Оформление приходных кассовых ордеров

Приходный кассовый ордер образец заполнения

Подробнее познакомимся с образец заполнения ПКО. Приходный кассовый ордер бланк скачать word можно ниже.

Основная часть

Документ начинается с заполнения названия хозяйствующего субъекта и указания его регистрационного кода, присвоенного Росстатом. Если на предприятии действует структурирование отделов, записывается еще и наименование подразделения. Если же отделы не указываются, в этой строке можно поставить «-»

Далее идет название документа, после которого нужно записать очередной его номер и дату совершения операции. Формат даты должен быть по шаблону ДД.ММ.ГГГГ.

Ниже перечисляются данные бухучета — счета по дебету, корреспондирующие, аналитического учета и т. д. В следующей графе цифрами указывается вносимая сумма.

Внимание! Столбец с кодом целевого финансирования заполняют специализированные субъекты, применяющие данную кодировку.

В строке «Принято от» необходимо записать личные данные вносителя наличности, при этом они должны указываться в родительном падеже. Иногда физлицо сдает деньги в кассу от имени другой организации, тогда сначала надо указать ее название с использованием «через», а потом только Ф.И.О. этого человека.

Например, Принято от ООО «Автокран» через Николаева Романа Григорьевича.

Графа «Основание»должна содержать обоснование осуществляемого оприходования денег. Это может быть «Возврат подотчета», «Выручка за услуги» и т.д.

Строка «Сумма» должна содержать прописанную словами сумму поступающих денег. При этом количество копеек не надо расписывать.

Ниже если организация находится на общем режиме или же принимает оплату с выделением НДС, нужно указать сумму этого налога. Записывается это: «В том числе НДС ….». Когда же фирма освобождена или применяет льготный режим, то в этой строке указывается НДС не облагается.

В графе «Приложение» надо записать наименование документов, которые сопровождают поступление денег. Если такие бланки отсутствуют, здесь проставляется прочерк.

Порядок ведения операций по кассе требует визирование ПКО главным бухгалтером.

Заполнение этой стороны завершается подписью кассира.

Квитанция к приходному кассовому ордеру образец заполнения

Информация в квитанции дублирует все те данные, которые были указаны в основной части документа.

Сверху проставляется наименование фирмы, после чего в графе «К приходному ордеру» записывается номер и дата составленного документа.

В графы «Принято от» и «Основание» заносятся полностью те же данные, что были проставлены в аналогичных графах основной части документа.

Следующим шагом заносится сумма денежных средств цифрами и прописью. В поле «В том числе» нужно указать сумму полученного налога, если она есть. В противном случае здесь нужно проставить «Без налога НДС».

Ниже записывается дата составления.

Квитанция заверяется главным бухгалтером, который ставит свою визу, а затем кассовым работником.

Образец заполнения приходного кассового ордера

Выписывать ПКО можно как с применением вычислительной техники, так и от руки, однако помарки и исправления в данном документе при его заполнении не допустимы. Если в ходе оформления ордера была допущена ошибка, то «приходник» переписывается заново.

Начинаем заполнять с заголовка, где необходимо указать наименование организации и структурное подразделение, если применяется, если нет — ставится прочерк. В строке «Коды» указываются соответствующие данные согласно справки Госкомстата или попросту статистики. Далее ставим порядочный номер документа, на основании данных журнала регистрации кассовых документов по форме № КО-3, где по порядку производится учет приходников и расходников. После ставим дату заполнения арабскими цифрами, если дата до 10 чисел, то вначале ставим «0», к примеру, 3 марта 2015 года будет записано как 03.03.2015.

Нумерация документов в кассе предприятия начинается по порядку с начала нового календарного года. А дата составления документа должна быть той же, что и дата прихода денежных средств в кассу.

Графа Дебит и Кредит

Данные графы заполняются бухгалтером-кассиром, который обрабатывает этот первичный кассовый документ. В графе «Дебит» отражается номер счета и субсчет бухгалтерского учета, который соответствует проводимой приходной операции, так чаще всего это будет касса предприятия (Д 50.1).

В графе «Кредит» указывается код структурного подразделения (если оно есть) в соответствующей графе, которому производится приход денежных средств. Например, может быть указан код торговой точки или конкретного магазина.

В следующей графе указывается корреспондирующий счет бухгалтерского учета, по кредиту которого осуществляется данная операция. Так например, операция Д 50.1 К62.1 означает, что организация приняла деньги от покупателей за отгруженный ранее товар или произведенную услугу. При возврате неиспользованных средств в кассу организации от подотчетного лица по авансовому отчету будет отражена следующая запись — Д50 К71 (при использовании субсчетов — они указываются).

В следующем поле указывается код аналитического учета, если такие ведутся, если нет — ставится прочерк.

Сумма

В строке «сумма» уполномоченным лицом (кассиром — операционистом) указывается точно сумма вносимых денег в кассу, пишется арабскими цифрами, например, 1800 рублей 00 копеек будет выглядеть как 1800-00. В случае применения организацией системы кодирования в следующих графах указывается код назначения поступлений, если нет — ставится прочерк.

Далее указывают от кого приняли денежные средства, если их вносил сотрудник своей организации, то в графе «Принято от» указывают его ФИО в родительном падеже, а если от сторонней организации, то указывают наименование организации и ФИО вносившего в родительном падеже.

В основании указывается ссылка на источник поступления денег или содержание финансовой операции.

Например, если ранее была произведена отгрузка по накладной, то в основании можно указать ее дату и номер, для того, чтобы после можно было разнести эту сумму на соответствующего контрагента и проще было проводить сверку взаиморасчетов.

При наличии в сумме выделенного НДС — так его необходимо указать с указанием ставки, если налога нет, то пишется «Без налога (НДС)». К примеру, если вы ставка НДС 18%, а сумма 274 руб., 58 коп. — пишем: Налог на добавленную стоимость 18% — 274 руб. 58 коп.

В строке «приложение»описывается перечень приложенных к ПКО первичных или иных документов.

Квитанция к приходно-кассовому ордеру заполняется по выше описанной аналогии.

Инструкция по оформлению расходно-кассового ордера

Часть первая

В начале документа указывается полное наименование предприятия, которое выдает деньги (с указанием его организационно-правовой формы). Затем в «окошко» под названием ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) вписывается соответствующий код (но не обязательно). Далее указывается номер документа в соответствии с внутренней документацией фирмы, а также дата его составления (она должна совпадать с днем выдачи финансовых средств из кассы).

Следующее, что нужно заполнить – это специальная таблица. Первое, что в нее вносится –

• код структурного подразделения, выдающего деньги (при необходимости и только если такая кодировка используется на предприятии),
• номер бухгалтерского субсчета, по которому проходит учет наличности,
• код аналитического учета (также по необходимости),
• кредит (т.е. номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег),
• конкретная сумма в рублях (цифрами).

Часть вторая

Во вторую часть ордера вносятся сведения о том, кому выдаются средства (фамилия, имя отчество полностью), основание для их выдачи – наименование хозяйственной операции (выдача материально помощи, аванс на командировку и т.д.), а также вписывается сумма прописью.

Затем чуть ниже указывается информация о прилагаемом документе (его наименование, номер и дата составления). В качестве приложения может выступать доверенность, квитанция, приказ, заявление, договор и т.п.

После внесения вышеозначенной информации расходно-кассовый ордер должен быть заверен руководителем организации или любым лицом, уполномоченным на подписание такого рода документов вместо него, а также бухгалтером, которые таким образом дают согласие на выдачу средств. Подписи нужно обязательно расшифровывать.

Следующие строки заполняются непосредственно тем, кто получает деньги. Этот человек должен от руки прописью опять же указать выданную ему сумму (копейки – цифрами), а в оставшееся незаполненным место поставить прочерк. Затем он же указывает дату получения денег и расписывается. Без оформления этих строк документ не будет действительным, а деньги, проходящие по данному расходно-кассовому ордеру, будут считаться присвоенными работником, их выдавшим.

Далее в документ вносятся паспортные данные или сведения из любого другого документа, служащего удостоверением личности гражданина, получающего деньги из кассы предприятия и кассир, непосредственно осуществляющий их выдачу, также ставит на «расходнике» свою подпись.

Наличие ошибок и ответственность

Изначально необходимо обращать внимание на тот факт, что соблюдение всех необходимых требований находится под четким контролем представителей налоговой инспекции, включая также и полноту оприходования прибыли

В случае нарушения порядка нарушителям грозит административный штраф в размере:

• для индивидуальных предпринимателей – не больше 5000 рублей;
• для компаний – не больше 50000 рублей.

Важно помнить об одном немаловажном нюансе: любые недочеты в порядке документооборота не являются финансовыми правонарушениями, поскольку они будут рассмотрены по правилам статьи 120 Налогового кодекса РФ. Исходя из этого, наказание может последовать исключительно за грубое пренебрежение правилами учета прибыли и финансовых затрат (не больше 30000 рублей штрафа).. В свою очередь, к грубым нарушениям относят:

В свою очередь, к грубым нарушениям относят:

• отсутствие первичной документации, в том числе ордера и фактуры;
• недостоверное отображение различных хозяйственных операций по счетам.

Различные огрехи в процессе составления, если они при этом не повлекли за собой, к примеру, оприходования в неполном объеме либо же накопления сверхустановленного остатка на кассе, к грубым нарушениям не относятся.

Рассмотрим пример из судебной практики (Дело №А50 – 2346/2017, Постановление ФАС от февраля 2017 года).

В процессе осуществления проверки представителями ФНС было выявлено недостоверно оформленные приходные ордеры: отсутствие подписи главного бухгалтера, кассира, с соответствующими квитанциями. По этой причине на компанию был наложен административный штраф в размере 40000 рублей на основании статьи 15.1 КоАП РФ.

В процессе оспаривания штрафа в Арбитражном судебном органе было выявлено, что недостоверно было составлено ПКО, что в данной ситуации не смогло привести к каким-либо нарушениям в финансовом учете. На основании этого был аннулирован ранее выписанный штраф.

Нужен ли кассовый журнал для онлайн-касс

По функционалу это тот же самый аппарат, что и раньше, который печатает чеки и хранит информацию о них. Но только теперь, онлайн-кассам (в том числе при аренде онлайн кассы) необходим выход в интернет, чтобы передавать сведения о совершенных операциях в налоговую инспекцию. А также есть такая функция, как отправка на электронную почту чека покупателю.

Теперь, благодаря инновационной онлайн-кассе, многие документы, которые утверждались в постановлении Госкомстата от 25.12.1998 № 132 не нужно использовать. Но это не касается таких документов как:

• кассовый журнал;
• приходный и расходный ордер.

Поэтому необходимость вести учет в специальной книге при онлайн-кассах сохранена. Правила ведения подробно изложены в указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Как заполнять бланк приходного ордера?

Заполнять нужно следующие поля:

• Номер документа

  Нумерацию приходных ордеров ведут с начала года, она должна быть сквозная.

• Дата документа

  Указываем дату получения наличных денег.

• Дебет

  Ставим код 50 (Счет «Касса»). Это актуально только для юрлиц. ИП не ведут бухгалтерский учет и поле «Дебет» оставляют незаполненым.

• Код структурного подразделения

  Это поле заполняет только филиал. Для организации без обособленных подразделений это не нужно.

• Корреспондирующий счет

  Здесь необходимо указать номер счета, соответствующий источнику поступления денег в кассу. ИП это поле также не заполняют.

• Код аналитического учета

  Если организация ведет аналитический учет, здесь можно проставить соответствующее значение.

• Сумма

  Отражаем в рублях и копейках сумму полученных денег.

• Код целевого поступления

  Это поле используют только некоммерческие организации и заполняют его только для так называемых целевых поступлений (например, таковыми являются в ТСЖ взносы членов ТСЖ за текущий ремонт дома, или спонсорская помощь)

• Принято от

  Указываем название организации-плательщика или ФИО физического лица, от которого приняли деньги.

• Основание

  Указываем своими словами, за что заплачены принятые деньги. Заполнение этого поля не регламентировано жестко, так что можно писать то, что будет понятно бухгалтеру, например: Оплата за ремонт дверного косяка или Оплата за 2 пачки бумаги для принтера.

• Сумма

  Ставим сумму оплаты.

• В том числе

  Если выделяется НДС, его сумма и ставка указываются именно в этом поле.

• Приложение

  Это необязательное поле в бланке приходного ордера. Его можно заполнять, если известны реквизиты документа, согласно которого производится оплата наличными (например, номер и дата договора).

На бланке приходного ордера ставятся подписи кассира и главного бухгалтера организации.

Бланк приходного ордера (форма КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Этим же документом установлены правила его заполнения. Еще один важный документ — Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, в нем рассмотрены правила ведения кассовых операций в целом. В частности, в нем регулируются и вопросы оформления кассовых ордеров.

Как заполнить РКО

Инструкция по заполнению бланка расходного кассового ордера

В строке «Организация» указывается правовая форма (ООО, ЗАО и т.д.) и наименование организации (например, ООО «Компания»).

В строке «Код по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.

Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В поле «Номер документа» указывается порядковый номер РКО (нумерация приходных и расходных кассовых документов в течение года должна быть непрерывной, а с начала следующего года начинаться заново).

В поле «Дата составления» указывается дата выдачи денег из кассы в формате ДД.ММ.ГГГГ (например, 05.03.2021). РКО должен быть оформлен в день выдачи денег из кассы, поэтому дата выдачи денег и день формирования ордера совпадают.

Блок «Дебет»:

В графе «Код структурного подразделения» указывается код подразделения организации, оформляющего РКО (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).

В графе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денег из кассы в соответствии с планом счетов бухучета:

• 51 – сдача денег в банк для зачисления на расчетный счет;
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками;
• 70 – расчеты с работниками по оплате труда;
• 71 – расчеты с подотчётными лицами;
• 73 – расчеты с работниками по прочим операциям;
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов.

Графа «Код аналитического учета» заполняется только при наличии соответствующих кодов.

В графе «Кредит» указывается номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денег из кассы (как правило, это счет 50.1 – «касса»).

В графе «Сумма» указывается цифрами сумма денежных средств, выдаваемая из кассы.

Графа «Код целевого назначения» заполняется, если организация использует в своей деятельности соответствующую систему кодирования. В этом случае указывается код назначения использования выбывших средств.

В строке «Выдать» указывается ФИО физического лица (в дательном падеже, например Иванову Ивану Ивановичу) или наименование организации, которому(ой) необходимо выдать денежные средства.

В строке «Основание» необходимо указать основание для выдачи денег из кассы, например: «Выдача материальной помощи» или «Сдача денег в банк» и т.д.

В строке «Сумма» прописью указывается сумма денег, выдаваемая из кассы. При этом рубли пишутся с заглавной буквы, а копейки цифрами. В незаполненных полях необходимо поставить прочерк.

В строке «Приложение» отражаются прилагаемые первичные документы с указанием их номеров и дат, на основании которых выдаются деньги из кассы (доверенности, квитанции, приказы, заявления и т.д.).

Далее заполняются данные руководителя организации (должность, подпись и расшифровка подписи) и главного бухгалтера (подпись и расшифровка подписи).

Примечание: руководителю необязательно расписываться на РКО, если он сделает разрешительную надпись на прилагаемых документах к расходному кассовому ордеру.

Строку «Получил» заполняет лицо, которому выдаются деньги из кассы. В ней он указывает получаемую денежную сумму (при этом рубли ему необходимо писать прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами). Далее ставится его подпись и дата получения денег.

При выдаче денег по РКО кассир должен проверить документ, удостоверяющий личность получателя (паспорт или иной документ). Кассир указывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа в соответствующей строке РКО.

Строка «Выдал кассир» заполняется кассиром только после выдачи денег по РКО. В ней он ставит свою подпись с расшифровкой (фамилия и инициалы).

Полностью заполненный ордер остается в кассе предприятия (а не выдается на руки получателю денег) и служит подтверждением того, что денежные средства были выданы на законных основаниях.

Обратите внимание, в расходном кассовом ордере запрещено делать исправления

Как заполнить

Категорически запрещается допускать какие-либо помарки и исправления. Если они все-таки имели место быть, документ подлежит переоформлению.

Нередко вопросом переоформления должен заниматься главный бухгалтер, однако есть возможность возложить эту обязанность и на иного сотрудника. В случае их отсутствия новый ордер формирует непосредственный руководитель.

Бланк приходного кассового ордера разделяется линией отрыва на несколько частей. Одна из них (левая) должна оставаться в компании, а сама квитанция подлежит возврату отправителю денежных средств.

В процессе составления приходного кассового ордера следует отображать:

Обязательное указание полного (без каких-либо сокращений) юридического названия компании, включая и само структурное подразделение, при наличии у последнего собственной кассы, которая принимает денежные средства.
Обязательно следует отображать кода ОКПО и ОКУД, присвоенные в процессе регистрации.
Номер обязательно должен соответствовать порядковому номеру по имеющемуся журналу регистрации (составленный по форме КО-3). Сведения отображаются последовательно, причем с начала календарного года.
Период совпадения должен совпадать с тем днем, когда были переданы денежные средства, и отображаться в формате 00.00.0000, причем арабскими цифрами (к примеру, 01.06.2017).
Код непосредственного структурного подразделения отображается исключительно при его наличии. Если речь идет о коде целевого использования, то он отображается при поступлении финансовых средств на конкретные нужды.
В соответствующих графах «Дебет» и «Кредит» следует указать счета для отображения проводимой той или иной операции.
В поле «Принято» необходимо отображать полные инициалы в родительном падеже

Если же финансовые средства поступили с расчетного счета, нужно указывать наименование финансовой компании и полные сведения о самом кассире либо же иной фирме.
Важно учитывать, что в поле «Основания» принято считать хозяйственные операции. Реквизиты документации (название, номер и так далее) в этом поле отображаются в обязательном порядке

Если же они подлежат прикладыванию к «приходной» и находятся на сохранности совместно с ним, то все сведения заносятся в графу «Приложение». В обязательном порядке фиксируется все штампом «Получено» с отображением конкретной даты.
Сумма денежных средств должна прописываться исключительно прописью, причем стоит помнить о наличии кассовой дисциплины. Иными словами, размер не должен превышать 100000 рублей. Если же будет факт принятия одновременно нескольких ордеров на суммарный размер свыше установленного максимума, то это считается нарушением со всеми вытекающими последствиями.
Графа «В том числе» – размер НДС, который отображается цифрами, помимо тех случаев, когда денежные средства поступили с банковского расчетного счета либо из подотчета. Компании, которые не являются плательщиками данного налога, либо же в случае, если услуги/продукция не подлежит налогообложению, необходимо занести «Без НДС».

Все без исключения оставшиеся свободные поля по строкам должны быть дополнены прочерками. В процессе приема денежных средств, как уже отмечалось ранее, кассир должен провести сверку с имеющимися образцами по факту.

Если имеются какие-либо опечатки, ошибки либо же сумма не совпадает, необходимо возвратить документ в бухгалтерию для дальнейших разбирательств.

Законодательством РФ допускается возможность формирования одного ПКО на суммарный размер дневной прибыли по завершению каждого рабочего дня на основании бланков строгой отчетности и контрольно-кассовой ленты, при условии, если компания осуществляет свою трудовую деятельность с применением ККТ.

В основание поступления финансовых средств могут быть занесены такие основные причины, как:

• получение оплаты за отгруженный товар согласно имеющейся накладной;
• получение оплаты за выполненные какие-либо работы согласно акту;
• получение возмещения за нанесенный материальный ущерб по решению судебного органа;
• осуществление авансового платежа по составленному соглашению;
• возврат неиспользуемых финансовых средств, которые были предоставлены в подотчет;
• получение компенсации по выявленной недостаче по завершению ревизии либо сформированному приказу.

Указанные причины принято считать наиболее распространенными в отечественных компаниях.

Порядок применения

Инструкция ЦБ РФ определяет единый порядок ведения операций по кассе, который должны соблюдать субъекты хозяйствования. ПКО подготавливается бухгалтером, кассиром или иным ответственным лицом в момент поступления наличности.

Эту обязанность могут взять на себя главный бухгалтер или руководитель компании. Подготовкой ПКО может заниматься лицо, которое привлекается к выполнению данной работы со стороны на основании договора.

Важно: нужно помнить, что не допускается проставления подписи на документе лица, не являющегося сотрудником компании.

Субъекты хозяйствования могут применять стандартизированную его форму, или же на основе ее разрабатывать собственные бланки, учитывающие особенности осуществляемой деятельности.

Допускается оформлять бланк приходника вручную чернилами или путем использования специализированных программ.

Запрещается при возникновении ошибок, допущенных при внесении в документ данных, производить их исправление. Заметив ошибку, ответственное лицо документ должно заново переоформить.

После составления бланк направляется в кассу, где ответственное лицо перед получением денег, проверяет правильность отраженных в документе сведений, наличие всех подписей, а также производит фиксацию ПКО в журнале регистрации.

После этого кассир может провести оприходование денежных средств от плательщика. Сумма внесенных средств должна точно соответствовать указанной в документе сумме поступления.

Когда происходит оприходование выручки или прочего дохода, кассир должен обязательно зафиксировать полученные суммы на ККМ.

Внимание: вместе с деньгами в кассу могут поступать документы, на основании которых выписывается ПКО. Они являются приложением к приходнику и должны отражаться в качестве таковых в этом документе.. Как только кассир проверил соответствие вносимой суммы данным отраженным в ПКО, он должен отделить квитанцию от приходника, поставить свою подпись в подтверждения получения денег и печать и передать данную часть плательщику

Как только кассир проверил соответствие вносимой суммы данным отраженным в ПКО, он должен отделить квитанцию от приходника, поставить свою подпись в подтверждения получения денег и печать и передать данную часть плательщику.

В конце рабочего дня или смены, ПКО подшиваются к отчету кассира, которые направляется в бухгалтерию для проверки правильности отражения данных и фиксации их в журнале хозяйственных операций.

Заполнение кассового журнала, образец

Допускается ведение журнала как с помощью технических средств (то есть в электронной форме), так и в бумажном виде. Если журнал ведется в бумажной форме и заполняется от руки, следует помнить, что все его страницы нужно пронумеровывать, прошить нитью и заверить подписью.

Рассмотрим, как заполнять кассовый журнал, на примере.

Условно процесс можно разбить на две части: заполнение титульного листа и таблицы учета.

Шаг 1. Заполняем титульный лист.

Указываем наименование организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Пишем код по ОКПО согласно данным статистики.

Шаг 2. Прописываем период, за который ведется учет. Так же должность и ФИО ответственного лица.

Далее, заполняем табличную часть.

Каждый лист разделен на две части: в левой части – регистрация приходных ордеров (ПКО); в правой – расходных ордеров (РКО). Заполняются они одинаково.

Шаг 3. Заполняем дату и порядковый номер приходного или расходного документа.

Шаг 4. Прописываем сумму, которая указана в документе.

Шаг 5. В примечании кратко указываем информацию от кого получены или кому выданы деньги, а также основание для этого.

ВАЖНО!

Исправления и отсутствие обязательных записей недопустимы!

Особенности заполнения

РКО не всегда оформляется для выдачи наличных денег. Регистр формируют и в иных случаях, например, при получении денежных средств по доверенности или выдаче заработной платы.

РКО по зарплате может быть выдан отдельно на каждого сотрудника или на группу лиц. Если в организации не много сотрудников, то регистр составляется на каждого по отдельности. Если же работников много, то формируется единый РКО. К регистру составляется перечень сотрудников с указанием сумм заработной платы к выдаче на каждого служащего.

Порядок оформления документа таков. По окончании срока действия расчетно-платежной или расчетной ведомости кассир ее проверяет, указывает суммы, подлежащие депонированию, ставит свою подпись и направляет в бухгалтерию. Бухгалтер также сверяет все данные и подписывает документ. Затем формируется РКО на общую сумму выданных денежных средств. Дата его составления — последний день выдачи зарплаты. В ведомости проставляются реквизиты регистра на расход — его номер и дата.

Если работник получает наличность по доверенности, это необходимо отобразить в регистре на расход. Бухгалтер не должен делать дубликатов, такие РКО формируются в одном экземпляре. В остальном первичный документ на расход по доверенности заполняется аналогичным образом, что и в общих случаях.

Приходный кассовый ордер

Приходный ордер представляет собой первичку, создаваемую для целей учета. На его основании осуществляется прием наличных в кассовый аппарат предприятия. Выписывается он при наличии факта выполнения операции (основание – часть 3 статьи 9 ФЗ №402 «О бухучете» от 6.12.11). То есть, формировать документ нужно при поступлении денег. Создается он в момент направления наличных в кассу.

Приходный ордер актуален для этих случаев:

• Оприходование выручки.
• Возврат неиспользованных средств, ранее выданных под отчет.
• Получение средств с р/с компании.
• Возврат средств, которые ранее выдавались дебиторам.
• Деньги заносятся в уставной капитал.

Документ составляется по форме №КО-1, установленной Постановлением №88 от 18.08.1998 года. Он подразделяется на 2 части:

• Сам ордер.
• Квитанция к нему.

Квитанция предоставляется сотруднику, который сдал деньги в кассу. Ее нужно заверить печатью компании. Ордер, в свою очередь, остается в кассе. Документ обычно составляется главбухом, бухгалтером, руководителем. Он может составляться при помощи ПК. Но, если текст формируется в электронной форме, его необходимо распечатать. В ордер запрещается вносить исправления.

К СВЕДЕНИЮ! Перед внесением ордера в кассу необходимо зарегистрировать его в специальном журнале, составляемом по форме №КО-3.

ВНИМАНИЕ! Срок хранения бумаги составляет 5 лет

Наказание за отсутствие приходно-кассового ордера

Кассовый ордер относится к первичной документации. То есть, оформляется он в обязательном порядке. Если бумага отсутствует или же она заполнена ненадлежащим образом, на компанию накладывается штраф на основании статьи 120 НК. Размер его составляет 10 000 рублей.

Образец заполнения приходного кассового ордера в 2018 году

Рассмотрим образец заполнения ПКО.

Основная часть

Составление документа начинается с указания наименования субъекта бизнеса — названия организации либо Ф.И.О. предпринимателя. Далее в отдельной графе необходимо указать код ОКПО, который был присвоен при регистрации в Росстате. Если данного кода нет, то допускается поставить прочерк.

Приходник может быть составлен в каком-либо структурном подразделении. Тогда его наименование нужно записать в графе после названия фирмы.

Внимание: если же такое разделение не используется, либо правом оформлять данные документы наделена только бухгалтерия, в графе можно проставить прочерк.

Дальше на бланке идет наименование. Рядом с ним проставляется порядковый номер и дата, когда документ был оформлен. Дату необходимо записать полностью, в формате ДД.ММ.ГГГГ.

После этого нужно заполнить таблицу с данными бухгалтерского учета. В частности, здесь нужно проставить счета дебета, кредита, код аналитического учета. Дальше находится графа, где цифрами проставляется вносимая в кассу сумма.

Последняя колонка в таблице — это код целевого финансирования. Обычно она заполняется, когда в компании принята данная кодировка. Иначе поле нужно просто оставить пустым.

В графу «Принято от» необходимо записать данные о человеке, который вносит денежные средства в кассу. Они указываются с применением родительного падежа. Когда денежные средства вносит физическое лицо, работник компании, то в графу записываются полные Ф.И.О.

Часто встречается ситуация, когда оплату от лица компании вносит работник. В этой ситуации оптимальнее будет указать и Ф.И.О. работника, и название компании. Производится это следующим способом при помощи слова «через» – «ООО Звезда через Семенова Петра Петровича».

В графе «Основание» нужно указать причину, по которой денежные средства вносятся в кассу. Это может быть приобретение товара, оплата за услугу, возврат подотчета либо излишней зарплаты и т. д.

В поле «Сумма» необходимо снова указать размер денежных средств, поступающих в кассу, но при этом их нужно записать словами. Если сумма содержит копейки, то этот показатель проставляется в конце цифрами.

Внимание: оплата за товар либо услугу может приниматься вместе с включенными налогами, к примеру НДС. Тогда сумму налогового платежа необходимо после слов «В том числе».. Если субъект бизнеса не является плательщиком данного налога (находится на льготном режиме налогов, либо освобождена от НДС и т

д.), то обязательно указывается фраза «Без НДС», либо «НДС не облагается»

Если субъект бизнеса не является плательщиком данного налога (находится на льготном режиме налогов, либо освобождена от НДС и т. д.), то обязательно указывается фраза «Без НДС», либо «НДС не облагается».

В поле «Приложение» необходимо указать реквизиты прилагаемых документов. Это может быть ведомость, распоряжение, отчет о смене и т. д. Если такого рода документов нет, то эту графу нужно прочеркнуть.

Полностью составленный документ проверяет и подписывает главный бухгалтер. После этого свою подпись на документе проставляет кассир.

Квитанция к приходному кассовому ордеру

В квитанции необходимо продублировать главную информацию из основной части приходного ордера.

Сначала необходимо записать название компании. После этого в графе «К приходному ордеру» необходимо вписать номер и ату документа, к которому составляется квитанция.

Графы «Принято от» и «Основание» должны содержать ту же самую информацию, что была проставлена в основной части документа.

Следующим этапом указывается сумма принятых денежных средств. Это производится сначала цифрами, после чего выполняется расшифровка словами.

В принятую сумму могут быть включены налоговые платежи. Тогда необходимо в графе «В том числе» указать размер включенного налога. Если же налогов нет, то в это же графе проставляется словами фраза «Без налога НДС».

В нижней части квитанции расположена графа для указания даты.

После заполнения, квитанцию ПКО должен подписать главный бухгалтер, подтверждая правильность составления. Далее, кассир ставит подпись в подтверждение получения средств.

Платежный ордер

Платежный ордер представляет собой бумагу, которая создается банковским учреждением для частичного исполнения распоряжений клиента. Точное определение его содержится в Положении №383 от 19 июня 2012 года.

Документ создается на основании утвержденной формы 040066. На одной стороне бумаги стоят отметки банка, росписи представителей учреждения, на другой – сведения о частичном платеже. Платежный ордер необходим при исполнении распоряжений о перечислении денег при изменении банковских реквизитов. Рекомендации к заполнению бланка содержатся в Приложении 8 Положения №383-П от 19 июня 2012 года.

На основании платежного ордера может производиться списание денег со счета клиента банка без распоряжения последнего. К примеру, такое списание может выполняться на основании распоряжения судебных приставов. Владелец счета узнает об операциях с деньгами через соответствующее оповещение.

Особенности заполнения

При оформлении приходного ордера необходимо помнить, что закон разрешает производить расчеты между юридическими лицами суммами не более 100 тысяч рублей за один раз.

Если кассиру предлагают получить в качестве оплаты большую сумму, необходимо отказаться. Если это сделать, то на кассира, как должностное лицо, а также на предприятие будут наложены штрафы за нарушение кассовой дисциплины.

Внимание: выход из такой ситуации есть — достаточно разбить данную сделку на несколько сумм по 90-95 тысяч рублей, которые необходимо приходовать каждый день.

В случаях, когда в организации выручка принимается путем пробития чеков на кассовом аппарате, либо выпиской БСО, то разрешается в конце рабочего дня составить один единый приходный ордер.

В графу «Основание» в этом случае записываются данные отчета закрытия смены, либо диапазон выписанных бланков БСО.