Приемка, проверка и бухгалтерская обработка документов

О первичке

Одним первичным документом согласно стандарту смогу оформляться: несколько связанных фактов хозжизни; ряд биржевых сделок с разными контрагентами. Отдельные факты могут оформляться не при их совершении, а с определенной периодичностью – за сутки, неделю, месяц, квартал. Это длящиеся факты – начисление процентов, амортизация; повторяющиеся факты – поставки по одному долгосрочному договору. Периодичность составления первички определяет сам субъект с учетом рациональности, но в любом случае такая первичка должна составляться на отчетную дату.

Установлены особенности для ведения деятельности за границей, которые ориентируются на местное законодательство. Если оно требует составлять первичку и регистры на языке этого государства – так и надо делать, первичку можно не переводить, а регистры – надо. В противном случае все составляется на русском, а если нет – то для первички нужен построчный перевод.

Определены допустимые виды электронной подписи документов бухучета. Если подпись нужна на основании нормативных актов, то надо применть тот ее вид, который в них указан. Во всех иных случаях виды электронной подписи документов бухучета выбираются экономическим субъектом: это может быть простая ЭП, усиленная (неквалифицированная и квалифицированная). Если первичка составляется совместно с другими участниками электронного взаимодействия, вид ЭП определяются соглашением.

Статусы первичных документов в 1С

Программа 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 позволяет пользователю контролировать наличие оригиналов первичной документации и счетов-фактур, поступающих от контрагентов. Для этого в разделе «Покупки» в стандартных документах на поступление имеется поле «Оригинал».

Когда пользователь получает оригинал первичного учетного документа, он ставит флажок «получен», а если поступил счет-фактура, то ставит флажок «СФ получен». Если поступил УПД, то флажок ставится только в графе «получен».

Пользователь может менять статусы получения оригиналов первички и счетов-фактур как в самих документах на поступление, но также и в перечне этих документов. Для этого нужно зайти в список, затем выделить один или несколько требуемых документов, а потом поменять статус, нажав кнопку «Оригинал». При этом нужно выбрать соответствующую команду:

• Оригинал получен;
• Оригинал не получен;
• СФ оригинал получен;
• СФ оригинал не получен;
• Все оригиналы получены.

Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.

Чтобы указать, что документ подписан контрагентом, в документе на реализацию (акт, накладная и т.д.) используется флажок «Документ подписан». Зайти в документ можно через раздел «Продажи». Когда продавец регистрирует документ реализации, оформляемый с обеих сторон, нужно поставить флажок «Документ подписан». Если же продавец регистрирует документ на реализацию, который не подписан покупателем, данный флажок не ставится.

Когда бухгалтер получает оригинал первичного документа с подписью партнера, он проставляет в этом документе в 1С флажок «Документ подписан».

Ставить данный флажок можно не только из самого документа на реализацию, но и из их перечня. Для этого пользователь выделяет один или сразу группу документов, а затем меняет их статус по команде «Подписан» и далее «Документ подписан».  

Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.

Кроме непосредственного контроля получения оригиналов первички программа 1С предоставляет и иную возможность — направлять информацию ответственным лицам.

Как восстанавливаются первичные документы

Четкого регламента на счет восстановления “первички” нет. Однако существуют рекомендации, отраженные в Письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 No26-12/43411.

1. Следует назначить комиссию, чтобы расследовать причины пропажи или гибели “первички”. Если потребуется, можно привлечь следственные органы, охрану и пожарный надзор.
2. Также нужно попытаться восстановить хоть какие-то документы, запросив выписки из банка, обратившись к контрагентам за копиями накладных и т.п. 3. Исправить декларацию по налогу на прибыль, т.к. не доказанные документально растраты не будут признаны расходами при учете налогов.
3. Позволить представителю налоговой самостоятельно оценить размер выплат в бюджет. Руководствоваться он будет имеющимися у вас документами и данными о схожих налогоплательщиках (пп.7 п.1 ст.31 НК РФ).
4. Уплатить штраф, если его назначит налоговая служба (ст.120 НК РФ).

Обработка «Распознавание штрихкода с помощью утилиты Zbar» для Документооборот ред. 2 Промо

В связи с тем, что стандартный функционал программы «Документооборот» ред. 2.1 дает возможность распознавания штрихкодов только форма EAN-13, данная обработка — альтернативный способ для распознавания штрихкода в программе 1С: Документооборот ред. 2 с помощью утилиты Zbar, которая распознает в том числе и в формате Code 128 (один из стандартных штрихкодов кодирования документов, например, «Управление торговлей» ред. 11), а также с возможностью поэтапно проследить все действия от распознавания до прикрепления к документу или простой загрузки в каталоги файлов в базе 1С.

5 стартмани

Где хранить документы организации и ИП?

Если документов немного, то проще всего создать собственный архив — хранить их в сейфе (несгораемом шкафу) или выделить под архив отдельную комнату. Законом конкретных требований к оформлению архива не предусмотрено, главное – чтобы он выполнял свою функцию сбора и хранения документов.

Документы последних трех лет, а также те, что постоянно требуются в работе (чаще всего, регистрационные) составляют так называемый оперативный архив, поэтому на долгое хранение не закладываются. Документы, хранящиеся не более пяти лет, по истечению срока хранения, должны быть уничтожены путем сжигания или разрезания в шредере.

Остальные документы, со сроком хранения более пяти лет, надо закладывать на хранение. Для этого их подшивают в тома, с количеством не более 250 листов в одном томе. Каждый лист тома нумеруют, составляют внутреннюю опись и обложку. Документы можно передать и на ответственное хранение специализированным архивным организациям, но это имеет смысл при большом их количестве.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

Не повторяйте чужих ошибок

О том, что «первичка» не в порядке, чаще всего задумываются только когда пришла налоговая проверка, и бывает уже поздно. Вот на чем чаще всего «попадаются» организации во время проверки:

1. Провели операцию по неправильному документу, а после получения правильного правки в учете не сделали.
2. Не проводили инвентаризацию первичных документов, и во время проверки возникла неразбериха.
3. Не соблюдали правила оформления первичных бухгалтерских документов: не было обязательных реквизитов, подписи ответственных, были ошибки в значимых полях и т.д.
4. Отправили контрагенту документ на переделку и забыли об этом.
5. Потеряли документы.

1С-WiseAdvice позаботится о том, чтобы каждый документ был на месте, правильно оформлен и не вызывал вопросов.

Преимущества, связанные с использованием уникальной технологии обработки «первички» в 1C-WiseAdvice:

1. Прозрачность процесса обработки «первички»: документы собираются равномерно в течение отчетного квартала, мы можем восстановить историю движения каждого документа от момента передачи нам в офис до его отражения в учете.
2. Многоуровневый контроль: своевременность и качество обработки «первички», ведения учета и подготовки отчетности контролируются кураторами-аудиторами и средствами электронной автоматизации.
3. Сохранность бумажных архивов: команда бухгалтеров работает только с электронными копиями вашей «первички», а бумажные оригиналы не покидают пределов одного помещения, не теряются и тщательно архивируются.
4. Электронный архив: позволяет за несколько секунд найти в 1С необходимый документ и его распечатать, что является неоспоримым преимуществом при взаимодействии с ИФНС.
5. Оперативные и достоверные данные: в системе всегда актуальная информация для формирования отчетности в налоговую и для принятия управленческих решений.
6. Снижение налоговых рисков: мы гарантируем, что каждая цифра в подготовленной нами отчетности подтверждена документально, что минимизирует риск претензий на налоговых проверках.

Передайте ведение бухгалтерского и налогового учета на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, и вы сможете быть уверены в том, что с «первичкой» у вас полный порядок.

Документооборот в торговле

Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной.

— это график либо схема, которые обрисовывают движение первичных документов на предприятии от момента их сотворения до момента передачи на хранение. В том числе и правила документооборота и разработка обработки.Составленный график документооборота в бухгалтерии залог правильной отчетности. Соглашение об использовании электрической подписи в корпоративной системе электрического документооборота. эталон приказа по документообороту, график предоставления документов в бухгалтерию, отдел кадров.Регламент документооборота в бухгалтерии эталон итог поиска, график документооборота в бухгалтерии эталон.К учету, если они составлены по образчикам, содержащимся в альбомах.После окончания шага составления документ должен быть непременно подписан управляющим предприятия (директором, замещающим его лицом). сделать надлежащие внутренние регламенты.

Основные требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания.

• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Проверка.

Проверка первичных документов — контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

• по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

• арифметически (подсчет сумм);

• по содержанию (законность документальных операций).

При проверке по форме необходимо проконтролировать заполнение обязательных реквизитов документа — оформленный ненадлежащим образом документ налоговая инспекция может признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

Обработка.

Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы —

учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде).

Конструктор печатных форм для ЗУП 3.1 по шаблонам MSOffice и OpenOffice Промо

Данная обработка позволяет быстро создавать печатные формы документов на основании документов из программы 1С ЗУП8 версии 3.1.
Печатные формы можно заполнять на основании следующих документов: «Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком», «Перемещение в другое подразделение», «Договор ГПХ»

Обработка протестирована на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1714) релиз ЗУП 3.1.9.187
Тонкий клиент (файловый или клиент-сервер)
Установленный Microsoft office (2003 и выше) или OpenOffice/LibreOffice

09/04/2019 Исправил ошибку, возникающую, если наименование вида расчета содержит скобки.

10 стартмани

Статусы первичных документов в 1С

Программа 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3.0 позволяет пользователю контролировать наличие оригиналов первичной документации и счетов-фактур, поступающих от контрагентов. Для этого в разделе «Покупки» в стандартных документах на поступление имеется поле «Оригинал».

Когда пользователь получает оригинал первичного учетного документа, он ставит флажок «получен», а если поступил счет-фактура, то ставит флажок «СФ получен». Если поступил УПД, то флажок ставится только в графе «получен».

Пользователь может менять статусы получения оригиналов первички и счетов-фактур как в самих документах на поступление, но также и в перечне этих документов. Для этого нужно зайти в список, затем выделить один или несколько требуемых документов, а потом поменять статус, нажав кнопку «Оригинал». При этом нужно выбрать соответствующую команду:

• Оригинал получен;
• Оригинал не получен;
• СФ оригинал получен;
• СФ оригинал не получен;
• Все оригиналы получены.

Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.

Чтобы указать, что документ подписан контрагентом, в документе на реализацию (акт, накладная и т.д.) используется флажок «Документ подписан». Зайти в документ можно через раздел «Продажи». Когда продавец регистрирует документ реализации, оформляемый с обеих сторон, нужно поставить флажок «Документ подписан». Если же продавец регистрирует документ на реализацию, который не подписан покупателем, данный флажок не ставится.

Когда бухгалтер получает оригинал первичного документа с подписью партнера, он проставляет в этом документе в 1С флажок «Документ подписан».

Ставить данный флажок можно не только из самого документа на реализацию, но и из их перечня. Для этого пользователь выделяет один или сразу группу документов, а затем меняет их статус по команде «Подписан» и далее «Документ подписан».  

Данная возможность особенно необходима в том случае, если нужно проконтролировать документы закрытого периода. При изменении статуса не нужно их перепроводить.

Кроме непосредственного контроля получения оригиналов первички программа 1С предоставляет и иную возможность — направлять информацию ответственным лицам.

Конструктор печатных форм для ЗУП 3.1 по шаблонам MSOffice и OpenOffice

Данная обработка позволяет быстро создавать печатные формы документов на основании документов из программы 1С ЗУП8 версии 3.1.
Печатные формы можно заполнять на основании следующих документов: «Прием на работу», «Прием на работу списком», «Кадровый перевод», «Кадровый перевод списком», «Перемещение в другое подразделение», «Договор ГПХ»

Обработка протестирована на платформе 1С:Предприятие 8.3 (8.3.12.1714) релиз ЗУП 3.1.9.187
Тонкий клиент (файловый или клиент-сервер)
Установленный Microsoft office (2003 и выше) или OpenOffice/LibreOffice

09/04/2019 Исправил ошибку, возникающую, если наименование вида расчета содержит скобки.

10 стартмани

Как избежать ошибок при заполнении первички

Чтобы составить первичный документ и верно отразить его в учете, нужно знать множество нюансов. И на каждом этапе обработки документации могут появиться ошибки.

В компании 1С-WiseAdvice вся первичка проходит строгую проверку на соответствие законодательству. Поэтому претензии инспекторов, касающиеся формальных признаков, практически исключены.

Уникальная технология обработки документов «Процессинг» позволяет контролировать их корректность и своевременность оформления в режиме онлайн. По любому документу можно проследить историю его формирования, корректировок и отражения в учете.

Все это позволяет свести к минимуму вероятность ошибок при работе с первичкой.

Как настроить в программе отчеты по проблемным первичным документам

Когда пользователь привяжет к каждому контрагенту конкретного ответственного сотрудника, можно создавать отчеты по проблемной первичной документации. К примеру, этот момент относится к документам, по которым не поступили оригиналы или которые оформлены с нарушением требований законодательства. В сформированном отчете будут указываться сотрудники, которые несут ответственность за работу с конкретным контрагентом.

Чтобы создать список, нужно зайти в перечень документов на поступление через раздел «Покупки», потом «Поступление (акты, накладные, УПД)». Далее нужно нажать команду «Еще» и затем «Настроить список».

Когда откроется форма настроек, во вкладке «Отбор» пользователь ставит отбор по документам, по которым нет оригиналов:

• левая часть — выбирается графа «Оригинал» и нажимается кнопка «Выбрать»;
• правая часть — в появившейся строке в графе «Вид сравнения» ставится значение «Равно», в графе «Значение» указывается «Нет».

Во вкладке «Группировка» с левой стороны формы нужно в доступных полях выбрать графу «Контрагент», раскрыть реквизиты через щелчок мышью по пиктограмме «+», а далее выбрать реквизит «Менеджер». При нажатии кнопки «Завершить редактирование»  производится возврат в перечень документов на поступление. И в этом случае список группируется по контрагентам, по которым нет оригиналов первички.

Для сохранения этих настроек нужно выбрать команду «Еще», а потом — «Сохранить настройки».

Для печати отчета выделяется любая строка с документом на поступление и нажимается кнопка «Печать» и далее «Реестр документов».

Важно! Команда на печать не выполняется, если выделять строку с дополнительным реквизитом (менеджером).

Список документов на поступление, по которым нет оригиналов, сформируется с даты документа, который пользователь выделил курсором. Интервал заполнения отчета можно поменять в командной строке. Дополнительно произвести настройку печатной формы отчета можно при нажатии «Показать настройки».

В настройках во вкладке «Оформление» устанавливаются флажки по требуемым показателям. Именно они будут указаны в печатной форме отчете. Создать ее можно по кнопке «Сформировать».

Поможем с 1С всегда! Бесплатная Линия консультации 24/7

Решим любые ваши вопросы по работе в 1С. Проконсультируем по телефону, почте, через сервис 1С-Коннект 24 часа в сутки / 7 дней в неделю / 20 минут в день.

Сервисы, помогающие в работе бухгалтера, вы можете приобрести здесь.

Хотите установить, настроить, доработать или обновить «1С»? Оставьте заявку!

План счетов бухучета в 2021 году
Новые сроки уплаты НДС в 2021 году

Документы по учету кадров и заработной плате.

Организации и индивидуальные предприниматели, независимо от
форм собственности, обязаны обеспечивать сохранность кадровых документов и
документов по личному составу, в течение сроков, установленных
законодательством РФ.

Ошибки в первичке и их исправление

Какие бы способы проверки не применялись, порядок исправления ошибок в документах зависит от вида выявленного нарушения.

Если операция не соответствует закону или невыгодна экономически, и руководитель принял решение ее отменить, то такой документ просто изымается.

Если найдена арифметическая или иная техническая ошибка, то ее можно исправить, заверив корректировку подписями лиц, составивших документ (п. 7 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

Но важно помнить, что для отдельных видов первички исправления не допускаются. В первую очередь это относится к кассовым и банковским документам

При обнаружении в них ошибок необходимо заменить неверный документ на новый. Впрочем, закон не запрещает поступать таким образом и в отношении других видов первички.

В любом случае нельзя для исправления использовать подчистку, корректор, ластик и другие подобные методы.

Если ошибочный документ связан с двухсторонними расчетами (например, накладная), то после исправления нужно обязательно выслать его правильную версию и контрагенту.

Если документ с искажениями уже был принят к учету, то следует внести изменения и в проводки. Здесь возможны два варианта:

1. Дополнительная проводка применяется, если запись в учете сделана верно, но на сумму, меньшую, чем необходимо.
2. Если проводка была сделана неверно в принципе, то она сторнируется (отменяется), а вместо нее производится правильная операция.

Если же искажения первички выявили с большим опозданием, то может потребоваться и внесение изменений в отчетность. Здесь все зависит от существенности ошибки, а также того, был ли уже отчет утвержден собственниками. Порядок корректировки бухгалтерских отчетов подробно регламентирован в ПБУ 22/2010.

Как настроить в программе дополнительные свойства для объектов

Программа не позволяет указывать сотрудника, который несет ответственность за проведение сделки с конкретным партнером или по определенному договору, в документах на поступление или реализацию. Но в 1С можно настроить дополнительные свойства для определенных объектов. К примеру, пользователь может добавить реквизит «Менеджер» через справочник «Контрагенты». В нем есть возможность поставить ответственного сотрудника в карточке самого контрагента, а потом эти сведения использовать для формирования отчетов по полученным или выданным документам.

Для настройки нужно зайти в раздел «Администрирование», затем по гиперссылке в «Общие настройки», далее в одноименную форму, развернуть группировку «Дополнительные реквизиты и сведения». И затем там поставить флажок.

• левая часть — для набора реквизитов, установленных справочниками или документами, сформированных по группам;
• правая часть — перечень дополнительных реквизитов, которые входят в набор, выделяемый курсором. При этом указывается название реквизита и его тип значения.

Чтобы назначить дополнительный реквизит для справочника «Контрагенты», необходимо в левой части «Дополнительных реквизитов» выбрать определенный набор, а потом нажать «Добавить» и далее выбрать «Новый». Когда откроется карточка реквизита, пользователь вносит информацию по графам:

Когда пользователь сохраняет заполненный новый реквизит, он появляется в карточке контрагента. При этом в ней можно указать значение этого реквизита, т.е. сотрудника, работающего с данным партнером. Он подбирается из справочника «Физические лица», а добавить туда нового можно и через карточку контрагента, если нажать на кнопку «+».

Перечень дополнительных реквизитов можно открыть не только через раздел «Администрирование», но и через карточку контрагента. Для этого используется команда «Еще», а потом — «Изменить состав дополнительных реквизитов».