, тренеров в профессиональном спорте и спорте высших достижений. Их могут рассмотреть в комиссиях по трудовым спорам, судах либо передать в арбитраж;

• установлен новый порядок выплаты выходных пособий работникам при ликвидации организации и сокращении штата.

Кроме ПВТР, изменения, возможно, придется внести в положения об оплате труда, о персональных данных, об аттестации и др.

Изменения вносите в том же порядке, в котором локальный нормативный акт разрабатывался и утверждался первоначально. Если локальные нормативные акты принимались с учетом мнения профсоюза, изменения могут быть внесены только при соблюдении порядка учета мнения этого органа (ст. 372 ТК РФ).

Сначала издайте приказ о внесении изменений. В нем укажите:

• информацию о причинах изменений (например, в связи с изменением законодательства);

• дату, с которой вводятся изменения;

• дополнительные мероприятия в связи с изменением локального акта, например внесение изменений в трудовые договоры с работниками;

• перечень изменений, если их мало. Если их много, лучше принять новую редакцию документа;

• лиц, ответственных за ознакомление работников с изменениями.

Локальный нормативный акт в новой редакции утверждается приказом руководителя организации или путем проставления им грифа «УТВЕРЖДАЮ» и подписи на титульном листе документа.

Ознакомьте работников под подпись со всеми новыми (обновленными) локальными нормативными актами (абз. 10 ТК РФ).

Еще одним документом, актуальность которого нужно проверить, является штатное расписание. Проверьте соответствие реальной численности работников количеству, установленному штатным расписанием. Возможна такая ситуация: работник уволился, нового не взяли, должность долгое время вакантна, а нового работника не ищут. Или должность вакантна, а обязанности по ней исполняет лицо по гражданско-правовому договору. Поскольку штатное расписание – это один из наиболее часто запрашиваемых контролерами документов, в подобных случаях обязательно возникнут вопросы.

О выявлении подобных фактов сообщите руководству. Не исключено, что придется вносить в штатное расписание изменения или утвердить новый документ.

Ну и конечно, если в штатном расписании отражается вся зарплата, то есть и оклад, и все доплаты и надбавки, она не может быть меньше МРОТ. На федеральном уровне с 01.01.2021 МРОТ пока не принят, но предлагается выплачивать его в размере не ниже 12 792 руб. при условии, что человек отработал полный месяц.

Когда требуется сокращение рабочего дня

При организации рабочего времени всем работодателям (ИП и юрлицам) необходимо соблюдать регламент трудового законодательства. Согласно стат. 91 ТК за нормальную продолжительность исполнения сотрудниками своих обязанностей признается еженедельно 40 часов. Если какой-то день считается нерабочим, поскольку относится к государственным праздникам по стат. 112 ТК, работа накануне такой даты сокращается на 1 час. Эта норма действует в отношении всего персонала, как оформленных на полную занятость и по основному месту работы, так и устроенных на условиях неполного дня или по совместительству.

Предоставление короткого дня перед праздником не уменьшает размер выплат работникам. А непредоставление такой льготы может быть обусловлено заменой отгулом или оплатой переработки по правилам расчета вознаграждения за сверхурочные (минимум в двойном тарифе). При необоснованном отказе работодателя в уменьшении рабочего времени в предпраздничный день возникает административная ответственность по стат. 5.27 КоАП.

На что обратить внимание

При оформлении приказа стоит обратить внимание лишь на некоторые нюансы. Составлять документ можно любым способом (шариковая ручка любого цвета, печать и так далее), запрещенным является только карандаш

Оформление может быть произведено как на обычном листе, так и на специальной форме, подготовленной организацией.

Приказ без подписей ответственных лиц и директора не является действующим документом. Штампа для утверждения правил не потребуется, подобного пункта в законодательных актах РФ нет. Исключениями являются только те организации, которые имеют пункт по обязанности применения штаммов во внутренних регулирующих актах.

Срок действия правил не ограничивается законодательством. ПВТР прекратит свое действие только в следующих случаях:

• если истек срок действия, указанный при оформлении документа;
• если истек срок действия в соответствии с локальными нормативными актами;
• необходимо отменить приказ для обновления или введения совершенно нового свода правил;
• в силу вступил новый закон или нормативный акт, который является более важным, чем ПВТР.

Если приказ уже утвержден, но понадобилось ввести срок действия для него, то ПВТР придется снова подтверждать.

Кто составляет

Составлением правил может заниматься любой работник, который числится в штабе организации и в его обязанности входит формирование приказов. Среди таких работников могут быть:

• секретарь;
• сотрудник отдела кадров;
• юрисконсульт и другие.

После того как правила будут сформированы, документ необходимо передать директору организации, который должен подтвердить действительность приказа своей подписью. Если же на предприятии подобный документ не имеет заверения директора, то считается, что определенного трудового распорядка в компании не существует.

Передача документа на подпись должна совершаться не только при составлении приказа, но и при внесении изменений любого масштаба.

Кто должен утверждать ПВТР

Ошибкой будет считать, что ПВТР априори должны утверждаться только руководителем организации. Порядок утверждения локальных нормативных актов подобного уровня может быть иным, например, предполагающим проведение общего собрания акционеров АО или участников ООО, на котором и принимается решение об утверждении.

В данном случае потребуется составить протокол собрания акционеров или протокол собрания учредителей, в котором вопрос об утверждении ПВТР должен быть в числе оговоренных повесткой и по нему должно быть принято решение. Только на основании протокола в данном случае и может быть издан приказ генерального директора об утверждении ПВТР.

Порядок утверждения ЛНА организации оговаривается уставом общества. Документы, утвержденные с нарушением этого порядка, будут недействительными.

Обоснования и основание для создания

Для составления документа понадобятся основания и обоснования.  В качестве оснований используются законодательные акты, которые напрямую определяются правила составления приказа. В качестве обоснований используется причина, по которой был создан документ, например, потребность компании в организации трудового распорядка, предупреждения для решения споров и конфликтов и так далее.

Обоснования понадобятся и для внесения любого изменения в уже действующий регламент распорядка. На изучение документа и обоснования профсоюзу отводится 5 дней, после чего данные передаются директору предприятия.

Состав и структура правил внутреннего трудового распорядка

В соответствии с Трудовым кодексом () правила должны содержать следующие разделы:

• общие положения;
• порядок приема и увольнения работников;
• права и обязанности работника и работодателя;
• ответственность работника и работодателя;
• режим работы, время отдыха;
• порядок оплаты труда (размер, порядок выплаты, сроки и место выплаты);
• применяемые к работникам меры поощрения и взыскания;
• заключительные положения.

Также в соответствии со спецификой деятельности компании обязательными для включения в правила внутреннего трудового распорядка являются:

• порядок ведения суммированного учета рабочего времени;
• порядок и сроки ознакомления с графиками работы или сменности;
• перечень должностей с ненормированным рабочим днем (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
• продолжительность дополнительного отпуска;
• случаи, продолжительность и порядок предоставления специальных перерывов для обогрева и отдыха;
• перечень работ, где по условиям труда невозможно предоставление перерывов для отдыха и питания;
• порядок направления работников в командировку, оформления и оплаты расходов, связанных с командировкой (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт);
• размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, которым установлены разъездной характер работы или работа в пути, а также перечень таких должностей (можно вывести в отдельный локальный нормативный акт).

Ошибка 5

Правила внутреннего трудового распорядка носят формальный характер. Ошибкой многих работодателей является то, что они составляют ПВТР для трудовой инспекции и других контролирующих органов, чтобы избежать штрафов. Но работодатель в первую очередь должен быть сам заинтересован в принятии данного документа, так как это основной инструмент работодателя, призванный поддержать и укрепить трудовую дисциплину, а также закрепить правила, установленные в компании.

Помимо вышеуказанных работодатель имеет право включить в ПВТР и другие разделы. Например, можно предусмотреть следующее.

• Порядок ведения видеонаблюдения. Если на территории компании установлены видеокамеры, то в правилах внутреннего трудового распорядка необходимо обосновать причины их наличия, например, видеокамеры на проходной могут быть установлены с целью контроля своевременного прихода на работу, ухода с работы, возвращения с обеденного перерыва.
• Порядок предоставления работникам дополнительного медицинского страхования или оплаты сотовой связи. Часто компании предоставляют работникам полисы ДМС или оплачивают им расходы на сотовую связь. Во избежание споров стоит закрепить в ПВТР данный порядок (когда у работника возникает право на ДМС, какой уровень страховки полагается определенной категории работников, каким работникам оплачивают сотовую связь, какие установлены лимиты по сотовой связи и другие вопросы). Также включение данного условия в ПВТР необходимо для признания затрат на ДМС и сотовую связь в расходах по налогу на прибыль.
• Правила соблюдения дресс-кода. Во многих компаниях данный вопрос актуален. Если включить данное положение в правила внутреннего трудового распорядка, то соблюдение дресс-кода станет обязанностью работника.
• Другие разделы, регламентирующие требования к работникам и определяющие порядок работы в компании (процедура прохождения испытательного срока, установленный в компании пропускной режим, порядок соблюдения коммерческой тайны и др).

ПРИМЕР

При разработке правил внутреннего трудового распорядка для компании от клиента поступил запрос на включение в правила внутреннего трудового распорядка условия о том, что работник несет ответственность за установление на рабочий компьютер нелицензированной программы. Для клиента вопрос был очень актуальным, так как информационная безопасность оставляла желать лучшего. Один из разделов разработанных правил внутреннего трудового распорядка был посвящен порядку работы с персональным компьютером и запрету установления какого-либо программного обеспечения без письменного согласия генерального директора компании, составленного в двух экземплярах для каждой стороны.

Ошибка 6

Установление в правилах внутреннего трудового распорядка норм, противоречащих законодательству.СоставляяПВТР, необходимо помнить, что правила не должны противоречить действующему законодательству и ухудшать положение работников по сравнению с Трудовым кодексом.

Как избавиться от переработок при сменном графике

Обычно трудности возникают при составлении графика, когда подразумевается режим работы сотрудника по принципу сутки через трое. Если быть невнимательным, то можно получить переработку этого человека до 8 часов за одну неделю, что допускать естественно нельзя.

Дабы избежать этакой напасти, постарайтесь верно узнать учётный период. Это период, в котором принят норматив по рабочим часам (смотри любой производственный календарь).

При этом согласно кодексу, учётный период должен быть не длительнее года, помните об этом.

Нормы учётного периода в 2021 году

• Если в неделю рабочих часов — 40, то за учётный период их будет 1974
• Если рабочая неделя состоит из 36-ти часов, то учётный период — 1776,4 часа.
• Если 24-х часовая неделя, то период равен 1183,6 часа.

Чтобы объяснить всё наглядно и просто, рассмотрим пример расчёта количества работников при сорокачасовой рабочей неделе.

Если одна смена равна 24 часам, то количество смен за один год составит 82,25 (мы делим учётный период за год в 1974 часа на 24 часа одной смены).

Если вы думаете взять на сутки через трое четырёх работников, то все отработают по 91,25 смены за год (365 дней делим на 4 человека). Соответственно в часах это будет 2190 (умножим количество смен 91,25 на 24 часа в смене).

А так как мы уже знаем, что при сорока часах в неделю, учётный период должен быть 1974 часа за год, то получается, что переработка каждого из четырёх нанятых сотрудников составит 216 часов (вычитаем из полученных 2190 часов учётный период в 1974 часа).

Здесь важно понимать, что даже если вы пожелаете засчитать эти часы переработки как сверхурочное время, которое оплачивается отдельно, то не сможете этого сделать благодаря статье 99 ТК РФ. Потому что согласно этой статье, сверхурочные часы не должны превышать количества в 120 часов за год

И получается, что переработка в 96 часов всё равно останется, а значит, вы нарушите закон.

Из этого делаем вывод, что на такой сменный график придётся брать не меньше чем пять человек в штат.

Важно! До того, как график будет составлен, уточните норму времени за год. Она может меняться

Виды режима рабочего времени

Трудовой кодекс выделяет следующие режимы рабочего времени:

• обычный (односменный)
• ненормированный
• гибкий
• сменный
• вахтовый
• раздробленного рабочего дня

Обычный график

Работник работает в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00

Работник работает в строго отведенное время: с понедельника по пятницу, с девяти утра и до шести вечера с перерывом на обед с 13.00 до 14.00. Здесь все без вариантов — каждый день, каждый месяц и весь год работник трудится в одном и том же режиме. Такой режим обеспечивается в связи с отсутствием у работодателя технологической и производственной необходимости выполнения своих задач за нормальными временными рамками, и, как следствие, отсутствует необходимость вести суммарный учет времени своего персонала, поскольку нормальная продолжительность рабочей недели у такого работника не превысит 40 часов, что соответствует требованиям законодательства.

Ненормированный

Ненормированный рабочий день — особый режим работы, в соответствии с которым отдельные работники могут по распоряжению работодателя при необходимости эпизодически привлекаться к выполнению своих трудовых функций за пределами установленной для них продолжительности рабочего времени. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников.

Гибкий график

Режим гибкого рабочего времени — это форма организации труда, при которой для отдельных работников или коллективов структурных подразделений организации допускается, но в определенных пределах, саморегулирование начала, окончания и обшей продолжительности рабочего дня. При этом требуется полная отработка установленного законом суммарного количества рабочих часов в течение принятого учетного периода — рабочего дня, недели, месяца и других (ст. 102 ТК РФ).

Сменный график

Сменный режим работы – это график труда, согласно которому рабочее время работника предприятия в разные дни может различаться. Введение такого режима труда целесообразно, когда производственный процесс является непрерывным и требует постоянного управления и контроля со стороны работников.

Сменный график работы устанавливается в учреждениях, где производственный процесс превышает стандартную допустимую длительность рабочего дня, а также в целях максимально эффективного использования техники и оборудования, увеличения объема производимой продукции, товара (оказываемых услуг). Выделяют работу в 2, 3, 4 смены.

Потребность во внедрении именно такой организации работы возникает, когда учреждение по своей природе или общественной необходимости должно работать непрерывно, или же с небольшими перерывами. Работники в таком случае разбиваются на определенные группы (бригады), которые последовательно выполняют работу для исключения перерывов или остановок в производственном (технологическом) процессе.

Вахтовый график

Вахтовый метод — особая форма осуществления трудового процесса вне места постоянного проживания работников, когда не может быть обеспечено ежедневное их возвращение к месту постоянного проживания. Вахтовый метод применяется при значительном удалении места работы от места нахождения работодателя в целях сокращения сроков строительства, ремонта или реконструкции объектов производственного, социального и иного назначения в необжитых, отдаленных районах или районах с особыми природными условиями.

Раздробленный

Этот режим регулируется ст. 105 ТК РФ, и, как правило, применим при производстве работ с неодинаковой интенсивностью в течение всей рабочей смены. К примеру, раздробленный режим работы используется организациями, оказывающими транспортные услуги населению, услуги связи и торговли. Разделение рабочего времени осуществляется работодателем в соответствии с правилами внутреннего распорядка организации, составленными с учетом мнения профсоюзного органа. Российское трудовое законодательство не предусматривает, на сколько частей может быть разделен рабочий день, но, как показывает практика, смена делится на 2 или более частей, неоплачиваемый перерыв между ними может составлять не более 2‑х часов.

Основные сведения о правилах внутреннего трудового распорядка: обязательность, круг регулируемых документом вопросов, срок действия

Правила внутреннего трудового распорядка — документ, определяющий основные принципы труда в организации, в том числе и график работы сотрудников

Понятие и структура ПВТР определяется статьёй 189 ТК, которая называет правила основой дисциплины труда в каждой отдельной организации.

Составление этого документа признаётся обязательным для компаний всех организационно-правовых форм (в т. ч. и микроорганизаций, ИП) и всех форм собственности.

Аспекты взаимоотношений, которые должны и могут регулироваться документом, чётко обозначены в ТК, среди них:

• процедура приёма на работу и прекращения трудовых правоотношений с гражданами;
• правомочия и обязательства сторон трудовых правоотношений в процессе труда на предприятии;
• режим работы и отдыха в компании;
• критерии и процедура применения мер поощрения и дисциплинарной ответственности к работающим гражданам;
• другие вопросы регламентации трудовых правоотношений, связанные со спецификой деятельности организации (например, суммированный учёт трудового времени, список должностей с ненормированным трудовым днём, условия предоставления и длительность дополнительных отпусков, возмещение расходов за разъездной характер работы и т. д.).

Действие ПВТР во времени не ограничивается каким-либо периодом, при необходимости в правила могут вноситься не противоречащие действующему закону изменения или дополнения.

ПВТР должны находиться в свободном доступе для работников. Как правило,их размещают на информационном стенде компании

Когда применяется сменный график работы

Сменный график – явление достаточно распространенное. Используется он в самых разных отраслях деятельности, чаще всего в компаниях с непрерывным круглосуточным производственным циклом – необходимость его применения здесь обусловлена тем, что простои оборудования недопустимы, т.к. они ведут к сбоям в системе и немалым финансовым потерям. А вот регулярная своевременная смена персонала приводит к увеличению объема выпускаемой продукции, улучшению производительности труда и, как следствие, большей прибыли.

Также сменный график распространен и в других сферах, например, в медицинских учреждениях, охранных структурах, пожарных, газовых службах, в железнодорожных и транспортных перевозках, авиасообщении и т.д.

Ошибки

Одной из самых распространенных является ошибка в понимании сути приказа о соблюдении трудовой дисциплины. Зачастую под этим распоряжением выносят поощрения за соблюдение работником установленных правил труда. Однако этот документ не имеет отношения к премированию.

При разного рода поощрениях работодатель составляет приказ о выдаче какого-либо подарка или ценности сотруднику (поводом может быть и соблюдение установленной в организации дисциплины). В таком случае документ целесообразно назвать не «Приказ о соблюдении трудовой дисциплины», а «Приказ о премировании», а в качестве основания указать выполнение правил трудового распорядка.

Приказом о соблюдении трудовой дисциплины нельзя ущемлять права работников. Например, незаконно вводить запреты на выходные дни или ставить отпуск в зависимость от каких-либо условий. Распоряжением возможно лишь скорректировать:

• перечень необходимой для подтверждения какого-либо факта документации;
• сроки уведомления работодателя об имеющих значение событиях;
• процедуру контроля над работником.

В остальных случаях на приказ работодателя можно пожаловаться в Трудовую инспекцию или суд.