Правила телефонного этикета на все случаи жизни

Этикет деловой телефонии

Считается, что самых простой элемент в деловом общении – это телефонный разговор. На самом деле это далеко не так.

Нормы этикета телефонных деловых коммуникаций:

• Первым всегда представляется тот, кто звонит.
• В самом начале разговора не забудьте назвать свое имя и сообщить, какую компанию вы представляете, чтобы собеседник понял, с кем он разговаривает.
• Если снял трубку не тот абонент, с которым вы хотели бы связаться, то представляться не обязательно. Достаточно просто поздороваться и попросить пригласить к телефону интересующего вас человека. Если его нет, надо поинтересоваться, когда он будет на месте, или попросить что-либо передать ему, сказать: «Спасибо, до свидания», — и повесить трубку.
• Если вы ошиблись номером, то при следующем его наборе сразу уточняйте, тот ли это номер, что вам нужен.
• Если вы очень заняты, телефон лучше отключать или попросить секретаря отвечать на звонки.
• Если к телефону просят вашего коллегу, то нельзя выяснять, кто его спрашивает.
• Не стоит спрашивать, с кем вы говорите, можно лишь уточнить, правильно ли вы набрали номер и дозвонились ли туда, куда хотели.
• Можно поручить сотруднику или секретарю дозвониться до интересующего вас человека — это вполне прилично.
• Всегда заканчивает разговор тот, кто позвонил.

Чтобы не только телефонные переговоры прошли удачно, но и был соблюден деловой этикет при личном контакте, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• Чаще обращайтесь к собеседнику по имени.
• Не задавайте вопросов относительно возраста клиента, семьи, веса, одежды, расовой принадлежности, болезнях ит. д.
• В рабочее время сокращайте время переговоров до минимума.
• Не произносите двусмысленных шуток, это может задеть вашего собеседника.
• Если вы желаете продолжить разговор, задавайте такие вопросы, при ответе на которые ваш собеседник сможет более подробно изложить свои мысли.
• Для окончания разговора задавайте конкретные односложные вопросы.

Скажите нет шаблонам

Если вы не знаете, как правильно продавать по телефону услугу и ищете волшебную пилюлю, то вы вскоре огорчитесь. Нет универсального способа кому-то что-то продать. Несмотря на то что существует множество различных сценариев, нужно понимать, что каждый человек индивидуален и к каждой персоне нужно искать свой подход. Если у вас это получится, считайте, вам повезло. Нужно воспринимать каждый телефонный звонок, как уникальный опыт. Не делите клиентов на типажи. Все они изначально разные. Постарайтесь сразу проникнуть в тонкое душевное устройство персоны и понять, что для человека в этой жизни является важным, а что персона считает второстепенным. Правильная продажа по телефону – это громадный разговор продавца, который не настаивает на приобретение, а заставляет клиента поверить в то, что услуга или товар человеку жизненно необходимы. Именно в этом случае покупатель не только сам купит у вас предлагаемую ему продукцию, но также пригласит к вам в кампанию своих друзей, которые тоже совершат покупки.

Как продать товар по телефону? Ни в коем случае не используйте шаблонных фраз. Если человек слышит, что вы разговариваете по брифу, он может без объяснений положить трубку. Чтобы этого не произошло, перекладывайте сухие фразы на живой язык. Так они будут звучать не только убедительней, но еще и естественней.

10 рекомендаций телефонного этикета

1. Вести переговоры быстро и энергично. Четко и внятно излагая аргументы, отвечая на вопросы без продолжительных пауз и неопределенных фраз.
2. Пауза может длиться в виде исключения не более одной минуты, если специалист занимается поиском документа. Когда собеседник ждет дольше, он имеет полное право положить трубку.
3. Вежливость обязательна для звонков. Ругань и крики в любом случае относятся к нарушению этики общения по телефону.
4. При телефонных переговорах не рекомендуется употреблять жаргон, разговорную и ненормативную лексику. Не желательно использовать и терминологию, которая может быть непонятна собеседнику.
5. Нельзя прикрывать трубку или микрофон рукой, общаясь с коллегами, так как собеседник, вероятно, услышит этот разговор.
6. Заставлять ждать гостя, посетителя, когда вы говорите по телефону – это нарушение делового этикета. В таком случае надо извиниться, озвучить причину и назначить время нового звонка.
7. При сбое связи, когда оборвался разговор, заново набирает номер тот, кто звонил. При переговорах представителя компании с клиентом, заказчиком или партнером, представитель перезванивает заново.
8. Завершая переговоры, стоит еще раз озвучить совместные соглашения и договоренности.
9. Заканчивает беседу и прощается первым, тот, кто позвонил, или старший по должности, по возрасту.
10. Искренние слова благодарности незаменимы при завершении разговора. На прощание можно сориентировать собеседника на сотрудничество: «Увидимся завтра» или «Созвонимся в…».

Персональное предложение

Все люди любят, когда к ним ищут индивидуальный подход. Вы ищите способ, как продать по телефону? Примеры фраз, которые помогут вам это сделать будут такими:

• Для компаний, которые занимаются грузовыми перевозками, у нас есть специальная акция, которая поможет вам экономить на мойке вашего транспорта.
• Если вы подключите интернет от нашей компании до конца недели, то вы получите оборудование для всего офиса совершенно бесплатно.
• В вашем районе сегодня действует специальное предложение, если вы закажите тренинг по продажам для своих сотрудников, мы сможем в качестве бонуса отработать секретные приемы убеждений, которые помогут вашим людям не только продавать лучше, но и с легкостью входить в доверие к любому клиенту.

Подобные предложения выглядят очень заманчиво. Если их удачно сделать в тот момент, когда клиент будет решаться на ваше предложение, то вам даже не придется отрабатывать возражения

Руководитель будет куплен вашим вниманием и заботой, а также деловой человек будет бояться упустить возможность получить что-то бесплатно. Ведь если он не решится на ваше предложение сейчас, впоследствии бонусов он уже не получит

Основные правила этикета делового телефонного разговора

К беседе приступают с приветствия. Нельзя использовать стандартные общепринятые у пользователей выражения типа «слушаю» и другие. Интонация на продолжении всего диалога должна быть ровной и сдержанной. Нельзя разговаривать раздраженно, агрессивно

Если разговор не планировался с собеседником заранее, важно выяснить, удобно ли ему вести беседу. Если он занят, важно уточнить, в какое время ему можно перезвонить

При ошибке набор номера не принято узнавать информацию о владельце. Рекомендуется попросить прощения, проверить точность введенных цифр и повторить попытку. Недопустимо употребление сленгов, жаргонов, ненормативной лексики.

Если просят пригласить по служебному телефону другого человека, нельзя выяснять, кто осуществляет вызов и уточнять цель звонка. Исключение составляет сотрудник с соответствующими полномочиями.

После обсуждения важных вопросов вежливо прощаются и нажимают отбой. Если собеседник уводит разговор в другое русло, его прерывают, просят прощения и озвучивают благовидный предлог для завершения диалога.

Правила телефонного этикета: как эффективно проводить деловые переговоры, чтобы быть услышанным

Одним набранным номером телефона и правильно поставленной речью можно решить любую личную проблему или наладить деловые контакты, сэкономив при этом немало усилий и времени. Залогом успешности любой беседы служит не только внутренняя культура человека, но также знание и соблюдение правил телефонного этикета.

Телефонный этикет — умение кратко, по делу и с уважением донести нужную информацию и получить на нее ответ.

Этикет деловых телефонных переговоров предусматривает две категории звонков: теплые и холодные . Холодные разговоры довольно лаконичные, осуществляются только по делу. Они допустимы для краткосрочных и первичных контактов. Теплое общение предполагает создание непринужденной атмосферы. Оно располагает к взаимопониманию и дальнейшему сотрудничеству.

Удалось ли Вам дозвониться на Горячую линию?

Да, удалосьНет, не удалось

Главная особенность телефонного разговора — отсутствие зрительного контакта между собеседниками

Нечеткое изложение вопроса и монотонная невнятная речь вряд ли привлекут внимание собеседника. Поэтому большое значение имеют интонация голоса, ясность изложения и уважительное отношение к собеседнику

Когда должник может отказаться от звонков банка и коллекторов?

Вариант 1. Вы относитесь к определенной категории должников.

• банкроты, в т.ч. те, у кого по решению арбитражного суда введена реструктуризация долгов;
• лишенные или ограниченные в дееспособности по суду;
• должники, имеющие I группу инвалидности;
• должники, находящиеся на лечении в стационаре;
• несовершеннолетние должники. Обычно такое бывает, если долги по кредиту достались ребёнку по наследству. Но на эмансипированных детей это правило не распространяется.

Во всех этих случаях отказаться от непосредственного взаимодействия с коллекторами можно сразу, как вы получили подтверждающие документы. Например, решение суда о признании банкротом или лишении дееспособности, больничный лист или выписку из карты, истории болезни и т.п. К сожалению, присылать письма, СМС, писать на электронную почту банк и коллекторы смогут всё равно. Зато не будет звонков и личных встреч.

Вариант 2. Вы назначили себе представителя-адвоката.

По закону должник имеет право перевести всё общение с банком и коллекторами на своего представителя. К сожалению, нельзя назначить своим представителем друга, жену, тёщу или обычного юриста. По закону представителем должника по поводу кредитного долга может быть только адвокат. В заявлении о взаимодействии через представителя вам нужно указать ФИО, контактный телефон, почтовый адрес и электронную почту своего адвоката. С даты получения вашего заявления банк и коллекторы обязаны будут общаться с вами только через адвоката.

Вариант 3. Для всех остальных должников.

Тем, у кого нет подтверждающих документов из варианта 1 и денег на адвоката, придется действовать по общей схеме, то есть терпеть звонки из банка и от коллекторов в течение 4 месяцев с даты появления просрочки по кредиту. Можно попробовать написать в банк заявление об отказе от взаимодействия и раньше, но по закону оно всё равно не будет считаться действительным. Есть и ещё одна проблема. Если ваш долг по кредиту был взыскан по суду, и решение уже вступило в законную силу, банк и коллекторы получают право снова общаться с вами в течение 2 месяцев. Если вы до решения суда не успели отказаться от взаимодействия с коллекторами, подать такое заявление можно будет через месяц после вступления решения в силу.

Если звонят вам: какие действуют правила этикета телефонных переговоров

Алгоритм действий – возьмите трубку и назовите имя, отчество и фамилию или наименование фирмы, в крупной организации называют наименование отдела. Если человек не туда попал, скажите без нервов и агрессии, что абонент ошибся. Не проявляйте раздражение.

Не ведите одновременно несколько телефонных разговоров. Нельзя заставлять абонента ждать на линии. Все диалоги осуществляйте в порядке очереди. Если в ходе беседе собеседник выказывает неудовольствие вашей деятельностью или деятельность фирмы, продукцией или услугой, постарайтесь понять проблему. Не отвечайте агрессией на агрессию.

После окончания рабочего дня активируйте автоответчик. В тексте сообщения укажите полезную информацию, представляющую интерес для всех клиентов. Если звонящий просит пригласить к аппарату другого сотрудника, которого нет на месте, предложите свои услуги в решении возникших проблем, если в состоянии это сделать.

Окончание диалога совершает собеседник. Если прекратить разговор нужно в ближайшее время, то вежливо прервите человека.

Табу, или Каких выражений следует избегать?

Нежелательное выражение
Правила общения по телефону
«Нет»
Это слово, особенно в начале предложения, «напрягает» собеседника, усложняет взаимопонимание. Несогласие желательно выражать корректно. Например, «Мы пойдем вам навстречу и заменим продукт, но вернуть деньги уже невозможно».
«Мы не можем»
Отказать клиенту сходу — значит отправить его к конкурентам

Выход: предложить альтернативу и обратить внимание в первую очередь на то, что возможно.
«Перезвоните», «Никого нет», «Все на обеде»
Потенциальный клиент больше не позвонит, а выберет услуги другой фирмы. Поэтому надо помочь ему решить проблему или договориться о встрече, пригласить в офис и т.д.
«Вы должны»
Следует избегать этих слов, используя более мягкие формулировки: «Лучше всего сделать…», «Для вас имеет смысл…»
«Я не знаю», «Я за это не отвечаю», «Это не моя ошибка»
Подрывает репутацию специалиста и организации

При недостатке информации лучше ответить: «Интересный вопрос. Можно я уточню это для вас?»
«Одну секунду подождите, я посмотрю (найду)»
Обман клиента, так как за секунду невозможно сделать дело. Стоит сказать правду: «Поиск необходимой информации потребует 2-3 минуты. Сможете ли вы подождать?»
«Я вас отвлекаю?» или «Можно вас отвлечь?»
Фразы вызывают негатив и усложняют общение. Данные вопросы ставят позвонившего человека в неловкую позицию. Предпочтительный вариант: «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете говорить?»
Вопросы «С кем я сейчас говорю?», «Что вам нужно?»
Фразы недопустимы, поскольку превращают переговоры в допрос и нарушают правила общения по телефону.
Вопрос «Почему…»
Собеседник может подумать, что вы ему не доверяете.

Личное «Алло!»

Если вам кажется, что беседу со знакомым или приятелем можно начать как угодно, то вы заблуждаетесь. Любой входящий звонок на ваш персональный телефон лучше начать также с пожелания дорого дня и собственного представления.

Этим самым вы оградите себя от лишней траты времени на объяснения, если звонящий ошибочно набрал ваш номер. Когда вам звонят по личному делу в рабочее время, немного официальное представление задаст тон общей беседе, то есть вы дадите человеку понять, что вести пустые беседы в данный момент нет возможности. Да и это просто проявление воспитанности и вежливости, которое трактуют правила телефонного разговора.

Деловая голосовая почта

• Здравствуйте, вы обратились в отдел продаж в . Мы не можем принять ваш звонок прямо сейчас, но, пожалуйста, оставьте свое имя, контактную информацию и причину обращения, и один из членов нашей команды свяжется с вами в течение 24 часов.
• Здравствуйте, вы достигли . К сожалению, мы не можем сейчас ответить на ваш звонок. Но ваш звонок очень важен для нас — поэтому, пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и причину вашего звонка, и кто-то из нашей команды свяжется с вами в течение рабочих дней.
• Здравствуйте, вы достигли . В настоящее время мы закрыты. Наш офис работает с понедельника по пятницу с до . Посетите наш веб-сайт по адресу для получения дополнительной информации или оставьте нам свое имя, номер телефона и причину вашего звонка, и мы свяжемся с вами в . Спасибо, что позвонили .
• Здравствуйте, вы позвонили в . В настоящее время мы не можем принять ваш звонок. Посетите веб-сайт нашей компании по адресу , чтобы поговорить с представителем, или напишите нам письмо по адресу . Если вы хотите, чтобы мы вам перезвонили, оставьте свое имя и номер телефона, и наша команда свяжется с вами в течение 24 часов.
• Спасибо, что позвонили . Наши представители в настоящее время не могут ответить на ваш звонок, поскольку они помогают клиентам достичь . Мы не хотим тратить ваше драгоценное время, поэтому, пожалуйста, оставьте нам свое имя, номер телефона и сообщение после звукового сигнала, и один из наших представителей лично поможет вам в течение следующих 24 часов. Хорошего дня.

Совет. Если вы являетесь крупным бизнесом, и это голосовая почта, относящаяся к общему бизнес-номеру, вы хотите быть профессиональным и предоставлять столько информации, сколько, по вашему мнению, необходимо для потенциального клиента. Обычно URL-адрес веб-сайта компании или электронная почта компании — это хороший способ заставить клиента связаться с вами другими способами.

Телефонный этикет и его основные правила, не относящиеся к разговору

В наше время мало кто представляет свою жизнь без мобильного телефона. Он стал частью нашей жизни

Удобной и важной ее частью. Чтобы мобильные устройства не мешали, а помогали вашей жизнедеятельности, нужно знать и соблюдать правила телефонного этикета

Рассмотрим некоторые, наиболее относящиеся к мобильным телефонам.

Находясь в общественном месте, настройте свой мобильный телефон на определенный режим. Звонки по рабочим вопросам могут осуществляться и в обычном режиме

Снизить громкость до минимума необходимо во время совещания или важной беседы. Отправляясь в библиотеку, кинотеатр, музей или на выставку, отключите звук своего телефона, чтобы наслаждаться искусством и не мешать другим посетителям

Также снижайте уровень громкости звонка, посещая ресторан или кафе. Можно воспользоваться виброрежимом.

Правила мобильного этикета рекомендуют включить беззвучный набор кнопок, если вы находитесь в общественном месте. Набирая текст сообщения и сопровождая каждую букву звуковым сигналом, вы можете вызвать раздражение у окружающих людей, порождая их негативное отношение к вам.

Не стоит класть сотовый телефон на стол, если вы пришли в ресторан или кафе. Звонок будет прекрасно слышен, если телефон положить в карман или сумку. Но это правило телефонного этикета совсем не распространяется на спортивные бары, где очень шумно.

Находясь за рулем автомобиля, вы можете пользоваться мобильным телефоном только при помощи гарнитуры («свободные руки» ‒ «hands-free»)

Но это все равно очень отвлекает внимание от дороги. Не стоит болтать по телефону, управляя автомобилем, это приведет как минимум к штрафу, а о других последствиях и напоминать не хочется.
Правила этикета запрещают использование рингтонов, содержащих нецензурные слова или брань, оскорбительные выражения, высказывания, обидные определенной группе людей

Беззвучный режим мобильного телефона специально создан для отключения звука звонка в нужные моменты. Это ‒ деловые переговоры, совещания, посещение библиотеки, кинотеатра или выставки и т. п. Когда ответ на звонок важен для вас и не может быть отложен, принесите извинения коллегам и выйдите, чтобы поговорить

Если вы заранее знаете о возможном важном звонке, предупредите об этом еще до начала совещания или переговоров

Выключать мобильный требуют во время полета на самолете или посещения больницы, чтобы избежать его влияния на оборудование. Правила этикета рекомендуют отключать звук телефона до начала спектакля или кинофильма. В церкви также звук мобильного телефона должен быть выключен. Нужно отключать мобильный телефон везде, где есть таблички с такой просьбой. При необходимости срочного звонка нужно просто выйти из зоны запрета.

Собираясь поговорить по мобильному телефону, отойдите от находящихся рядом людей. Чтобы не мешать им своим разговором, пройдите около пяти метров в сторону или перезвоните собеседнику позже. Не следует разговаривать по мобильному телефону, находясь в толпе людей. Поземный переход, тоннель или переполненный транспорт ‒ не место для делового разговора или пустой болтовни. Если звонок важен для вас, то поднимите трубку и сообщите, что перезвоните позже. Думайте о том, что окружающих может раздражать долго играющая мелодия вызова. Лучшим вариантом выхода из ситуации будет отправка СМС-сообщения с объяснением причины и обещанием перезвонить.

Если окружающая обстановка позволяет разговаривать по телефону, то старайтесь делать это максимально тихо и спокойно, не привлекая внимания других людей.

По правилам телефонного этикета СМС-сообщения могут быть отправлены в любое время суток. Если абонент не желает их слышать, то отключит звук уведомлений. При первой возможности он их прочитает.

Правила телефонного этикета категорически запрещают смотреть содержание СМС-сообщений и журналы звонков в чужих телефонах. Такое правило действует для всех, включая самых близких людей. Это считается дурным тоном.

Не следует пользоваться телефоном другого человека, если он не дал вам согласия на это. Также не стоит давать номер чужого сотового телефона, не посоветовавшись с его владельцем. Это может вызвать у него раздражение и негативное отношение к вам.

Как закончить долгий разговор

Согласно правилам этикета, первым должен положить трубку тот, кто позвонил

Как закончить телефонный разговор? Важно следить, чтобы переговоры не слишком затянулись. Исчерпывающе ответив на все вопросы оппонента, поинтересуйтесь, можете ли вы еще чем-то помочь

Если клиент получил всю информацию и отвечает отрицательно, кладите трубку с вежливыми словами прощания: «До свидания», «Удачного дня», «До встречи», «Всего доброго».

Соблюдая все рекомендации деловой этики телефонных разговоров, можно провести плодотворные переговоры за 3-4 минуты. В любой ситуации будьте вежливы и профессионально подкованы, чтобы собеседник не усомнился в вашей компетенции и опыте.

Текстовый этикет

В зависимости от того, как вы используете возможности, текстовые сообщения могут быть одним из величайших удобств современного человечества или проклятием нашего существования. Думаешь, это преувеличение? Рассмотрим людей, которые больше не беспокоятся о прекращении отношений по телефону, а тем более лично.

В то время как на самых ранних этапах датировки разрыв текста может быть допустимым, многие эксперты сходятся во мнении, что в более преданных отношениях прекращение отношений таким образом вредно для вашего партнера, если не прямо унизительно. «Расставание — это одна из тех вещей, которые не следует обсуждать с помощью текста, — говорит Суонн. — Но, как правило, если вы не встречаетесь с кем-то один на один и ваша цель состоит в том, чтобы приложить усилия, чтобы донести свою точку зрения, тогда вы не должны пытаться общаться через текст».

Другие большие запреты включают отправку или ответ на тексты (или электронные письма ) в присутствии другого человека. 

Хороший этикет текстовых сообщений также требует, чтобы вы воздерживались от набрасывания текстовых сообщений в любое время дня и ночи. Вы бы не позвонили кому-нибудь в 3 часа ночи, если бы не было срочной необходимости. Так что не пишите их в это время — важно учитывать чей-то образ жизни и в какое время ему будет удобно получать текст. И не будьте одним из тех людей, которые взрывают телефоны людей пингом за пингом. Сократите эти раздражающие уведомления, отправив один длинный текст, а не 10 текстов с одним предложением. Необходимо помнить о здравом смысле и проявлять уважение к окружающим, независимо от цвета кожи или социальной принадлежности

Фото: Pinterest

Необходимо помнить о здравом смысле и проявлять уважение к окружающим, независимо от цвета кожи или социальной принадлежности. Фото: Pinterest.

Деловой разговор по телефону. Пример

Вариант 1

Руководитель: Центр «Сателлит». Добрый день.

Секретарь: Добрый день. Союз потребительских обществ. Морозова Марина. Я звоню по поводу проведения конкурса.

Р: Александр Петрович. Слушаю вас.

С: Есть ли у вас возможность предоставить нам зал на 120 – 130 человек с 15 по 21 марта?

Р: Да. Вы можете забронировать конференц-зал на 150 мест.

С: Спасибо. Это нас устроит.

Р: Тогда будет необходимо выслать нам гарантийное письмо.

С: Хорошо. По почте с извещением можно отправить?

Р: Да, но идти будет дня три.

С: Это долго.

Р: Вы можете выслать его с курьером.

С: Значит, так и сделаем. Благодарю вас за информацию. До свидания.

Р: Всего доброго. Будем рады сотрудничеству.

Деловой разговор по телефону. Пример 2

Менеджер: Здравствуйте. Я бы хотел переговорить с Иваном Сергеевичем.

Директор выставки: Добрый день. Я вас слушаю.

М: Это Балуев Владимир, менеджер компании «Макси Строй». Я звоню по поводу переговоров, чтобы уточнить расценки.

Д: Очень приятно. Что конкретно вас интересует?

М: Выросла ли стоимость экспозиционного квадратного метра?

Д: Да, выросла. Один квадратный метр в павильоне с 1 сентября стоит шесть тысяч рублей, а в открытой экспозиции – три тысячи.

М: Ясно. Благодарю за информацию.

Д: Пожалуйста. Если у вас возникнут вопросы, звоните.

М: Спасибо. Обращусь при необходимости. Всего доброго.

Д: До свидания.

Если звонят вам: какие действуют правила этикета телефонных переговоров

Алгоритм действий – возьмите трубку и назовите имя, отчество и фамилию или наименование фирмы, в крупной организации называют наименование отдела. Если человек не туда попал, скажите без нервов и агрессии, что абонент ошибся. Не проявляйте раздражение.

Не ведите одновременно несколько телефонных разговоров. Нельзя заставлять абонента ждать на линии. Все диалоги осуществляйте в порядке очереди. Если в ходе беседе собеседник выказывает неудовольствие вашей деятельностью или деятельность фирмы, продукцией или услугой, постарайтесь понять проблему. Не отвечайте агрессией на агрессию.

После окончания рабочего дня активируйте автоответчик. В тексте сообщения укажите полезную информацию, представляющую интерес для всех клиентов. Если звонящий просит пригласить к аппарату другого сотрудника, которого нет на месте, предложите свои услуги в решении возникших проблем, если в состоянии это сделать.

Окончание диалога совершает собеседник. Если прекратить разговор нужно в ближайшее время, то вежливо прервите человека.

Подумайте о звонках вот так: «Я хочу» — «Я могу» — «Я действую» — «Я получаю»

Посмотрим, как это работает? Однажды коллега подарила мне магнитик, на котором нарисована чудесная чашечка кофе и надпись «Меня невозможно остановить, если я смогу начать». Надо сделать первый шаг. Фу… опять это слово надо. Кому надо? Мне надо. А зачем? Мне не надо, я боюсь звонить. Вместо «Хочу» с детства запечатлелось в подсознании «надо». А кому надо чтобы ребенок не лез туда, куда не надо? Ребенок и гражданин должен быть послушным, а чего он хочет никого не интересует. Но вас то — это интересует! Какие у вас мечты? А цели? Когда цель — через «Хочу» — получаешь драйв и кайф, и человек реализуется.Самая большая проблема. Со звонками также.

ГОЛОС И РАБОТА НАД РЕЧЬЮ

Телефонное общение отличается от личной беседы отсутствием у собеседников визуального контакта. Поэтому при телефонной коммуникации основные инструменты секретаря, который лишен возможности видеть собеседника, – голос и информация (слова).

Голос – «музыкальный инструмент» секретаря, над которым нужно усиленно работать. Ведь с помощью голоса мы выражаем отношение к собеседнику в телефонном разговоре. Отвечая на звонок, учитывайте несколько рекомендаций (рис. 1).

Рис. 1. Памятка Центра профессионального развития «Профи-Карьера» по работе с голосом

Если вы хотите повысить мастерство телефонной коммуникации, то нелишним будет приобрести зеркало на подставке и разместить его недалеко от телефона. Перед зеркалом легче контролировать выражение лица, которое влияет на голос и интонацию.

Для улучшения дикции также можно использовать скороговорки:

• Банкиров ребрендили-ребрендили, да не выребрендировали.

• Скреативлен креатив не по-креативному, нужно перекреативить!

• Деидеологизировали-деидеологизировали, и додеидеологизировались.

Кто должен представляться по телефону первым?

• Набрав нужный вам телефонный номер, не повторяйте ошибок тех, кто начинает разговор фразой: «Вас беспокоит (название организации)» или «Вас тревожат по вопросу». Так начинают телефонный разговор неуверенные в себе люди или те, кто желает выглядеть вежливыми. Почему эти фразы неудачны? Если вы «тревожите (беспокоите)» человека на другом конце провода, то у него уже с первых минут разговора формируется негативное отношение к позвонившему и к самому звонку.
• Это автоматически вызовет ощущение тревоги, а вы тем самым словно сами даете повод относиться к своему звонку как к нежелательному, который только отвлекает вас от важных дел.
• Не создавайте неудобные моменты для себя и собеседника фразами, которые звучат как «я вынужден потревожить вас и нарушить ваш комфорт, потому что мне необходимо выяснить некоторые вопросы».

С какой же фразы начинать разговор? Поздоровайтесь и представьтесь. Например, это может звучать так: «Добрый день! Вам звонит Геннадий Павлович из типографии».

Кто должен представляться по телефону первым

Десять статей Хартии мобильного этикета – основа основ

Любой человек свободен в использовании мобильных устройств связи

Первая статья гласит о том, что любой человек свободен в использовании мобильных устройств связи, но только в той мере, пока не ущемляет и не ограничивает чужую свободу. На закреплении понятия «ограничение чужих свобод» основаны девять основных статей Хартии, которые условно можно разделить на три группы.

Существуют три строгих запрета, связанных с безопасностью граждан:

• на использование мобильных устройств в летательных аппаратах и медицинских учреждениях,
• на использование чужих мобильных устройств без разрешения их владельцев,
• для любых официальных организаций на распространение информации о владельцах мобильных устройств.

Три не столь суровых ограничения:

• на использование мобильных телефонов в общественных местах: в транспорте, библиотеках, музеях, театрах и других заведениях,
• на использование мобильных средств связи при управлении транспортом,
• на громкость и звуковые варианты рингтона.

И три требования к владельцам мобильных устройств:

• использование беззвучного режима на встречах и переговорах,
• применение наименьшего уровня громкости голоса и звонка телефона в любых общественных местах,
• конфиденциальности о чужих переговорах и номерах телефонов.

Также стоит понимать, что общение по мобильному устройству может застать нас в любой момент. Некоторые из этих разговоров оказываются важными с деловой точки зрения, другие – частными и касающимся только двоих. Как в первом, так и во втором случае содержание беседы интересно только двум участникам, поэтому задача говорящих – сделать его как можно менее заметным и неприятным для окружающих.

Примеры готовых фраз

Чтобы разговор проходил по всем правилам и после завершения оставил только положительные эмоции, можно придерживаться некоторых фраз.

1. Максимально вежливо отвечаем: «Здравствуйте/Добрый день! Менеджер Ольга (ваше имя). Компания «Светофор» (название вашей организации).
2. «Поиск нужной для вас информации потребует 5 минут. Вы готовы подождать?».
3. «У вас есть минута?» или «Вы сейчас можете разговаривать?».
4. «Будьте любезный, назовите ваше имя и номер телефона».
5. «Вы хотели бы оставить информацию?» или «Я могу что-то передать?».
6. «Хорошо, я свяжусь со своими коллегами и посоветуюсь с ними».
7. «Мы будем ждать вашего ответа».
8. «Боюсь, мы не можем удовлетворить вашу просьбу».
9. «Считаю необходимым обсудить с вами….».
10. «Предоставляю информацию о….».
11. «В связи возникновением новых обстоятельств, предлагаю…».