Штатное расписание утверждается каждый год или нет?

Последствия отсутствия

Когда лицо заключает контракт о приеме на работу с индивидуальным предпринимателем, наниматель предусматривает в бумаге трудовую деятельность служащего – его работу на соответствующей должности с учетом ШР.

В статье 8 ТК РФ указывается, что работодатель обязан принять местный нормативный акт, к которому относится и штатное расписание. Значит, при отсутствии такого документа происходит нарушение законодательства. Наниматель может получить предупреждение или административный штраф в размере 1000-5000 рублей.

Кроме того, когда ИП пренебрегает оформлять и заполнять ШР, могут появиться определенные трудности для самого работодателя. К примеру, индивидуальный предприниматель, не имеющий указанный документ, не вправе сокращать штат. Это может привести к трудовому спору между служащим и нанимателем, а также повышенному вниманию Инспекции по труду. Без утвержденной бумаги работодатель не правомочен оформить сокращение штата по всем правилам.

Внесение изменений в штатное расписание

В штатное расписание могут быть внесены изменения в следующих случаях:

• Увольнение или найм сотрудников
• Изменение размера зарплаты
• Изменение названий должностей, переформирование отделов и другие изменения в условиях труда

Есть два способа изменить какую-либо информацию в штатном расписании:

1. Создать и утвердить новое штатное расписание.
2. Внести изменения в существующее расписание приказом.

Для того чтобы внести изменения, составляется соответствующий приказ, по форме аналогичный приказу об утверждении расписания, но в нем обязательно должны быть указаны причины внесения этих изменений.

Основания для внесения изменений:

• Оптимизация организационной структуры компании
• Реорганизация
• Изменение объемов работы
• Проведение мероприятий, направленных на улучшение работы компании или ее отделов

Количество изменений, которые можно внести в годовое штатное расписание не ограничивается.

Нормативная база

Штатное расписание — это локальный корпоративный документ

, назначение которого заключается в организации и распоряжении сотрудниками и назначении объёмов денежных выплат в соответствии с занимаемыми должностями, классами и квалификациями. Законодатели не закрепили обязанность составления «штатки» всеми субъектами хозяйствования. Однако в статье 57 ТК РФ есть однозначная рекомендация ссылаться на этот документ при составлении трудового соглашения.

Фактическое назначение документа в том, что он предоставляет юридическую защиту в спорных ситуациях, если требуется обоснование увольнения сотрудника из-за отсутствия его должности в списке. Таким образом, он автоматически защищает предприятие от судебных разбирательств.

Как часто и когда утверждается штатное расписание

Штатное расписание не является статичным документом, введенным в действие один раз. По мере необходимости в него вносят изменения или разрабатывают новое расписание. В крупных компаниях, где изменения структуры персонала происходит периодически, расписание разрабатывают и утверждают ежегодно.

Срок действия, как правило, указывают в титульной части, например, один год или пять лет.

При необходимости заменить штатное расписание можно и до окончания его срока действия.

Такая ситуация возможна при крупном изменении в структуре персонала при расширении сферы деятельности или сокращении части подразделений, в связи с финансовыми проблемами.

Например, в оптовой торговой компании утверждено штатное расписание сроком на два года, но через год появилась возможность расшириться и занять в своем регионе нишу на рынке розничных услуг. Такой шаг предполагает создание отдельного подразделения, занимающегося рознице и наем персонала в торговую точку.

При этом существенно изменится структура персонала, добавится значительное количество новых сотрудников. Штатное расписание необходимо менять на новое.

Вместе с тем, если в течение действия расписания возникает необходимость незначительных изменений, например, увеличить численность сотрудников одного из отделов на пару человек или изменить базовый (должностной) оклад одному из специалистов, то издавать и утверждать новый документ не нужно.

В такой ситуации достаточно распоряжения руководителя о внесении изменения в действующее штатное расписание.

Штатное расписание у индивидуального предпринимателя и его необходимость

Для успешной деятельности индивидуального предпринимателя нужно ли ему составлять штатное расписание

Упоминается положение о штатном расписании в Трудовом кодексе РФ, статья 57. Из этого определения следует, что если работодатель (индивидуальный предприниматель) использующий наёмный труд, заключил с работником договор, в котором определяется должностные функции или специализация работника, то в его распоряжении должно иметься штатное расписание.

В том случае, если предприниматель в трудовом договоре с наёмным рабочим оговаривает конкретную сферу его деятельности, описывает точную его работу, штатное расписание у индивидуального предпринимателя не обязательно.

Кроме того статья 57 указывает на наличие «штатного расписания организации», формулировки относительно предпринимателя нет. Требования о наличии штатного расписания у индивидуального предпринимателя может предъявить федеральные инспекционные трудовые органы, определив этот факт как нарушение трудового законодательства.

Опыт деятельности индивидуальных предпринимателей устанавливает оформление штатного расписания если:

• число наёмных рабочих более трёх человек;
• должностные обязанности сотрудников фиксируются договором, определяющим его должность, профессию, специальность;
• необходима чёткая структуризация штата, распределение должностных обязанностей работников.

В случаях если штатное расписание у индивидуального предпринимателя отсутствует, но в трудовых договорах есть определение на какие должности или специальности работники приняты, этот факт не допускает препятствия выполнения сотрудником его трудовых обязанностей. Трудовой договор считается действительным, не смотря на то, что штатное расписание у индивидуального предпринимателя отсутствует.

Приём работника предпринимателем на должность не входящую в штатное расписание его компании должен считаться действительным в соответствии с условиями заключёнными трудовым договором.

Если штатное расписание у индивидуального предпринимателя не составлено, то в процессе его деятельности могут появиться затруднения:

отсутствие возможности сокращение рабочих единиц, то есть сократить штат работодатель может, но в спорных моментах обосновать документально правомерность своих действий не сможет.

Для составления штатного расписания индивидуальный предприниматель может воспользоваться формой УФ Т-3. Но допускается применение своей разработанной формой.

Индивидуальный предприниматель единолично устанавливает все наименования в штатном расписании (должности, профессии, специальности). Исключение составляют случаи, если выполняемые работы связаны с особыми случаями: предоставление льгот, ограничений. В этом случае все требования к этим специальностям, профессиям должны быть такими, как указано в квалификационных справочниках.

Справочники считаются общепринятыми и существуют только три справочника:

• ЕТКС – Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих;
• ЕКС — Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих;
• ОКПДТР – Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

При нарушении индивидуальным предпринимателем существующих положений и игнорирование указанных квалификационных справочников при составлении штатного расписания, трудовым законодательством в судебном порядке будут восстановлены прав наёмных рабочих.

Правильно выполненное штатное расписание в графе «количество штатных единиц» должно содержать цифровую запись неполной штатной единицы (если таковая содержится в компании) в долях .

Столбец «надбавки», содержащий данные по надбавкам, установленным сотрудникам, должен быть заполнен в соответствующих размерах :рубли, проценты или коэффициенты.

Подведение итогов по заработной плате (графа «итог») работодателем может быть выполнен только после того, как ставка по тарифам и надбавки будут приведены к одному выражению, в один период времени.

Утверждение штатного расписания

Утверждение штатного расписания возлагается на самого предпринимателя, которое он оформляет в виде приказа.

В приказе индивидуального предпринимателя отсутствует печать.

Работодатель вправе изменять штатное расписание по своему усмотрению любое количество раз.

Полезные статьи:

Какую информацию содержит путевой лист такси индивидуального предпринимателя Временное приостановление деятельности индивидуального предпринимателя Арест имущества индивидуального предпринимателя, его причины и условияПоделиться

Можно ли вносить в него изменения?

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Предлагаем ознакомиться: Образец искового заявления об ограничении общения отца с ребенком

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Если наступает необходимость внести какие-то поправки, используется два варианта:

1. Распорядок переделывается и заново утверждается.
2. Подписывается приказ по изменениям. При этом указывается причина корректировки (например, кадровые перестановки, изменение количества трудовых единиц, размера окладов, наименования структурных отделов и так далее).

Важно! При изменении распорядка важно правильно соблюсти сроки (особенно при сокращении численности человек или корректировках тарифных ставок). При таких поправках документ нельзя менять раньше, пока не истечет 2 месяца после составления и подписания приказа

Внесение корректировок обычно зависит от того, насколько глобальны перемены.

Обычно изменения касаются следующей информации:

• Переименование должности, отдела. Иногда это нужно и при ЕНВД.
• Увеличение, уменьшение необходимого оклада.
• Введение новых должностей, приведение их числа на должный уровень.
• Сокращение, исключение или ликвидация вакантных должностей.

Главное — чтобы руководители сообщали подчинённым обо всех изменениях, связанных с документов. Исключение — когда штатное расписание меняется, но это не связано с основной деятельностью подчинённых, тогда заполнением легко заняться самостоятельно.

Интересно. Обязательное требование — оформление приказа о том, что штатное расписание меняется. Необходимо чётко прописывать причины, по которым проводятся соответствующие мероприятия.

Наличие штатного расписания упрощает взаимодействие с сотрудниками, построение системы на том или ином предприятии. Но, если работников вообще нет — разрешают вести деятельность без расписания. В составлении документа нет ничего сложного, если заранее изучить самые важные правила. Трудовая Инспекция проявляет меньше интереса к предприятиям, которые соблюдают правила и законы.

*Цены актуальны на июль 2020 года

Как его составить

Согласно постановлению Госкомстата, который устанавливает формы первичных документов (а распорядительные бумаги ИП на ЕНВД к ним относятся), нужно все оформлять, в соответствии с утвержденными рекомендациями.

Оформить расстановку может любой работник, у которого есть такие права (руководитель, бухгалтер, кадровик).

Алгоритм составления документа:

1. вначале пишется название организации в таком виде, как оно записано в уставных документах (например, ИП Смирнов) и код ОКПО, если он есть;
2. далее идет название распорядительного документа, его номер по журналу регистрации, дата оформления и утверждения, общее количество имеющихся трудовых единиц;
3. первая графа предназначена для наименования подразделений или отделов — заполнять их нужно, начиная с руководящего состава;
4. во второй графе указывается код, который соответствует каждому подразделению;
5. третья графа содержит должности, предусмотренные у ИП, а также разряды и квалификацию специалистов;
6. в четвертой графе указывается количество единиц, которые выделены на каждую должность — здесь можно указать целую ставку или ее часть (например, 0,5);
7. пятая графа содержит оклад или тарифную ставку, выраженную в рублях;
8. в графах с 6 по 8 расписываются различные надбавки к окладу, если они есть — их можно указывать в рублях, процентах или коэффициентах;
9. девятая графа показывает общую сумму заработной платы сотрудников в месяц;
10. в последней графе пишутся различные примечания — обычно это информация о наличии вакансий или другие имеющиеся уточнения;
11. в итоговой строке суммируются данные по столбцам;
12. в самом конце ставятся подписи руководителя и сотрудника, оформившего распорядок.

Обязательное условие для такого расписания — ставить на него две даты: составления и утверждения.

Кто и как должен его утверждать?

Руководитель компании или индивидуальный предприниматель — вот кто отвечает за решение вопроса в данном случае. Для утверждения документа обязательно издать приказ, содержащий соответствующую информацию. На штатном расписании не обязательно проставлять печать, этот элемент используется при желании индивидуального предпринимателя.

Важно. Даже когда документ оформлен и утверждён, он не считается окончательным

Допустимо изменение информации по тексту, ограничений в этом направлении практически нет. Не обязательно и серьёзно обосновывать вносимые изменения.

Изменения в документе

Как заполнить каждый пункт?

Важно! Как уже было сказано ранее, индивидуальный предприниматель вправе использовать не только унифицированную форму Т-3, но и применить собственную форму. ШР обязательно следует датировать два раза: числом оформления и утверждения

Необходимо указать промежуток времени, в течение которого документ будет действительным. К примеру, с 10 января 2018 года по 28 декабря 2021 года

ШР обязательно следует датировать два раза: числом оформления и утверждения. Необходимо указать промежуток времени, в течение которого документ будет действительным. К примеру, с 10 января 2018 года по 28 декабря 2021 года.

Порядок оформления ШР:

1. Указывается наименование организации, соответствующее регистрационным бумагам (к примеру, ИП Семакова).
2. Необходимо записать название документа, дату составления и его подписания.
3. В графе № 1 следует обозначить наименование подразделений, предусматривающих ту или иную должность. К примеру, отдел продаж.
4. В графе № 2 внести код, соответствующий каждому подразделению. Например, 03.
5. В графе № 3 указать должность, предусмотренную у ИП. К примеру, продавец-кассир.
6. В графе № 4 вписывается количество штатных единиц по каждой должности. ИП может указать полную ставку или нецелым числом, например, 0,75 или 0,5.
7. В 5 графе обозначается тарифная ставка или оклад. Их необходимо писать в рублях. Например, оклад 20 000 рублей.
8. В полях 6-8 прописываются сведения о надбавках к окладу. Их разрешается указывать в рублях или процентах и коэффициентах.
9. В 9 графе руководство утоняет общую сумму оплаты работника по должности за 1 месяц.
10. Следующая графа является примечанием, в котором содержится информация о наличии вакантных должностей.

Ниже ставятся подписи с расшифровкой ИП и сотрудника, составившего документ.

Как правильно заполнить форму Т-3 кадровому работнику

Бланк штатного расписания состоит из двух частей: вводной и основной (табличной). Рассмотрим, как заполнить каждую из них.

Вводная часть

Первым делом указывают название компании. Оно должно соответствовать тому, которое вписано в свидетельство о регистрации. Если «имя» содержит латинские буквы или слова, то такое и нужно указывать. Если в регистрационном документе присутствует краткое и полное название, то в ШР можно внести любое из них.

Далее пишут код по ОКПО, номер документа и дату его составления. Потом следует указать период функционирования. Обычно пишут только дату утверждения, потому что дата окончания бывает не всегда известна, поскольку расписание может подвергаться изменению путем создания нового документа в процессе работы компании.

Основная часть

В этой части располагается таблица. Рассмотрим, как правильно заполнить каждую графу из 10.

Графа 1. Сюда нужно вписать название структурного подразделения. К таковым относятся цеха, отделы, филиалы. Указывать в документе подразделения удобнее в иерархическом порядке. Например, прежде всего указать администрацию, юридический отдел, бухгалтерию, кадровую службу, то есть те отделы, которые занимаются общим руководством. Далее вносят отделы, которые осуществляют главные задачи предприятия, например, производственный, отдел продаж и т.д. В последнюю очередь вписывают подразделения, выполняющие вспомогательные задачи или задачи обслуживающего характера. К примеру, это склады, отдел снабжения.

Графа 2. Нужно ввести код структурного подразделения. Номер присваивает работодатель. Стандартно это делается так: основному отделу присваивают код «01», отделам, которые входят в его состав, — коды «01.01», «01.02» и т.д. Таким способом можно обозначить место отдела в общей иерархической системе компании или предприятия.

Графа 3. Здесь располагают сведения о должности гражданина, разряде, квалификации. Если можно подобрать название должности в соответствии с ОКПДТР (расшифровывается как Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов), то лучше выбрать именно его. Так как он функционирует с 1994 года, то многие профессии и должности устарели, а новые не введены.

Выбирать название из данного справочника обязательно следует в том случае, если работнику положены какие-либо гарантии: льготы, компенсации и т.д. В противном случае они не будут предоставлены.

Графа 4. Здесь для каждой должности нужно отметить число штатных единиц. Если в компании практикуется работа по совместительству, то число указывается в форме десятичных дробей: 0,25, 0,5, 0,75, 1,25 и т.д. Разберем пример: в фирме числятся 2 дизайнера, один — на полную ставку, второй — совместитель на полставки; в этом случае в ШР пишут — 1,5 штатные единицы.

Кроме того, в ШР можно добавить и свободные должности. Если предполагается расширение штата, то их можно занести в документ заранее, чтобы в будущем не вносить в него коррективы.

Графа 5. В этом поле нужно указать тарифную ставку для каждой должности, то есть зарплату за месяц.

Графы 6-8. Сюда вносят данные о существующих надбавках в организации. Таковыми могут считаться премии, доплаты, выплаты стимулирующего и поощрительного характера. В отдельных случаях их может устанавливать сам работодатель, а в некоторых они уже введены ТК РФ: различные надбавки за количество отработанных лет, за вредность и т.д. Объемы надбавок могут быть фиксированными или выражаться в процентах от оклада.

Графа 9. В этой графе требуется отметить общую сумму, которая вычисляется путем сложения граф с пятой по восьмую по каждому из персонала на конкретных должностях.

Графа 10. В ней указывают примечания, если таковые имеют место. Сюда можно вписать реквизиты приказов по кадровому составу и пр.

Строка «Итого» в конце таблицы должна содержать общее количество штатных единиц хозяйствующего субъекта и месячный зарплатный фонд (общая сумма по девятой графе).

В конце ставят свои подписи руководитель отдела по персоналу (может называться по-другому) и главный бухгалтер предприятия или компании. Печать ставится по желанию руководства.

Остались вопросы по заполнению документа? Ответим на ФОРУМЕ!

Период действия

Срок действия штатного расписания компания может выбрать самостоятельно. Составляют его в большинстве случаев на 1 год. Если организация небольшая, с маленьким количеством сотрудников и развивается не активно, то штатное расписание может функционировать несколько лет. В больших организациях, штат которых растет быстро, документ заполняют ежегодно.

Если на протяжении года появляются новые должности, меняются число штатных единиц, названия вакансий, заработная плата, то в документ можно внести поправки и дополнения. Это осуществляется посредством издания специального распоряжения (о нем расскажем ниже) и внесения изменений в ШР.

Если штатного расписания нет

Нарушение законодательства обусловлено простым фактом. В трудовом договоре с сотрудником традиционно имеется ссылка на выполнение обязанностей в соответствии с штаткой. Если трудовая инспекция выяснит, что её на самом деле нет, последствия будут серьёзные.

В Трудовом кодексе определяется обязанность работодателя вести штатное расписание. Это предусмотрено для всех, кто использует труд наёмных рабочих. При этом количество сотрудников значения не имеет. Таким образом ведение штатки выступает обязанностью, а не правом. Отсутствие рассматриваемого документа вне зависимости от системы налогообложения влечёт ответственность. Это может быть простое предупреждение. Однако наказание может оказаться и более серьёзным – штраф от одной до пяти тысяч рублей.

Сотрудники должны иметь в виду, что отсутствие штатного расписания при условии наличия в трудовом договоре информации о должности не выступает препятствием к выполнению обязанностей. Соглашение между работником и ИП в этом случае считается действительным.

Отсутствие штатного расписания влечёт не только начисление штрафов, но и ряд других последствий:

1. Сложности с сокращением штатов.
2. Невозможность предоставить выписку из документа по запросу контролирующих органов.
3. Проблемы при решении в суде спорных вопросов между сотрудником и работодателем.

Образец заполнения штатного расписание

Для оформления штатного расписания была разработана специальная форма Т-3. Однако она не является строгой к применению — фирма может ее изменить, исходя из собственных нужд, либо разработать свою собственную, с применением обязательных реквизитов. Штатное расписание на 2019 год оформляем по всем правилам по предложенной ниже инструкции.

Внесение информации в штатное расписание начинается с указания наименования компании, а в специальном поле справа —  согласно справочнику ее код ОКПО.

Далее проставляется номер текущего штатного расписания. Его необходимо присваивать исходя из количества документов, которые ранее использовались в этом году. Рядом записывается дата, когда было составлено данное расписание.

Следом записывается дата, с которой документ начинает действовать. Она может быть аналогична дате составления, либо наступать позднее. Однако недопустимо, чтобы день начала действия был раньше, чем день оформления документа.

Правее от этого поля располагаются графы, в которые записываются сведения о приказе, утвердившем документ (его номер и дата), а также общее количество штатных единиц в нем.

Сам документ выглядит как большая таблица.

Графа таблицы «Структурное подразделение» должна содержать наименование отдела, согласно разработанной организационной структуре. В том случае, когда вместе с письменным обозначением отдела введено еще и цифровое, оно должно быть указано в следующей графе.

Как правило, код формируется из цифр, либо первых букв наименования отдела. Однако если у компании открыто несколько филиалов или обособленных подразделений, то в код отдела можно также включить обозначение города, код региона и т. д.

В графу «Должность» необходимо записать название должностей, которые присутствуют в компании

Очень важно оформить структуру документа таким образом, чтобы после указания названия подразделения в предыдущей графе столбцом перечислялись входящие в него должности

Рекомендуется при указании наименований должностей руководствоваться справочником ОКПДТР. Но для коммерческих компаний это правило не является обязательным к использованию. В то же время бюджетные учреждения обязаны заносить в штатное расписание должности только из этого справочника, и дополнительно еще указывать разряд либо класс работника.

Важно! Коммерческая компания обязана указывать разряд и класс у тех должностей, которые относятся к вредным либо опасным. Этот факт имеет значение при установлении льготного стажа и времени досрочного выхода на пенсию

В графу «Количество штатных единиц» вносится число работников, которые должны быть приняты на эту должность. Если по ней предусматривается также прием совместителей, то их количество записывается дробным выражением, соответствующем размеру выплачиваемой ставки — например, 0,5.

В графу «Размер оклада» записывается тот оклад, который работник будет получать во время работы на этой должности. Нужно помнить, что точно такой же оклад записывается и в трудовом соглашении с сотрудником.

Также следует учитывать:

• Если на предприятии либо в отношении данной должности принята сдельная форма оплаты, то в данную графу записывается размер заработка, полученный путем умножения тарифной ставки на объем созданной продукции за месяц.
• Если для данной должности введена почасовая оплата, то в этой графе можно записать размер оплаты труда за один час. После этого в этой же строке, но в графе «Примечание» необходимо указать – «Почасовая оплата труда», а также сделать отсылку к распорядительному документу, который установил данную особенность.

Далее следует несколько граф, объединенных одним подзаголовком «Надбавки». Сюда нужно записывать сведения о различных стимулирующих выплатах, если таковые имеются и установлены Положением о зарплате, Положением о премировании либо другими внутренними актами. Размер премии может записываться не только фиксированной суммой, но также в виде процента, коэффициента и т. д.

В графу «Всего» записывается общий фонд зарплаты по этой должности. Он рассчитывается как умножение размера зарплаты на число штатных единиц.

В графу «Примечание» нужно заносить различные пояснительные надписи. Например, если на момент оформления нового штатного расписания по какой-либо должности есть вакансия, то этот факт необходимо отразить в данной графе.

Завершается составление документа путем подсчета и указания общего количества штатных единиц и общего фонда оплаты труда.

После этого полностью составленный документ должен быть подписан главным бухгалтером и кадровым сотрудником, ответственным за его оформление.