Бюджетирование в excel

Как автоматизировать процесс

Автоматическое налаживание процессов бюджетирования позволяет решить следующие проблемы:

1. Отсутствие гибкой бюджетной системы. Автоматизация снижает издержки на корректировку бюджета при наличии внешних и внутренних преобразований в компании.
2. Непрозрачность контроля бюджетов и их составления. Автоматическая система обеспечивает сквозной контроль над бюджетными процессами в компании.
3. Высокую сложность бюджетирования. Специальные программы автоматизации просты в использовании и доступны специалистам.

Поэтому для эффективности и контроля составления бюджетов применяют автоматизированные программы.

Автоматизация процессов решает различные проблемы.

БЮДЖЕТ ДОХОДОВ И РАСХОДОВ

Бюджет доходов и расходов визуально напоминает форму № 2 бухгалтерской отчетности (отчет о финансовых результатах). БДР допустимо разрабатывать под себя. Можно включать в бюджет или исключать из него какие-либо разделы.

Бюджет доходов и расходов формируют исходя из количества продукции, планируемой к реализации, и выручки, которую предприятие планирует получить от продажи этого количества. В этот бюджет попадают только расходы, которые имеют отношение к производству того количества продукции, которое планируется реализовать. Следовательно, расходы, необходимые для производства продукции на склад в качестве запаса, не будут учтены в данном документе.

Пример формирования БДР компании — в табл. 8.

Таблица 8. Бюджет доходов и расходов компании, руб.
Показатель	Период	Итого
I кв.	II кв.	III кв.	IV кв.
Товар № 1
Выручка от реализации	1 200 000	1 400 000	1 400 000	1 920 000	5 920 000
Себестоимость	936 714,70	1 074 291,09	1 071 315,42	1 218 180,06	4 300 501,27
Прибыль (убыток) от реализации	263 285,30	325 708,91	328 684,58	701 819,94	1 619 498,73
Товар № 2
Выручка от реализации	840 000	1 000 000	1 000 000	1 740 000	4 580 000
Себестоимость	950 381,30	1 104 159,91	1 106 886,58	1 251 817,94	4 413 245,73
Прибыль (убыток) от реализации	–110 381,30	–104 159,91	–106 886,58	488 182,06	166 754,27
Выручка от реализации, всего	2 040 000	2 400 000	2 400 000	3 660 000	10 500 000
Себестоимость, всего	1 887 096	2 178 451	2 178 202	2 469 998	8 713 747
Прибыль (убыток) от реализации, всего	152 904	221 549	221 798	1 190 002	1 786 253

В данном случае при наличии нескольких номенклатурных групп выпускаемой продукции стоит формировать бюджет доходов и расходов для каждой номенклатуры в отдельности. Подобный анализ помогает определить уровень рентабельности каждого вида выпускаемой продукции. Например, в рассматриваемом примере выпуск товара № 1 экономически более выгоден, чем выпуск товара № 2.

Нужно обратить внимание, что в первом, втором и третьем кварталах выпуск товара № 2 убыточен, при этом убыток от его реализации компенсируется за счет прибыли от продажи товара № 1. Исключением является четвертый квартал, когда компания может получить прибыль от реализации товара № 2

За счет чего произошло изменение? Во-первых, в четвертом квартале (см. табл. 1) планируется значительный рост выручки от продаж, на что в большей степени повлияло повышение цены реализации единицы продукции.

Во-вторых, в четвертом квартале наблюдается небольшой рост объемов реализации, что также повлияет на размер выручки. При этом размер косвенных расходов практически не изменяется, в связи с чем нагрузка доли косвенных расходов на каждую единицу продукции становится меньше.

Поскольку финансовое бюджетирование нацелено не только на четкое и отлаженное планирование, но и на осуществление своевременных корректировок и уточнений, в данном случае стоит рассмотреть возможность увеличить цену реализации единицы товара № 2. Это может повлиять и на объем продаж. Второй вариант — наращивание объемов реализации (например, путем поиска новых рынков сбыта).

Пример БДДС и БДР в Excel

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – документ, в котором собраны все движения денежных средств (безналичные и наличные), произведена группировка денежных потоков по их целям, представлена информация о планируемых в компании свободных денежных средствах.

Планирование денежных потоков состоит из следующих блоков:

• План остатков денежных средств на начало месяца.
• План поступления денежных средств от основной деятельности (выручка от продаж, бонусы от поставщиков, доходы от субаренды помещений и др.).
• План операционных расходов, который состоит из двух частей:
  • план оплат поставщикам за товар;
  • план оплат по прочим расходам по операционной деятельности.
• План потока по финансовой деятельности: сальдо между кредитами к получению и гашению минус проценты по кредитам к уплате.
• План потока по инвестиционной деятельности: разница между доходами от продажи основных средств и платежами по приобретению и ремонту основных средств.

Помимо прямого способа (разнесение по статьям движений денежных средств) раздел операционной деятельности БДДС может быть составлен косвенным методом. При формировании таблицы БДДС этим методом операционный денежный поток рассчитывается на основании БДР с учетом неденежных поправок (амортизация, изменения кредиторской и дебиторской задолженности и пр.). Данный метод показывает, как связаны денежные потоки с финансовыми показателями фирмы.

В результате мы получаем плановый чистый поток за рассматриваемый период и прогноз остатка денежных средств на конец периода.

Если в результате планирования на конец периода прогнозируются отрицательные денежные остатки, бюджет подвергается корректировке за счет сокращения плана оплат, либо увеличения плана привлечения финансирования. Для повышения удобства анализа бюджета можно добавить в БДДС дополнительные таблицы с расшифровкой информации о текущей задолженности перед поставщиками, плановыми постоянными затратами, а также прогнозной задолженностью на конец месяца с учетом заложенных в бюджет сумм оплат.

Бюджет доходов и расходов (БДР) – демонстрирует планируемые финансовые результаты деятельности предприятия. В нет отражаются выручка компании, ее прямые и операционные расходы, налоги, прочие доходы и расходы (включая проценты по кредитным ресурсам и т.д.), прибыль от деятельности (рассчитанная с учетом применяемой системы, например, РСБУ или МСФО), а также налог на прибыль и чистая прибыль.

БДР можно формировать по-разному, например, по рассматриваемым периодам времени (недели, месяцы, годы) либо по ЦФО (центрам финансовой ответственности). В качестве ЦФО могут выступать отдельные магазины, офисы, проекты и другие структурные подразделения компании.

Составные части бюджета доходов и расходов принято разделять на две части:

• доходная;
• расходная.

Доходная

В нее включается следующее:

• прибыль от продажи основной продукции, отток которой запланирован в бюджетной фазе;
• прибыль от других типов реализации какой-либо продукции;
• прибыль, полученная от внереализационных доходов. Сюда включается и полученная денежная сумма от займов, которые были предоставлены другим организациям. Также прибыль может поступить от смены курса валюты.

Расходная часть состоит из показателей:

• производственных затрат. Берутся эти данные из затрат, связанных с производственным бюджетом;
• расходов, связанных с коммерцией и управлением;
• расходов на прочие нужды. Сюда включаются процентные выплаты по взятому кредиту и т.д.

Доходную часть бизнеса в БДР можно представить по видам (например, розничная торговля, оптовая торговля, оказание транспортных услуг и т.д.).

Расходную часть распределяют, в основном, по статьям бюджета доходов и расходов предприятия. Такое разделение позволяет проводить анализ бюджета доходов и расходов по видам затрат:

• Производственные/Административные/Коммерческие
• Основные/Накладные
• Прямые/Косвенные
• Переменные/Постоянные

Идеального шаблона бюджета движения денежных средств организации и БДР в природе не существует. Подготовленный нашими специалистами образец бюджета организации в Excel поможет получить общее представление о том, как выглядят подобные отчеты.

Примеры составления БДР и БДДС

Самыми распространенными и дешевыми вариантами составления бюджетного плана являются:

1. работа в Excel;
2. создание бюджета в программах на платформе 1C.

Работа в “Эксель” трудоемкая, занимает много времени и не подходит для больших предприятий. Программы 1С автоматизированы и упрощают процесс бюджетирования.

В 1С: ERP 2

Программа применяет многовариативные схемы с внедрением сведений о планах продаж, закупок и производства.

Модель бюджета состоит из комплекса форм и отчетов для анализа и ввода данных и выявляет необходимые для этого показатели.

К ним относят:

• статьи бюджетов, по которым рассчитываются обороты;
• фактические данные;
• нефинансовые сведения и нормативы;
• другие вычисления.

“1С: ERP” применяет вариативные схемы с планами продаж.

Эта информация может вводиться вручную или рассчитываться на основе данных в программе. В системе моделируются финансовые состояния компании и привлечение дополнительного дохода.

В 1C: ERP 2 есть специальный монитор бюджетного процесса, который показывает отклонения от сроков и поставленных задач.

В “1С: Управление холдингом”

Это набор инструментов для бюджетирования, управления, автоматизации и бизнес-анализа предприятия.

Программа способна:

• снизить налоговые риски и обеспечить планирование с помощью руководства корпоративными налогами;
• вести бухгалтерский учет;
• повысить контроль над инвестиционными проектами;
• снизить сроки и повысить качество отчетов МСФО и т.д.

“1С: Управление холдингом” – набор инструментов для бизнес-анализа.

Также программа минимизирует финансовые риски и управляет оборотным капиталом, повышает точность расчета бюджетирования.

В “WA: Финансист”

Это одна из программ на платформе 1С, которая обладает следующими преимуществами:

• составляет стандартные и произвольные анализы бюджетов;
• поддерживает мультивалютность;
• загружает уже готовые бюджеты из “Эксель”;
• утверждает и согласует данные;
• автоматически заполняет сведения;
• планирует начисление платежей согласно договорам и т.д.

С помощью настраиваемого документа “Бюджет” вводятся плановые показатели, а благодаря инструменту корректировки вносятся изменения в отчет.

В чём отличия БДР и БДДС

Эти 2 бюджета преследуют разные цели.

БДР создаётся для анализа эффективности деятельности компании, прогнозирования прибыли и управления затратами.

БДДС предназначен в первую очередь для исключения кассовых разрывов, для оценки потребности в заёмных средствах, планирования исполнения обязательств перед налоговой и поставщиками, оптимизации плана закупок, исходя из имеющихся средств.

Различны и методы их составления. БДР формируется по методу начисления, т.е. расходы и доходы отражаются в момент их фактического совершения. В то время как БДДС – по кассовому методу: данные в него попадают только после списания/поступления средств на счета или в кассу компании.

Автоматизация составления БДР и БДДС

Подготовка БДР и БДДС является сложным процессом, основывающимся на определенных правилах и взаимозависящих показателей. В качестве инструмента автоматизации формирования бюджетов может использоваться «WA: Финансист».

«WA: Финансист» — программа для БДДС и БДР, успешно внедряется и используется на предприятиях в Москве и других регионах России с 2007 года. В нем реализована полная модель, которая позволяет эффективно управлять денежными ресурсами компании. Сводный БДДС и БДР формируется на основе планов отдельных ЦФО. Система представляет собой пример эффективных решений в области автоматизации процессов.

Система имеет удобный механизм согласования, который позволяет контролировать процесс и утверждать бюджеты на каждом из этапов. Исполнение обеспечивается подсистемами:

• оперативного планирования
• отражения фактического исполнения бюджетов
• формирования отчетности

Решение «WA: Финансист» имеет обширный программный функционал, который позволяет:

• организовать удобный и качественный процесс управления денежными потоками
• формирование зависимых оборотов по статьям планирования
• управлять системой формирования и согласования заявок
• оперативно формировать «Платежный календарь» и осуществлять платежи в соответствии с ним
• корректно подготавливать банковские и кассовые документы, гибко взаимодействовать с учетными системами и клиент-банком
• настраивать выходные печатные формы.

Система «WA: Финансист» позволяет автоматизировать процесс управления денежными ресурсами и повысить его качество. Она является гибким инструментом, настраиваемым под любые задачи предприятий в Москве или других регионах РФ, вне зависимости от специфики и масштаба их деятельности. Сочетает в себе апробированную методологию и современный программный инструмент.

БДДС прямым методом: форма и пример

Вот этапы составления такого бюджета.

Этап 1. Определяемся с начальным остатком денег

Это отправная точка. В идеале следует взять фактическое значение денежных средств в кассе, на расчетном, валютном и специальных счетах, которое сложилось на последний день, предшествующий бюджетному периоду. Например, на 31 декабря.

Однако есть очевидная сложность. Бюджеты готовятся заранее, поэтому узнать фактический остаток не выйдет. Он еще неизвестен. Можно остановиться на плановом значении из БДДС предыдущего года. Если оно не сильно отклоняется от реальности, то вполне сгодится. Когда разрыв между планом и фактом значителен, тогда откорректируйте план с учетом текущей ситуации.

Этап 2. Считаем поступления

Ориентируемся на значения выручки и прочих доходов из БДР, которые переводим в денежные потоки с помощью графиков платежей и/или коэффициентов инкассации.

Важно помнить также о разбивке поступлений на три группы:

• текущие (операционные);
• инвестиционные;
• финансовые.

О том, что включает в себя каждая группа, читайте в статье «Анализ движения денежных средств компании».

Выручка участвуе тв формировании текущих поступлений, а прочие доходы – инвестиционных и финансовых. Обобщенная формула для расчета притоков выглядит так:

Рисунок 1. Формула для определения денежного притока в БДДС

Как определить значения первых трех слагаемых? Либо по графикам платежей, либо на основе коэффициентов инкассации.

Идеальный вариант – качественно сделанные графики с расписанными датами получения денег от контрагентов в соответствии с условиями договоров. Однако часто они не составляются вообще, либо формируются на срок короче периода бюджетирования.

Выходом становится расчет коэффициентов инкассации по фактическим данным предыдущего года либо квартала при условии, что система расчетов с контрагентами за это время не менялась. Ведь если вместо существовавшей ранее для покупателей отсрочки платежа теперь от них требуется аванс или предоплата, то ценность прошлых цифр – невелика.

Предположим, что изменений не было. Как тогда вычислить эти коэффициенты? Воспользуйтесь следующим алгоритмом.

Рисунок 2. Расчет коэффициентов инкассации для денежных притоков

Для большей точности разумно рассчитать несколько фактических значений коэффициентов, например, в поквартальном разрезе за год, а затем вывести среднюю величину.

Допустим, коэффициенты окажутся равными 0,6, 0,3 и 0,1. Значит, 60% дохода закрываются денежным платежом в текущем месяце/квартале, еще 30% приходят как аванс, а 10% – оплата отсрочки прошлых периодов. Умножайте их на плановые доходы текущего периода и найдете составляющие поступлений.

Этап 3. Вычисляем платежи

Логика расчета платежей – та же самая, что и для поступлений. Нужны:

• разделение потоков на три группы по типам операций – текущие, инвестиционные, финансовые;
• расчет сумм на основе расходов из БДР, инвестиционных и операционных бюджетов.

Инвестиционные и операционные потребуются, чтобы:

• определить величину капитальных затрат, то есть приобретений основных средств и нематериальных активов. Кроме того, материалов и товаров. Их особенность в том, что они попадают в расходы в отсроченном режиме. Поэтому денежные оттоки по ним иногда формируются раньше расхода;
• убрать амортизацию, ведь она – неденежный расход;
• корректно разнести выплаты по периодам. Это зависит от типа платежа и вида контрагентов. Например, для зарплаты можно использовать упрощенное соотношение 50÷50, где первая половина – аванс текущего месяца, вторая – окончательный расчет следующего.

Увязка между расходами и денежными оттоками сложится по такой обобщенной зависимости:

Рисунок 3. Увязка между расходами и денежными оттокам

Для вычисления платежей в пользу поставщиков и подрядчиков также пригодятся коэффициенты инкассации. По аналогии с поступлениями считайте их по трем группам, а затем умножайте на плановые суммы приобретений.

Рисунок 4. Расчет коэффициентов инкассации для денежных оттоков

Бюджетирование в компании

По сути, этот процесс объединяет работу по составлению оперативного, финансового и общего бюджетов. Сюда же можно отнести управление и контроль за выполнением бюджетных показателей.

Все эти необходимые для планирование операции вы можете легко выполнить в программе БИТ.ФИНАНС.

При составлении бюджета можно выделить следующие шаги:

• планирование с участием всех подразделений;
• определение показателей, которые будут использоваться при оценке деятельности;
• обсуждение возможных изменений в планах, связанных с новой ситуацией;
• корректировка планов с учетом предложенных поправок.

Главные функции бюджета:

• Планирование операций, обеспечивающих достижение целей организации.
• Коммуникация и координация различных подразделений предприятия и видов деятельности. Этот вид функций предполагает объединение интересов отдельных работников и групп в целом по предприятию для достижения намеченных целей.
• Ориентация руководителей всех рангов на достижение поставленных задач.
• Контроль текущей деятельности. Здесь лучше использовать именно бюджетные данные, а не отчетные данные прошлых лет.
• Повышение профессионализма менеджеров.

Чтобы контролировать исполнение бюджетов, применяют двухуровневую систему:

• нижний уровень — контроль над исполнением бюджетов структурных подразделений;
• верхний уровень — контроль за исполнением консолидированного бюджета.

Для того, чтобы провести контроль, необходимо подготовить отчеты по анализу и обоснованию отклонений по факту от бюджетных. Кроме того, рассчитать основные финансовые показатели в случае их изменения в зависимости от отклонений:

• Выручка от продаж.
• Затраты на производство и реализацию.
• Чистая прибыль.
• Реинвестированная прибыль.
• Рентабельность инвестиций.
• Оборачиваемость активов.
• Рентабельность продаж.
• Доля рынка.
• Темпы роста предприятия.

В решении БИТ.ФИНАНС есть возможность оценивать и контролировать текущее финансовое положение компании в любой момент времени.

Основные разделы БДДС: виды деятельности

Отчёт БДДС на верхнем уровне группирует все движения денег в три основных вида деятельности предприятия:

• операционная деятельность;
• инвестиционная;
• финансовая.

Операционная деятельность

Это основной вид деятельности компании – основные процессы, которые создают поступление денег и затраты на ведение этой деятельности.

К операционным департаментам гостиницы стандарт USALI относит:

• Номера;
• Питание и напитки;
• Парковка;
• Спа и фитнес центр;
• Гольф;
• Прочие направления деятельности для которых определяется финансовый результат.

Тем не менее для целей БДДС стандарт USALI предлагает выделять:

• Поступления от гостей отеля;
• Поступления от всех иных плательщиков.

Такая ограниченная аналитика доходов в БДДС гостиницы по стандарту USALI предлагается к использованию потому, что основной анализ деятельности предлагается вести по данным операционных отчетов соответствующих департаментов, которые готовятся методом начисления.

Вам кажется, что аналитики USALI категорически не достаточно? Давайте обсудим в группе USALI на Facebook

Инвестиционная деятельность

Связана с приобретением или продажей внеоборотных активов. Инвестирование, как и операционная деятельность, имеет своей целью получение прибыли или достижение полезного для компании эффекта.

Показатели по которым USALI предлагает анализировать инвестиционную деятельность косвенным и прямым методами совпадают:

• Капитальные Затраты
• Уменьшение (увеличение) в Денежных средствах с ограничением использования
• Выручка от реализацию активов
• Поступления от продажи инвестиций
• Приобретение финансовых вложений

Финансовая деятельность

Привлечение и возврат кредитов, необходимых предприятию для развития новых направлений производства. Операции с акциями, векселями, опционами и другими формами операций.

Аналитика USALI по финансовой деятельности прямым и косвенным методами совпадают:

• Поступления от долгового или акционерного финансирования
• Погашение Задолженности
• Дивиденды уплаченные
• Распределение между собственниками/партнерами

Расчет бюджета движения денежных средств

В БДДС учитывают плановые платежи и рассчитывают чистый денежный поток. Он показывает профицит или дефицит денежных средств. Основная цель БДДС – руководство платежеспособностью фирмы.

На ее основе формируются следующие задачи, которые решает бюджетный план:

• аргументирование привлечения и расчета суммы дополнительных финансов;
• обоснование бессмысленности текущих расчетов и их изменения;
• формирование основы для анализа финансовых потоков и причин несостыковок реальности и прогноза.

В основе БДДС лежат данные о будущих расходах и доходах. Их берут из БДР и сведений о платежах.

Определение остатков

Определение финансовых остатков – это первый этап составления бюджета. Для этого берут фактическую денежную сумму в кассе или на расчетном счете, которая образовалась в последний день перед формированием бюджетного периода.

Определение остатков является важным этапом составления бюджета.

Но бюджетные планы составляют заранее, и узнать фактический остаток нельзя. Поэтому можно взять значение из БДДС прошлого года, если оно соответствует действительности.

Вычисление доходной части

При вычислении этой части изучают значения о выручке и прочей прибыли из БДР и переводят их в денежные потоки через графики или коэффициенты инкассации.

Разбивают прибыль на 3 части:

• текущую;
• инвестиционную;
• финансовую.

Денежный поток рассчитывается путем сложения дохода текущего времени, авансов за будущие операции (возвращение займов, НДС и т.п.) и притоков финансов от продаж за прошлые периоды.

Составление расходов

Расходы разделяют на 3 части, как и доходы. Определяют сумму капитальных затрат на приобретение активов, убирают амортизацию и разносят плановые выплаты по периодам. После таких расчетов получают сведения о расходах предприятия.

Расчет прибыли

Прибыль вычисляется на основе вычета между плановыми притоками и оттоками. При суммировании этих значений с начальным остатком получается денежная сумма на конец бюджетного периода.

Расчет прибыли происходит на основе вычета между оттоками и притоками.

Начинать расчеты следует с текущих операций, потом переходить к инвестициям и завершать финансовыми, т.к. дефицит финансов ликвидируется после привлечения сторонних денежных средств (кредитов или займов). Чтобы их определить, нужно вычислить все то, что даст инвестиционная и операционная деятельность.

Корректировка данных и утверждение

Этот этап позволяет выявить изменения во всех аспектах составления БДДС, кроме расчета убытков и чистого денежного потока.

Во время корректировки данных можно вычесть изменения активов и добавить их в пассивы. Из-за преобразований инвестиционных активов и вложений, запасов, заемных поступлений и собственного капитала получается чистый финансовый результат. Если имеются задолженности по кредитам, то остатки по их расчетам относят к текущим операциям.

Модель построения отчёта ДДС в Бит.Финанс

В программе БИТ.ФИНАНС имеется возможность формирования отчета по движению денежных средств. Далее мы подробно рассмотрим, как это сделать. Для этого в системе разработан механизм – «Произвольный отчет».

Возможности «Произвольного отчета»:

В пользовательском режиме можно настроить отчет в форме любого фиксированного макета. Это может быть необходимо в случае, если требуется отчётность по форме МСФО. Так как некоторые стандарты не имеют единой формы отчетов, разные компании строят их по-разному.
Механизм позволяет оформлять отчет в произвольной форме.
Есть возможность сформировать индивидуальную или консолидированную отчетность.
Макеты можно создавать на любом языке.
Отчеты формируются в нескольких валютах

Важно при настройке отчета задать верные алгоритмы для пересчета валюты в разрезе показателей.
Инструмент «Произвольный отчет» позволяет получить расшифровки данных из отчетов до получения первичных документов.
Можно осуществлять формирование необходимых показателей в ОДДС отдельными отчетными формами.

Чтобы сформировать отчет в системе БИТ.ФИНАНС перейдите в раздел «Получение данных».

Далее справа в поле «Настройки» создайте новый элемент с помощью справочника «Настройки произвольных отчетов».