Нюансы документального оформления кассовых операций

Содержание

Что такое расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер (РКО) – это документ, который применяется для оформления выдачи наличных денежных средств из кассы предприятия.

Оформление расходного кассового ордера

РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

Как заполнять расходный кассовый ордер

Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:

• в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
• в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
• в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
• в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
• в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
• в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
• в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
• в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
• в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
• в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).

Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.

Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:

• в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
• ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.

Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).

Скачать расходный кассовый ордер бесплатно

Скачать бланк расходного кассового ордера (форма № КО-2) в формате xls

Скачать образец заполнения расходного кассового ордера в формате xls

Бланк и пример заполнения расходного кассового ордера проверены на актуальность 18.05.2013 г.

Что такое РКО — расходный кассовый ордер?

Под РКО понимают документ, который составляется для сопровождения выдачи наличных денежных средств.

Он выполняет несколько важных функций:

1. Используется в качестве основания для учета выданных средств.
2. Служит основанием для проведения рассматриваемой операции.

Стоит учитывать, что подобный документ выполняется на бланке установленного образца. Кроме этого, ему присуждают индивидуальный порядковый номер и регистрируют в книге учета.

При рассмотрении этого вопроса больше всего внимания следует уделить понятию кассы:

• Совокупность бухгалтерских операций, которые связаны с учетом и другими действиями с наличными средствами предприятия.
• Получение денег наличными всегда проводится при оформлении РКО.

Примечание! В документе указывается различная информация, используемая в дальнейшем для отчетности и при проведении других операци

Какие сведения содержит РКО?

Рассматриваемый документ заполняется в единственном экземпляре. Как правило, в него включается следующая информация:

1. Наименование организации.
2. Уникальный порядковый номер документа.
3. Графа «Дебет» применяется для указания кода структурного подразделения.
4. Строка под названием «Кредит» используется для отображения номера бухгалтерского счета. В большинстве случаев указывается число 50.
5. Код целевого назначения используется для определения того, с какой целью были выданы средства. Стоит учитывать, что подобные коды используются отнюдь не на всех предприятиях. Поэтому в некоторых случаях указывается прочерк.

Кроме этого, есть строка, в которой указывается непосредственно сумма и получатель. Для распоряжения средствами предприятия требуется основание, для указания которого также отводится отдельное поле.

Среди общих рекомендаций по указанию подобной информации можно отметить:

• Прописью указывается выдаваемая сумма, никаких исправлений не допускается. Слово «рубль» не сокращается, а копейки указываются числами. Если в строке остается пустое пространство, то оно заполняется прочерком.
• В поле примечаний отображаются реквизиты документов, на основе которых проводится выдача средств с кассы.

Отметим! После указания всей вышеприведенной информации проставляется подпись главного бухгалтера и руководителя организации. Без подобных подтверждающих подписей выдача средств не может проводится.

Порядок применения расходного ордера

При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.

Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.

Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.

Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.

После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.

Если при выписке расходника допущена ошибка, то вносить с него исправления нельзя. Необходимо заново произвести его выписку. Далее кассир фиксирует бланк в журнале регистрации.

Внимание! Перед фактической выплатой денег, кассир должен проверить личность получателя. Для этих целей он должен сверить данные указанные в РКО с предъявленным ему удостоверением личности

Кроме этого, работник кассы должен вписать в РКО основные реквизиты предъявленного документа.

После этого необходимая сумма, указанная в расходнике, вместе с ним передается получателю, который проверяет фактическое наличие денег, а после этого ставит свою визу в подтверждение получения наличности.

Затем РКО возвращается кассиру, который в подтверждение выдачи также проставляет свою подпись на этом документе, а также оттиск «Оплачено». Получателем денег может выступать доверенное лицо, в этом случае он должен предъявить еще и доверенность на право представлять интересы лица. При этом доверенность прикладывается к расходнику.

При завершении смены кассир должен представить в бухгалтерию отчет, к которому прикладывает все кассовые документы за день, в том числе и расходные.

Сдача денег инкассатору – пример

Предположим, торговая фирма 2 апреля реализовала продукцию на сумму 315 000 руб. Кассовый лимит установлен в 15 000 руб., сдать в банк нужно 300 000 руб. Для этого кассир подготовила сумку с наличностью, заполнила сопроводительные документы по общему регламенту. В РКО на 300 000 руб. по строке «Выдать» указывается ФИО передающего средства кассира, по строке «Приложение» – данные квитанции. Такие рекомендации ЦБ содержатся в Письме № 29-1-1-ОЭ/4065 от 16.10.15 г.

Сумка с наличкой и вложенной ведомостью запечатывается. Затем кассир передает сумку инкассатору совместно с накладной. Квитанция, подписанная инкассатором, и РКО остаются в организации.

Сдача выручки в банк через инкассатора – проводка:

• Д 57 К 50 на 300 000 руб. – в день передачи налички инкассатору.
• Д 51 К 57 на 300 000 руб. – в день зачисления средств на р/счет компании.

Соответственно, сдача денег инкассатору оформляется бухгалтерской записью всегда через сч. 57, а при перевозке средств сотрудником компании может быть использована и проводка Д 51 К 50. Но только в том случае, если зачисление налички на счет выполнено банком в тот же день.

Как отразить в бухгалтерском учете инкассацию через терминал банка. Как соблюдать лимит остатка денежных средств в кассе.

Вопрос:

В случае оформления приказа о разменном фонде мы обязаны сдавать всю выручку до копейки в банк? Но есть нюанс: мы сдаем выручку через банкомат, где нет возможности вносить копейки. Как быть в этом случае?

Ответ:

Нет, сдавать в банк нужно сверхлимитную выручку.

кассовой книге

Если в кассе окажется денег больше установленного лимита, то разницу надо сдавать в банк. Вы вправе установить самостоятельно, как часто будете сдавать сверхлимитную выручку.

Непосредственно в кассовом аппарате может оставаться только разменный фонд, если он выдается на продолжительный срок.

Обоснование

Требования к кассирам

Правом оформления расходного ордера потребуется наделить одного из наемных сотрудников. Для этого необходимо издать приказ, а работника ознакомить с должностной инструкцией. Сам бизнесмен обладает правом подписи априори. Дополнительных документов составлять не нужно.

Кассира снабжают:

• штампом, содержащим основные реквизиты ИП;
• карточкой подписей лиц, уполномоченных визировать ордера на бумажном носителе;
• кассовой книгой;
• программно-техническими средствами;
• квалифицированной электронной подписью (при необходимости).

Дополнительно операционисту рекомендуют выдать пример заполнения каждой из используемых на предприятии унифицированной формы, а также копии локальных регламентов. С сотрудником заключают договор о материальной ответственности во избежание хищений.

Расходный ордер подписывают кассир и предприниматель. Функции первого вправе исполнять главный бухгалтер. Если же на заявлении о выдаче наличности присутствует виза руководителя, его подпись на РКО можно не проставлять. Порядок лучше закрепить локальным регламентом во избежание попыток признания первичной отчетности недействительной.

Как оформляются операции

По правилам Банка РФ, оформление РКО, ПКО и кассовой книги производится на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания нельзя. Вносить исправления в бумажные документы допускается, указав дату исправления, подписи лиц, составивших исправленный документ с фамилиями и инициалами. Контроль за ведением книги осуществляет главный бухгалтер.

ВАЖНО!
ИП вправе не оформлять кассовые документы и не вести кассовую книгу (п. 4.1 указаний Банка России 3210-У).. Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем

Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы

Ведение операций по кассе осуществляется кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами проводится под подпись. У кассира находится печать с реквизитами (для подтверждения проведения им операции) и образцами подписей лиц, которые наделены полномочиями подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы:

• сдача наличной выручки на расчетный счет;
• выдача заработной платы и других выплат работникам;
• выдача подотчетных сумм и др.

Кассовые документы

Операции по кассе должен проводить уполномоченный на это сотрудник (кассир), при его отсутствии эти функции может выполнять руководитель (ИП). При наличии нескольких кассиров назначается старший кассир.

Кассовые документы должен формировать главный бухгалтер или другое назначенное должностное лицо (руководитель, ИП, кассир и т.д.), с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

В 2021 году кассовые операции оформляются следующими документами:

1. Приходный кассовый ордер (ПКО) – заполняется при каждом поступлении денег в кассу. Если наличность оформляется чеком или БСО, то разрешается составлять ПКО на общую сумму принятых наличных денег за рабочий день (смену).

   Примечание. С июля 2019 года БСО (бланки строгой отчетности) формируются на кассовых аппаратах. Использовать типографские БСО вместо чеков запрещено.

2. Расходный кассовый ордер (РКО) – заполняется при выдаче денег из кассы. При получении ордера (например, от сотрудника который отправился за покупкой канцтоваров) кассир должен убедиться, что РКО подписан главным бухгалтером (руководителем) и проверить документы, удостоверяющие личность сотрудника.
3. Кассовая книга (форма КО-4) – в книгу заносятся данные по каждому приходному и расходному кассовому ордеру. В конце рабочего дня кассир должен сверить данные кассовой книги с данными кассовых документов и вывести сумму остатка наличных денег в кассе. Если в течение дня кассовых операций не было, то кассовая книга не заполнятся.
4. Книга учета (форма КО-5) – заполняется только в случае, если на предприятии работает несколько кассиров. Записи в книгу заносятся в течение рабочего дня в момент передачи наличных денег между старшим кассиром и кассирами и подтверждаются их подписями.
5. Расчетно-платежная ведомость и платежная ведомость – оформляются при выдаче заработной платы, стипендий и других выплатах работникам.

Примечание: в отношении обязанности ведения документации, установленной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 (формы КМ-1-КМ-9, ТОРГ-1-ТОРГ-31 и др.), Минфин указал, что с введением онлайн-касс это необязательно (Письмо Минфина РФ от 16 сентября 2016 г. N 03-01-15/54413).

Кассовые документы можно вести в бумажной форме или в электронном виде:

• Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с использованием компьютера (другой техники) и подписываются собственноручными подписями.
• Документы в электронном виде оформляются при помощи компьютера (другой техники) с обеспечением их защиты от несанкционированного доступа и подписываются электронными подписями.

Напоминаем, что такие отчетные документы как: КУДИР, Книга учета БСО и документы, связанные с применением кассового аппарата (отчет и журнал кассира-операциониста), к кассовой дисциплине не относятся.

Скачать расходный кассовый ордер бланк в формате Word

Расходный кассовый ордер — это документ, удостоверяющий выдачу денежных средств.

Выписывается в одинарном количестве. Должен быть подписан директором фирмы, главным бухгалтером или другим уполномоченным сотрудником. Учёт выданных РКО ведётся путём заполнения Журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3).

Противоположным документом является ПКО — приходный кассовый ордер, который используется для документации прихода наличных средств в кассу компании.

При выдаче денег сотруднику стоит также различать авансовый отчёт (форма АО-1) — он оформляется для учета денег, которые выдали подотчетным лицам на административные и хозяйственные расходы.

РКО же в таком случае выписывается лишь когда сотрудник совершил перерасход денежных средств, полученных по АО, то есть потратил свои. На сумму перерасхода (после согласования с руководством) выписывается Расходный кассовый ордер.

Расходный кассовый ордер бланк скачать Word и другие форматы:

Также Вы можете скачать бланк Расходный Кассовый Ордер, нажав правой кнопкой мышки на картинку РКО справа и выбрав «Сохранить» в удобное на компьютере место.

Унифицированная форма расходного кассового ордера N КО-2 (ОКУД 0310002) используется с 01.01.1999 г. Спустя 14 лет после использования по информации Министерства Финансов России признан необязательным к использованию документом с 01.01.2013 г., в отличие от обязательного ведения первичной документации (в частности, кассовых документов).

Случаи использования расходного кассового ордера

Мы рекомендуем предварительно расходный кассовый ордер бланк скачать Word формата, напечатать несколько десятков копий и всегда следить за их наличием. Если не иметь бумажных ордеров, то в самый неподходящий момент можно не успеть их напечатать, когда в офисе выключат подачу электричества.

Ситуации, когда нужно оформлять РКО:

1. Перевод наличных средств на расчётный счёт компании
2. Выдача денег на цели, связанные с предпринимательской деятельностью
3. Личные нужды сотрудника
4. Ремонт оборудования или закупка необходимого инвентаря
5. Возврат денежных средств клиенту в случае отказа

Поскольку РКО является необязательным документом, а выписывается в установленных руководством случаях, рекомендуем использовать его во всех случаях выдачи наличных средств с целью детального контроля работы своих подчиненных.

Заполнение РКО

В связи с наличием большого количества полей в стандартном образце расходного кассового ордера, многие организации упрощают форму заполнения и пропускают некоторые графы, необязательные к заполнению на их взгляд.

Рассмотрим наиболее распространенный вариант заполнения основых полей:

1. В шапке указывается наименование организации (ИП Иванов, ООО Сокол).
2. Структурное подразделение — условное наименование данного филиала. Может быть номерное обозначение, название торгового центра, в котором работает торговая точка или по названию улицы.
3. Справа указывается порядковый номер РКО согласно ведущегося учёта и дата заполнения.
4. Немного ниже номера документа в графе «Сумма» цифрами указывается сумма выданных средств.
5. В графе «Выдать» нужно указать полностью фамилию, имя и отчество человека, получающего деньги.
6. В поле «Основание» — цель получения средств.
7. Сумма ниже указывается прописью полностью. Слова «рублей» или «тысяч» также необходимо писать полностью во избежание обманов и недопониманий.
8. Слева внизу заполняется дата с указанием дня, месяца и года выдачи. Название месяца лучше написать прописью.
9. Получивший деньги сотрудник расписывается в отведенном поле «Подпись», а выдавший сумму кассир — в самом низу документа.

В случае наличия доверенности — её номер и дата выдачи вместе с данными паспорта получателя указываются в отведенном под это поле в нижней части бланка.

Как отразить в бухучете инкассацию через терминал банка

«…Сдаем выручку в банк через специальный терминал. Он печатает ордер-чек. Деньги почти мгновенно зачисляются на наш счет за вычетом комиссии. Как отразить сдачу наличных в банк в бухучете?..»

— Из письма главного бухгалтера Ольги Самойловой, г. Воронеж

Ольга, надо сделать проводки по счету 57 «Переводы в пути».

Компания вправе сдавать наличную выручку на расчетный счет через специальные терминалы. Для этого она заключает с банком договор на самоинкассацию. Кассир на основании расходника забирает выручку и отвозит ее в терминал. Как правило, деньги почти сразу поступают на счет. Но терминал может принять не все купюры, поэтому безопаснее использовать для таких операций счет 57 . В учете надо сделать проводки:

Дебет 57 Кредит 50

— выданы деньги сотруднику для сдачи в банковский терминал;

Дебет 51 Кредит 57

— наличная выручка за вычетом комиссии поступила на расчетный счет;

Дебет 91 Кредит 57

— комиссия банка учтена в прочих расходах.

Как правильно заполнить приходный кассовый ордер?

Законодательной основой, содержащей порядок оформления приходного кассового ордера, является Положение о порядке ведения кассовых операций. Оно утверждено Центробанком России 23.05.2014 № 3210-У.

При заполнении ПКО следует придерживаться следующих моментов:

1. Оформляется одним из сотрудников организации:

• главным бухгалтером;
• бухгалтером или иным лицом, уполномоченным локальным нормативным актом (приказом) по организации;
• руководителем в случае отсутствия вышеперечисленных лиц.

1. Заполняется вручную либо с применением технических средств. ПКО может составляться в бухгалтерской программе и затем распечатываться, а также заполниться на некоторых сайтах онлайн.
2. Заверяется бухгалтером, главным бухгалтером, кассиром или руководителем организации.
3. Указываются реквизиты документа, на основании которого наличность внесена в кассу.
4. Не допустимы исправления при заполнении ПКО, при порче бланка заполняется заново.
5. Принимая средства в кассу, кассир сверяет полученную сумму с указанной в ордере, удостоверяется в наличии необходимых подписей, подписывает квитанцию и проставляет штамп об исполнении кассовой операции. Квитанция отрывается по указанной линии и передается лицу, внесшему средства в кассу.
6. Составляется в одном экземпляре.

Далее оформим документ по шагам.

Образец заполнения

Реквизиты в документе заполняются следующим образом:

1. Шапка.

• В строке «Организация» прописывается ее наименование с организационно-правовой формой или ФИО, если средства принимает ИП.
• Если в организации имеется структурное подразделение, оно указывается и проставляется его код, при отсутствии ставится прочерк.
• Код по ОКПО заполняется в соответствии со статистическими кодами юридического лица;

1. Дебет и кредит.

• документ нумеруется по журналу регистрации кассовых ордеров (форма № КО-3), дата строго в день приема средств в кассу;
• табличная форма заполняется с указанием бухгалтерских счетов, по которым проводится операция, индивидуальные предприниматели не заполняют графы дебет и кредит;
• сумма внесенных средств проставляется цифрами;

1. Сведения от кого и зачем принята наличность, а также сумма.

• указывается наименование юридического лица при приеме денег от его представителя или ФИО физического лица;
• в строке «Основание» конкретизируется причина поступления средств, это может быть оплата по договору (указывается его номер), внесение остатков подотчетных денег и т.п.;
• ниже сумма полученных средств прописывается прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами;

• если организация работает с применением НДС, то в строке «В том числе» выделяется его сумма с указанием процента налога в скобках. В случае, когда оплачиваемая продукция, услуга или работа не облагаются налогом, ставится прочерк или запись «Без НДС»;
• если имеются подтверждающие документы, то они указываются в строке «Приложение» ;
• ордер заверяется подписью бухгалтера, главного бухгалтера или руководителя с расшифровкой;
• ниже расписывается кассир получивший деньги в кассу и сверивший их с ПКО;

1. Квитанция.

• на отрывной корешок заносится информация с основной части.
• Оттиск печати ставить на ордере не нужно, он проставляется только на квитанции. Однако, некоторые бухгалтеры практикуют ситуацию, когда печать своим краем задевает основную часть документа. Но контролирующие органы признают это нарушением правил оформления ПКО.

Приходный кассовый ордер можно оформить в конце рабочего дня на основании первичных документов, таких как контрольная лента из ККТ, товарные чеки.

Все приложенные к ПКО документы, в том числе указанные в строке «Основание» обязательно гасятся штампом «Получено» или такой же записью от руки. Дополнительно проставляется дата гашения.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Тел. +7 (800) 302-65-54 Бесплатно по России

РКО: заполнить онлайн

Вам нужно просто вписать сумму и основание платежа, выбрать статью расходов и получателя, а система автоматически сформирует и пронумерует документ.

Заполнить РКО онлайн

Заполните РКО онлайн!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе МойСклад — вы совершенно бесплатно сможете:

• Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)
• Скачать нужный бланк в Excel или Word

В МоемСкладе можно также скачать полный список расходных ордеров за все время. Это удобно для отчетности — сразу видна общая сумма выданных средств.

Более 1 000 000 компаний уже печатают счета, накладные и другие документы в сервисе МойСклад Начать использовать