Секретарь суда: должностные обязанности, преимущества и недостатки профессии

Я не есть моя работа

Итак, предположим, вы пишете статью (или выполняете какую-то иную работу) и предлагаете ее заказчику. Вы работали и день, и ночь, и еще день. А в перерывах вы размышляли над сутью проблемы, рылись в интернете и даже (только представьте!) в печатных изданиях. И вот наступил дедлайн. Нажата кнопка, письмо отправлено.

Но ответа нет. И день нет, и три нет. Вы пишете заказчику. И наконец, получаете короткую отписку: «Ваша работа не подходит». Что вы делаете? Скорей всего, первая мысль, которая приходит вам в голову: «Я плохой специалист».

Это не оно! Возможно, вы не идеальны. Но суть не в этом. У заказчика есть сотни других причин отказать вам: не тот стиль изложения, не та концепция или задание вообще утратило актуальность. Не каждый готов потратить свое время на то, чтобы все это вам объяснить.

Что делать?

Найти применение своей работе, если это возможно, и перестать клеймить себя. У всех есть куда развиваться. Но это вовсе не значит, что уже сейчас вы не представляете собой ценность.

Правила оформления инструкции

Прежде всего, в должностной инструкции фиксируются требования к квалификации, которой должен соответствовать человек, претендующий на должность (соответствующее образование, необходимые навыки или опыт работы на такой же должности). Также закрепляются обязанности (перечень выполняемых работ, их объем, степень ответственности) сотрудника.

Этот документ позволяет работодателю определить, соответствует ли заявленным требованиям претендент на должность, а также оценить качество работы сотрудников, понять, справляются ли они с объёмом, и может быть основанием для отказа в приёме на должность или установления факта ненадлежащего исполнения обязанностей и, как следствие, наложения дисциплинарных взысканий.

Общие положения

Претендент на должность секретаря суда принимается и освобождается от нее по приказу председателя суда.

Подчиняется секретарь председателю, его заместителю и начальнику отдела (канцелярии). Председатель же и распоряжается каким образом будут распределены обязанности между секретарями и другими работниками.

Секретарь должен иметь высшее юридическое образование и обязан при выполнении своих функций следовать требованиям законодательства РФ и действующих нормативно-правовых актов, а также внутренним регламентам.

Обязанности

К основным обязанностям относятся:

• Ведение протокола судебного заседания.
• Проверка явки участников процесса в суд, выяснение причин тех, кто отсутствует.
• Отбор лиц в присяжные, а именно, составление их списка, его подпись и выяснение наличия препятствующих обстоятельств.
• Предоставление отметки в справочном листе по делу обо всех действиях по подготовке.
• Подшивание документов в дела в строгом хронологическом порядке.
• Составление описи в делах.
• Проставление отметки о ходе и результате рассмотрения дела в журнале Ф-2 и системе ГАС-Правосудие.
• Заполнение статистических карточек.
• Формирование исполнительных документов по делам, где вынесено решение, подлежащее немедленному исполнению.

Секретарь суда, работающий в отделе обеспечения судопроизводства, осуществляет:

• Оформление гражданских, административных и уголовных дел, материалов, обеспечение их учёта, сохранности, а также аналогичная работа с жалобами и протестами.
• Ведение журналов учета по специально предусмотренным формам, статистические карточки.
• Подготовка исполнительных листов, направление их на исполнение, учёт и контроль за исполнением.
• Составление отчётов.
• Приём граждан.
• Выдача дел для ознакомления и копий процессуальных документов.
• Подготовка дел, карточек и ответных документов к сдаче в архив.
• Ввод информации о судебных делах в систему «ГАС Правосудие».

Права

Как и любой работник, государственный служащий суда имеет право:

• работать в таких условиях, которые позволяют качественно и быстро выполнять свои функции;
• обеспечение необходимой техникой и рабочими принадлежностями;
• знакомиться со всеми документами, где закреплены его обязанности и права;
• отдых в виде выходных, праздничных дней, отпуска;
• оплата труда и иные дополнительные выплаты;
• доступ к сведениям, в том числе, составляющим государственную тайну, необходимым для выполнения работы;
• защита сведений, доступ для ознакомления ко всем документам, подготовленных для внесения в личное дело;
• карьерный рост на конкурсной основе;
• обучение, переподготовку, стажировку;
• членство в профсоюзе, пенсионное обеспечение;
• защита прав и законных интересов;
• медицинское страхование;
• осуществление иной работы, если отсутствует конфликт интересов.

Ответственность

Секретарь может быть привлечён к дисциплинарной, административной, гражданско-правовой и уголовной ответственности за совершения неправомерных действий. К ним относятся:

• неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей;
• несоблюдение ограничений и запретов, заложенных в связи со службой;
• разглашение конфиденциальной информации;
• действия или бездействия, которые влекут за собой нарушение прав граждан, других сотрудников суда;
• несвоевременное исполнение приказов и поручений руководства, предоставление недостаточной и недостоверной информации.

Секретарь суда – это ответственная и сложная профессия, имеющая множество ограничений. Несмотря на огромный объем работы, установленные запреты, данная работа является отличным стартом для карьеры судьи или иного государственного служащего, а также дает колоссальный опыт для любой работы в сфере юриспруденции.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

голоса

Рейтинг статьи

Права и привилегии

Во время трудовой деятельности работник может использовать  конфиденциальную информацию, составляющую государственную тайну, имеет доступ для ознакомления ко всем документам. Однако разглашать такие сведения запрещено.

Как и любому сотруднику, секретарю положены (ст. 14 Закона №79-ФЗ от 27.07.2004):

• комфортное рабочее место, обеспечение необходимой техникой и канцелярией;
• обучение, повышение квалификации, стажировки;
• карьерный рост на конкурсной основе;
• официальные зарплаты, премии и дополнительные перечисления;
• пенсионное и медицинское страхование — декретные, социальные, больничные выплаты;
• выходные, праздничные дни, ежегодные отпуска;
• членство в профсоюзе.

Секретарь суда может параллельно с основной работой заниматься иной оплачиваемой деятельностью, но при условии, что это не создаст конфликт интересов.

Пример из жизни! Валентина, работник канцелярии, имеет доступ к секретной информации по уголовному делу. Обвиняемый предложил ей за хорошее вознаграждение представить необходимые сведения, чтобы заранее подготовиться к вопросам судьи и прокурора. Женщина знала, что если раскроет их, то поможет ответчику уйти от преследования, поэтому отказала ему. Так Валентина не отступила от правил поведения гражданского служащего и сама избежала серьезных проблем с коррупцией.

Секретаря могут наказать за нарушение дисциплины, а также гражданских, административных и уголовных норм:

• ненадлежащее исполнение обязанностей — просрочил выполнение поручения, представил недостоверные сведения и т. д.;
• нарушение прав граждан;
• сокрытие информации от руководства;
• несоблюдение ограничений, связанных с государственной службой, например, не сдал справку о доходах или отразил некорректные данные;
• разглашение конфиденциальных сведений, коммерческой или государственной тайны.

Кто может стать секретарем в суде

Секретарь является государственным служащим. К претенденту на должность выставляются серьезные требования. Это не простой секретарь из офиса. Соискатели данной вакансии проходят строгий отбор. Согласно внутреннему должностному регламенту, секретарь судебного заседания избирается на конкурсной основе. Назначение секретаря суда проводит председатель суда.

Гражданин вправе стать секретарем, если ему исполнилось 18 лет. Он обязан представить диплом о высшем юридическом образовании. Кандидат на должность секретаря находится в более выгодном положении, если он имеет стаж работы государственным служащим минимум 3 года. Избранный на должность специалист автоматически становится юристом первой категории.

Человек, который участвует в конкурсном отборе, должен обладать определенными профессиональными качествами, которые позволят ему качественно выполнять свою работу. Среди наиболее важных знаний претендента на место секретаря суда называют следующие:

• четкое понимание принципов ведения оборота документации в области судопроизводства;
• знание и готовность соблюдать регламент судебного органа;
• признание и соблюдение этики поведения в сфере судопроизводства;
• знание этикета госслужащих;
• абсолютное понимание и свободное владение навыками работы секретаря суда.

Несмотря на невысокую зарплату, должность секретаря привлекательна для многих специалистов — эта позиция очень перспективна, поскольку секретарь судебного заседания впоследствии имеет возможность претендовать на вакансию помощника судьи. Через несколько лет он может стать судьей.

Кроме возможности повышения профессиональной квалификации человек, занявший вакансию секретаря в судебной инстанции, постоянно развивает свои теоретические и практические навыки в области юриспруденции. Прямой доступ к рассмотрению дел различной сложности становится преимуществом для специалиста.

Кто может стать

Основное требование — высшее образование (уровня «бакалавриат» или выше) по направлению «Юриспруденция» и знание действующего законодательства РФ. Должностные обязанности секретаря в суде подразумевают необходимость своевременного отслеживания изменений в нормативных актах.

Фото: freepik.com/education-free

Сотрудник должен знать:

• требования гражданской службы, о противодействии коррупции;
• основы судопроизводства и документооборота;
• правила работы с информацией, взаимодействия с другими ведомствами, грамотной переписки;
• нормы поведения в суде, этику гражданских служащих;
• основы архивного дела;
• алгоритм пользования компьютерными программами, электронной почтой, офисной техникой и т. д.

Помимо этого, секретарь должен быть ответственным, собранным, он рационально организовывает рабочее время, вежливо общается с гражданами, умеет действовать в стрессовых ситуациях.

Важное условие — скорость машинописи не менее 160 ударов в минуту. Опыт работы приветствуется, но не обязателен

Студенты заочной формы обучения легко трудоустраиваются на должность секретаря, где получают необходимые навыки

Опыт работы приветствуется, но не обязателен. Студенты заочной формы обучения легко трудоустраиваются на должность секретаря, где получают необходимые навыки.

Требования к кандидату

К участию в конкурсе допускаются граждане Российской Федерации, отвечающие следующим требованиям:

-гражданство Российской Федерации;

-владение русским языком;

-образование: высшее профессиональное образование по направлению подготовки «Юриспруденция»;

-стаж: без предъявления требований к стажу;

-владение компьютерной и другой оргтехникой, необходимым программным обеспечением (Word, Excel), информационно-поисковой системой «Гарант».

Секретарь судебного заседания должен обладать знаниями основ следующих нормативно-правовых актов, локальных актов:

Конституция Российской Федерации;

Федеральный закон от 27 мая 2003 года № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;

Федеральный закон от 25 декабря 2008 года № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

Федеральный закон от 17 декабря 1998 года № 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных»;

Гражданский процессуальный кодекс Российской Федерации от 14 ноября 2002 года № 138-ФЗ;

Уголовно-процессуальный кодекс Российской Федерации от 18 декабря 2001 года № 174-ФЗ;

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 года № 195-ФЗ;

Кодекс административного судопроизводства Российской Федерации от 8 марта 2015 года № 21-ФЗ;

Федеральный закон от 2 октября 2007 года № 229-ФЗ «Об исполнительном производстве»;

Федеральный закон от 22 декабря 2008 года № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»;

Устав (Основной закон) Оренбургской области;

указ Губернатора Оренбургской области от 3 июля 2015 года № 523-ук «Об утверждении положения о комитете по обеспечению деятельности мировых судей Оренбургской области»

служебный распорядок комитета по обеспечению деятельности мировых судей Оренбургской области;

инструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Оренбургской области, утвержденная распоряжением Губернатора Оренбургской области от 12 сентября 2013 года № 341-р;

Кодекс этики и служебного поведения государственных гражданских служащих органов исполнительной власти Оренбургской области, утвержденный указом Губернатора Оренбургской области от 25 февраля 2011 года № 80-ук;

инструкция по судебному делопроизводству на судебном участке мирового судьи Оренбургской области, утвержденная приказом заместителя председателя комитета по обеспечению деятельности мировых судей Оренбургской области от 17.09.2013 № 78-ОД.

Гражданский служащий, замещающий должность секретаря судебного заседания, должен обладать следующими профессиональными умениями:

эффективного сотрудничества с коллегами;

анализа и прогнозирования;

эффективного планирования;

систематизации и структурирования информации;

работы с различными источниками информации;

своевременного выявления и разрешения ситуаций, приводящих к конфликту интересов.

Составление должностной инструкции секретаря

Шапка

Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.

Со второй части начинаются основные разделы.

Общие положения

В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.

Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..

Обязанности секретаря

Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.

Права секретаря

Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.

Ответственность секретаря

В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.

Условия работы

В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы», вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.

Право подписи

Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.

После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.

Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.

Из каких этапов состоит общение с клиентом?

Открытие

Представьте себе следующую ситуацию. У клиента есть явная потребность — он ищет хороший лазерный принтер, но не знает, какой выбрать. Прежде чем принять решение о покупке, он ищет информацию в Интернете.Вы управляете магазином электроники. На данный момент вы можете повлиять на его решение.

Каким образом? Создавая контент, который отвечает его потребностям. В этом случае это могут быть обзоры лучших лазерных принтеров, подбор оборудования к конкретным потребностям (например, офисный или домашний принтер) или руководство о том, как работать с определенными типами принтеров, чтобы они работали как можно дольше.

Если получатель получает ценный и полезный контент, а также связывает их с вашим брендом — это огромный плюс.

Заработная плата

Средняя зарплата секретаря судебного заседания составляет 12 000 рублей, моя — колеблется в этих же пределах, плюс/минус 1 000 рублей. Максимальную зарплату я получаю за декабрь месяц, потому что начисляется повышенная месячная премия. Мой заработок строго установлен законом и не зависит от объема выполненной работы, амбиций и прочего — все четко до копейки.

Зарплата секретаря состоит из:

1. Окладной ставки, составляющей 4 700 рублей.
2. Надбавки за классный чин, ее я стала получать по прошествии 6 месяцев с начала работы — это 1 080 рублей в месяц.
3. Каждый месяц нам выплачивают денежное поощрение равное окладу.
4. Надбавка за особые условия гражданской службы — около 50%-60% от оклада.
5. Доплата за выслугу лет, я получаю 10% от окладной ставки (до 5 лет, за выслугу от 5 до 10 лет начну получать 20%).

Обычно весь день наполнен заседаниями о лишении водительских прав, бракоразводных процессов.

Социальный пакет госслужащего

Что касается социального пакета, то тут по закону все хорошо: я — государственный служащий. Мне предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск в 32 дня (каждый год прибавляется 1 день), естественно, я пользуюсь ОМС, подразумевается обучение за счет государства, раз в год выплачивается премия, мне положены льготы на приобретение жилья и получение места детском саду. Но…

1. На практике в отпуск отпускают с неохотой: через пару дней уже звонят, просят сделать то, помочь с этим — отпуска как такового нет.
2. С медицинским страхованием проблем нет, все как у обычных людей и даже чуточку лучше. Я могу проходить лечение в любой поликлинике, естественно, государственной. Имею право на бесплатное проведение любых операций и анализов, конечно, речь не идет о пластических операциях.
3. За 5 лет обучаться мне никто не предлагал и в этой должности вряд ли предложат, объем работы не позволит тратить на это время.
4. Жилье мы приобрели в ипотеку, на обычных условиях — 11 % годовых. Я имею право на получение субсидии на жилье, в соответствии со ст. 53 ФЗ “О государственной гражданской службе РФ”, но это было долго и заняло бы больше пары месяцев, а наша квартира была бы продана к этому времени.
5. В сад дочка пошла на общих основаниях, в 3 года. В Татарстане, в Казани в частности, на всех госслужащих яслей не хватит.
6. О больничных я молчу, их, конечно же, выплачивают, но как говорит мой судья — непосредственный начальник: «Секретарь болеть не может, как и его дети!». Что тут еще скажешь?

Вакансии и зарплата

Принимать претендента или нет, решает председатель суда. Однако собеседование может проводить не только он, но и начальник канцелярии или кадровой службы. В случае трудоустройства секретарь будет подчиняться руководителю своего подразделения, председателю суда, а также его заместителям.

В среднем заработная плата не превышает 20 тыс. руб., но бывают и разовые поощрения в виде премий. Судя по размещенным вакансиям на портале «Зарплата.ру», новичкам вполне реально рассчитывать на 12-15 тыс. руб. Вознаграждение опытных работников может достигать 25-30 тыс. руб., в редких случаях — 40 тыс. руб.

Скрин страницы сайта «Зарплата.ру»

Скриншот с hh.ru

Подходящий по всем параметрам кандидат всегда может устроиться секретарем — предложений много в любое время. Тем более что не каждый желает выполнять огромный объем работы за низкую зарплату.

Например, по данным сайта hh.ru, сегодня открыто около 90 вакансий по всей России — достаточно отправить резюме. Кроме того, узнать о наборе можно на официальных сайтах районных и мировых судов в разделе «Кадровое обеспечение». Там публикуются открытые вакансии и информация о конкурсах на замещение должностей или о включении в резерв.

Параллельно на основании ФЗ № 262 от 22.12.2008 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ» сведения об открытых вакансиях размещаются и на «Федеральном портале государственной службы и управленческих кадров».

Большого спроса на место секретаря нет. Его рабочий день утомителен и сложен, требует острой внимательности и усидчивости. Нагрузка на суды в России всегда повышена, кадровых специалистов не хватает, часто сотрудникам приходится задерживаться допоздна.

Такая работа привлекает студентов или юристов, планирующих получить знания и в будущем стать судьей. После должности секретаря гражданин может на конкурсной основе сначала занять место помощника. А потом, отработав пять лет, он вправе сдать квалификационный экзамен на высокий пост. В случае успешного прохождения испытания и одобрения коллегиальной комиссией происходит назначение на должность федерального или мирового судьи.

Желающим связать свою жизнь с правовым полем работа в суде через 7-10 лет принесет хорошие перспективы.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

• Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
• Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
• Проверка корректности оформления внутренней документации.
• Регистрация, учет, хранение документов.

Почему люди идут работать секретарями судов

Самая низкая должность в суде, связанная с юриспруденцией, — это секретарь суда.

Должностные обязанности, зарплата и условия работы этих служащих сходны в различных субъектах федерации.

Секретари получают около 15-20 тысяч рублей, иногда больше, если работник имеет надбавки и получает премии.

Поэтому нередко можно встретить ситуацию, когда на должность секретаря суда ищут подходящего работника более полугода.

И это прекрасная возможность для тех, кто желает связать свою жизнь с отправлением правосудия.

Это отличный карьерный старт для тех, кто не имеет нужных связей в данной сфере.

Очень часто вакантное место судебного секретаря занимает бывший секретарь суда. Должностные обязанности, образование, опыт участия в судебных процессах позволяет эффективно конкурировать с другими соискателями.

Сказывается и знакомство с другими работниками, в том числе и с председателем суда, ведь все работают в одном государственном органе.

Таким образом, молодой человек, поступивший на юридический факультет заочно, занимает место секретаря суда, которых очень часто не хватает.

Проработав в должности 3-5 лет, он приобретёт богатый опыт участия в подготовке судебных заседаний, выяснит многие тонкости работы судей, о которых не говорят на лекциях и не пишут в нормативных актах.

Если на службе человек зарекомендовал себя с лучшей стороны, то он без труда займёт должность судебного секретаря и, через несколько лет, судьи.

Секретарь суда – это должность для людей, которые целенаправленно стремятся работать в суде, но не могут позволить себе обучение на престижном факультете. Достойное начало для трудолюбивых специалистов, влюблённых в юриспруденцию.

О повышении зарплат сотрудникам судебного аппарата — на видео:

https://youtube.com/watch?v=V79sFwab0PI

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.