Уничтожение архивных документов

Списание оргтехники перед утилизацией

Если рядовой потребитель может просто обратиться в фирму, занимающуюся утилизацией техники, юрлицо должно иметь для этого законодательные основания: списать данное имущество с баланса. Это не так просто, как кажется.

Главная сложность этой процедуры – в определении остаточной ценности отслужившей техники. Для того чтобы акт списания был законным, нужно грамотно оценить технический и моральный аспект приборов и их материальную ценность, что под силу только экспертам. Данную экспертизу вправе провести только специально сертифицированная организация, выдав заключение о непригодности техники к дальнейшему применению.

Как учесть в бухгалтерском учете утилизацию компьютерной техники?

Нарушение процедуры списания чревато административной и даже уголовной ответственностью, ведь техника представляет собой материальную ценность. Оно непременно спровоцирует неправильности в ведении бухгалтерского учета, что чревато санкциями для руководства и главного бухгалтера организации:

• штрафом в 20-50 МРОТ для руководящих лиц;
• штрафом в 100-1000 МРОТ, наложенным на организацию.

ВНИМАНИЕ! Решение ставить старую технику на предприятии, чтобы избежать трат на списание и утилизацию, никак не сэкономит средства, поскольку за остающуюся активом технику придется платить налог

Бухгалтерские проводки списания оргтехники

Если принято решение утилизировать определенную технику, это априори значит, что как актив она самортизирована до конца и уже никак не принимает участия в производственной деятельности. Ее бухучет ведется на счете 01 «Основные средства» и забалансовом счете 013 «Амортизационный фонд воспроизводства нематериальных активов».

В проводках списание оформляется как выбытие основных средств. Расходы на последующую утилизацию должны быть списаны в том же учетном периоде, несмотря на то что сама утилизация может проводиться позднее.

Вопрос: Предмет закупки — утилизация вычислительной оргтехники (компьютеры, принтеры, мониторы). Должны ли участники такой закупки обладать какими-либо лицензиями?Посмотреть ответ

Преимущества шредирования:

Скорость – промышленные модели способны измельчать до 2000 кг бумаги в час.

Экологичность – на сегодняшний день утилизация архива путем шредирования является самым экологичным способом уничтожения данных на бумажных и пластиковых носителях.

Экономия ресурсов – после измельчения макулатура подвергается вторичной переработке.

Цена – стоимость услуг демократичная.

Мобильность – использование мобильных шредеров позволяет выполнять услуги с выездом к заказчику.

Конфиденциальность – профессиональное оборудование с высоким уровнем секретности измельчает бумажные носители на фракции размером до 2 мм.

Как выполняется экспертиза ценности?

Руководитель компании своим приказом формирует экспертную комиссию (ЭК). Она имеет статус коллегиального совещательного органа. Это означает, что:

• ЭК состоит из нескольких должностных лиц;
• комиссия не принимает окончательных решений — она лишь рекомендует руководителю компании совершить те или иные действия в отношении документов.

Председателем ЭК назначается топ-менеджер компании (чаще всего — генеральный директор), секретарём — архивариус, членами — должностные лица организации, отвечающие за делопроизводство в разных областях деятельности (бухучёте, кадровой работе и других).

В первую очередь экспертная комиссия отбирает документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности — те, по которым до 1 января текущего года было завершено делопроизводство.

На следующем этапе ЭК изучает выделенные и разделённые по годам документы на предмет их ценности — исторической, научной или другой. Если бумаги её не имеют, они получают статус «Могут быть утилизированы» и поступают к архивариусу, который контролирует истечение установленных сроков хранения.

Результаты работы ЭК фиксируются в акте о выделении документации к утилизации и описи дел. Эти документы согласовываются всеми членами ЭК. В последнюю очередь их утверждает председатель комиссии, роль которого чаще всего играет генеральный директор.

Какими нормативными актами регламентировано уничтожение документов?

Можно выделить несколько законодательных актов, описывающих процедуру, которой был посвящён этот обзор:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», принятый 22.10.2004 г.;
• «Основные правила работы архивов…», одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002 г.;
• «Перечень типовых управленческих архивных документов…», утверждённый приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010 г.;
• некоторые другие.

Ответственность за нарушение правил уничтожения документов установлена Кодексом об административных правонарушениях РФ и Уголовным кодексом РФ.

Как утилизировать документы?

Небольшой объем бумаг может быть уничтожен силами самой организации, например, с помощью измельчителя (шредера). Самостоятельно сжигать бумаги не рекомендуется во избежание проблем с пожарной инспекцией. При уничтожении своими силами нужно составить акт в свободной форме.

Крупные партии документов нужно доставить для уничтожения в специальные компании. При этом к акту присоединяется квитанция, выданная компанией-уничтожителем, о том, что документы приняты на утилизацию.

Некоторые организации пользуются услугами агентств по сбору макулатуры, это значительно дешевле, но в таком случае не исключена нежелательная утечка информации.

Способы утилизации документов

Меры, направленные на уничтожение документов с истекшими сроками хранения, являются правом, но не обязанностью организации. Списание и ликвидация материалов, утративших свое практическое значение, позволяют освободить пространство архива и повысить эффективность его использования.

Существуют три основных способа ликвидации деловых бумаг:

Промышленное шредирование. Востребованный и доступный метод. К его явным преимуществам можно отнести: высокую скорость измельчения, невозможность восстановления данных, оптимальную стоимость. Благодаря высокой производительности шредеры способны справляться с большими объемами.

Компания «Делис Архив» предоставляет услугу уничтожение документов с истекшим сроком хранения при помощи мобильного шредера с выездом к клиенту.

• Сжигание. Второй по спросу метод. Его применение гарантирует полную уверенность в том, что данные из дел нельзя будет восстановить.
• Химическая обработка. Надежный метод, который применяется к бумажным носителям секретной информации. При помощи воды и химических веществ бумаги превращаются в скомканную массу. Это самый дорогостоящий способ.
• Промышленное прессование. Отработанная бумажная масса отправляется на вторичную переработку.

Каждый из перечисленных вариантов обладает своими преимуществами и различной стоимостью. Они подходят для значительных объемов документации. Клиент может выбрать оптимальный для себя способ, исходя из стоимости услуги.

В большинстве стран мира руководители компаний отдают предпочтение экологически чистым методам – измельчению (шредированию) или химической обработке. Они не наносят вред окружающей среде и не нарушают законодательство.

Вторсырье из уничтоженных документов

Если организация самостоятельно осуществляет утилизацию просроченных архивных документов с помощью офисного шредера, то после их измельчения встает логичный вопрос: «А куда сейчас деть полученную бумажную массу?»

Изрезанные листы представляют собой ценное вторичное сырье. Поэтому бумажные отходы следует сдавать в специальные пункты приема или компаниям, которые занимаются переработкой макулатуры (контакты таких точек сбора и организаций несложно найти в Интернете). Предприятие — источник измельченного сырья — заключает договор на вывоз и переработку бумажного мусора на индивидуальных условиях.

Из такого вторсырья на заводах получают множество новых товаров: лотки под яйца, картонные коробки под напитки и пр., беленую бумагу и т.д.

Почему ненужная оргтехника – это не просто мусор

Все, что нельзя продать (подарить) или повторно использовать, представляет собой ненужные вещи, иными словами, мусор. Накопление таких предметов недопустимо на предприятии, где все должно работать на извлечение прибыли. Если компьютер более неэффективен или безнадежно испорчен, работать на нем нельзя, а значит, нужно будет приобрести на его место другой.

Естественно, от неполезных вещей надо избавляться. Такие активы, как оргтехника, списываются и утилизируются по специальной процедуре, предусмотренной законодательно. Причины регулирования утилизации оргтехники:

1. Профилактика вреда окружающей среде. Отработанная офисная техника относится к опасным отходам. При производстве компьютеров и других агрегатов применяются вещества, опасные для жизнедеятельности, например, свинец, мышьяк и др. Обычное выбрасывание техники, особенно регулярное, может нанести непоправимый вред экологии и здоровью.
2. Сбережение того, что можно сохранить. В состав оргтехники входят детали, содержащие цветной металл, а также определенное количество драгметаллов: золота, серебра, платины. Таким образом, Налоговый кодекс РФ считает даже абсолютно непригодную технику не лишенной определенной ценности. Металл можно извлечь и использовать повторно, кроме того, ценные составляющие необходимо правильно провести по бухгалтерии как часть активов.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Достаточным основанием для регламентированной утилизации компьютерной техники является ее законодательное обоснование. Иными словами, организация или лицо, уличенные в обычном выбросе такой техники, будут привлечены к административной ответственности за загрязнение окружающей среды и нарушение эпидемиологических норм.

Фирмы, занимающиеся утилизацией

Иногда организациям гораздо проще и удобнее воспользоваться услугами по утилизации, предоставляемыми специализированными фирмами, нежели осуществлять процесс самостоятельно. Вот некоторые положения, выполняемые современными утилизирующими компаниями:

• уничтожение документов архива может происходить в присутствии сотрудника организации — заказчика;
• процесс может сниматься на видеокамеру;
• после непосредственного уничтожения документации заказчику выдают акт об утилизации (образец представлен ниже);

• вся процедура соответствует требованиям российского законодательства;
• измельченное сырье отправляется на дальнейшую переработку для получения новых изделий;
• по желанию заказчика может производиться выделение дел на уничтожение с выдачей соответствующего акта.

Примеры фирм в России

• «Делис Архив», г. Москва и г. Санкт-Петербург;
• «ОРБ», «Столичный архивист», «Архив услуги» г. Москва;
• «Зест Экспресс» с главным офисом в Москве и филиалами в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Саратове, Новосибирске и других городах;
• «Экологические стратегии Урала», г. Пермь;
• группа компаний «Тэлос» в Екатеринбурге, Новосибирске, Владивостоке и других городах;
• «Золотой ресурс», г. Калининград.

Стоимость услуг

Цены на услуги в одной из московских фирм:

• составление перечня бумаг на уничтожение – 1 дело – 25 руб.;
• создание акта о выделении просроченных документов к утилизации – 1 дело – 10 руб.;
• уничтожение документации шредером – 1 кг – 5 руб.;
• сжигание бумажных носителей – 1000 кг – 25000 руб.;
• утилизация дисков и пластиковых карточек – 1000 кг – 25000 руб.

Как происходит измельчение?

Уничтожение архивных документов на шредере – самый популярный способ среди юридических и физических лиц. Современное оборудование позволяет в максимально сжатые сроки переработать крупные партии дел. Продвинутые модели оборудования обеспечивают резку любых носителей на мелкие фракции, и это полностью исключает возможность их дальнейшего восстановления или использования. Процедура проста и абсолютно прозрачна для заказчика. Бумага помещается в приемный отсек оборудования и подается на ножи, которые разрезаются ее на полосы или ромбы в зависимости от модели и уровня секретности шредера. После переработки измельченные элементы передаются на вторичную переработку. Важным условием является то, что для измельчения на промышленном оборудовании не требуется изымать скрепки, скобы и папки.

Зачастую сам процесс измельчения происходит на территории заказчика. Погрузка, разгрузка и доставка до мест последующей переработки осуществляется силами архивной компании, но в целях экономии бюджета может осуществляться и собственником документов

В целях конфиденциальности информации важно весь процесс реализовать максимально быстро, а всю процедуру зафиксировать на видео

Преимущества

Процесс измельчения осуществляется строго конфиденциально, на понятных для клиента условиях. При выборе фирмы по утилизации следует учитывать марку шредера, его производительность, уровень секретности и требования к предварительной подготовке бумаг к переработке. Компания «Делис Архив» оказывает широкий спектр услуг по хранению, отбору и измельчению всех видов носителей информации. Предварительная подготовка или сортировка папок, дел, томов не требуется. Для доставки документов предоставляются автотранспорт и услуги погрузки.

Преимущества шредирования:

Скорость – промышленные модели способны измельчать до 2000 кг бумаги в час.

Экологичность – на сегодняшний день утилизация архива путем шредирования является самым экологичным способом уничтожения данных на бумажных и пластиковых носителях.

Экономия ресурсов – после измельчения макулатура подвергается вторичной переработке.

Цена – стоимость услуг демократичная.

Мобильность – использование мобильных шредеров позволяет выполнять услуги с выездом к заказчику.

Конфиденциальность – профессиональное оборудование с высоким уровнем секретности измельчает бумажные носители на фракции размером до 2 мм.

Акт составлен, что дальше?

Акт составлен, подписан главной экспертной комиссии и согласовывается ее членами, визируется руководством.

ВНИМАНИЕ! Если часть документации фирмы принято передавать на хранение в фонды государственного архива, то акты нужно обязательно согласовывать с архивной экспертной комиссией. Подготовка к уничтожению:

Подготовка к уничтожению:

• изъятие соответствующих документов из места их хранения;
• освобождение бумаг от скрепок, брошюровки, других видов соединений;
• упаковка для транспортировки к месту уничтожения (оно может производиться и на территории самой фирмы).

НЕЛЬЗЯ! Категорически запрещается использование «осужденных» на утилизацию документов в других целях, например, в качестве черновиков и т.п.

АКТ N _________ ОБ УНИЧТОЖЕНИИ ФЕДЕРАЛЬНЫХ СПЕЦИАЛЬНЫХ МАРОК

г. _______________

«__» __________ ____ г.

(полное и (или) сокращенное наименование и организационно-правовая форма организации, полное и (или) сокращенное наименование крестьянского (фермерского) хозяйства, фамилия, имя и отчество (при наличии) главы крестьянского (фермерского) хозяйства, фамилия, имя и отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя)
(местонахождение организации или место жительства главы крестьянского (фермерского) хозяйства, индивидуального предпринимателя)
(адреса производств, хранения и поставок)
имеет лицензию на
	(вид лицензируемой деятельности)

серия ________ N ____________________	, регистрационный N
«__» ____________ ____ г., выданную		, срок действия по «__» __________ ____ г.
		(наименование лицензирующего органа)

В случае аннулирования, приостановления или прекращения действия лицензии указать дату и номер решения.

Получил (получила, получило) по заявлению (заявлениям) о выдаче федеральных специальных марок

(указываются реквизиты заявления (заявлений))
по накладной (накладным)
	(указываются реквизиты накладной (накладных))
федеральные специальные марки с надписью

в количестве _____ штук.

Количество федеральных специальных марок, представленных к уничтожению, составляет ____ штук.

	в количестве _____ штук
(федеральная специальная марка с надписью)
	в количестве _____ штук
(федеральная специальная марка с надписью)

Комиссия по уничтожению федеральных специальных марок в следующем составе:

(должность, Ф.И.О. членов комиссии)

Комиссией по уничтожению федеральных специальных марок произведено уничтожение

_________________ (___________________________)

	(		)
(количество цифрами и прописью)

федеральных специальных марок в связи с

(причина уничтожения федеральных специальных марок с указанием количества федеральных специальных марок, уничтоженных по указанной причине)

Выборочным способом произведена проверка подлинности федеральных специальных марок с использованием

(наименование прибора)	,

устанавливающего подлинность федеральных специальных марок.

Уничтожение федеральных специальных марок произведено в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 29 декабря 2020 г. N 2348 «О маркировке алкогольной продукции федеральными специальными марками» в

(адрес места уничтожения)

Уничтожение федеральных специальных марок произведено методом

(способ уничтожения федеральных специальных марок)
с использованием фото- и (или) видеосъемки
	(наименование средства фото- и (или) видеосъемки)

Приложение:

реестр уничтоженных федеральных специальных марок, полученных по заявлению N ________ «__» ________ ____ г; на _____ листах в 1 экземпляре; (с указанием номера и даты заявления о выдаче федеральных специальных марок, образца федеральных специальных марок, серий и номеров уничтоженных федеральных специальных марок, номеров и дат накладных, по которым получены федеральные специальные марки, вид брака (брак до штрихкодирования/брак после штрихкодирования); фото- и (или) видеосъемка уничтожения неиспользованных, поврежденных и не соответствующих установленным требованиям федеральных специальных марок; копия приказа о назначении материально ответственного лица организации, сельскохозяйственного товаропроизводителя; документы, подтверждающие полномочия представителя организации, сельскохозяйственного товаропроизводителя.

Представители Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка и (или) территориального органа Федеральной службы по регулированию алкогольного рынка:
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)

Представители организации или сельскохозяйственного товаропроизводителя (организации, индивидуального предпринимателя, крестьянского (фермерского хозяйства), признаваемых таковыми в соответствии с Федеральным «О развитии сельского хозяйства», осуществляющих производство алкогольной продукции на территории Российской Федерации, организации, осуществляющей ввоз в Российскую Федерацию алкогольной продукции, в том числе из государств — членов Евразийского экономического союза
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)

Представители иных федеральных органов государственной власти (в случае участия)

Второй экземпляр акта получен
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)
(должность)		(подпись)		(Ф.И.О.)

Быстрая утилизация в нашей компании!

Конфиденциальность и соответствие требованиям закона – вот принципы, которые соблюдает наша компания. Стоимость уничтожения конфиденциальных документов зависит от общего количества бумаг и применяемого метода обработки. Обратитесь к нам, и менеджер назовет точную сумму!

Сотрудничество с нашим центром – это удобный сервис и экономия времени:

• обеспечим погрузку, доставку и уничтожение секретных документов, бухгалтерской отчетности и бумаг с истекшим сроком годности;
• в ходе сотрудничества с вами работает персональный менеджер, будь то разовая или постоянная услуга;
• оплату можно внести как до, так и после оказания услуги;
• документы, в том числе сопроводительные акты, в офис заказчика доставит курьер.

Мы гарантируем соблюдение требований безопасности и конфиденциальности всем клиентам, будь то физические или юридические лица. Обращение в нашу службу – это строгая отчетность, консультации на каждом этапе процесса и экономия вашего времени!

Как правильно составить акт об утилизации основных средств – образец заполнения и правила оформления

25 августа 2021      Документы

Утилизация основных средств проводится в случае полного демонтажа оборудования, но только после списания.

Для этого необходим приказ руководителя предприятия, а также специальный акт о передаче списанных объектов.

Утилизация проводится только после списания основных средств. Списание может производиться по причине морального или физического износа оборудования.

Физический износ —  потеря или значительное снижение физических данных и материальных свойств объекта.  Это происходит как под влиянием внешних факторов, так и при длительной эксплуатации.

Моральный износ — невозможность использовать данное оборудование из-за того, что нет на него запчастей, или снизилась функциональность по сравнению с необходимой для работы предприятия.

В состав комиссии входят:

• Председатель (чаще всего руководитель предприятия).
• Главный бухгалтер.
• Бухгалтер по учету ценностей предприятия.
• Заведующий хоздеятельностью.
• Материально ответственные лица.

Данная комиссия проводит осмотр оборудования, чтобы определить степень износа и возможность списания и последующей утилизации.

Стоит понимать, что есть разница между процессом утилизации и процессом уничтожения.

Утилизация предусматривает, что от объекта могут остаться материалы, детали, или он будет переработан вторично.

А уничтожение подразумевает полную ликвидацию списанного объекта, например его сожжение. При этом также оформляется акт об уничтожении.

В каких случаях составляется?

Есть несколько случаев, когда акт необходим. К таким относятся:

• Если происходит ликвидация основного средства, который представляет опасность.
• Если списывается для утилизации оборудование учреждения.
• Если есть части объекта, которые должны сохраниться после процедуры. В таком случае в документации следует перечислить, какие элементы сохранены.

В любом случае важно отметить, что весь процесс утилизации и списания должен быть документирован в соответствии с законодательством

Примерная форма

Строго регламентированной формы акта не существует. В большинстве своем предприятия ориентируются на формы – ОС-3.

Но есть некоторые детали, которые отличаются в зависимости от специфики предприятия, а также от вида утилизируемых основных средств.

При этом независимо от того, составляется ли документ вручную или печатается на ПК — подпись должна быть ручкой синего или черного цвета, четко различаться.

В приказе должны быть перечислены все члены комиссии, которая назначается для данной процедуры.

Как составить бланк о передаче ОС после списания?

Для того, чтобы акт был составлен правильно, в нем должна в обязательном порядке содержать следующую информацию:

• Название организации, в которой проводится утилизация списанных основных средств, а также ее правовой статус.
• Основания для проведения процедуры. Обычно это документ о списании объекта с учета предприятия. Для списания материальных ценностей необходимо предварительно оставить акт инвентаризации.
• Состав комиссии, с упоминанием всех ее членов и указанием их должностей.
• Список основных средств, подлежащих передаче после их списания.
• Место, где будет утилизировано оборудование, а также конкретный способ.
• Список материалов или деталей, которые останутся после процедуры.
• Назначение ответственного лица, которое примет все оставшиеся материалы.
• Подпись комиссии, а также материально ответственного лица.

Также в обязательном порядке указывается дата документа. Если речь идет о утилизации опасных объектов, то в акте должно быть подтверждение, что при утилизации не нанесено ущерба окружающей среде.

В обязательном порядке акт оформляется в  нескольких экземплярах и раздается всем заинтересованным сторонам.

Скачать образец заполнения

Рано или поздно на любом предприятии приходится утилизировать или старое оборудование, или ненужные документы, а также устаревшие станки и объекты.

Для того чтобы правильно утилизировать объекты ОС, оборудованаие понадобится составить приказ, сделать инвентаризацию, затем создать комиссию, которая проследит за процессом и составит соответствующий акт.

Только в этом случае можно списать любые основные средства, в том числе и являющиеся материальными ценностями.

Важно не забыть вписать в акт все компоненты и детали, которые останутся после процедуры, если таковые имеются

Стоимость услуг

Профессиональные услуги, направленные на уничтожение документов с истекшим сроком хранения, включают в себя комплекс процедур:

Отбор и систематизацию бумаг.

Подготовку и согласование акта по требованию законодательства.

Погрузку и транспортировку до шредера.

Взвешивание на промышленных весах.

Проведение ликвидационных мероприятий в присутствии заказчика или его официального представителя.

Составление акта по факту шредирования.

Передачу отходов на вторичную переработку.

В Москве утилизация документов с истекшим сроком хранения цена рассчитывается с учетом всех перечисленных выше процессов и объемов бумажных материалов на экспертизу. При предоставлении клиентом собственного автомобиля и грузчиков плата за данные услуги не взимается.

Итоговая стоимость зависит от объема бумажной массы, степени секретности и условий, в которых будет осуществляться работа.

Уничтожение электронных архивов

Часто значительная часть документооборота ведется в электронной форме. Своевременная очистка электронного ресурса столь же необходима, как избавление от бумажной макулатуры.

С точки зрения закона, разницы в виде носителя не существует (ст. 5 ФЗ-125). Процесс уничтожения и актирования аналогичен тому, что проводится с бумагами.

Нюанс состоят в следующем: документ необходимо уничтожить вместе с носителем (диском, флэш-картой). Если же он записан на жестком диске компьютера, простое нажатие кнопки «delete» и перемещение файла в корзину не гарантирует его уничтожения. Даже спустя 8 циклов перезаписи можно восстановить уничтоженные файлы по «магнитному эху» (по стандартам Пентагона, это возможно и через 50 циклов).

Поэтому уничтожать электронные файлы можно либо долгой перезаписью, либо утилизацией винчестера (допустимо электромагнитное излучение, химическое воздействие, физическое разрушение). Только так можно быть уверенным, что документация уничтожена окончательно и не попадет в чужие руки.

НЕ ЗАБУДЬТЕ! При уничтожении электронного файла нужно вывести из употребления все копии, сделанные с него на другие носители, в том числе бумажные.

Правила по составлению акта об уничтожении документов

Документ не имеет стандартного, рекомендованного к применению образца, поэтому составляться он может в свободном виде или по шаблону, разработанном на предприятии. Независимо от того, какой вариант для написания акта будет выбран, его структура всегда должна быть примерно одинакова.

• Вначале документа указывается название организации.
• Отдельно вписывается состав комиссии.
• В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.

Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.

Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2016 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг).

Оформлять акт можно как на обычном простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке компании, писать можно как в рукописном, так и в печатном виде. Экземпляров составляется столько, сколько необходимо (обычно по одному для каждого члена комиссии и для самой организации) и каждый из них заверяется должным образом.

Этапы утилизации оргтехники

Первый этап производится силами организации с привлечением сертифицированных экспертов. Последующие этапы имеет право выполнять одна из специализированных фирм, зарегистрированных в Пробирной палате РФ.

1. Получение акта списания:
   • экспертная оценка;
   • определение остаточной стоимости списываемой техники;
   • заключение о невозможности ее дальнейшего использования;
   • оформление выбытия ОС.
2. Демонтаж оборудования с отделением содержащих драгоценные металлы частей:
   • обязателен акт об изъятии комплектующих, на основании которого техника списывается с карточек учета;
   • на его основании на каждую деталь заводится своя карточка учета (форма М-17), в которой указывается наименование лома (название узла), его общая масса и доля в ней драгметаллов каждого наименования.
3. Аффинаж – отделение драгоценных металлов от частей техники.
4. Оприходование полученных ценностей.
5. Передача драгметаллов в фонд государства.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! При обращении для утилизации в специализированную фирму организации достаточно будет провести реализацию старой техники: это избавит от необходимости учета и оприходования лома и драгметаллов

Инструкция по заполнению акта

В правой части листа в самом начале нужно разместить полное наименование организации, дату когда создается акт, номер документа, в зависимости от внутреннего документооборота.

В левой части листа необходимо указать информацию о руководителе организации: его должность, фамилию, имя, отчество. Одну строку необходимо оставить незаполненной. В ней руководитель позже поставит свою подпись.

Дальше, посередине прописывается название документа.

Основная часть акта должна обязательно отражать:

• Основания, по которым можно осуществить ликвидацию документации (приказ, распоряжение директора, и т, д.). Также необходимо поставить дату, опись с порядковыми номерами документов.
• Состав комиссии, включая ее членов и председателя, их должности, фамилии, имена, отчества.
• Зафиксированную экспертную оценку и отобранные бумаги для утилизации с подробным их перечнем. Под списком или таблицей нужно указать их количество цифрой и прописью. Также необходимо внести в документ способ утилизации бумаг.

По завершению составления акта его должны заверить все участники комиссии своими подписями. Напротив подписей должны указываться имена их владельцев.

Потом можно передавать акт руководителю. Изучив его он лично заверяет его своей подписью.

Как правильно уничтожить документы

Существуют общепринятые способы уничтожения документов. Это может быть сожжение (не всегда удобно и не экологично) или утилизация при помощи специального уничтожителя бумаг (возможна только тогда, когда документов не слишком много). Однако если объем документов большой, то лучше всего прибегнуть к услугам специализированной компании, которая профессионально занимается утилизацией бумажной документации. В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.

Во избежание попадания в руки злоумышленников, ни в коем случае не допускается выбрасывание документов в мусорные контейнеры или на свалку, сдача их в макулатуру или использование в качестве черновиков.

Какие документы не подлежат уничтожению?

• учредительные документы компании;
• списки учредителей, реестры акционеров;
• положения о структурных подразделениях фирмы;
• трудовые договоры с сотрудниками;
• штатные расписания;
• приказы о приёме на работу, увольнении, перемещении на другую должность;
• договоры о материальной ответственности;
• бухгалтерские балансы;
• протоколы совещаний, проведённых генеральным директором (за исключением оперативных).

Это — не полный перечень документов, не подлежащих уничтожению. В каждом конкретном случае решение о причислении той или иной бумаги к этой категории принимает экспертная комиссия.