Тайм-менеджмент

Пирамида Франклина

Мы уже писали о пирамиде Франклина (пирамиде продуктивности) как о комплексной долгосрочной системе постановки целей и путей их реализации. Повторять всё необходимости нет, поэтому сосредоточимся на главных аспектах.

Структура системы представляется как пирамида, где каждый элемент зависит от предыдущего. Фундаментом выступают жизненные ценности планирующего

Это то, что важно для человека, то, вокруг чего строится его жизненная концепция (власть для политика, слава и известность для певицы, выдающиеся результаты для спортсмена и т.д.). Следующий блок – глобальные цели – конкретное выражение результата, главная цель (стать премьер-министром, получить престижную музыкальную премию или записать платиновый диск, установить новый мировой рекорд)

На основе глобальных целей строится генеральный план по их достижению – своеобразная обобщённая инструкция к тому, как может быть достигнута цель. Дальше устанавливается уже более конкретный план, на 3-5 лет, который включает в себя конкретные шаги (партийная работа, обучение в вокальной студии, международные выступления). С учётом масштаба поставленных задач составляются среднесрочный и краткосрочный планы (подготовка к вступительному экзамену, тренировка отдельных навыков). Таким образом, получается отчётливая и понятная картина того, как достичь целей всей жизни.

Суть метода Франклина подобна приёму «съедения слона» или лестнице успеха – постепенному восхождению к намеченному результату. Эта система строится по принципу «сверху вниз» – от определения глобальных жизненных задач до более конкретных шагов достижения успеха. Преимуществом пирамиды является её наглядность и простота. Недостатками – то, что она негибка к изменениям и лишена детализации в плане управления делами, ведь больше сосредоточена на их планировании.

Тайм-менеджмент — что это простыми словами

Совокупность этих составляющих в результате приводит к достижению поставленных целей.

Теперь разберемся со всем по порядку.

Управление временем

Для достижения максимальной эффективности нужно понять, сколько потенциально времени может и должно уходить на выполнение задач, поставленных на работе. Сколько времени необходимо проводить с семьей. И сколько времени можно освободить на себя и свои увлечения. А также выяснить нет ли у вас бесполезного занятия, которое пожирает большую часть вашего времени.

Грамотное планирование

Это залог успешного достижения целей. Чтобы правильно спланировать свой день, месяц, год, нужно знать несколько простых правил, о которых мы поговорим чуть позже. Планирование обеспечит нам то, что мы в течение долгого времени будем двигаться в направлении цели.

Распределение ресурсов

Здоровье, энергия и мотивация – важные составляющие в эффективном проведении собственного времени и повышении уровня качества жизни. Наши жизненные ресурсы небезграничные и главная задача научиться сохранять их и правильно распределять.

Эффективные техники организации учебного времени

Метод 80/20

Согласно этому методу 80% всех дел можно выполнить за 20% времени. Оказывается, чтобы больше успевать, вовсе не обязательно больше работать

Достаточно просто лучше фокусироваться на своих действиях и выполнить максимальное количество наиболее важной работы за небольшой промежуток времени (20%). Тогда на простые дела останется целых 80%, можно позволить себе расслабиться и избежать переутомления

Метод Fresh or Fried

Основан на том, что утром наш мозг «свежий». И именно на это время следует планировать выполнение самых важных задач и «неприятных» дел. На вторую половину дня, когда мозг «поджаривается», надо оставить менее срочные, не самые сложные, а также более приятные дела.

Правило 2 минут

Если в вашем списке есть дела, которые занимают не более 2 минут, сделайте их сразу, чтобы они не загружали мозг. Это может быть короткий телефонный звонок с целью узнать какую-то важную информацию, навести справки. Или помыть посуду и вынести мусор.

Способ 10 минут

Наверняка у вас бывают задачи, выполнение которых вы постоянно откладываете, потому что они кажутся вам чересчур сложными или неприятными. Вы не знаете, как к ним приступить, с чего начать. Уговорите себя, что выделите обдумыванию этой задачи всего 10 минут, а потом переключитесь на более приятное вам дело. Велика вероятность, что за 10 минут вы втянетесь в процесс, вас посетят продуктивные идеи, и вы уже не захотите от нее отступать.

Методики деления времени на работу и отдых

Метод Pomodoro. Подходит для учащихся, которые легко отвлекаются. Учебный процесс делится на 4 периода по полчаса. Эти 30 минут делятся по принципу 25+5 (25 минут полностью сосредотачиваетесь на работе, а 5 минут отдыхаете). После четвертого периода возьмите тайм-аут на полчаса, а затем можете приступать к работе заново.

Метод 90/30. Здесь периоды работы и отдыха чередуются следующим образом: полтора часа интенсивно работаете, потом полчаса отдыхаете

При этом сначала беретесь за самое важное дело. Основан этот метод на мнении специалистов о том, что 90 минут являются оптимальными для максимальной концентрации на задаче, а 30 минут позволяют полностью перезагрузить мозг.

Метод 52/17

Подходит для тех, кому не хватает усердия работать полтора часа подряд. Позволяет сохранять продолжительную продуктивность без переутомления.

Тайм-менеджмент для студентов — для чего нужен

Тайм-менеджмент — это особый инструмент по оптимизации времени. С его помощью можно успевать больше, затрачивая меньше сил, но получая при этом качественный результат. Знание правил тайм-менеджмента в студенческой жизни поможет правильно распоряжаться временем, планировать свой день максимально эффективно, высвобождать часы для личных дел.

В результате вы сможете полноценно работать и учиться без вреда для здоровья, качественно отдыхать и иметь насыщенную личную жизнь. Технология по организации временных ресурсов заключается в тренировке сознательного контроля над временем, потраченным на выполнение задания.

Для этого существуют специальные практики и инструменты. Сюда входит расстановка приоритетов, составление списков, мониторинг, анализ временных трат, делегирование дел, постановка целей, распределение времени и планирование.

Большинство людей, включая студентов, находится в режиме тотального дефицита временных ресурсов. Это создает напряженность, эмоциональные переживания, ведущие к дезорганизации деятельности. От правильной организации учебной деятельности зависит, насколько успешной личностью станет студент.

Среди преимуществ технологии тайм-менеджмента можно отметить:

• достижение поставленных целей кратчайшим путем;
• уменьшение количества ошибок;
• меньшую загруженность учебой;
• увеличение мотивации труда;
• большее удовлетворение получаемым образованием, своей учебной деятельностью;
• уменьшение стресса и спешки;
• лучшую организацию учебного процесса;
• выполнение работы с меньшими временными и энергетическими затратами.

Тренинги по тайм-менеджменту сотрудников

Как правило, большинство подобных корпоративных мероприятий проводятся профессиональными коучами. Но в некоторых случаях руководитель может самостоятельно справиться с организацией тренинга по тайм-менеджменту для сотрудников.

Самые эффективные упражнения:

• «Длительность минуты». Все работники собираются в одном помещении, снимают часы и убирают телефоны. Нужно, чтобы человек закрыл глаза и открыл через минуту. Так как «внутренние часы» у всех разные, это позволит определить, как каждый работник воспринимает время.
• «Ритмы эффективности». Попросите, чтобы человек зафиксировал каждый час своего рабочего и выходного дня и оценил, в какое время ощущается энергетический подъем. Эксперимент позволит «нащупать» естественные биоритмы и скорректировать рабочий график с их учетом.
• «Расстановка приоритетов». Каждому участнику упражнения необходимо написать 10 основных ценностей в жизни, например, дружба, честность, любовь и пр. После этого все делятся на пары и по очереди спрашивают, какое значение имеет та или иная ценность. Нужно понять, предпочтет ли человек семью карьере, что он выберет между здоровьем и деньгами и пр. Так можно определить истинные приоритеты сотрудников.
• «Хронометраж». Это очень простое, но наглядное упражнение. Поручите сотрудникам записывать все действия, совершенные за день, и проставлять тайминг. Благодаря самонаблюдению обнаруживаются главные «пожиратели времени» и подмечаются привычки, снижающие эффективность работы.

Основные правила

Для того, чтобы приступить к применению системы управления временем, нужно освоить приёмы, которые необходимо применять. Прежде всего необходимо освоить следующее.

6.1. Правильная постановка целей

На первый взгляд может показаться, что в этом нет ничего сложного, однако, если это сделано неправильно, то определение целей мало поможет. Для того, чтобы сделать это правильно, нужно учитывать следующее:

1. Нужно формулировать цели так, чтобы не оставалось неясностей. Должно быть понятно, что нужно получить, и по каким критериям определяется факт достижения цели.
2. Нужно определить, какие из них являются более приоритетными. При этом решают, почему одни цели более важны по сравнению с другими. Расходование времени должно быть рациональным и не происходить бессмысленно.
3. Для выработки правильной основы поведения нужно определить свои базовые ценности и приоритеты. Далее нужно сверять свои планы с ними.
4. Планируя цели недостаточно их просто сформулировать. Надо продумать пути их достижения, возможные сложности, приёмы работы, получение нужных ресурсов.
5. Рекомендуется представить себе достигнутую цель и конечный результат, на который она направлена.

Важно назначить срок, к которому она должна быть достигнута. Это позволит отучить себя от прокрастинации и стать более организованным

6.2. Установка правильных приоритетов

Эту деятельность иногда считают менее важной по сравнению с постановкой целей, однако если были допущены ошибки, то в некоторых случаях это может погубить дело. Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве

Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя

Обычно человек знает, какие цели для него важны, но теряется в их количестве. Нужно распределить их от более важных к менее значительным. Требуется спросить себя, на чём основана именно такая оценка, насколько она объективна. Нужно продумать ситуацию о том, что делать, если не хватает времени на выполнения полного объема работы, и что случится, если не получится выполнить её вовремя.

Когда человек непосредственно приступает к выполнению задач, у него не должно остаться неясностей, относящихся к порядку действий. Он должен все свои силы и ресурсы направить на достижение нужной цели.

6.3. Планирование

В жизни есть большое количество целей, которые необходимо достичь. Для того, чтобы деятельность была эффективной, необходимо провести планирование своих действий. Оно состоит из следующих шагов:

1. Составляется подробный план достижения целей. Сроки и последовательность работы определяется предыдущими шагами: их постановкой и установкой приоритетов.
2. Продумываются доступные варианты работы. При необходимости корректируется план.
3. Поиск ресурсов и определение порядка их использования.
4. Определяется, кто может оказать существенную помощь в этой деятельности.
5. Результат рассмотрения фиксируется в виде подробной карты или плана.

После того, как этот этап закончен, можно непосредственно приступить к работе. Проведение планирования позволяет лучше использовать свой творческий потенциал. При ведении спонтанной деятельности человек часто действует на основе интуиции, принимает случайные решения. Часто этого недостаточно для качественного выполнения работы.

Рассчитывая каждый шаг, он имеет возможность тщательно продумать, как его реализовать. Ощущение того, что план тщательно продуман, в нём учтено всё, что необходимо, даёт дополнительную уверенность в себе.

Приложения для тайм-менеджмента

Если 30 лет назад единственным помощником в тайм-менеджменте был ежедневник, то сегодня в нашем распоряжении огромное количество электронных приложений, облегчающих управление временем. Рассмотрим самые удачные из них.

Trello

Сервис, реализующий японский принцип “Канбан” – доску с карточками задач. Подходит как для личного применения, так и для управления проектами в командах. К карточкам можно прикреплять метки, чек-листы, устанавливать дедлайны, менять обложку.

Основные преимущества: наглядность, интуитивный интерфейс, доступность для всех видов устройств, возможность добавлять участников и вести совместные проекты.

Todoist

Приложение для управления списками задач с очень богатым функционалом

С помощью него можно составлять планы на каждый день, сортировать задачи по проектам и подпроектам, ранжировать их по важности, добавлять голосовые напоминания и многое другое. Придется немного покопаться в руководстве пользователя, но это того стоит! Доступно для Android и iOS

Sectograph

Самое оригинальное приложение среди ему подобных. В нем задачи располагаются на циферблате часов в соответствии со временем, когда они должны быть выполнены. Можно настроить уведомления о начале и окончании временного отрезка, отведенного под конкретную задачу, а также добавить часы как виджет на главный экран. Sectograph идеально подойдет для последователей системы GTD. Доступно пока только для Android.

Еще больше сервисов ищите в нашей подборке приложений для тайм-менеджмента.

«Как работать 4 часа в неделю» Т. Ферриса

Исходя из названия, может показаться, что главная идея данной книги, как и всей системы, предложенной Тимоти Феррисом – создание бизнес-утопии. На самом деле, данный труд будет полезен любому человеку, работающему, в том числе, через Интернет, ведь имеет много дельных советов для тех, чья деятельность связана с удалёнными продажами, информационным бизнесом и др.

Система Т. Ферриса – своеобразный гимн фрилансу. Он много рассказывает о том, как сбросить с себя узы офисного рабства и начать работать удалённо. В частности из-за этого книга и оценивается многими скептически. Что же касается тайм-менеджмента автор убеждён, что знаний принципа Парето и закона Паркинсона достаточно обычному человеку для эффективной работы. Плюс несколько полезных установок:

• Не стоит ждать хорошего момента, откладывая важные или неудобные дела;
• Работать и развивать в себе стоит то, в чём вы сильны, а не пытаться нивелировать свои слабые стороны;
• бывает разный. «Хороший стресс» – это вызовы и риски, которые подталкивают и мотивируют на достижение целей;
• Сосредоточьтесь на результате. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы успевать больше, а для того, чтоб успевать делать то, что нужно.

Краткое представление системы в интервью с Т. Феррисом

Узнать больше об этой книге вы сможете здесь.

Эффективные техники и методики тайм-менеджмента

По управлению временем написано огромное количество книг. Чтобы начать тайм-менеджмент, необходимо воспользоваться одной или несколькими следующих методик:

1) Упорядочение планов дня по методу «Альпы»

Суть метода заключается в точном подсчете времени на выполнение задач, а также использовании рабочего времени 60/40. Если человек работает 8 часов в день, то на решение повседневных рабочих задач у него есть 5 часов. Оставшиеся 3 часа резервируются для решения форс-мажоров и непредвиденных дел. Ежедневный рабочий план формируется таким образом, чтобы его выполнение заняло около 5 часов.

2) Техника АБВГД

Методика разделения задач по приоритетности от А до Д. Задача А определяется как то, что необходимо сделать максимально быстро, иначе возникнут серьезные последствия. Б — задача, которую следовало бы выполнить, но при этом последствия невыполнения будут мягкими. В — что-то, что было бы выгодно выполнить, но при невыполнении не возникнет никаких последствий. Г — работа, которую можно без страха поручить другому. Д — задача, которую можно не выполнять и удалить из перечня дел из-за потери актуальности.

3) Матрица Эйзенхауэра

Метод представляет собой использование специальной матрицы, состоящей из четырех квадратов. Первые два представляют собой важные срочные и несрочные задания, вторые два — неважные срочные и несрочные задачи. В каждый квадрат выписываются цели. После этого, в зависимости от того, где находится задача, она включается в план действий с нужным приоритетом. Матрица хорошо подходит для создания годового и месячного плана.

4) Принцип Парето

Данный принцип гласит, что при выполнении задачи 20% усилий тратится на достижения первых 80% результата и 80% усилий на достижение последних 20%. При планировании следует учитывать этот аспект

Особенно это важно в построении красивой фигуры, обучении и самосовершенствовании

5) Пирамида Франклина

Отец основатель США Бенджамин Франклин в возрасте 20 лет составил для себя план на всю жизнь вперед. Принципы, которые он использовал, сейчас называются пирамидой Франклина. Ее суть заключается в определении главных жизненных ценностей, исходя из которых формируется цель. В свою очередь цель становится основой для генерального плана, по которому создается долгосрочный график работы на годы вперед. Он разделяется на ежемесячные и ежедневные планы.

6) Сначала съешьте лягушку

Достаточно популярная методика тайм-менеджмента, суть которой заключается в выполнении задания, которое по каким-либо причинам давно откладывалось. По возможности каждое утро следует начинать с выполнения отложенной задачи (съедания лягушки), после этого следовать заготовленному плану. Утром у человека гораздо больше силы воли для работы, поэтому способ считается высокоэффективным.

7) Метод помидора

Чередование непрерывной работы в течение 25 минут и отдыха в течение 5 минут. После четырех циклов делается перерыв 30 минут. Метод основан на том, что мозг может интенсивно работать около 25 минут, после чего ему требуется краткосрочный отдых.

8) Метод большого слона

Любая крупная задача — это слон. Чтобы успешно съесть слона, необходимо разделить его на части. Любой проект нужны разделить на части, после включить в план. Метод слона помогает бороться с фрустрацией и вовремя приступать к работе.

9) Метод швейцарского сыра

Крупные проекты разбиваются на маленькие части, но даже так не всегда удается заставить себя работать. Принцип швейцарского сыра подразумевает первичное решение тех частей проекта, которые интересны человеку. Решение первичных задач значительно уменьшает общий объем работы и создает приятное впечатление от проекта, поэтому работать становится легче.

10) Делегирование задач

При выполнении общих проектов следует правильно распределять обязанности. Руководителю следует сконцентрироваться на важных делах, делегируя менее важные задачи подчиненным. В быту все работы тоже могут быть разделены между членами семьи в соответствии с навыками и количеством свободного времени.

Что это такое

Тайм-менеджмент – грамотный подход к своему времени. Если применить основные принципы в жизни, то можно круто ее изменить.

Неправильное управление временем приводит к усталости, прокрастинации и непродуктивности. Если вы заинтересованы в саморазвитии, высоком заработке денег и гармонии в семье, то тайм-менеджмент поможет во всем перечисленном.

Тайм-менеджмент не новомодное явление, организацией времени интересовались древние мыслители. Один из них — Сенека говорил, что время можно поделить на: полезное и бесполезное, и стремиться, чтобы полезного в сутках было больше.

Но до 1980-х годов тайм-менеджмент был лишь теорией и только в прошлом веке начали разрабатывать принципы, применимые на практике. Люди начали исследовать понятие и разрабатывали действенные методики управления временем. В дальнейшем они легли в основу многочисленных книг о личной эффективности и успехе.

Ниже ознакомитесь с лучшими способами управления временем и
сможете изменить жизнь. Принципы, написанные далее, не только повысят личную
эффективность, но и изменят мышление. Вы пересмотрите собственное отношение к
жизни, начнете ценить каждый миг и грамотно распределять ресурсы.

Как управлять временем – взгляд Глеба Архангельского

В России пионером ТМ по праву считается Глеб Архангельский. Нельзя назвать его новатором в сфере управления временем, но первые книги о ТМ на русском языке написал именно он. Понятные тексты со множеством примеров из практики делает его настоящим гуру грамотного управления личными ресурсами.

Рассмотрим основные принципы методики Архангельского.

Глеб Архангельский – гуру российского тайм-менеджмента

Принцип 1. Самоорганизация

Качественную и эффективную систему тайм-менеджмента каждый должен разработать для себя сам. Организация личного времени – индивидуальное мероприятие, «индпошив». Слепое заимствование приемов и методик у других не приведет к полноценному управлению ресурсами. Систему надо подстраивать под свой характер, свои потребности и род деятельности.

Принцип 2. Не поддавайтесь стереотипам

Есть множество стереотипов о планировании, организации рабочего времени и прочих важных вещах. Единственный критерий работоспособности вашей личной системы ТМ – повышение эффективности. Если методы действительно помогают вам действовать продуктивнее, значит, они работают – но только в отношении вас.

Принцип 3. Эффективное мышление

В этом моменте Архангельский перекликается с Брайаном Трейси: правильное мышление – важнейший стимул для саморазвития.

Мышление становится эффективным, когда вы занимаетесь самообразованием и хотите стать первым в том, чем занимаетесь. Конкуренция подстегивает вас и помогает оптимизировать время, находя его в достаточном количестве для самых главных вещей.

Принцип 4. Все можно усовершенствовать

Нет предела совершенству ни в мире технологий, ни в мире человеческой самоорганизации. Не останавливайтесь на достигнутом – в работе, во всех аспектах жизни всегда есть моменты, которые можно оптимизировать, улучшить или (при необходимости) убрать из своего списка.

Принцип 5. Информационная самодисциплина

Нас окружает переизбыток ненужных сведений. Современная техника сделала человека зависимым от внешней информации. Нередко люди уже не выбирают, что им читать и смотреть, а лишь пользуются навязанными извне предложениями.

Решите для себя – действительно ли вам нужно видеть напоминания из соцсетей и мессенджеров, важно ли просматривать все подряд письма в почте, нужна ли рассылка, которая приходит вам ежедневно уже в течение месяцев?

Ограничивайте источники информации – большая часть новостей, которые вы просматриваете, ни имеет к вам никакого отношения и не несет для вас никакой практической пользы. Сократите время просмотра новостей до минимума и выбирайте только то, что действительно ценно для повышения вашей эффективности.

Посмотрите выступление Глеба Архангельского на “SYNERGY INSIGHT FORUM”:

https://youtube.com/watch?v=cW-8bulBgXE

Метод GTD

GTD — английская аббревиатура от Getting Things Done. Задача этой системы — помочь доводить дела до конца, до завершения. Система не сводится только к тайм-менеджменту, много внимания в ней уделяется ещё и работе с информацией.

Кто придумал: бизнес-тренер Дэвид Аллен.

В чём заключается: вот тут в двух словах не объяснишь, но основные принципы таковы:

1. Вся информация о ваших делах, планах, идеях собирается и записывается в каком-то одном месте (это может быть файл на компьютере или бумажный блокнот, как вам удобнее). Это папка Inbox, то есть входящая информация.

2. Информация в Inbox периодически сортируется и распределяется по различным категориям в зависимости от содержания, например: «Работа», «Учёба», «Дом», «Закупки», «Творчество» и так далее.

3. Каждому пункту (заметке, идее, делу и так далее) из Inbox присваивается статус.

• Если с этой информацией нельзя ничего сделать, то она либо удаляется (так как бесполезна), либо переносится в базу знаний (там у вас хранятся потенциально полезные знания), либо отправляется в раздел «когда-нибудь» (например, если это какая-то идея, неосуществимая сейчас).
• Вторая часть Inbox — это информация и дела, требующие ваших действий. Если дело занимает менее двух минут, то его надо выполнить сразу.
• Остальные дела либо планируются на определённое время, либо откладываются (но тоже на строго определённый срок, в идеале — с пометкой в календаре) или же передаются кому-нибудь, кто сделает это лучше вас.

4. Когда вы закончили распределять дела, начинайте их выполнять — по намеченному плану.

Источник

Система строится на таких правилах:

1. Никакой мультизадачности. В один отрезок времени — только одна задача.
2. Всю информацию нужно записывать, не надо держать её постоянно в голове.
3. Вместо абстрактного списка дел составлять конкретный план действий.
4. Хранить информацию надо так, как это проще и удобнее именно вам.
5. Воспринимать любое дело или событие не как проблему, а как задачу, требующую решения, и стараться это решение найти.

Кому подходит: автор GTD утверждает, что его метод универсален и работает «даже в космосе». Возможно, если следовать всем предписаниям, это и так, однако сам по себе GTD требует немалой дисциплины, что не всем подходит. Кроме того, систематизация входящей информации и записывание всего того, что предписывает GTD, само по себе требует времени. Однако, несмотря на сложность, GTD всё равно довольно популярен.