Матрица эйзенхауэра: быстрое целеполагание и контроль текущих дел

Матрица Эйзенхауэра: что это, и как применять её на деле

Приветствуем Вас, наши друзья! Надеюсь, никто не будет спросить с тем фактом, что планировать своё время является весьма полезной привычкой. Благодаря ей мы можем значительно повысить свою производительность и эффективность. Записывая в ежедневник все будущие дела заранее, нет нужды держать в голове все предстоящие события. Нужно будет просто свериться со своим графиком.

Чаще всего мы составляем просто линейный список. Выполняем все пункты по очереди, не отдавая предпочтения тому или иному. Но он растёт со временем, накапливается, начинается цейтнот. Начинаем переносить на следующий день и так можно делать до бесконечности. Есть один мощный инструмент благодаря которому расставляются приоритеты запланированных дел.

Попробуем сегодня сообща разобраться в этом «Квадранте Эйзенхауэра».

Что же это такое?

«Матрицей Эйзенхауэра» называют специальную таблицу для записывания задач, состоящую из четырех квадратов (или «квадрантов»). С её помощью распределяют задачи по приоритету

Каждой из них соответствует лишь 2 параметра: срочность и важность. Комбинируя их, мы вносим её в ту или иную клетку

Как можно понять из названия, придумал эту простую табличку не кто иной, как 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр. Он всю свою жизнь решал много дел. Видно, что в один прекрасный момент решил упорядочить их.

Как всё это сработает?

Основной целью такого подхода является возможность человека точно, быстро распределить список дел. Важные всегда занимают больше времени. Не отвлекаясь на выполнение менее срочных, мы гораздо эффективней сможем управлять своим временем и повысить производительность.

Основные правила

Они все очень простые и понятные. Попробуем перечислить основные.

• Составляйте список вечером. Нет нужды долго сидеть и всё заполнить. Набросайте черновик, а утром можно будет его осмыслить, внести корректировки, дополнения.
• Записывайте на одном листе. Когда всё видно сразу, то гораздо проще его оценить и проанализировать.
• Нет нужды заниматься перфекционизмом. Всё в наших руках. Правки можно вносить по ходу выполнения.
• Не огорчайтесь, если что-то будет не выполнено и переносится на следующий день. Данный метод служит для выполнения самых важных, а не всех подряд.

Для того чтобы правильно оценить приоритеты, задавайте себе вопросы:

•  Для меня это задачи является ценной? Значит она важная.
• Если я её выполню завтра, а не сегодня, то результат может ухудшиться? При утвердительном ответе она становится срочной.
• Возникнут негативные последствия если её не выполнить? Если да, то задача важная.
• Отложив на время возникнут неприятности? Значит срочная.

Опыт заполнения придет со временем. Не надо опускать руки и уверять себя, что ничего из этого путного не выйдет.

ВАЖНО! Оставляйте свободное место во время заполнения. Новые пункты появляются буквально из неоткуда

Мало места? Возьмите лист побольше.

Основная структура 

1. A: важные и срочные. Здесь должно находиться всё самое необходимое. Если там постоянно много заданий, то это говорит о неправильной расстановке и планировании. Важные необходимо выполнять до того, как они попадают в срочные. Лучше, когда он полупустой. Выполняя всё с В, мы может этого достичь. Сюда вносят задачи, связанные со своим здоровьем, с неприятностями из-за их невыполнения.

Здесь полезно воспользоваться делегированием. Но поручать только проверенным людям.

2. B: важные, но не срочные. Хоть он считается вторым по списку, но от этого не теряет своей значимости. Заносите наиболее перспективные и приоритетные. От них зависит наш успех, именно им уделяется больше всего времени и усилий.

3. C: срочные, но не важные. Заносим не приближающие к цели, а только отвлекающие из-за своей срочности. Все они значительно понижают нашу эффективность. Их приходится выполнять несмотря на их мелочность. Встречи, юбилеи, дни рождений и пр. Даже заменить сгоревшую в коридоре лампу надо срочно, но это потребует похода в магазин. Обычные житейские неприятности, только отнимающие энергию и время.

Заключение

Не надо опускать руки в случае первоначальных неудач. Постепенно всё устаканится, войдёт в привычку, не будет занимать много усилий. Главное — понять пользу, начать с чистого листа. В любом случае, от этого никто ещё не испытывал дискомфорт. Все бизнесмены планируют свои встречи, тщательно записывают мысли не доверяя памяти.

Начать управлять своей жизнью — никогда не поздно. Отличная панацея для тех работников, которые вечно в дедлайне, получают профессиональное и эмоциональное выгорание. Не стоит ждать результатов мгновенно. Всё приходит постепенно. Искренне желаем удачи. Всего хорошего!

Анализ результатов

Выписав из своего еженедельника однодневный план, распределите задачи по секторам, чтобы подытожить, что сделано, какие проблемы решены, с кем прошли встречи, а кто откровенно мешал работать

Теперь необходимо обратить внимание, в каком квадранте больше всего записей

Если в первом (1), то не вы управляете своей жизнью, а сроки и даты. Возможно, вы тянули до последнего, чтобы уложиться в срок, или задачи из второго сектора превратились в сверхсрочные, так как вы не успели их выполнить? Неправильно расставленные приоритеты, неумение делегировать обязанности, недоверие к подчиненным приводят к тому, что человек все делает сам и не видит своего будущего. В такой ситуации он находится в постоянном стрессе, что в итоге приведет к потере друзей, отсутствию времени на отдых и проблемам со здоровьем.

Если наиболее заполнен делами второй (2) квадрант, вас можно поздравить

Вы научились концентрироваться на важном, имеете свое мнение, наладили неплохие отношения с коллегами, и вам есть на кого положиться

Третий (3) квадрант, который просто распирает от записей, говорит о том, что вами «затыкают все дыры». Вы выполняете самую скучную и рутинную работу, результаты которой не важны. Вы сами признаетесь, что выполняете неважные задачи, у вас нет никаких четких планов ни на сегодняшний день, ни на завтрашний. Если вам придется менять работу, вряд ли начальник отпустит вас со слезами на глазах.

Множество пометок в четвертом (4) квадранте не требует комментариев. Вы просто приходите на работу и тратите время на лазание в Интернете, пустые разговоры и чаепития. За что вам платят зарплату? У вас никаких перспектив.

Возможно, вы и так неплохо управляете своим временем

Что если вы не нуждаетесь в методах Эйзенхауэра и прекрасно справляетесь с задачами без таблиц? Готовы определиться прямо сейчас?

Тогда ответьте честно на вопросы:

Вы всегда составляете список задач?
Вовремя отвечаете на письма?
Вы уходите домой вовремя и работа на выходных – это не о Вас?
Социальные сети и болтовня ни о чем не мешает выполнению важных задач?
В конце дня у Вас нет раздражительности и ощущения того, что можно было бы сделать больше?
Вы всегда уделяете должное внимание семье?

Задумайтесь, хотите ли вы изменить текущее положение дел или все оставить, как есть. Таблица Эйзенхауэра – Ваш помощник в планировании.

Структура матрицы

 
Инструмент состоит из четырех секторов, которые лежат на двух осях: вертикальная – показывает уровень важности, а горизонтальная – срочность выполнения. Система построена таким образом, что каждая область имеет свои качественные показатели

Задачи ранжируются и вписываются в подходящие разделы, образуя наглядную и четкую картину.
 

1. Важные /срочные (квадрат А, красный).
2. Важные/несрочные (квадрат В, желтый).
3. Срочные/неважные (квадрат С, зеленый).
4. Несрочные /неважные (квадрат D, голубой).

Чтобы добиться большей продуктивности, нужно учитывать следующие рекомендации по заполнению:

составить список всех дел и определить их приоритетность;
заполнить матрицу, в зависимости от важности и срочности дел;

заданий должно быть не больше 8 в одном разделе, иначе не получится сосредоточиться на конечной цели;

нельзя смешивать профессиональную и личную сферы деятельности в одной матрице;
срочные задачи должны решаться немедленно, а важные – конструктивно.

Сектор В (выбрать время для выполнения заданий)

 
Сюда записывают задания по планированию и анализу (основная деятельность), а также дела, из которых состоит повседневная жизнь (спорт, оплата услуг, питание, СТО автомобиля).
Содержит приоритетные задачи, которые требуют максимум внимания:

• постановка целей;
• краткосрочное планирование;
• подготовительные работы;
• обучение и повышение квалификации;
• саморазвитие;
• прохождение планового обследования.

Несрочные дела решаются взвешенно и конструктивно. Это позволит продумать нюансы стратегии и раскрыть свой потенциал. Такой подход гарантирует достижение поставленных целей, наряду с достаточным количеством свободного времени. Снизятся нагрузка и стресс, а жизнь станет насыщенной и позитивной.

Чем меньше он заполнен, тем хуже самоорганизация. Причины:

1. пренебрежение обучением,
2. переполненность квадрата А,
3. отсутствие четкой цели и способов ее достижения,
4. лень.

При каких условиях вам будет полезна матрица Эйзенхауэра

Матрица помогает в планировании сложных и важных задач. Поймите принцип работы метода и применяйте его в краткосрочном планировании.

Смело применяйте таблицу Эйзенхауэра в жизни, если:

• сложно определить первостепенную задачу, сложно понять с чего начать;
• честны с самим собой и правдиво отвечаете на заданные вопросы при планировании;
• хотите оптимизировать временные затраты;
• знаете, что способны на большее, но не понимаете, как достичь лучшего результата;
• прекращаете откладывать дела «на завтра».

Для того, чтобы добиться результата, мало изучить матрицу Эйзенхауэра. Только применяя эти знания на практике, вы увидите эффект.

Сектор А (выполнить немедленно)

 
Нельзя перегружать этот квадрат. Максимум 1 – 2 задания, а в идеале – он должен быть пустым. Показатель организованности и успешности самодисциплины. Естественно, жизнь непредсказуема и иногда случаются непредвиденные ситуации

Но если квадрат постоянно перегружен, то стоит уделить большее внимание тайм-менеджменту и пересмотреть приоритеты. А также своевременно выполнять задачи остальных секторов.
Какие задания сюда вписывают:

• от выполнения которых зависит осуществление поставленных целей;
• связанные со здоровьем;
• невыполнение которых влечет неприятности.

Причины загруженности квадрата А.

1. Откладывание дел «на потом».
2. Отсутствие самодисциплины.
3. Пренебрежение делегированием.

Делегирование – это передача права выполнения какой-либо задачи другому лицу.
 
 

Сектор D (выполнить позже)

 
Вписанные в этот квадрат задачи – препятствия на пути достижения целей. Они очень привлекательны, доставляют удовольствие, помогают расслабиться, снять стресс и приятно провести время. Удержаться сложно. Но непременно нужно.

 
Сюда относят:

• хобби;
• встречи с друзьями;
• незапланированная поездка на отдых;
• просмотр телевизора;
• чтение художественной литературы
• гости и т.д.

Когда все дела в порядке, то и цели будут достигаться быстро и без особого труда. Это прибавит уверенности в себе и поможет самореализоваться. Главный секрет – организованность и собранность, четкость действий. Нужно четко понимать: что, когда и зачем делать. Освоение этого инструмента позволит грамотно распорядиться нагрузкой и освободить достаточное количество времени для любимых занятий.
Матрица Эйзенхауэра – лучший помощник и путеводитель в режиме многозадачности. 
 

10 апреля 2020

Создатель метода Эйзенхауэра

Родился Дуайт Дэвид Эйзенхауэр в 1890 году в обычной семье. В 1909 году окончил школу, затем 4 года учебы в военной академии. С особым пристрастием Эйзенхауэр изучал биографию Линкольна и великих мира сего. Родители во всем поддерживали сына. Поддержка близких в юности положительно скажется на карьере Эйзенхауэра в будущем.

Отставка 1948 года не стала окончанием активной деятельности. После Эйзенхауэр становится ректором Колумбийского института, а в начале 1953 года занимает пост президента США — на этот пост потом его избирали неоднократно. Перед политиком встает вопрос эффективного управления временем, и Эйзенхауэр решает его.

В чём суть матрицы Эйзенхауэра

Эта техника позволяет распределить список дел в зависимости от их срочности и важности. Для этого нужно каждому пункту списка дел задать всего два вопроса и ответить на них однозначно «да» или «нет»: . Раздели лист бумаги на четыре части, чтобы получилось четыре одинаковых квадрата

Вертикальная ось — это важность (чем выше, тем важнее), а горизонтальная — срочность (чем левее, тем срочнее)

Раздели лист бумаги на четыре части, чтобы получилось четыре одинаковых квадрата

Вертикальная ось — это важность (чем выше, тем важнее), а горизонтальная — срочность (чем левее, тем срочнее)

Вот как выглядит матрица Эйзенхауэра:

Квадрант A: важные и срочные дела

При грамотном планировании квадрант А у тебе будет нагружен минимально или вообще окажется пуст. Чтобы делаю сюда не попадали, нужно сосредоточиться на своевременном их выполнении в квадранте В.  

Квадрант B: важные, но не срочные дела

В этом квадранте находятся задачи, которые являются для тебя наиболее приоритетными и перспективными. Тот, кто вовремя выполняет эти дела, сможет достичь наибольшего успеха, так как выполняет их спокойно, без спешки, а, значит, и максимально качественно. 

Квадрант C: срочные, но не важные дела

В этом квадранте находятся срочные дела, однако они не помогут тебе достичь целей. Например, это может быть встреча или вечеринка, которую ты не можешь пропустить из вежливости. Сюда же относят различные хлопоты, которых нельзя избежать: ремонт автомобиля, сгоревшая лампочка, сломавшийся кран и т. д.

Квадрант D: не срочные и не важные дела

Эту группу дел также относят к пожирателям времени, потому что они не приносят пользы. Пустые разговоры в рабочее время, переписка в соцсетях, просмотр сериалов и т. д. Это не означает, что ты не имеешь права отдыхать. Просто список дела здесь следует сократить, иначе времени на достижение целей, увы, не останется.      

Например, вот мой список дел на сегодня:

В квадрант А попадут занятие английским и запись к окулисту. В квадрант В — презентация по работе. В квадрант С — вызов сантехника. А в квадранте D — поход в кино и встреча с подругой. Если я не успею сегодня сделать дела из квадранта D, то перенесу их на другой день недели — не страшно. Все остальные дела надо будет выполнить сегодня, иначе неприятностей на работе не избежать (да могут и просто уволить) и экзамен Toefl по-английскому я не сдам.

Распределение приоритетов

Вначале, с непривычки, будет проблематично определить срочность и важность каждого дела, но конечный итог того стоит. Попробуйте использовать следующее упражнение:

Начертите таблицу с колонками: № п/п, дело, срочность, важность. Количество строк регулируйте самостоятельно, в зависимости от длины списка.
Во второй столбец «дело» впишите все задачи и дела, которыми вы обычно занимаетесь.
После этого переходите к их оценке: насколько каждое занятие важно или срочно.. Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Чтобы это было сделать проще, используйте следующие критерии важности, задавая вопросы к каждому делу:

Выполнение этой задачи необходимо для достижения моей ключевой цели (Да – значит, важно; Нет – неважно).
Невыполнение дела влечет за собой серьезные последствия для текущей деятельности (Да – важно; Нет – неважно).

Критерий срочности:

Если задачу не выполнить сейчас, то она теряет свою актуальность (Да – срочная; Нет – несрочная).

Этот инструмент расстановки приоритетов значительно упростит весь процесс работы. Пройдя через такое исследование, вы обнаружите, сколько времени до этого момента тратили впустую и сколько, оказывается, полезного высвобождается.

Как применить матрицу Эйзенхауэра на практике

Пришел черед воплощать полученные знания. Вы знаете достаточно, чтобы начать использовать метод планирования Эйзенхауэра в жизни.

Придерживайтесь несложных правил, чтобы избежать частых ошибок новичков:

Лучше наметить список задач с вечера. Сразу решите, чем именно Вам удобнее пользоваться. Это может быть блокнот, планшет или матрица Эйзенхауэра в excel в телефоне. Даже обычный лист формата А4 подойдет. Главное, чтобы данные всегда были под рукой.
Пока вы новичок, список всех дел пишите на отдельном листе и только потом вносите в таблицу Эйзенхауэра

Позже вы сможете пропускать этот пункт и сразу классифицировать задачи по важности и нужности.
Прочитайте перечень задач внимательно, при этом задавая себе вопрос о срочности.

При классификации дел по шкале Эйзенхауэра спрашивайте себя:

Лежит ли данная задача в сфере приоритетных для меня ценностей? Если ответ положительный, значит это важно, если отрицательный – не важно.
Ожидают ли меня негативные последствия, если я не выполню эту задачу? Этот вопрос также определит степень важности.
Степень срочности определяется продолжительностью актуальности задачи. Если завтра выполнить задачу невозможно, значит срочность первостепенная.. Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге

Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра

Обязательно оставляйте свободное место в списке дел, если составили его на бумаге. Вы можете его дополнять. В список задач на следующий день нужно переносить задачи, незавершённые сегодня. Если вы внимательно читали статью, то понимаете, что незавершенные дела будут ежедневно присутствовать в таблице Эйзенхауэра.

Пример заполненной матрицы Эйзенхауэра

Возьмем за основу один день из жизни школьного учителя географии

Следуя рекомендациям из предыдущего пункта, составим перечень дел с вечера (список краткий, важно понять суть работы метода Эйзенхауэра):

1. Завтра 4 урока в старших классах: в 8.30, 10.00, 12.00 и 14.00 (между уроками займусь общественными делами).
2. Нужно выяснить, почему не пришёл аванс на карту в прошлом месяце (не хочу каждый раз ходить за наличными в бухгалтерию).
3. Хочу изменить стрижку и откорректировать цвет волос (давно об этом думаю).
4. Отправить коллеге из другого города книгу по почте (обещала, что сделаю это в начале недели).
5. Нужно сходить в супермаркет (продуктов осталось на пару дней).

В реальной жизни задач гораздо больше, но для учений обойдемся пятью пунктами.

Результат распределения дел согласно методу Эйзенхауэра:

Как вы уже поняли 1-й пункт важный и нужный, его мы впишем в квадрант А.
Квадрант В заполнит важное, но не срочное дело 2-го пункта.
В квадранте С окажется срочная, но не важная задача пункта 4.
Дела под номером 3 и 5 отправляются в квадрант D. Они не срочные и не самые важные, но принесут Вам удовольствие и позволят расслабиться.. Теперь попробуйте проделать это самостоятельно

Теперь попробуйте проделать это самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра: как пользоваться простым и эффективным инструментом тайм-менеджмента

Человек 21 века, какой он? Наверняка всегда спешит и никуда не успевает… Выполняя одновременно несколько заданий, пытается сэкономить время и сделать больше. В итоге к концу дня остается без сил, а чувство удовлетворенности не испытывает

Почему? В режиме многозадачности очень сложно отличить важное от второстепенного, правильно расставить приоритеты и распланировать время. Нескончаемый поток дел растет, как снежный ком, и 24 часов в сутках становится недостаточно, чтобы все успеть

Из-за постоянного стресса падает работоспособность, пропадает мотивация и опускаются руки.

Учеными давно доказано: мозг человека не способен выполнить 2 равнозначные задачи одновременно. А попытка обойти правило приводит к существенному снижению продуктивности. Причина кроется в рассредоточении внимания и невозможности концентрации на нескольких видах деятельности одновременно. Поэтому необходимо четко понимать, что нужно сделать срочно, что может подождать, а на что и вовсе не стоит отвлекаться. В этом поможет один из лучших инструментов тайм-менеджмента – матрица Эйзенхауэра. Простая, понятная и удобная в использовании. И одновременно наглядная, точная и просто незаменимая в повседневной деятельности любого успешного человека.

Какие проблемы помогает решить матрица Эйзенхауэра

Если ты работаешь, не разгибаясь, но ничего не успеваешь, значит, у тебя есть проблемы с целеполаганием. Например, ты хочешь работать за границей, но не находишь времени для изучения английского языка, который необходим для реализации этой цели. Жизнь заходит в тупик.

Ты вроде осознаёшь, что это важно для тебя и твоей карьеры, но сделать ничего не можешь, ведь постоянно столько важных дел! На самом же деле, это всего лишь иллюзия. Не все дела являются важными или срочными

Некоторые вполне могут и подождать.   

Матрица Эйзенхауэра поможет разобраться, какие задачи следует сделать в первую очередь, а какие — позже. Придерживаясь этих простых принципов, каждый день ты сможешь успевать гораздо больше.     

Пересмотреть приоритеты

Для профессионального перспективного работника важно развитие. Поэтому необходимо пересмотреть свои повседневные занятия, если второй сектор заполнен недостаточно, а первый, третий или четвертый – с избытком

Часть дел из первого сектора можно перенести во второй, переложив часть обязанностей на коллегу, заместителя, дублера (которого нужно воспитывать для себя, если его нет), чтобы при необходимости он мог вас заменить.

Если полно дел в третьем квадранте, следует заострить внимание на втором, став незаменимым и нужным сотрудником, которому шеф не побоится дать ответственное поручение. Кризис нужно преодолевать, чтобы не оказаться в плачевном состоянии

Ведь люди, стремящиеся к успеху, избегают дел, описанных в квадрантах 2 и 4.

Планировать по матрице Эйзенхауэра

Первое, чему нужно научиться в работе с матрицей, – грамотно расставлять приоритеты в делах

Уметь отличать важное от срочного, не очень срочное от неважного

Матрица времени делится на 4 квадранта, в которых имеются 2 оси важности и столько же осей срочности. В каждый из них вписываются дела и задачи, что помогает наглядно увидеть приоритетность каждого составляющего: что делать в первую очередь, что во вторую и т.д

Шаблон матрицы выглядит следующим образом:

Рассмотрим каждый квадрант подробнее.

Важные и срочные

Идеальный тайм-менеджмент подразумевает, что этот квадрант будет пустовать. Это обусловлено тем, что при грамотной расстановке приоритетов и своевременном выполнении дел завала просто не будет. Это может быть нормально лишь время от времени, но постоянный хаос в делах – признак неорганизованности.

Чтобы избегать проблем с квадрантом «А», нужно организовать грамотное планирование в других областях и выполнять в точности все пункты. Однако, если необходимость его заполнения все же возникает, то сюда вписываются:

• Дела, невыполнение которых ставит под угрозу срыва достижение цели.
• Задачи, невыполнение которых способствует появлению жизненных трудностей и затруднений.
• Задачи, которые напрямую связаны со здоровьем.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку. Если такое возможно – воспользуйтесь этим правом.

Не забывайте о делегировании обязанностей. Часто бывает так, что дела из квадранта «А» можно поручить другому человеку.

Важно, но не срочно

Самые приоритетные дела и задачи располагаются здесь, поэтому ему нужно уделять максимум внимания. Это повседневные занятия, срочность которых не так высока, но они все же важны. Специалистами было замечено, что люди, которые работают именно с квадрантом «В», достигают в жизни большего успеха и добиваются намеченных целей. Они зарабатывают больше денег и занимаются любимым делом, от чего и счастливы.

Так как срочность в делах отсутствует – нет паники, что делает подход к их выполнению взвешенным и разумным. Это в свою очередь способствует высокой эффективности и продуктивности. Однако не стоит забывать, что несвоевременное исполнение дел из квадранта «В» перемещает их в квадрант «А».

Итак, в эту зону вписываются все текущие занятия, которые связаны с ежедневными делами: основная деятельность, спортивные занятия, планы на день и т.п.

Срочно, но не важно

Занятия, которые «лежат» в основе этого квадранта, как правило, являются отвлекающим фактором. Их выполнение не несет в себе никакой полезности в плане достижения целей и не приводит ни к каким результатам. Зачастую они только мешают сосредотачиваться на по-настоящему важных делах и снижают общую эффективность. При работе с матрицей главное – не спутать дела из квадрантов «А» и «С», в противном случае создастся неразбериха в приоритетности дел.

В область «C» можно относить дела, связанные с переговорами и встречами, которые навязаны кем-то, с празднованием дней рождения людей не очень близкого круга, домашние хлопоты, которые возникают внезапно. Так как дела из этого квадранта только тормозят и «крадут» время, то им нужно уделять минимум времени.

Не срочно и не важно

От дел, которые помещаются в этот квадрант, нет абсолютно никакой пользы. Ими нужно заниматься в самую последнюю очередь. Даже если вы не будете ими заниматься вовсе, то от этого будет только лучше. Однако учитывать такие дела необходимо, как говорится, врага надо знать в лицо. Это самые что ни на есть «пожиратели» полезного времени, от которых стоит избавляться.

От дел, которые помещаются в квадрант «D», нет абсолютно никакой пользы.

Но самое интересное, что дела именно из этого квадранта очень привлекают людей. Здесь самое приятное и простое, над чем не нужно трудиться. Они расслабляют и приносят удовольствие. Приятное времяпрепровождение делает проблематичным отказ от них.

Конечно, отдых для продуктивной работы важен, как и кислород для человека, но он тоже должен быть полезным. Вместо просиживания целыми выходными на диване устраивайте выходы и выезды на природу, разработайте план активного отдыха, это, кстати, поможет укрепить здоровье. Прочтите познавательную или просто интересную книгу, на которую раньше не было времени, это подстегнет ум.

Контролируя свою жизнь, помните, что отдых тоже должен быть запланирован. Недопустимо, чтобы он был спонтанным. Но и не пренебрегайте им. Это чревато затяжным бездельем, так как переутомление еще никому на пользу не шло. Здесь уместно правило: «Делу время – потехе час».

Пример расписания на каждый день может выглядеть так:

Можно расчертить листы самостоятельно либо скачать готовые бланки из интернета.

Отличие срочных дел от важных

К важным можно отнести задачи, надолго определяющие наши цели и стремления. Практика показывает, что большинство из нас тратят много времени впустую, выполняя работу, не оказывающую существенного влияния на нашу жизнь

Поэтому такую работу можно считать несрочной и неважной. Эти дела можно просто удалять, то есть не вести пустых разговоров, игнорировать письма и звонки, которые ничего не значат

Потратив впустую четверть рабочего часа, вы позже потеряете четверть часа личного времени

То есть матрица Эйзенхауэра предлагает перед началом планирования определить задачи, которые не нужно выполнять.

Как использовать матрицу?

Чтобы принимать более рациональные и осознанные решения касательно последовательности этапов, нужно понимать разницу между важными и срочными задачами.

Важные. Спросите себя: «Пострадает ли проект, если этот пункт не будет выполнен?» Важные задачи имеют долгосрочные последствия. Они оказывают серьёзное влияние на проект, и от их выполнения зависит работа других людей.

Срочные. Вас раздражает, когда кто-то нарушает дедлайны и вы выбиваетесь из графика? Нас — да. Если сдача макета была запланирована на четверг, то пришлите его в срок. В крайнем случае — заранее извинитесь и согласуйте другой день.

Матрица представляет таблицу из четырёх квадратов с двумя осями: важность и срочность. Для удобства мы советуем делать отдельные таблицы для личных и профессиональных задач

Так вы избежите путаницы и сможете выделить время для каждой сферы.

Квадрат СДЕЛАТЬ

Это приоритетные задачи, которые требуют немедленного решения. Как правило, это вопросы здоровья, кризисных ситуаций, глобальных неприятностей или те, что способствуют достижению общего прогресса.

Пример: в конце недели вы должны сдавать отчёт, а сегодня уже пятница. Задача срочная? Да. Важная? Определённо.

Квадрат ОТЛОЖИТЬ

Это долгосрочные цели, требующие внимания, но не имеющие фиксированных дедлайнов. Для них необходимо выделять время в расписании, потому что они так или иначе влияют на ваш успех. Сюда относятся вопросы саморазвития, общественные мероприятия и мелкие рабочие дела: ответы на письма, личные встречи. Выполняются по мере освобождения предыдущего квадрата.

Пример: в начале каждого квартала вы представляете клиенту дальнейшую стратегию коммуникации. Сейчас апрель, значит, до следующей сдачи у вас ещё 2 полных месяца.

Квадрат ДЕЛЕГИРОВАТЬ

Эта категория относится к задачам, которые не важны, но актуальны. Звучит нелогично, но существует ряд обязанностей, которые не способствуют вашей продуктивности, но их нужно сделать. Сюда относятся домашние дела или подготовительные этапы к более серьёзным целям. По возможности этот список лучше передать кому-то другому.

Пример: вам нужно приготовить ужин, но вы не хотите тратить на это время, поэтому заказываете еду из ресторана.

Квадрат УДАЛИТЬ

Действия из этой категории тормозят вашу продуктивность и пожирают время. Сюда относятся соцсети (если вы на них не зарабатываете), ответы на бессмысленные имейлы и прочее.

Стоит отметить, что матрица создана для координации рутинных обязанностей и не учитывает время для отдыха. Поэтому в этот квадрат помещаются задачи, которые отвлекают вас во время работы.

Пример: ваш друг выложил новый пост в Инстаграм, но если вы его откроете, то залипните на несколько часов.