Штатное расписание: оформляем, утверждаем, вносим изменения

Замещаемая должность

В трудовом кодексе РФ «замещением должностей» называют заключение трудового договора при избрани по конкурсу. Но это теоретически.

В этом случает использовать термин «замещаемая должность» некорректно. В этом случае речь идёт о переводе на другую работу.

В соответствии с общепринятыми правилами, такое замещение должностей, то есть перевод работника возможен лишь при условии письменного согласия работника и работодателя.

Однако, Трудовой кодекс предусматривает и основания для перевода на другой вид деятельности, не требующие согласия работника.

Имеются в виду любые исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия для всего населения или его части, а также случаи, когда необходимо предотвратить уничтожение или порчу имущества или же заменить отсутствующего временно работника.

Временный перевод на другую работу встречается достаточно часто. К примеру, одному работнику нужно уйти в отпуск, а другому приходится выполнять его обязанности.

Чтобы оптимизировать и выстроить внутренние процессы, нужно обратить внимание на формы перевода на другую работу в локальных нормативных актах. Целесообразно описать процедуру замещения отсутствующих работников

Лица, замещающие муниципальные должности, делают это обычно по двум причинам:

— при уходе в отпуск или отсутствии по другой причине (по причине командировки или болезни) руководителя структурного подразделения,

— при отсутствии в силу определенных причин рядового сотрудника.

В качестве опоры для описания правил действия подойдут организационная структура и штатное расписание.

Чтобы обеспечить замену руководителю структурного подразделения, достаточно ввести должность заместителя руководителя или же дать право руководитель структурного подразделения на самостоятельное назначение ответственного лица.

Если работник отсутствует, решения принимает руководитель структурного подразделения. Документально оформляют данный процесс следующим способом:

— издание приказа о замещении руководителя структурного подразделения.

-делегирование полномочий по изданию письменного распоряжения о замещении сотрудника на уровень руководителя структурного подразделения.

Используемой в настоящее время нормативной базой предоставляются разнообразные инструменты, упорядочивающие внутреннюю организацию предприятия

При этом важное место занимают не только необходимые документы, но и их надлежащее оформление

Освобождение от замещаемой должности происходит в соответствии с ТК РФ. Так, руководители и помощники (советники), замещающие соответствующие гражданские должности менее чем один год, имеют право на компенсацию, представляющую среднее денежное содержание после освобождения от должности на период трудоустройства, но не более, чем на год.

>Штатная расстановка: образец

В данном материале вы можете и бланк штатной расстановки, а также узнать о некоторых особенностях заполнения этого документа.

Как составить и оформить?

Существует унифицированная форма Т-3 для оформления штатного расписания организации или физического лица, зарегистрированного в качестве индивидуального предпринимателя. Она носит рекомендательный характер и не является обязательной к применению.

Форма № Т-3 утверждена Постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 года «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учету труда и его оплаты».

На заметку. Зачастую нет необходимости разрабатывать индивидуальную форму штатного расписания, потому что унифицированная форма Т-3 ёмко вмещает в себя всю необходимую информацию о кадровом составе организации или индивидуального предпринимателя.

Необходимо присвоить номер и дату для этого документа, а также указать срок действия.

Разрабатывая штатное расписание и заполняя информацию, необходимо указать следующее:

Наименование организации. Указывается в точном соответствии с учредительными документами.

Дата составления документа (начало деятельности, отчётного периода: года, квартала, месяца), исходя из потребностей работодателя.

Номер. При первичном составлении присваивается номер один. Далее применяется сквозная нумерация.

Временной период: с момента вступления в силу до истечения срока действия.

Код. предполагает написание номеров подразделений в том порядке, который поможет определить значимость, подчиненность и структуру всей организации.

Наименование должностей. Обязанность обращаться к классификатору должностей и профессий закреплена для организаций с вредными и опасными для жизни условиями труда, а также для государственных учреждений, для остальных таких критериев нет.

Оклад или тарифная ставка

Они устанавливаются в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации.Важно следить за соответствием такому показателю как МРОТ (минимальный размер оплаты труда), он изменчив и закреплён законодательно.

Количество штатных единиц, приходящихся на каждую занимаемую должность. Работодатель имеет право указывать не только целую единицу, но и дробную (0,5; 0,25; 0,75)

Такая потребность возникает в случае неполного рабочего дня, неполной занятости, сезонности работ, совмещении (внешнем или внутреннем).

Надбавки и премии, если таковые предусмотрены. Они необходимы для стимулирования работников и поощрения за заслуги в трудовой деятельности, могут быть указаны в виде фиксированной суммы или выражены в процентах от оклада.

Итоговые значения: общее количество штатных единиц, суммарная оплата труда, средняя заработная плата, приходящаяся на одну штатную единицу.Возможность заполнить графу «всего» появляется, если оклады и надбавки указаны исключительно в рублях, без применения процентов и коэффициентов.

Справка. При установлении надбавок в процентах от оклада или сдельной оплате труда высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этой ситуации в графе проставляется прочерк.

Информация о вакантности рабочего места указывается в виде сноски после таблицы.

Код по Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций, который присвоен органом государственной статистики и прописан в информационном письме.

Примечание. Предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации.

Подробную инструкцию, как сделать новое штатное расписание, вы найдете тут.

Печать на штатном расписании проставлять не обязательно.

• Скачать бланк примера штатного расписания ООО
• Скачать образец примера штатного расписания ООО

Часто задаваемые вопросы о штатном расписании. Краткий FAQ

Вопрос: Сколько хранить ШР и приказы, связанные с его изменениями?

Ответ: Как утверждает Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 №558, данные документы требуется хранить в компании постоянно.

Вопрос: Можно ли отражать в ШР одинаковые должности с разными окладами?

Ответ: Согласно Письму Роструда от 27.04.2011 №1111-6-1 нельзя. Это может грозить штрафами за нарушение трудового законодательства. Если необходимо указать разную зарплату, то можно воспользоваться внесением в ШР одному из сотрудников стимулирующих или компенсационных надбавок. Можно также изменить наименования должностей, например: «менеджер» на «старший менеджер», но для каждого должна быть своя должностная инструкция.

Вопрос: Могут ли быть в расписании вакантные должности? Можно ли их вычеркнуть?

Ответ: Могут. Если брать сотрудника на вакантную должность больше не требуется, то должность можно убрать путем издания приказа об изменении штатного расписания.

Вопрос: Обязательно ли предоставлять ШР организации по запросу проверяющих органов?

Ответ: Да. Запросить этот документ могут проверяющие сотрудники таких учреждений, как ИФНС, ПФР, трудинспекция.

Вопрос: Что представляет собой штатная расстановка?

Ответ: Это факультативный документ в организации. Можно услышать такие его названия, как штатное замещение или штатный список. Документ можно изменять столько раз, сколько нужно. Издания приказа не требуется. Отличается от ШР тем, что в форму Т-3 вносятся новые графы: ФИО сотрудника напротив каждой должности, стаж работы в организации, табельный номер, какие-либо другие особенности. Основная задача такого документа — помочь быстро отследить свободные должности. Штатная расстановка может пригодиться в организациях, где существует текучка персонала. Заполняется бумага аналогично ШР.

Можно ли указать в трудовом договоре: «Зарплата согласно штатному расписанию»?

К оглавлению

В соответствии со статьей 129 ТК РФ оклад и тарифная ставка имеют фиксированное значение, поэтому в трудовое соглашение требуется вписывать эти показатели числами. А вот величину надбавок, премий, иных поощрений или льгот в договорный документ можно вносить буквенным способом соответственно желанию нанимателя. Также возможно указать ссылку на нормативный акт, подтверждающий, в действительности ли имеются основания либо условия для выплат.

Написать в договоре: «Заработная плата согласно штатному расписанию» разрешено лишь тогда, когда к соглашению приложен сам нормативный акт с подробным изложением как, когда и сколько получит сотрудник. В общих чертах подобная надпись в ТД незаконна.

От кадрах и зарплате в расписании штата – на видео:

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

Главная цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

• отследить «текучесть» кадров;
• определить наличие вакантных мест;
• установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
• проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Как оформить, что учесть?

Неполное рабочее время, и на 0,25 ставки в том числе, разрешено ст. 93 ТК РФ. В ней же описываются и основные законодательные моменты трудовых отношений в условиях неполного рабочего времени.

Принимать по ставке 0,25 можно:

• основного работника;
• внешнего совместителя.

Оформить по ставке 0,25 можно:

• сразу при заключении трудового договора;
• спустя какое-то время, если возникает необходимость.

Инициатива перехода на ставку 0,25 может принадлежать:

• работнику;
• работодателю.

Ставка 0,25 может устанавливаться:

• на определенный срок;
• без указания определенного срока.

Неполными могут быть:

• рабочий день;
• рабочая неделя;
• рабочий день и рабочая неделя одновременно.

Работа на 1⁄4 ставки не уменьшает трудовой стаж, не ограничивает ежегодный трудовой отпуск. Отметим, что статья 93 ТК РФ называет категории работников, которым администрация отказать в установлении неполного рабочего времени не имеет права. Это:

• беременные;
• родители несовершеннолетнего, инвалида (и исполняющие их обязанности);
• ухаживающие за больным родственником.

Ставка 1⁄4 может применяться для них до тех пор, пока будут иметь место причины, не позволяющие трудиться на ставке 1,0. Они подтверждаются соответствующими медицинскими и иными официальными документами.

Неполное рабочее время, как следует из ТК РФ, может устанавливаться с учетом многих обстоятельств и условий, которые прописываются в кадровых документах.

Если ставка 1⁄4 устанавливается по инициативе работающего сотрудника, от него требуется заявление, подтверждающие целесообразность документы (о них сказано выше). Затем корректируется трудовой договор допсоглашением к нему, издается соответствующий кадровый приказ. В ином случае договор сразу оформляется с учетом этой ставки.

Если неполное время работы устанавливается администрацией на основании ст. 74 ТК РФ вынужденно, то только по случаю:

• организационных или технологических изменений условий работы (например, при масштабном переоборудовании производства);
• наличия угрозы массового увольнения.

Такие меры могут применяться не более полугода и должны быть согласованы с профсоюзом, если он есть в организации. О переводе фирмы на неполное рабочее время должна быть извещена и служба занятости (ст. 25 ФЗ-1032-1 «О занятости»). До сведения работников информацию нужно донести за 2 месяца до издания приказа о работе в новых условиях.

Важно! Неполное рабочее время и сокращенное рабочее время – это не одно и то же. Сокращенный режим применяют к отдельным категориям работников согласно ст

92 ТК РФ. Продолжительность их работы считается нормальной, оплачивается работа как за полное рабочее время.

С оплатой согласно штатному расписанию незаконно

Вы здесь «Отдел кадров», 2009, N 1 Вопрос: В трудовых договорах с работниками у нас есть фраза «Работник принимается на должность такую-то с оплатой согласно штатному расписанию». Знакомый менеджер по персоналу сказал, что эта формулировка незаконна.

Скажите, обязательно ли указывать размер оклада и порядок определения премий?

Ответ: Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата (оплата труда работника) — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). В силу ст. 135 ТК РФ заработная плата устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда, которые устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права. Статья 57 ТК РФ относит условия оплаты труда к обязательным для включения в трудовой договор, в том числе размер тарифной ставки и оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты.

Правило недели: согласно чему

В этом выпуске «Ликбеза» вспомним, какой падеж употребляется в конструкциях с предлогом «согласно». Например, «согласно штатному расписанию» или «согласно штатного расписания» – как правильно? Правила русского языка гласят: предлоги согласно, вопреки, навстречу, благодаря обуславливают употребление последующего слова в дательном падеже (который, как все прекрасно знают, отвечает на вопросы кому? чему?). Согласно роскошному обычаю того времени, пешие конюхи вели за ним под уздцы шесть верховых коней в полном убранстве (А. Толстой). Использование здесь родительного падежа вместо дательного – вопиющая ошибка, которой грешат, к сожалению, разного рода должностные лица, уверенные, что писать фразы вроде «согласно штатного расписания» есть хороший тон и верный признак официального стиля. Правильно – «согласно (чему?) штатному расписанию» и никак иначе!

Кстати, если предлог сложный – «согласно с», то падеж нужен творительный (согласно с (чем?) расписанием). Хотя с этим, кажется, проблем ни у кого не возникает, слава Богу.

Ежи Лисовский

Нужно ли указывать сведения о них в документе?

Говоря о премии в штатном расписании, нужно сначала разобраться, что это за доплаты такие. ТК РФ не даёт определения для этого термина, хотя само по себе словосочетание «штатное расписание» в кодексе и встречается. Тем не менее, на основе содержания нормативных актов можно сделать вывод о том, что штатным расписанием является документ, который определяет:

1. Численность работников предприятия (нужно ли менять штатное расписание при увольнении сотрудника?).

2. Их распределение по структурным подразделениям (как отразить подразделения в штатном расписании?).
3. Размер выплат, полагающихся за труд каждому из сотрудников, занимающих соответствующую должность (какие бывают ставки в штатном расписании?).

Надо отметить, что последний пункт не всегда обязателен. Из содержания ст. ст. 57, 74 и 180 ТК РФ можно сделать вывод о том, что главная цель ШР – всё-таки закрепить структуру и численность, а размеры окладов могут быть прописаны и в трудовых договорах (индивидуальных или коллективных). Аналогичные выводы можно сделать и из содержания ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Тем не менее, и унифицированная форма №Т-3 (уже не обязательная, но до сих пор широко используемая), и утверждённые на многих предприятиях бланки штатных расписаний предусматривают соответствующую графу в документе. Но если с окладом всё более или менее понятно, то как быть с премиями?

Система премирования предусматривает:

• Система премирования разрабатывается работодателем самостоятельно (ч. 2 ст. 135 ТК РФ).
• С момента вступления в силу ФЗ «О бухгалтерском учёте» использование унифицированных форм (таких, как №Т-3) обязательно только для государственных организаций. Коммерческие же могут самостоятельно разрабатывать форму штатного расписания, включая в неё размер выплат или же не отражая эту информацию нигде.
• Помимо штатного расписания на предприятии может действовать и утверждённая руководством система премирования. В том случае, если такой документ был принят, указывать размер премии в расписании не обязательно.
• Тем не менее, в штатном расписании могут быть отражены регулярные выплаты в адрес работника.

Таким образом, можно сделать следующий вывод: если в штатном расписании указан размер оклада (в виде твёрдой суммы, с привязкой к тарифам и т. д.) – то в нём следует отразить и размер премий, которые сотруднику на этой должности выплачиваются регулярно.

Поэтому если он не готов это делать – отражать их не стоит. Достаточно выплачивать определённые суммы работникам на основании разовых приказов.

Коэффициенты для исчисления должностных окладов

Согласно трудовому законодательству должностным окладом является фиксированная сумма оплаты трудовой деятельности за исполнение собственных должностных обязанностей. Должностной оклад не может включать в себя социальные, стимулирующие или компенсационные выплаты.

Трудовой Кодекс РФ определяет базовый должностной оклад как ставку заработной платы работника государственной или муниципальной организации, осуществляющего профессиональную деятельность рабочего или служащего без учета дополнительных выплат.

Таким образом, минимальный размер заработной платы, установленный на уровне государства, положен в основу установления размеров должностных окладов сотрудников.

Оклад любого работника напрямую зависит от множества факторов, среди которых:

• рабочая нагрузка;
• профильное образование;
• квалификация;
• стаж работы.

Внимание! Должностной оклад – это фиксированная сумма оплаты труда, устанавливаемая в зависимости от занимаемой сотрудником должности, квалификации, профильного образования и стажа работы на данном предприятии. Размер оплаты трудовой деятельности служащих устанавливается с опорой на схемы должностных окладов, которые разрабатываются на уровне организации или целой отрасли:

Размер оплаты трудовой деятельности служащих устанавливается с опорой на схемы должностных окладов, которые разрабатываются на уровне организации или целой отрасли:

1. Отраслевые схемы используются для определения окладов сотрудников организаций, финансируемых из бюджетных источников.
2. Схемы окладов, утвержденные на уровне фирм, финансируемых за счет собственных средств, принимают форму штатного расписания с указанием номенклатуры должностей специалистов и соответствующими размерами окладов.

В схемах должностных окладов обеих групп может указываться диапазон размера заработной платы, именуемый «вилкой» окладов.

Установление минимальной и максимальной планки оплаты труда позволяет определять размеры окладов сотрудников в индивидуальном порядке, опираясь на их квалификацию, опыт работы, объем выполняемых работ и деловые качества.

Уровень профессионализма и специалистов, и рабочих определяется с помощью градации на категории, благодаря чему осуществляется дифференциация окладов сотрудников. Большинству организаций характерна трехступенчатая градация.

Согласно трудовому законодательству, положение об оплате труда может предусматривать установление персонального повышающего коэффициента:

• по занимаемой должности;
• за выслугу лет (подробнее об этом).

В случае установления повышающего коэффициента, размер предстоящих выплат определяется путем математического умножения размера оклада на коэффициент.

Персональный повышающий коэффициент может быть назначен с учетом:

• профессиональной подготовки;
• сложности выполняемых работ;
• степени ответственности сотрудника.

Решение о надбавке принимается руководителем предприятия в отношении каждого работника индивидуально. Коэффициент за выслугу лет может быть установлен сотрудникам в зависимости от общего профессионального стажа на данном предприятии.

Вопрос: Является ли невыплата премии нарушением трудового законодательства, если в трудовом договоре указано, что заработная плата состоит из должностного оклада и премии? Посмотреть ответ

Оформление штатной расстановки

Заполняется штатная расстановка данными, имеющимися в распоряжении кадровой службы. Поэтому именно эта служба осуществляет ведение штатной расстановки.

Составляется штатная расстановка на конкретную дату и отражает соответствующую этой дате характеристику персонала. Поэтому действительной она оказывается на период до ближайшего изменения показателей, вносимых в нее.

Определенного бланка у штатной расстановки нет. Ответственное за ведение этого документа лицо, как правило, разрабатывает этот бланк самостоятельно, беря за основу форму утвержденного работодателем штатного расписания и дополняя ее необходимым для внесения всей запланированной информации количеством граф и строк.

Объемность попадающего в штатную расстановку материала делает предпочтительным электронный способ ее ведения. Однако хранить утративший свою актуальность документ лучше в бумажном виде. Подписывает его, как правило, руководитель кадровой службы.

Нужно ли вести документ

Завести штатную расстановку на предприятии вы можете, но не обязаны — закон этого не требует. Упоминание об этом документе есть только в п. 98 – 99 Приказа Ростехнадзора от 30.05.2008 № 372 “Об утверждении и введении в действие инструкции по кадровому делопроизводству в федеральной службе по экологическому, технологическому и атомному надзору”.

Кроме того, структура штатной расстановки и правила ее ведения указаны в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (ред. от 16.02.2016) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Действующее законодательство не включает в себя какие-либо нормы, в соответствии с которыми работодатели должны были бы в обязательном порядке заниматься ведением штатной расстановки, в связи с чем они могут делать это полностью на свое усмотрение. При этом стоит отметить, что данный документ может вестись не только в бумажном, но и в электронном виде при использовании таких программ как Microsoft Word или Excel.

Некоторые директоры периодически уточняют, кто из рабочего состава на данный момент пользуется своим временем отпуска, и кадровый отдел, используя бланк штатной расстановки, сможет быстро подготовить отчетность с указанием всей необходимой информации.

Бланк штатной расстановки

Что собой представляет штатная расстановка, нормативная регламентация

Законом форма штатной расстановки, как и правил ее ведения, не установлено, что не означает полное отсутствие регламентации.

Так, п.98-99 Приказ Ростехнадзора от 30.05.2008 N 372 содержат разъяснения по правилам создания и ведения оговоренного документа, включающим основные подразделы и перечень необходимых сведений, а также лицам, которые могут быть уполномочены на оформление расстановки.

Также упоминание о штатной справке содержится в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, издаваемых в процессе хозяйственной деятельности того или иного предприятия.

То есть прямого указания на ведение оговоренного документа закон не содержит, но компания вправе утвердить порядок оформления расстановки самостоятельно, исходя из потребности в упорядочении кадровых сведений либо же на основании отраслевых нормативных актов, если таковые были созданы.

Штатная расстановка (второе название – штатный список) – кадровый документ, содержащий представленные в табличном виде исчерпывающие сведения о трудоустроенных сотрудниках, позволяющий облегчить анализ движения кадров. Так, в ней находит отражение информация о:

• количестве штатных единиц с указанием их Ф.И.О.;
• внутреннем перемещении работников (например, трудоустройстве, переводе, расторжении трудовых отношений);
• размере основного и дополнительного трудового вознаграждения;
• рабочих нюансах иного характера (относится ли тот или иной сотрудник к льготной категории, является ли он совместителем или числится в штате, достиг совершеннолетия или нет и так далее).

Впрочем, как уже говорилось, ни его форма, ни содержание, на законодательном уровне прямо не регулируются. Отдельные акты, к примеру, Приказы Ростехнадзора № 372 от конца мая 2008 г. и Минкультуры № 558 от 2010 г., содержат упоминания о документе, а также обобщенные правила его создания и ведения. Прямого же указания на необходимость его формирования нет. Отсюда исходит, что бизнес-субъекты могут самостоятельно регулировать все вопросы, связанные с этим документом.

О формулировке «Оплата согласно штатному расписанию»

«ОПЛАТА СОГЛАСНО ШТАТНОМУ РАСПИСАНИЮ» Из текста запроса редакции электронной справочной базы данных «Пакета кадровика»: Из ответа — Письма Федеральной службы по труду и занятости -61 (ответ на запрос редакции «Пакета кадровика»): «Согласно статье 135 Трудового кодекса Российской Федерации заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с действующими у данного работодателя системами оплаты труда. Основные понятия и определения, применяемые при организации оплаты труда работников, закреплены в статье 129 Кодекса.

Исходя из данных определений тарифная ставка, как и оклад (должностной оклад) имеют фиксированный размер оплаты труда.

Статья 57 Кодекса к числу условий, обязательных для включения в трудовой договор, относит условия оплаты труда (в том числе размер тарифной ставки и оклада (должностного оклада) работника, доплаты, надбавки и поощрительные выплаты).

Штатное расписание: решаем нештатные ситуации

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 7 марта 2013 г.

Содержание журнала № 6 за 2013 г.На вопросы отвечала М.А. Кокурина, юрист

Строго говоря, согласно Квалификационному справочнику должностей заниматься составлением штатного расписания должен экономист по трудуКвалификационный справочник должностей, утв. Постановлением Минтруда от 21.08.98 № 37. Но бывает, что такой должности нет даже в крупной компании. Поэтому оформление этого документа поручают и кадровикам, и бухгалтерам. Ведь именно эти люди владеют информацией о структурных подразделениях компании, имеющихся в них должностях и их состоянии (занята/вакантна), количестве штатных единиц и окладах по каждой должности.

Так что, если руководитель поручил вам заниматься составлением штатного расписания или внесением в него изменений, не пугайтесь. Мы подготовили для вас образец заполнения штатного расписания в рубрике «Документооборот» на с. 70. И приводим ответы на некоторые вопросы наших читателей, которые уже взялись за это дело.

Работников не обязательно знакомить со штатным расписанием

И.М. Пекарева, г. Новосибирск

У нас нет штатного расписания. И один недовольный работник стал грозить, что пожалуется в трудинспекцию, потому что его при приеме на работу не ознакомили с этим документом. Должны ли мы были это делать?

: По мнению Роструда, штатное расписание является локальным нормативным актом (ЛНА), в котором фиксируютсяп. 1 Письма Роструда от 22.03.2012 № 428-6-1:

• сложившееся разделение труда между работниками;
• условия оплаты их труда.

ТК РФ обязывает знакомить работника с теми из ЛНА, которые «непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника»ст. 68 ТК РФ. Поэтому вы не обязаны показывать работнику штатное расписание, если:

• есть его подпись о том, что перед подписанием трудового договора он был ознакомлен и с должностной инструкцией, и с ЛНА, содержащим правила формирования суммы оплаты его работы (к примеру, это может быть положение об оплате труда)ст. 68 ТК РФ;
• размер его оклада, доплат и надбавок указан в трудовом договорест. 57 ТК РФ.

Штатное расписание хранит тот, кто за него отвечает

М.А. Маркулов, г. Казань

Правильно ли, что наше штатное расписание хранится у кадровиков? И сколько нужно хранить уже недействующие штатные расписания?

: Хранить штатное расписание можно там, где удобно, — законодательно никаких специальных требований не установлено. Если согласно вашему регламенту документооборота внесением в штатное расписание изменений/дополнений занимается отдел кадров — пусть хранится там.

А хранить само расписание и приказы, изменяющие его, нужно в компании постоянно, то есть бессрочноп. 71 Перечня, утв. Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

В штатное расписание можно вписать должности, замещаемые временно

И.Т. Плеханова, г. Подольск

Периодически у нас возникает необходимость нанимать специалиста по качеству. На основании гражданско-правового договора нужный нам специалист работать не хочет. Можем ли мы вводить в свое штатное расписание временную должность, к примеру на 3—4 месяца, чтобы на этот срок принимать его по трудовому договору?

: Вы можете:

• <�или>просто внести в штатное расписание такую должность и никак не отмечать, что она является временной;
• <�или>указать в штатном расписании, что должность носит временный характер или замещается на определенный срок. Например, можно указать это в графе 10 «Примечание» формы № Т-3.

Но имейте в виду: даже если в штатном расписании вы укажете на временный характер должности, заключить срочный трудовой договор только на основании этого вы не можете. Если вы берете специалиста на время, в его трудовом договоре надо указать причину «срочности», предусмотренную ТК РФ. Допустим, он приходит для выполнения временных или сезонных работст. 59 ТК РФ.

Способ изменения штатного расписания выбирайте сами

Т.О. Лоркович, г. Москва

Могу ли я в одном приказе повысить зарплату по нескольким должностям и утвердить новое штатное расписание?

: Любые изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. Специальных правил нет. Можно составить такой приказ.