Как правильно заполнить трудовую книжку

Порядок ведения трудовых книжек

Нормативные правила ведения трудовых регулируются ПП № 225 от 16.04.03 г. и Постановлением Минтруда № 69 от 10.10.03 г. Напоминаем основные особенности внесения сведений в книжки работников:

• Информация отражается четко, разборчивым почерком. Не допускаются исправления путем зачеркивания, применение корректоров.
• Цвет чернил строго регламентирован – можно взять ручку черного, синего или фиолетового цвета.
• Запрещается сокращать слова – к примеру, нельзя написать пр. вместо приказ и т.д.
• Все записи нумеруются по порядку.
• Реквизиты по графам – № по порядку (графа 1), дата в формате «ДД.ММ.ГГГГ» (графа 2), сведения о кадровом действии (графа 3), основание для кадрового действия (графа 4).

Бланк трудовой книжки в 2021 году

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно

До конца 2020 года каждый из них должен был подать заявление о том, в каком варианте вести их трудовую. Если заявление по какой-то причине не было подано, то в 2021 году заполняется бумажная ТК. Однако у работника осталось право выбора. Если он напишет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки, вести бумажную работодатель перестанет.

Форма трудовой книжки действующая в 2021 году (скачать бланк).

Вкладыш в трудовую книжку (скачать бланк);

Образцы записей об увольнении в трудовой книжке

При внесении в книжку записи об увольнении не стоит делать это заранее. Это тот случай, когда спешка может навредить. Заполняйте трудовую в последний день работы сотрудника. Ведь он вправе передумать и отозвать заявление. Придется вносить исправления в документ.

Начинайте заполнение записи с номера по порядку в графе 1. Далее проставьте дату расторжения трудового договора со специалистом в графе 2. Укажите название распорядительного документа, его № и дату в графе 4. При отражении информации в графе 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении…» используйте те формулировки, которые мы приводим ниже.

По собственному желанию

Запись в трудовой об увольнении по собственному желанию 2020 года вносится с учетом норм ТК РФ. В п. 3 ч. 1 стат. 77, стат. 80 речь идет о расторжении трудового договора. Эту формулировку и нужно использовать. Тем более, что стат. 84.1 ТК РФ обязывает работодателя вносить записи в трудовые об основании прекращения трудового договора строго в соответствии с Трудовым Кодексом.

Образцы правильных записей об увольнении по собственному желанию:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Какие записи не рекомендуется использовать:

• «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Уволен по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

По соглашению сторон

Выступить инициатором расторжения трудового договора может любая из сторон. Отрабатывать 2 недели при этом не нужно. Запись в книжку вносится аналогично увольнению по собственному желанию. Но меняется нормативное основание. То есть, нужно сделать ссылку не на пункт 3 части 1 стат. 77 ТК, а на пункт 1.

Образцы правильных записей об увольнении по соглашению сторон:

• «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».
• «Трудовой договор прекращен по инициативе работника, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

По инициативе работодателя

Формулировка зависит от основания расторжения трудового договора. Возможные варианты прописаны в стат. 81 ТК. К примеру, при увольнении за прогул запись следующая:

«Трудовой договор расторгнут в связи с однократным грубым нарушением работником трудовых обязанностей – прогулом, подпункт «а» пункта 6 части первой статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации».

На основании каких документов делается запись об увольнении?

Документами для расторжения договора по соглашению сторон являются само соглашение, подписанное сторонами, и приказ об увольнении, на основании которого он издается. Допустимо отсутствие соглашения, если действие договора прекращается по личному заявлению работника.

Именно приказ и является основанием для внесения в трудовую книжку записи. Поэтому его реквизиты заносятся в четвертую графу и содержат:

• наименование документа (приказ);
• его номер и дату.

Кроме приказа основанием может являться иной нормативный акт организации, например, протокол общего собрания, либо решение. Сведения о нем обязательно отражаются в трудовой книжке.

Строгой формулировки текста записи не установлено, требованием лишь является указание причины увольнения и ссылки на нормативный документ. При этом не допускается использование сокращений. Рассмотрим несколько примеров записи в графе 3, и все они будут верными:

• Уволен по соглашению сторон, согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
• Трудовой договор расторгнут по соглашению сторон, пункт 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации;
• Уволен согласно пункту 1 части первой статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации (соглашение сторон).

Практика показывает, что инициатором увольнения чаще всего становится сам работник. Его желание поменять место работы или уйти на покой происходит также при согласовании с руководством. В любом случае расторжение трудовых отношений невозможно без соглашения сторон.

При расторжении договора по соглашению сторон обязательно достижения сторонами полного согласия по всем вопросам, связанным с данным процессом. При этом следует учитывать, что обратного хода тут нет. Подписав двустороннее соглашение, обе стороны не могут опротестовать действия в суде.

Как сделать запись в трудовую книжку об увольнении по соглашению сторон?

Все записи о трудоустройстве и увольнении обязательно заносятся в трудовую книжку гражданина. Такое правило устанавливается Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.

При увольнении по соглашению сторон в книжке делается запись об ее причине и указывается основание. Формулировка дается строго со статьей 77 Трудового кодекса. Норма об этом содержится в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, а также в ч. 5 ст. 84.1 Трудового кодекса.

Придерживаться также следует общих правил внесения записей об увольнении в книжку:

• каждая запись должна вноситься в хронологии под своим номером по порядку;
• проставляется дата увольнения;
• делается отсылка на причину увольнения с обязательным указанием соответствующей статьи ТК;
• основанием для внесения записи в книжку является приказ по организации, его номер и дата указываются в соответствующем поле;
• заверяется запись подписью руководителя или лица, ответственного за ведение кадровой работы, а также печатью организации (при ее наличии).

Увольнение по соглашению сторон

Трудовые отношения всегда связывают две стороны: работника и работодателя. Причиной увольнения работника стать его личное желание, связанное с выходом на новую работу, переездом или иными обстоятельствами. Если инициатором расторжения трудового контракта выступает работодатель, то он обязан донести до работника причину, договориться о сроках увольнения и иных условиях. Т.е. одна сторона выступает с предложением, а вторая с ним соглашается.

Этапами увольнения сотрудника по соглашению сторон являются:

1. Инициатор сообщает о своем решении второй стороне. Сотрудник передает работодателю заявление об увольнении либо работодатель извещает работника.
2. Договоренность о расторжении трудового договора скрепляется письменно в дополнительном соглашении к нему. При этом в нем необходимо указать все условия, по которым удалось достичь согласия:

• сроки расторжения контракта;
• основание для прекращения договора;
• перечень и порядок выплат денежных компенсаций и премий, если они не установлены локальным нормативным актом по организации;
• другие условия, связанные с увольнением. Например, работнику было предоставлено служебное жилье, при расторжении трудового договора его необходимо освободить.

1. Издается приказ по организации на основании соглашения с указанием всех основных моментов: ФИО, должности работника, даты расторжения договора и т.д.
2. Производится соответствующая запись в трудовой книжке работника на основании приказа, в день увольнения она выдается на руки гражданину.
3. С работником осуществляется полный денежный расчет.

Электронный формат трудовой книжки

Обратите внимание! С 2020 года начался переход на электронные трудовые книжки. Все работающие граждане могут выбрать формат самостоятельно

Порядок перехода на электронные ТК Минтруд разъяснил в письме от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933. Каждый работодатель должен был уведомить своих работников о возможности перехода на электронный вариант документа до 31 октября 2020 года. Если работник выбрал второй вариант, бумажная ТК выдается ему на руки. Перед этим в ней делается запись о том, что сотрудник представил работодателю заявления о переходе на электронный формат трудовой книжки.

Затем сведения о трудовой деятельности, включая факт подачи заявления о переходе на электронную ТК, направляются в ПФР в составе формы СЗВ-ТД. Срок — не позднее 15 числа месяц, следующего за тем, в котором работник написал заявление о смене формата книжки.

После перехода на электронную ТК вернуться к ее ведению на бумажном носителе работник уже не сможет.