Составление табеля учёта рабочего времени по формам т-12 и т-13
Содержание:
- Заполнение табеля учета рабочего времени
- Ведомость на выдачу ЗП
- Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12
- Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
- Как отражаются дни больничного
- Правомерно ли применять электронные системы контроля?
- IV квартал
- Выходные праздничные дни
- Праздничные выходные в 2020 году
- Переносы выходных дней
- Длинные выходные в 2020 году
- Предпраздничные дни
- Нормы рабочего времени на 2020 год в России
- Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
- Порядок ведения
- Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
- Назначение унифицированной формы
Заполнение табеля учета рабочего времени
Нерабочие дни. Тем сотрудникам, у которых 1, 2 и 3 ноября нерабочие дни, в этих трех ячейках рекомендуем поставить специальный код «НОД» — нерабочие оплачиваемые дни. Проставьте такой код в табеле на все дни, которые должны быть рабочими в этот период по графику работы сотрудника, а под кодом в нижней строке укажите количество часов, которые должен был отработать сотрудник.
Праздник. 4 ноября всем сотрудникам в табеле ставьте код «В». Это код для нерабочего праздничного дня. Тем, кого по необходимости будете привлекать к работе в праздник, поставите в табеле код «РВ» — работа в нерабочий праздничный день. Он позволит бухгалтеру начислить двойную оплату.
Выходные дни. 30 и 31 октября, а также 6 и 7 ноября по календарю выходные дни, несмотря на то, что в Указе они объявлены нерабочими в общем периоде «с 30 октября по 7 ноября». В табеле в эти даты нужно ставить код «В» — выходной день. И тем сотрудникам, которым объявите нерабочие дни, и тем, кто будет трудиться в обычном режиме.
5 ноября — выходной день, который Правительство перенесло с субботы 2 января, постановление от 10.10.2020 № 1648. В табеле 5 ноября отмечайте кодом «В» всем сотрудникам.
Рабочие дни. Тем, кто работает 1, 2 и 3 ноября в обычном режиме, ставьте код «Я» и указывайте количество отработанных часов. Делайте все, как в обычные рабочие дни.
Ведомость на выдачу ЗП
Любая организация должна учитывать начисления ЗП своим работникам. В документе фиксируются выплаты каждому сотруднику. Если штат большой, ведомость составляется на каждый отдел.
Бумага отличается простой формой. Сначала указывается порядковый номер, наименование компании. После «шапки» следует таблица, в которую входят эти сведения:
- ФИО.
- Должность и разряд сотрудника, которому начисляется ЗП.
- Размер выплаты (ЗП, премии, штрафы).
- Окончательный размер выплат, включающий оклад, премии и другие выплаты.
- Подпись сотрудника, который получает деньги.
Составляется по унифицированной форме:
- Для платежно-расчетной ведомости – форма Т-49 и Т-51.
- Для наличных расчетов – Т-49.
- Для безналичных расчетов – Т-51.
- Для расчетной ведомости – Т-53.
Ведомость, в данном случае, подтверждает корректность выплат. На ее основании проводится бухучет, выполняются проводки.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-12
При фиксировании прибытия персонала на работу в табель вносятся закодированные символы, с фиксированием лишь того персонала, который официально трудоустроен, в том числе – по внутреннему совмещению.
Не учитывается трудовая деятельность по следующему составу:
- Работающим неофициально.
- Устроенным по внешнему совместительству.
- Оформленных по гражданскому соглашению.
Ведение табеля поручается либо кадровику, либо руководителю отдела, либо другому лицу, назначаемому распоряжением работодателя. На основе зафиксированных в табеле кодов, персоналу фирмы начисляется зарплата и прочие выплаты.
В зависимости от принятого на фирме способа контроля распорядка дня, табель может составляться, либо одним общим (для всего предприятия) бланком, либо отдельным бланком по каждому отделу.
Табель относится к регулярному бланку, сдаваемому ежемесячно в установленную на фирме дату. Правила оформления бланка предполагают корректное заполнение титульной страницы и табличного раздела бланка.
Титульный лист
В данном разделе бланка отображаются следующие данные:
- Наименование фирмы.
- Коды ОКПО и ОКУД.
- Номер бланка, который присваивается фирмой самостоятельно.
- Отчетный срок – т.е. месяц в течение которого фиксируются данные.
- Дата составления бланка, который является, обычно, завершающей датой отчетного месяца.
В адресном разделе бланка отображается полное наименование учреждения, а впоследствии, в скобках — его краткое наименование.
В строке «Почтовый адрес» отображается название субъекта РФ, юридический и фактический адрес, с отображением почтового индекса.
Код фирмы (ОКПО) отображается исходя из Общероссийского классификатора, зарегистрированного в структурах Росстата.
Таким же образом отображается идентификационный номер фирмы.
Табличная часть
В этом разделе требуется заполнить все поля:
- В первом столбике присваивается номер каждому сотруднику.
- Во втором и третьем столбце отображаются личные данные о работающем (Ф.И.О., вакансия и табельный номер).
- В столбцах 4-й и 6-й графы, содержащих даты месяца, фиксируются символы, обозначающие прибытие/отсутствие персонала на работе, в которых в числителе записывается код, а в знаменателе – число рабочих часов.
-
В 5-м и 7-м столбце заносятся итоги, отображающие число проработанных смен и часов, за соответствующую часть месяца.
- С 8-го по 13-й столбец заполняются итоговые показатели трудовой деятельность за месяц, с отображением проработанных смен и часов на фирме.
- В 14-й колонке фиксируются пропущенные смены, с отображением причин пропусков в 15-й и 16-й колонках.
- И, наконец, в 17-й колонке отмечается число выходных и праздничных дней.
На этом работа с табелем завершается, и ответственный работник должен подписать заполненный бланк, заполнив дату и подпись.
Для чего требуется вести табель учета рабочего времени
Ведение данного документа предусмотрено законом. При отсутствии табеля главный бухгалтер, директор или другой руководитель компании будет привлечен к административной ответственности. Органы по охране труда, проверяющие организацию, обязательно выпишут штраф.
В крупных корпорациях, где насчитывается большое количество сотрудников, проверка данных табелей − одно из основных направлений проверяющих органов. По сути, отсутствие данного документа говорит о том, что руководство компании может начислять зарплату без каких-либо оснований. Соответственно, эта сумма не вносится в расходы организации. Естественно, следствием этого становятся достаточно серьезные штрафные санкции.
Кроме того, что табель является первичным документом, он позволяет контролировать, насколько правильно соблюдается режим работы, установленный законодательством. Также документ позволяет проверяющим органам убедиться, что компания производит расчет с сотрудниками в соответствии с отработанными часами.
Используя данные табеля, бухгалтерия не только начисляет выплаты зарплаты, премий, отпускных и больничных. Здесь также вычитаются штрафы, например, за регулярные опоздания и прогулы. Благодаря заполненному табелю кадровые работники составляют приказ о выговоре или поощрении сотрудников. Руководитель, опираясь на данные табеля, принимает решение об увольнении недобросовестных работников.
Как отражаются дни больничного
Для обозначения дней нетрудоспособности предусмотрено два кода. Их применение зависит от того положено ли за это время пособие. Если оно выплачивается, проставляется отметка «Б» или «19». Когда компенсация не полагается, отражается код «Т» или «20». Ситуации, когда пособие не выплачивается, установлены ст. 9 Закона № 255-ФЗ от :
- за период освобождения работника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением случаев утраты трудоспособности работником вследствие заболевания или травмы в период ежегодного оплачиваемого отпуска;
- за период отстранения от работы в соответствии с законодательством Российской Федерации, если за этот период не начисляется заработная плата;
- за период заключения под стражу или административного ареста;
- за период проведения судебно-медицинской экспертизы;
- за период простоя, за исключением случаев, предусмотренных частью 7 статьи 7 настоящего Федерального закона.
- наступление временной нетрудоспособности в результате установленного судом умышленного причинения застрахованным лицом вреда своему здоровью или попытки самоубийства;
- наступление временной нетрудоспособности вследствие совершения застрахованным лицом умышленного преступления.
Организация сама выбирает, какие обозначения (буквенные или цифровые) она будет использовать. Код проставляется напротив фамилии работника в верхней строчке — в тех днях месяца, в которых человек болел (отражены в больничном листе). В конце каждой половины месяца в табеле суммируются количество рабочих дней. При закрытии периода фиксируются отклонения в днях и часах.
Табель может заполняться двумя способами:
- Сплошным — ежедневно отмечается «состояние» сотрудника.
- По отклонениям — вносятся только отметки об отклонениях от обычного графика (отпуска, простои, больничные, командировки и т.д.).
Человек заболел и не вышел на работу, но не предупредил об этом. В таких ситуациях в табеле проставляются «НН» или «30». Так отражается отсутствие по неизвестным причинам. В последующем, когда человек принесет листок нетрудоспособности, коды меняются на «Б» (19) или на «Т» (20).
Работник открыл больничный во время ежегодного отпуска — отпуск продлевается на то количество дней болезни, которое на него выпало. В отдельных случаях, по соглашению сторон, отпуск переносится на другое время. В табеле код отпуска «ОТ» (09) заменяют на соответствующий код больничного. Таким образом, решается вопрос о продлении отпуска, если работник предварительно предупредил о совпадении или предоставил больничный.
Когда работник самостоятельно продлил свой отпуск, не предупредив об этом, дни отсутствия отмечаются кодом «НН» (30). Исправления вносятся после представления листка нетрудоспособности.
Важно! Ежегодный отпуск не продлевается, если больничный был оформлен для осуществления ухода за ребенком или иным родственником. Сотрудник может обратиться в поликлинику и в выходной (праздничный) день
Если самочувствие больного не позволяет выйти на работу после выходных, больничный открывают в тот же день.
Сотрудник может обратиться в поликлинику и в выходной (праздничный) день. Если самочувствие больного не позволяет выйти на работу после выходных, больничный открывают в тот же день.
Часть 8 статьи 6 закона 255-ФЗ говорит следующее:
«Пособие по временной нетрудоспособности выплачивается застрахованному лицу во всех случаях, указанных в частях 1 — 7 настоящей статьи, за календарные дни, приходящиеся на соответствующий период, за исключением календарных дней, приходящихся на периоды, указанные в части 1 статьи 9 настоящего Федерального закона«.
Значит, в табеле больничным кодом отражаются все дни болезни, включая выходные.
Как быть, если работник отработал смену и вечером обратился к врачу? В этом случае код «Б» проставляется со следующего дня, чтобы не было наложений одного события на другое.
По внутреннему совместителю табель ведется отдельно по каждой должности, которую он занимает. Больничный фиксируется по всем строкам.
Рассмотрим образец табеля учета рабочего времени с больничным на примере.
Работник заболел в свой выходной день и отсутствовал на работе в течение 10 дней. О своей болезни он предупредил отдел кадров, и 19 сентября (первый рабочий день после болезни) принес листок нетрудоспособности.
За все 10 дней в табеле ставится отметка «Б». В графе 10 бланка также проставляется «Б». В графе 11 количестве дней (часов) болезни, в нашем случае – 10 (80).
Правомерно ли применять электронные системы контроля?
Многие организации, особенно многочисленные, для облегчения учета работы персонала используют электронные системы контроля и/или наблюдения за работниками. Различные функции этих систем позволяют фиксировать время прихода и ухода сотрудников, некоторые – их перемещения по территории, иногда – их занятия на рабочем месте.
Основанием для фиксации присутствия сотрудника на работе может быть регистрация их по различным показателям, предусмотренным той или иной системой учета и контроля:
- предъявление электронных пропусков-карточек;
- считывание отпечатков пальцев;
- сканирование сетчатки глаза;
- видеофиксация с помощью камер и др.
В зависимости от выбранной системы контроля, полученные данные фиксируются в той или иной форме. Многие электронные системы предусматривают отправку отчетов в базу данных организации в унифицированном виде, формируя тот самый табель. Поэтому их вполне допустимо использовать: такой учет, по сравнению с «ручным» заполнением табеля, называется автоматизированным.
Вимание! Чтобы применение автоматизированных систем стало правомерным, организация должна закрепить этот момент в учетных документах – трудовых договорах с сотрудниками и в правилах внутреннего распорядка.
IV квартал
Октябрь
|
Ноябрь
|
Декабрь
|
Распечатать
2020
Выходные праздничные дни
Нерабочие праздничные дни в России (ст. 112 Трудового кодекса РФ):
- 1, 2, 3, 4, 5, 6 и 8 января – Новогодние каникулы
- 7 января – Рождество Христово
- 23 февраля – День защитника Отечества
- 8 марта – Международный женский день
- 1 мая – Праздник Весны и Труда
- 9 мая – День Победы
- 12 июня – День России
- 24 июня – Нерабочий день с сохранением заработной платы
- 1 июля – Нерабочий день в соответствии с Указом Президента РФ
- 4 ноября – День народного единства.
Праздничные выходные в 2020 году
| Дата | Дней | Название праздника |
|---|---|---|
| 1 января – 8 января | 8 | Новогодние каникулы 2020 |
| 22 февраля – 24 февраля | 3 | День защитника Отечества |
| 7 марта — 9 марта | 3 | Международный женский день |
| 1 мая — 5 мая | 5 | Праздник весны и труда |
| 9 мая — 11 мая | 3 | День Победы |
| 12 июня — 14 июня | 3 | День России |
| 4 ноября | 1 | День народного единства |
Переносы выходных дней
В случае если нерабочий праздничный день приходится на субботу или воскресенье, то выходной переносится на следующий за ним рабочий день (ч. 1 ст. 112 Трудового кодекса РФ).
Правительство Российской Федерации переносит два выходных дня из тех, которые совпадают с нерабочими праздничными днями 1–8 января, на другие даты календарного года (ч. 1 ст. 112 Трудового кодекса РФ).
В 2020 году запланировано 5 переносов выходных дней:
- с субботы 4 января на понедельник 4 мая
- с воскресенья 5 января на вторник 5 мая
- с воскресенья 23 февраля на понедельник 24 февраля
- с воскресенья 8 марта на понедельник 9 марта
- с субботы 9 мая на понедельник 11 мая.
Длинные выходные в 2020 году
| Дата | Дней | Название праздника |
|---|---|---|
| 1 января – 8 января | 8 | Новогодние каникулы 2020 |
| 22 февраля – 24 февраля | 3 | День защитника Отечества |
| 7 марта — 9 марта | 3 | Международный женский день |
| 1 мая — 5 мая | 5 | Праздник весны и труда |
| 9 мая — 11 мая | 3 | День Победы |
| 12 июня — 14 июня | 3 | День России |
Предпраздничные дни
Накануне официальных государственных выходных рабочее время сокращается на 1 час для 40-, 36- и 24-часовой пятидневной рабочей недели (ч. 1 ст. 95 ТК РФ). Если праздничный день приходится на воскресенье, то продолжительность работы в пятницу не уменьшается.
В 2020 году в России 5 предпраздничных дней: 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 3 ноября, 31 декабря.
Нормы рабочего времени на 2020 год в России
| I квартал | II квартал | I полугодие | III квартал | IV квартал | II полугодие | Год | |
| Календарные дни | 91 | 91 | 182 | 92 | 92 | 184 | 366 |
| Рабочие дни | 57 | 59 | 116 | 65 | 65 | 130 | 246 |
| Выходные и праздничные дни | 34 | 32 | 66 | 27 | 27 | 54 | 120 |
| 40-часовая неделя | 456 | 469 | 925 | 520 | 518 | 1038 | 1963 |
| 36-часовая неделя | 410,4 | 421,8 | 832,2 | 468 | 466 | 934 | 1766,2 |
| 24-часовая неделя | 273,6 | 280,2 | 553,8 | 312 | 310 | 622 | 1175,8 |
| Календарные дни | Рабочие дни | Выходные и праздничные дни | 40-часовая неделя | 36-часовая неделя | 24-часовая неделя | |
| I квартал | 91 | 57 | 34 | 456 | 410,4 | 273,6 |
| II квартал | 91 | 59 | 32 | 469 | 421,8 | 280,2 |
| I полугодие | 182 | 116 | 66 | 925 | 832,2 | 553,8 |
| III квартал | 92 | 65 | 27 | 520 | 468 | 312 |
| IV квартал | 92 | 65 | 27 | 518 | 466 | 310 |
| II полугодие | 184 | 130 | 54 | 1038 | 934 | 622 |
| Год | 366 | 246 | 120 | 1963 | 1766,2 | 1175,8 |
Продолжительность рабочего дня или смены при 40-часовой рабочей неделе с двумя выходными в субботу и воскресенье составляет 8 часов, при 36-часовой – 7,2 часа, при 24-часовой – 4,8 часа, в предпраздничный день она уменьшается на 1 час.
Согласно трудовому календарю России, в 2020 году в стране выпадает 246 рабочих дней (в том числе 5 сокращенных дней) и 120 выходных.
Нормы продолжительности рабочего времени в 2020 году составляют:
- при 40-часовой рабочей неделе: 1963 часа;
- при 36-часовой рабочей неделе: 1766,2 часа;
- при 24-часовой рабочей неделе: 1175,8 часа.
Табель учета рабочего времени форма Т-13 – образец заполнения
Прежде всего, стоит отметить, что заполнение бланка может выполняться двумя способами:
- отмечаются все явки, неявки на работу ежедневно;
- отмечаются только невыходы на работу, опоздания и прочие отклонения от нормального рабочего дня.
В нашем образце табеля использован первый метод учета рабочего времени.
Прежде всего, нужно внести данные о выходах сотрудников на работу в течение месяца в табель учета рабочего времени. Бланк Т-13 для этого имеет таблицу, в которой для каждого сотрудника заполняется отдельная строка.
В графе 2 и 3 ставится ФИО, должность работника, его табельный номер.
В графе 4 отмечаются явки и неявки на работу. Для каждого календарного дня месяца – отдельная клетка, сверху указывается кодовое обозначение, ниже количество часов отработанных за этот день. Возможен вариант, когда нижняя клетка не заполняется, при этом учет рабочего времени ведется в днях.
Кодовые обозначения можно найти на титульном листе табеля форма Т-12.
В представленном ниже образце заполнения формы Т-13 для учета рабочего времени были использованы следующие буквенные коды:
- Я – день отработан полностью;
- В – выходной день;
- К – нахождение работника в командировке;
- Б – на больничном;
- ОТ – в отпуске.
По окончании месяца следует посчитать количество отработанных дней и часов в первой и второй половине месяца, для этого табель имеет графы 5, 6. В пятой – в верхней клетке отражается количество отработанных дней за первую и вторую половину месяца, в нижней клетке – количество отработанных часов за каждую половину месяца. В шестой – указывается количество отработанных дней (верхняя клетка) и часов (нижняя клетка) за весь месяц. На рисунке ниже показан пример заполнения 1-6 колонку табеля учета рабочего времени.
Графы 7-9 бланка Т-13 содержат сведения, которые пригодятся для расчета заработной платы.
Для каждого вида оплаты труда существует отдельное кодовое обозначение, например:
- 2000 – это кодовое обозначения оплаты труда и командировочных;
- 2012 – код табеля учета рабочего времени для оплаты отпускных;
- 2300 – код при оплате больничного листа и пр.
Наш пример заполнения табеля учета использования рабочего времени содержит указанные выше три кода.
Если для всех работников использован только один вид оплаты труда, то следует заполнить следующие данные:
- код вида оплаты – вверху граф 7-9, единый для всех работников;
- корреспондирующий счет – счет, на который относятся затраты по данному виду оплаты труда;
- 7, 8 графы остаются пустыми;
- 9 – количество отработанных за месяц дней (часов) для каждого работника.
Если же используются несколько видов оплаты труда, то заполнять нужно все три графы: 7, 8, 9.
В седьмой ставится код оплаты труда, в восьмой – счет для отнесения затрат по данному виду оплаты, в девятой – количество дней или часов, соответствующих данному виду оплаты. Эти данные заполняются для каждого работника, указанного в табеле рабочего времени.
Остальные графы таблицы содержат сведения о причинах неявок, опозданий работников.
Здесь также имеются свои кодовые обозначения причин неявок, например:
- К – командировка;
- Б – больничный;
- ОТ – отпуск и пр.
Рядом с указанием кода причины ставится количество часов или дней отсутствия работника по этой причине. Заполнение табеля учета рабочего времени обычно возлагается на руководителей отделов или подразделений либо же на работников кадровой службы.
Заполнение табеля учета рабочего времени по форме Т-13 (колонки 7-13)
|
Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓
|
Порядок ведения
Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.
В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.
В общем случае порядок выглядит так:
- Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
- После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
- После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
- Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.
Инструкция по заполнению табеля рабочего времени по форме Т-13
Как мы уже отметили, Т-13 отличается более частым использованием на практике, поэтому начнём знакомство именно с неё.
Бланк состоит из шапки и таблицы и умещается обычно на одном листе. В шапку вносится наименование компании. Если табель составляется по структурному подразделению, его название также необходимо вписать. Кроме того, указывается код ОКПО, дата, номер документа и отчётный период. Далее следует два листа табличной части.
В графу 2 табеля учёта рабочего времени по форме Т-13 в разрезе структурных подразделений вносятся фамилии и инициалы всех работников компании, а также их должности. Данные берутся из штатного расписания. В графе 1 проставляются порядковые номера фигурантов списка, а в графе 3 – их табельные номера.
Графа 4 содержит ячейки, соответствующие календарным дням – с 1 по 31 число. Размещены они в 2 ряда: верхний ряд – с 1 по 15, нижний – с 16 по 31. На каждый день приходится по 2 ячейки, расположенные друг над другом. В верхней вписывается код, в нижней – количество часов.
Заполнение табеля – дело не всегда простое, ведь бывают непонятные моменты. Рассмотрим пару ситуаций, которые вызывают сложности у работодателей:
- Работа сверхурочно. Запись в клетки вносится через дробь. В верхней ячейке прописываются коды «Я/С», в нижнюю – значения «8/2». Это говорит о том, что в конкретный день человек отработал 8 часов, и ещё 2 часа трудился сверхурочно.
- Длительное отсутствие. Например, женщина ушла в отпуск по уходу за ребёнком. Нужно ли включать её в табель? Да, это необходимо. В список включаются все, кто работает в организации на день его составления. В случае отпуска по уходу за ребёнком ставится код «ОЖ», а ячейка с количеством часов остаётся пустой.
В Графе 5 подводятся итоги за 1-15 число месяца: в верхней ячейке – количество рабочих дней, в нижней – отработанных часов. Аналогично итоги за месяц отражаются в графе 6.
В графах 7-9 отражаются данные для начисления зарплаты. Графа 7 предназначена для указания кода вида оплаты. Он нужен для бухгалтера, который будет на основе табеля рассчитывать зарплату, чтобы понять вид начисления. В Постановлении № 1 не уточняется, где именно брать эти коды, поэтому работодатель может разработать собственную кодировку. Но традиционно пользуются Перечнем кодов видов дохода для целей налогообложения, утверждённым приказом ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
В графе 8 указывают бухгалтерский счёт, на котором отражаются затраты по конкретной выплате. Он зависит от того, какой проводкой бухгалтер отразит это начисление. Например:
- Дт 20 Кт 70 – начисление ЗП работникам, занятым в производстве (основной деятельности). В графу 8 вписывается «20»;
- Дт 23 Кт 70 – начисление ЗП работникам вспомогательной службы (допустим, бухгалтеру). В графу 8 вписывается «23»;
- Дт 69 Кт 70 – начисление больничного работникам. В графу 8 вносится «69».
В графе 9 указывают итоговое за 2 недели количество дней, а в скобках – часов, которые нужно оплатить по соответствующему коду.
В графах 10-13 нужно продублировать все неявки за месяц. Запись занимает 2 ячейки по горизонтали. Сначала вписывают код, а рядом – количество дней (часов) отсутствия на работе. Например, запись «ОТ 3 (24)» будет означать, что в течение месяца работник пропустил 3 полных трудовых дня (24 часа) по причине основного отпуска.
На этом заполнение табеля учёта рабочего времени закончено. Готовый бланк подписывает табельщик, руководитель организации или структурного подразделения.
Если отражение данных в табеле учёта рабочего времени вызывает затруднение, советуем посмотреть образец заполнения в конце статьи.
Назначение унифицированной формы
Учитывая специфику различных производств Государственный комитет статистики России разработал две унифицированные формы, предназначенные для учета рабочего времени. Представленные бланки утверждены Постановлением №1 от 05 января 2004 года.
Оба документа имеют предназначение для фиксации времени, отработанного сотрудниками предприятия (организации), однако имеют некоторые отличия.
Бланк по форме Т-13 утверждается компанией с целью:
- Фиксации фактического времени, на протяжении которого работник выполнят свои производственные обязанности;
- Контролирования соблюдения сотрудниками требований, закрепленными Правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;
- Расчета заработной платы гражданам, с которыми у организации заключен трудовой договор;
- Сбора данных о времени, отработанном работниками;
- Ведения статистических подсчетов и группирование полученных данных в соответствующие отчеты.
Для работодателя табель является документом, удостоверяющим присутствие сотрудника в месте работы и выполнение последним производственных заданий.
Бухгалтерия компании использует данные из формы Т-13 для верного расчета оплаты труда нанятых работников.
Чем отличается от Т-12?
Основная разница представленных форм является в предназначении использования:
- На предприятиях (в организациях) с ручным учетом данных (Т-13);
- В компаниях, на которых используется специальное программное обеспечение для ведения учета отработанного времени.
Оба бланка представлены в виде таблиц, однако внешне значительно отличаются.
Форма Т-12 заполняется весь месяц, в то время, как бланк Т-13 закрывается каждые 15 дней месяца. На предприятиях с ручным учетом назначается лицо, ответственное заведение табеля. Такой работник проставляет отметки вручную или путем внесения сведений через компьютерные программы Word и Excel.
Также представленные табели отличаются количеством граф, Т-12 имеет 55, а Т-13 всего 13 граф. Первый из приведенных выше бланков содержит более детальную информацию о выходах и отсутствии на работе каждого сотрудника (отмечаются дни отпуска, выходные, командировки, сверхурочные и ночные работы, а также часы, в случае неполного отработанного дня).
Т-12 состоит из двух блоков, первый из которых обязательный к заполнению всеми предприятиями (организациями) – информация о рабочем времени, а второй для удобства расчета заработной платы может быть использован бухгалтерией при отсутствии иной расчетной документации (бланк Т-13 соответствующих граф не имеет, что обусловлено автоматизированным учетом рабочего времени сотрудников, не предусматривающим произведение вычисление по оплате труда работников).
Т.е. законодатель не обязывает работодателей вести учет на представленных унифицированных бланках, а предоставляет возможность утверждения собственных форм, учитывающих особенности производства.
Как правильно заполнить?
Табель учета рабочего времени по унифицированной форме Т-13 может быть заполнен следующими способами:
- Путем ежедневного внесения сведений о выходах на работу и отклонений от соблюдения работником внутреннего трудового распорядка;
- Внося в таблицу исключительно информацию о неявках и неполных отработанных днях.
На каждого сотрудника в таблице табеля отведена отдельная строка с количеством клеток, соответствующим количеству граф-обозначений вносимых сведений.
В начале строки следует вписать фамилию, имя и отчество работника, а также его должность и номер в соответствии с табелем.
После этого, при использовании первого из двух выше представленных способов, проставляются отметки о всех выходах трудящегося на работу, после этого все отклонения с использованием специальных условных обозначений для каждого из них:
- Полностью отработанное время – Я;
- Наличие листка нетрудоспособности за пропущенный день – Б;
- Пребывание трудящего на служебном задании (в командировке) – К;
- Выходные дни (включая праздничные и отгулы) – В;
- Отпуск – От.
При часовом учете в нижней строке прописывается общее количество отработанных за рабочий день часов.
В конце каждого календарного месяца следует производить подсчет отработанных дней (часов и минут) за первую половину месяца и общее количество за 30 (31) день.
Если на предприятии используется один вид оплаты и корреспондирующий счет, графа 9, предназначенная для смешанного расчета заработной платы, не заполняется.
Для бюджетных организаций разработана отдельная форма по ОКУД 0504421.
