Кассовые операции

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности

_____________________________________________________________________________                          (наименование организации)далее именуемый "Работодатель", в лице руководителя _________________________                                                     (фамилия, имя, отчество)или его заместителя ______________________________, действующего на основании                       (фамилия, имя, отчество)_________________________________, с одной стороны, и _______________________(устава, положения, доверенности)                    (наименование должности)_____________________________________________________________________________                           (фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложенных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руководителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товарно-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имущества;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке сохранности и состояния вверенного ему имущества.

1. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материальной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, применения в процессе производства и осуществления других операций с переданным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества.

1. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодателю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии с действующим законодательством.
2. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.
3. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Действие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным Работнику имуществом Работодателя.
4. Настоящий Договор составлен в двух имеющих одинаковую юридическую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй — у Работника.
5. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

    Адреса сторон Договора:                  Подписи сторон Договора:    Работодатель ________________________    ________________________________    Работник ____________________________    ________________________________    Дата заключения Договора                 М.П.

К.И.Ковалев

Консультант журнала

«Современный бухучет»

Документы для выдачи денег под отчёт

Центробанк убрал требования к заявлению работника на получение подотчётных средств. Раньше в нём должны были содержаться сумма наличных, срок, на который они выдаются, подпись руководителя и дата. Теперь достаточно просто заявления, требований к его содержанию нет. Позже ЦБ может установить форму такого заявления.

Также в указаниях прописали, что можно составить один распорядительный документ на несколько выдач наличных. Подотчётное лицо в документе тоже может быть не одно. Главное — указать ФИО всех подотчётников, суммы денег и сроки, на которые их выдали. Раньше ЦБ тоже разрешал составлять один приказ на несколько подотчётов, но теперь правило правило закрепили официально, чтобы не было споров.

Штрафы и наказания за нарушения кассовой дисциплины

Лица, ответственные за ведение кассовых операций

Кассовые операции ведутся кассовым или другим работником, назначенным руководителем организации или ИП. Руководитель или ИП может сам исполнять обязанности кассира.

Работнику, исполняющему обязанности кассира, должны быть установлены должностные права и обязанности, с которыми его нужно ознакомить под роспись (п. 4 Указания ЦБ РФ N 3210-У). В этом случае при нарушении кассовой дисциплины для работника наступит ответственность как для должностного лица.

Ответственность за нарушение кассовой дисциплины

Ограничение наличных расчетов

Согласно п. 2.3 Положения № 637 предприятия (предприниматели) имеют право осуществлять расчеты наличными между собой и/-или с физическими лицами в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам в границах предельных сумм расчетов наличными, установленных соответствующим постановлением Правления Нацбанка Украины. В настоящее время такие ограничения установлены постановлением № 210 (касаются расчетов при оплате за товары, приобретенные на производственные (хозяйственные) нужды за счет наличных денежных средств, полученных с помощью электронного платежного средства) для:

• предприятий (предпринимателей) между собой в течение одного дня в размере 10 000 грн.;
• физического лица с предприятием (предпринимателем) в течение одного дня за товары (работы, услуги) в размере 150 000 грн.;
• физических лиц между собой по договорам купли-продажи, подлежащим нотариальному удостоверению, в размере 150 000 грн.

Эти ограничения распространяются также на случаи, когда работник за свои наличные денежные средства приобретает для предприятия товары (работы, услуги), а предприятие со временем возмещает эти денежные средства работнику (письмо № 27-011/3958).

Причем количество предприятий (предпринимателей) и физических лиц, с которыми осуществляются расчеты, в течение дня не ограничивается. Например, если предприятие осуществляло в течение дня наличные расчеты с двумя другими предприятиями или предпринимателями, то сумма таких расчетов и с первым, и со вторым не должна превышать 10 000 грн. То есть установленная предельная сумма касается наличных расчетов предприятия с каждым отдельным контрагентом в течение дня, а не со всеми вместе.

Платежи сверх установленных предельных сумм проводятся через банки или небанковские финансовые учреждения, которые в установленном законодательством порядке получили лицензию на перевод денежных средств без открытия счета, путем перечисления денежных средств с текущего счета на текущий счет или внесения в банк для дальнейшего их перечисления на текущие счета.

То есть если сумма расчета предприятия с другим предприятием в течение дня составляет, например, 15 000 грн., то наличными в течение одного дня можно рассчитаться только на сумму 10 000 грн., а 5000 грн. придется провести через банковское учреждение.

За превышение установленных лимитов расчетов наличными согласно ст. 16315 КоАП предусмотрено наложение административного штрафа на соответствующее должностное лицо предприятия от 100 до 200 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (1700 — 3400 грн.). Если же лицо в течение года уже привлекали к административной ответственности за такое же нарушение, то размер штрафа значительно возрастает — от 500 до 1000 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан (8500 — 17 000 грн.).

Нужно также отметить, что вышеуказанные ограничения не распространяются на: расчеты предприятий (предпринимателей) с бюджетами и государственными целевыми фондами, добровольные пожертвования и благотворительную помощь, использование денежных средств, выданных на командировку.

То есть если предприятие вносит благотворительную помощь в кассу благотворительного фонда, сумма такой помощи в течение дня может превышать 10 000 грн.

Отдельные аспекты применения этого ограничения рассмотрены также в письмах № 11-116/3159, № 11-117/21669, № 11-117/22683, № 48-104/18191 и т. п.

Кто проверяет кассовую дисциплину и что грозит нарушителям

Уже из одного того факта, что кассовая дисциплина регламентируется Законом РФ, понятно, что она подконтрольна государственным органам. За безупречным соблюдением кассовой дисциплины следит налоговая инспекция и иногда банк, в котором открыты расчетные счета организации.

• проверка кассовой дисциплины представителями налоговой инспекции. В каждом территориальном отделении Федеральной налоговой службы есть специальный Отдел оперативного контроля. Его служащие и выезжают на проверки предприятий и организаций по части бухгалтерского учета и соблюдения кассовой дисциплины.

  Малейшие изъяны и недочеты при ведении кассы, неизменно ведут к административным санкциям.

  Наиболее распространенными среди подобных нарушений являются пренебрежение к наличию и ведению кассовой книги, превышение лимита расчетов, связанных с наличными средствами, а также неправильный расчет кассовых остатков.

• проверка кассовой дисциплины представителями обслуживающего банка. Каждые два года работники обслуживающего банка по закону обязаны проверять кассовый учет на предприятии. Обычно за период проверки берется один квартал. Банковские специалисты, как правило, проверяют организацию на предмет лимита денежных средств в кассе, а также на правильность и полноту ведения кассовой книги. После проведения контроля специалист банка пишет справку, которую впоследствии необходимо будет предъявить налоговому инспектору уже при налоговой проверке, если таковая последует.

  При отсутствии устранения нарушений выявленных представителем банка, налоговик может наложить денежный штраф.

Выдача наличных денег подотчетным лицам

Подотчетные деньги – это деньги, которые выдаются подотчетным лицам (работникам) на командировки, представительские расходы и хозяйственные нужны.

Выдать деньги под отчет можно на основании заявления от сотрудника или приказа директора (другого распорядительного документа). Приказ или распоряжение составляется в произвольной форме, но в нем должны быть такие данные:

• Фамилия, имя и отчество подотчетного лица;
• номер документа;
• сумма к выдаче;
• срок;
• назначение (опционально);
• дата, подпись.

Если составляется заявление, в нем сотрудник должен указать практически те же данные: сумму денег, цель их получения и срок, на который они берутся. Заявление пишется в произвольной форме и обязательно должно быть подписано руководителем (ИП).

Если сотрудник потратил свои личные деньги, то ему необходимо их компенсировать, в этом случае также пишется заявление, но с другой формулировкой (образцы заявлений).

В течение 3-х рабочих дней после окончании срока, на который были выданы денежные средства (или со дня выхода на работу), работник должен представить бухгалтеру (руководителю) авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих совершенные расходы (чеки ККТ, товарные чеки и т.д.).

Иначе денежные средства, выданные сотруднику, нельзя будет зачесть в расходы и соответственно уменьшить налог. Более того, если не будет подтверждающих документов, то с выданной суммы придется удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Примечание: до 19 августа 2017 года запрещалось выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые не отчитались по предыдущим авансам. Но теперь это правило отменено.

Кассир

Кассир — это работник предприятия, на которого возложены обязанности осуществлять операции, связанные с приемом и выдачей наличных денежных средств через кассу предприятия, сохранять в кассе все принятые ценности, вести кассовую книгу и т. п. 

Квалификационные требования, предъявляемые к кассиру, профессиональные задания и обязанности приведены в п. 8 подраздела «Квалификационные характеристики. Технические служащие» раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» СКХПР.

Отметим, что СКХПР предназначен прежде всего для разработки должностных инструкций работникам, которые закрепляют их обязанности, права и ответственность (п. 4 подраздела «Общие положения Справочника квалификационных характеристик профессий работников» раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» СКХПР). Кроме того, п. 4 Положения № 637 установлены обязанности кассира.

Таким образом, на основании указанных норм СКХПР и Положения № 637 каждое предприятие разрабатывает должностную инструкцию кассира.

Руководитель предприятия при зачислении на работу кассира заключает с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомляет его под подпись с требованиями Положения № 637 (п. 4.7 этого Положения). Поэтому знать требования этого Положения и других нормативных документов по кассовой дисциплине — также обязанность кассира. Кассир в соответствии с законодательством Украины несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей (п. 4.8 указанного Положения).

Если на предприятии есть несколько касс и, соответственно, несколько кассиров, то один из них будет старшим кассиром, другие — просто кассирами.

Согласно п. 4.6 Положения № 637 старший кассир перед началом рабочего дня (при наличии на предприятии нескольких кассиров) выдает другим кассирам авансом нужную для расходных операций сумму наличных под подпись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег, которую ведет старший кассир. Кассиры в конце рабочего дня обязаны составить отчет о полученных и выданных наличных по соответствующим кассовым документам и сдать остаток наличных и кассовые документы по проведенным операциям старшему кассиру под подпись в книге учета выданных и принятых старшим кассиром денег.

Следует отметить, что если объем кассовых операций предприятия незначителен, то не всегда предусматривается должность кассира штатным расписанием. В этом случае согласно п. 4.8 Положения № 637 обязанности кассира возлагают в соответствии с письменным распоряжением руководителя на бухгалтера или другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Это же касается предприятий, имеющих обособленные подразделения или обслуживаемые централизованными бухгалтериями, относительно оплаты труда, выплаты пособия по временной нетрудоспособности, стипендий и премий (п. 4.9 Положения № 637).

Если же на предприятии нет других работников, кроме руководителя, то именно руководитель имеет право подписывать все кассовые документы единолично (письмо № 11-117/708-1645). То есть руководитель должен исполнять все обязанности кассира, включая ведение кассовой книги. Правда, заключать договор о полной материальной ответственности руководителя с самим собой нет смысла.

Требования к кассиру

Кассиры, контролеры, кассиры-контролеры (в том числе старшие), а также другие работники, выполняющие обязанности кассиров (контролеров), включены в Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества, утвержденный Постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. Этим Постановлением утверждена также типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в приложении к статье).

Согласно п.32 Порядка ведения кассовых операций после издания приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, после чего с кассиром заключается договор о полной материальной ответственности (типовая форма договора о полной материальной ответственности приведена в приложении).

Порядком ведения кассовых операций установлено, что:

• кассир в соответствии с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям (п.33);
• кассиру запрещается передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам (п.34);
• на предприятиях, имеющих одного кассира, в случае необходимости временной его замены исполнение обязанностей кассира возлагается на другого работника по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению). С этим работником заключается договор о полной материальной ответственности (п.35);
• в случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.) находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера предприятия или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляется акт за подписями указанных лиц (п.35);
• на предприятиях, имеющих большое количество подразделений или обслуживаемых централизованными бухгалтериями, оплата труда, выплаты пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя предприятия (решению, постановлению) другими, кроме кассиров, лицами, с которыми заключается договор о полной материальной ответственности и на которых распространяются все права и обязанности, установленные Порядком ведения кассовых операций для кассиров (п.36);
• на малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности (п.36).

Согласно п.31 Порядка ведения кассовых операций перед открытием помещения кассы и металлических шкафов кассир обязан осмотреть сохранность замков, дверей, оконных решеток и печатей, убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае повреждения или снятия печати, поломки замков, дверей или решеток кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия, который сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников.

Пунктом 29 Порядка ведения кассовых операций установлено также, что во время совершения операций кассир должен запереть двери в кассу. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается. Запрещается также хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному предприятию.

В каком порядке выдаются деньги?

Как правило, выдача или выплата наличных денежных средств из кассы производится организацией в следующих типичных ситуациях:

• выплаты персоналу (зарплата, прочие выплаты);
• предоставление определенным сотрудникам подотчетных денег на конкретные нужды (когда уполномоченный работник израсходует данные средства, он должен будет подготовить и подать соответствующий авансовый отчет с приложением необходимых обосновывающих документов);
• наличные денежные средства сдаются (инкассируются) организацией в обслуживающее финансовое учреждение и зачисляется на банковский счет;
• погашение обязательств перед поставщиками по оплате товаров, услуг, работ (не более 100000 рублей по одному соглашению);
• дивидендные выплаты учредителям хозяйствующего субъекта.

Когда наличные средства выдаются получателю по РКО или платежной ведомости, кассир организации плательщика выполняет следующие действия:

1. Проверяет, имеется ли на кассовом документе настоящая подпись главбуха, бухгалтера, руководителя. Данная подпись должна соответствовать утвержденному образцу.
2. Проверяет соответствие (правильность) денежных сумм, указанных как цифрами, так и прописью.
3. Если наличные средства предоставляются по РКО, кассиром проверяется наличие у их получателя подтверждающих документов, непосредственно упомянутых в этом РКО.
4. Получатель должен документально удостоверить собственную личность (например, предъявлением паспорта). Если необходимо, получатель предъявляет кассиру не только паспорт, но и соответствующую доверенность.
5. Наличные денежные средства выдаются непосредственно только субъекту (получателю), указанному в РКО и иных бумагах. Кассир при этом должен убедиться, что во всех имеющихся документах указываются одни и те же ФИО получателя или доверенного лица. Если получение наличности осуществляется субъектом по доверенности, данная доверенность становится приложением к кассовому документу (РКО).
6. Кассир осуществляет подготовку нужной суммы денежных средств и передает бланк РКО получателю средств на подпись. Если оформляется электронный РКО, получатель может подписывать его электронной подписью.
7. Денежные средства тщательно пересчитываются кассиром. Получатель при этом наблюдает за работой кассира. Корректная сумма наличности передается непосредственно получателю методом полистного пересчета. Получатель сразу же сверяет её и пересчитывает.
8. Когда получатель принял деньги, бланк РКО подписывается самим кассиром.

Какие документы оформляются в организации?

Наличные деньги выдаются из хозяйственной кассы по РКО – расходному кассовому ордеру. Что касается выдачи зарплаты, стипендиальных и иных выплат персоналу, в этих случаях расходование наличности выполняется по РКО и платежным ведомостям.

Для выполнения необходимых кассовых транзакций обособленному подразделению организации передается наличные средства по РКО из кассы этого субъекта в порядке, регламентированном самим юридическим лицом.

Зарплата и прочие наличные выплаты персоналу осуществляются хозяйствующим субъектом по платежной ведомости.

Работник, получающий средства, ставит собственную подпись в нужной графе (рядом со своими ФИО). Невыплаченные (неполученные) деньги депонируются кассиром.

На сумму реально выданных средств, предусмотренных платежной ведомостью, составляется РКО. Совокупная величина, полученная суммированием депонированных средств и реально выданных денег, должна равняться итоговой сумме, фигурирующей в соответствующей ведомости.

Кроме того, РКО могут фиксироваться в журнале учета РКО и ПКО.

Следует помнить о том, что РКО изначально должны составляться корректно – вносить какие-либо исправления в эти бланки запрещается. Испорченный документ сразу же бракуется, что обуславливает составление и заполнение нового бланка РКО.

Бухгалтерские проводки

Как уже говорилось ранее, кассовая наличность расходуется хозяйствующим субъектом (юридическим лицом) на определенные нужды, что обуславливает необходимость оформления типичных проводок в бухучете по счету 50: