Кто переходит на онлайн‑кассы в 2021 году

Особенности онлайн-касс для ИП

Минусы для предпринимателей от использования онлайн-касс:

• на приобретение и запуск ККТ в работу необходимо потратить деньги, кроме того, оплачиваются услуги оператора фискальных данных (ОФД);
• налоговая получает оперативный доступ к информации о выручке, а это противоречит менталитету многих отечественных предпринимателей.

В то же время онлайн-кассы – это устройства, которые не только передают информацию в налоговую, но и помогают повысить эффективность бизнеса:

1. уменьшается потребность налоговой в бумажной отчётности и выездных проверках ИП;
2. предприниматели приобщаются к современным технологиям, «цифровизируются», навсегда прощаясь с блокнотами и тетрадками;
3. программные средства ККТ нового поколения дают возможность анализировать продажи, получать статистику, контролировать остатки и работу кассиров;
4. на кассы можно устанавливать дополнительные приложения и интегрировать их с внешними комплексами (бухгалтерия, склад и пр.);
5. для регистрации онлайн-кассы нет необходимости личного посещения налоговой, процедура может выполняться онлайн;
6. исчезает необходимость в услугах центра технического обслуживания и их оплате;
7. для отдельных категорий ИП законодательно установлена возможность получения налогового вычета до 18 тыс. руб. за одно устройство.

На рынке онлайн-касс представлено большое количество моделей, от дорогостоящих стационарных комплексов до недорогих мобильных устройств. Выбор конкретной ККТ определяется спецификой бизнеса и финансовыми возможностями ИП.

Важно помнить, что зарегистрировать в налоговой получится только ту модель, которая включена в реестр ФНС, размещённый на официальном сайте службы в разделе ККТ. Кроме одобрения налоговой при выборе онлайн-кассы предприниматель должен учитывать и другие обстоятельства, среди которых можно отметить:

Кроме одобрения налоговой при выборе онлайн-кассы предприниматель должен учитывать и другие обстоятельства, среди которых можно отметить:

• срок, в течение которого ККТ должна быть запущена (если «вчера», то правильнее будет найти поставщика, у которого техника в наличии);
• параметры бизнеса и инфраструктуры (торговые обороты, модель обслуживания – стационарно, выезд или через интернет, объём информации на чеке, применяемые программные средства, продаётся ли алкоголь, наличие интернета и качество связи и пр.);
• характеристики ККТ (функционал программ, возможность сопряжения с внешними устройствами, скорость печати чеков и т.д.);
• стоимость ККТ.

Общие исключения

Независимо от того, на какой системе налогообложения находится индивидуальный предприниматель, в некоторых случаях он имеет право не использовать ККМ. Например, применение кассового аппарата не обязательно, если предприниматель занимается:

• продажей периодической печатной продукции: журналов и газет;
• продажей проездных и талонов на общественный транспорт;
• продажей лотерейных билетов;
• продажей ценных бумаг;
• розничной продажей безалкогольных напитков на разлив и мороженого;
• продажей предметов религиозного толка;
• весь перечень видов деятельности, освобожденных от обязательного применения ККМ.

В этих и еще ряде случаев, подробно прописанных в законе РФ, предприниматели имеют право не использовать контрольно-кассовую технику.

Во что обойдётся установка новой техники

Конечно, предпринимателей волнует вопрос — сколько стоит сама онлайн касса и ее обслуживание для ИП? Здесь будет иметь значение, насколько уже имеющаяся ККМ соответствует возможности установить новое программное обеспечение и фискальное устройство. Если модель кассового аппарата позволяет, то можно просто его модернизировать, затратив при этом от 10 до 15 тысяч рублей. Стоимость же приобретения новой техники составляет от 25 000 рублей и выше.

Однако только расходами на приобретение или модернизацию касс дело не ограничится. Предпринимателю надо будет оплачивать услуги качественной интернет-связи по тарифам своего провайдера, а также услуги оператора фискальных данных.

*(бесплатно, если у вас уже есть ЭЦП или от 3 тысяч, если вы хотите заказать электронную подпись)

Итого, минимальные затраты на один год работы новых касс составят от 25 тысяч рублей за один аппарат, при условии, что вы не будете его покупать, а модернизовать имеющийся.

Нужна ли онлайн-касса

Об онлайн-кассах говорится в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ. С 2017 года перейти на них (за определённым исключением) обязали юрлиц и ИП, работающих на общей и упрощённой системе, а также тех, кто платит ЕСХН. С 1 июля 2018 на новый формат перешли ИП на ЕНВД и патенте: те, кто работает в торговле и общепите с наёмными сотрудниками.

С 1 июля 2019 онлайн-кассы начали использовать бизнесмены на ЕНВД и ПСН без наёмных сотрудников.

С февраля 2021 года все предприниматели на спецрежимах должны будут указывать на чеках название товара целиком.

Итак, что требуется от бизнеса:

1. приобрести кассу нового образца с фискальным накопителем (ФН) и доступом в интернет;
2. подписать договор с оператором фискальных данных, чтобы данные от кассового аппарата передавались в налоговую в онлайн-режиме;
3. зарегистрировать кассу в ФНС.

Если продажи осуществляются только в онлайн-режиме, можно использовать специальную кассу для интернет-торговли с опцией печати чека.

Также рассмотрим требования к кассовым аппаратам, которые предъявляет закон. ККТ должна:

• иметь фискальный накопитель;
• печатать чеки;
• быть исправной;
• соответствовать образцу, который был предоставлен при регистрации;
• иметь паспорт и идентификационные знаки, марки-пломбы, а также отметку о сервисном обслуживании.

Требования к контрольно-кассовой технике

Закон устанавливает ряд требований, которым должны соответствовать контрольно-кассовые машины.

• все кассовые аппараты, используемые в коммерческой деятельности должны в обязательном порядке пройти регистрацию в налоговой инспекции по месту жительства индивидуального предпринимателя;
• для применения в работе подходят только те модели кассовой техники, которые перечислены в государственном реестре. Убедиться в том, что та или иная касса имеется в реестре, можно двумя путями: либо проверив при покупке голографическую наклейку с нужной информацией, либо самостоятельно изучив перечень гос. реестра на официальном сайте налоговой службы.

Обратите внимание на файл:Перечень требований к ККТ для добавления ее в государственный реестр

Внимание! Каждая контрольно-кассовая машина печатает чеки с определенными реквизитами, в зависимости от рода деятельности. Поэтому, прежде чем останавливать свой выбор на том или ином кассовом аппарате, нужно убедиться в том, что именно он подходит для работы данному индивидуальному предпринимателю

Важно! Кроме контрольно-кассовых машин существуют чекопечатающие машинки. Эти устройства не считаются налоговыми органами за контрольно-кассовою технику, поскольку, у них нет блока памяти ЭКЛЗ

Чекопечатающие машинки в своей работе используют в основном те предприниматели, которые работают по ЕНВД.

Кому нужно установить онлайн-кассу

Большинство из предпринимателей и компаний устанавливали себе онлайн-кассы в три этапа, у некоторых — отсрочка до 2021, а кому-то вообще не нужна онлайн-касса.

Кто уже установил 

C 1 июля 2017 года онлайн-кассы стали обязательны для организаций и ИП:

• работающих на общей системе налогообложения (ОСН), 
• работающих на упрощённой системе налогообложения (УСН),
• плательщиков единого сельскохозяйственного налога (ЕСХН).

Исключения: организации и ИП, выполняющие работы, оказывающие услуги населению, при условии выдачи клиентам бланков строгой отчётности.

С 1 июля 2018 года онлайн-кассы стали обязательны для:

• организаций и ИП, которые платят единый налог на вменённый доход (ЕНВД) и торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания; 
• ИП на патентной системе налогообложения (ПСН), которые торгуют в розницу или оказывают услуги общественного питания. 

С 1 июля 2019 года на онлайн-кассы перешли все остальные, кроме тех, кто получил отсрочку до 1 июля 2021 года и тех, кто может в принципе работать без онлайн-касс (о них подробнее расскажем ниже). 

Для кого ещё действует отсрочка 

Самую большую льготу — отсрочку до 1 июля 2021 года — получили индивидуальные предприниматели, которые продают товары своего производства (не перепродают купленный товар) или сами оказывают услуги, выполняют работы и при этом не имеют наёмных сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры. Подробнее об этом можно почитать в ФЗ от 06.06.2019 № 129.

Если предприниматель из списка льготников берёт в штат наёмного сотрудника по трудовому договору, отсрочка заканчивается. У бизнесмена есть 30 суток, чтобы установить онлайн-кассу. Срок отсчитывается от даты оформления трудового договора. 

Кому можно вообще не устанавливать онлайн-кассы 

Работать без онлайн-кассы бессрочно могут:

1. самозанятые (например, репетиторы, визажисты и пр., не зарегистрированные как ИП); 
2. организации, которые оказывают услуги ИП и юрлицам только по безналичному расчёту;
3. организации и ИП, которые занимаются определёнными видами деятельности или оказывают определённые услуги при условии, что они не используют для расчётов автоматические устройства. 

К таким видам деятельности относятся: 

• продажа бумажных газет и журналов;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• ремонт и окраска обуви;
• розничная продажа бахил;
• торговля в киосках мороженым, безалкогольными напитками в розлив, молоком, питьевой водой и т. д.

Это далеко не полный список льготников. Полный перечень всех освобождённых от онлайн-касс, в том числе расширенный список видов деятельности и подробности того, с какими ограничениями действует льгота, можно узнать в ст. 2 Закона № 54-ФЗ.

Если вы не нашли себя в списке, давайте разбираться, как выбрать онлайн-кассу и что с ней потом делать. 

Как установить онлайн-кассу

Для начала работы с онлайн-кассой вам понадобятся:

• сама онлайн-касса;
• фискальный накопитель (в случае, если он не идёт в комплекте с онлайн-кассой);
• квалифицированная электронная подпись (КЭП) для того, чтобы заключить договор с ОФД и зарегистрировать кассу. КЭП можно приобрести у оператора фискальных данных. 

Кстати, функцию установки и другие задачи по внедрению онлайн-касс берут на себя некоторые операторы фискальных данных, входящие в список на сайте ФНС. Они могут: 

• выбрать онлайн-кассу по вашим требованиям;
• помочь заключить с ними договор и зарегистрировать кассу;
• установить программное обеспечение;
• поддерживать работу кассы. 

Вам остаётся только выбрать оператора — он всё сделает за вас. 

Если же вы хотите действовать самостоятельно, ниже инструкция. Будьте внимательны — если в процессе установки сделать что-то некорректно, фискальный накопитель перестанет функционировать, придётся покупать новый. 

1. Выберите любого оператора из списка на сайте ФНС, заключите с ним договор. Вам станет доступен личный кабинет на сайте ОФД. 

2. Зарегистрируйте кассу на сайте ФНС. 

— Зайдите в личный кабинет на сайте ФНС:

• заполните и отправьте заявление на регистрацию кассы, 
• получите индивидуальный номер кассы.

— Введите индивидуальный номер, а также ИНН вашей компании (если вы ИП, то ваш ИНН) в настройках кассы. Если всё верно, касса выдаст чек. 

— Вернитесь на сайт ФНС в свой личный кабинет и в отчёте о регистрации ККТ укажите:

• дату и время получения чека, 
• порядковый номер чека,
• фискальный признак чека — 10 цифр с аббревиатурой ФП или ФПД.

— Подпишите отчёт с помощью КЭП, получите карточку регистрации. 

3. Зарегистрируйте кассу на сайте ОФД. Для этого в личном кабинете на сайте ОФД внесите данные с регистрационной карточки ФНС. 

4. Проведите пробный платёж и убедитесь, что чек содержит все обязательные данные. Посмотрите, поступила ли информация о платеже к ОФД (это можно сделать в личном кабинете на сайте оператора).

5. Касса готова к работе.

Так что онлайн-касса — это только звучит загадочно. А на деле — во всём можно разобраться! Берите эту статью на вооружение и внедряйте онлайн-кассу в свой бизнес. 

Кто обязан использовать новые кассы

Кассовые аппараты в 2019 году обязаны применять всё больше предпринимателей, но изменения будут постепенными. Нужен ли кассовый аппарат для ИП, работающих на ПСН и на ЕНВД в новом году? До какого числа нужно подключить онлайн-кассу для ИП на ЕНВД? Кто из плательщиков УСН и ОСНО в 2019 году все ещё может работать без ККТ?

В этой таблице мы собрали информацию по срокам и категориям налогоплательщиков, обязанных установить кассы нового образца.

Новый закон не только установил технические требования к ККМ, но и перечень организаций и индивидуальных предпринимателей, которые по-прежнему вправе не применять кассовый аппарат при расчётах наличностью и картой (статья 2 закона № 54-ФЗ от 22.05.03):

• продажа газет, журналов и сопутствующих товаров в киосках при условии, что не менее половины товарооборота составляют газеты и журналы (учёт выручки по этой группе товаров надо вести отдельно);
• реализация ценных бумаг;
• услуги общепита в отношении работников и обучающихся общеобразовательных учреждений, если они оказываются во время учебных занятий;
• торговля на розничных рынках, ярмарках, в выставочных комплексах (за исключением таких торговых мест, как магазины, павильоны, киоски, палатки, автомагазины, контейнеры и других, обеспечивающих сохранность товара), кроме продажи перечня непродовольственных товаров, утверждённом Правительством РФ;
• продажа в киосках мороженого и безалкогольных напитков в розлив;
• торговля квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином из автоцистерн;
• сезонная продажа овощей, фруктов, бахчевых вразвал;
• разносная торговля продовольственными и непродовольственными товарами, кроме тех, что требуют определённых условий хранения и продажи;
• приём от населения стеклопосуды и утильсырья (кроме металлолома, драгметаллов и драгоценных камней);
• реализация изделий народных художественных промыслов самими изготовителем;
• ремонт и окраска обуви;
• изготовление и ремонт металлической галантереи и ключей;
• вспашка огородов и распиловка дров;
• услуги по присмотру и уходу за детьми, больными, престарелыми и инвалидами;
• услуги носильщиков на вокзалах и в портах;
• сдача индивидуальным предпринимателем жилья в наем, если оно является его собственностью;
• аптечные организации, расположенные в сельских населённых пунктах;
• ИП на ПСН по некоторым видам деятельности.

Не применять контрольно-кассовую технику могут также организации и ИП, ведущие расчёты в отдалённых или труднодоступных местностях (кроме городов, райцентров, посёлков городского типа), если эти населённые пункты указаны в перечне, утверждённом региональными органами власти. Кроме того, Приказом Минкомсвязи России от 5 декабря 2016 г. № 616 разрешено вместо онлайн-касс применять старые модели ККТ в населённых пунктах с численностью до 10 000 человек.

Но даже когда деятельность предпринимателя вписывается под эти послабления, они не действуют, если ведётся торговля подакцизными товарами или при применении автоматических устройств для расчётов (торговый автомат). Без каких-либо оговорок наличные расчёты без кассового аппарата предусмотрены только при реализации предметов религиозного культа (религиозной литературы) и оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний.

Отсрочку от ККТ получили ИП без работников, если они оказывают услуги или продают продукцию собственного производства. Работать без кассы эта категория предпринимателей вправе до 1 июля 2021 года. Однако, если ИП наймет работника до этой даты, то в течение 30 дней после заключения трудового договора надо зарегистрировать и начать применять ККТ.

Кассовый аппарат ИП при ЕНВД

Те индивидуальные предприниматели, которые перешли на ЕНВД имеют право не пользоваться кассовым аппаратом. Вместо этого, если покупатель или потребитель услуг потребует, ему необходимо выдать либо бланк строгой отчетности, либо товарный чек, либо квитанцию. При этом в каждом из этих документов должны содержаться строго установленные сведения:

• название самого документа – квитанция, БСО или товарный чек;
• основные данные: порядковый номер и дата выдачи документа клиенту, инициалы индивидуального предпринимателя; его ИНН;
• наименование товаров и услуг и их количество;
• полная сумма оплаты;
• обязательно: должность и ФИО сотрудника, выдавшего документ с его подписью.

Многие ИП, находящиеся на ЕНВД используют для печати таких документов уже упомянутые выше чекопечатающие машинки. Поскольку их не нужно ставить на учет в налоговые органы, это особенно удобно для предпринимателей, находящихся на ЕНВД.

Внимание! Даже в тех случаях, когда применение контрольно-кассовой техники не является законной обязанностью предпринимателя, он может обзавестись ею на добровольных началах, например, для контроля за продавцами. В этом случае регистрировать кассовый аппарат в налоговой инспекции не надо

Как запустить онлайн-кассу в работу

Чтобы касса 54-ФЗ могла полноценно работать, она должна передавать фискальные данные в налоговую. Для этого ИП после приобретения и установки ККТ должен пройти процедуру (можно онлайн), состоящую из следующих шагов:

1. получить в налоговой квалифицированную электронную подпись (если её нет);
2. заключить договор с ОФД (перечень операторов есть на сайте налоговой);
3. в кабинете ККТ на сайте налоговой заполнить и отправить заявление на регистрацию кассы;
4. получить из налоговой регистрационный номер;
5. в течение одного дня ввести его в фискальный накопитель и передать в налоговую отчёт о регистрации;
6. получить из налоговой регистрационную карту, данные из которой нужно указать в личном кабинете на сайте ОФД.

Виды онлайн-касс

Все онлайн-кассы можно разделить на две большие группы: автономные и модульные.

Автономные онлайн-кассы

Автономная касса — по сути это мини-компьютер, у которого в единый корпус заключены все необходимые составляющие: клавиатура, дисплей, фискальный накопитель, процессор, операционные модули. 

Автономные онлайн-кассы можно разделить на две группы: кнопочные онлайн-кассы и смарт-терминалы (кассы-смартфоны и кассы-планшеты).

1. Кнопочная онлайн-касса. 

Это кассы с простым однострочным дисплеем. Он отображает самые важные данные платежа — например, общую сумму. 

• Проводит только простые кассовые операции. 
• К ней нельзя подключить товароучётную систему. 
• Нет возможности сканировать маркировку на товарах.
• Отличается простым дизайном и низкой ценой. 
• Требует много сил и времени для настройки. Например, чтобы указать наименование товара в чеке, нужно:

1. подключить кассу к компьютеру;
2. вручную внести товары в номенклатуру, назначив для каждого товара свой код;
3. при продаже вручную вводить этот код на кассе.

Подходит для:

1. выездной торговли и выездных услуг (такси, доставка пиццы, доставка продуктов и т. д.);
2. небольших торговых точек и сервисов, где маленький поток клиентов и не нужно сканировать штрих-коды (например, крытые рынки, палатки, кроме случаев, для которых онлайн-касса не требуется).

Онлайн-касса Меркурий-115Ф:

Какими могут быть штрафы?

Штраф за отсутствие кассового аппарата может составлять до 100 базовых величин для ИП (2900 белорусских рублей, или $ 1158) и до 200 базовых величин для юридического лица (5800 белорусских рублей, или $ 2317) согласно

Нажмите для увеличения:

В Министерстве по налогам и сборам Республики Беларусь рекомендуют заранее купить кассовые аппараты либо программные кассы и заключить с республиканским унитарным предприятием «Информационно-издательский центр по налогам и сборам» гражданско-правовой договор на регистрацию и информационное обслуживание кассового оборудования в системе контроля кассового оборудования.

Кроме того, ИП, не имеющим текущего (расчетного) счета в банке, которым с 10 октября 2021 года необходимо использовать кассовое оборудование, следует открыть такой счет в соответствии с требованиями пункта 1 Указа Президента Республики Беларусь от 22 февраля 2000 года № 82 «О некоторых мерах по упорядочению расчетов в Республике Беларусь».

Информация о моделях кассовых аппаратов, разрешенных к использованию на территории Республики Беларусь, содержится в Государственном реестре на Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь.

Информация об операторах программных кассовых систем, программных кассовых системах и программных кассах, допущенных к использованию на территории Республики Беларусь, размещена на официальном сайте республиканского унитарного предприятия «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».

Кому по-прежнему можно работать без кассового аппарата?

С 10 октября без применения кассового оборудования по-прежнему смогут работать ИП и юридические лица в случаях:

• Ремонта кассового оборудования или при временном отсутствии электроэнергии
• Осуществления розничной торговли продовольственными товарами, в том числе сельскохозяйственной продукцией, на ярмарках, торговых местах
• Осуществления разносной торговли (продажа товаров с лотка или прилавка, установленных на земле, с использованием транспортного средства только для доставки товара) за исключением плодоовощной продукции

Фото с сайта 1lida.org

• Осуществления розничной торговли медицинскими работниками государственных организаций здравоохранения или их структурных подразделений, расположенных в сельских населенных пунктах, в которых отсутствуют аптеки
• Продажи в розлив безалкогольных напитков, кваса, растительного масла (за исключением их продажи в магазинах, павильонах и объектах общественного питания), а также живой рыбы из цистерн
• Выполнения работ, оказания услуг вне постоянного места осуществления деятельности на территории сельской местности
• Оказания разовых услуг, реализации бывшего в употреблении имущества, при которых прием наличных денежных средств осуществляется в кассу организации или ИП (если предприниматель воспользовался каким-то оборудованием, например, а затем продает его физлицу — это разовая ситуация)
• Оказания бытовых услуг (за исключением технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования, хранения автотранспортных средств) в объектах, расположенных в сельских населенных пунктах, с количеством работников, непосредственно оказывающих такие услуги, не более трех человек в одну смену
• Осуществления розничной торговли товарами в объектах бытового обслуживания населения (за исключением таких объектов, предназначенных для технического обслуживания и ремонта транспортных средств, машин и оборудования, хранения автотранспортных средств), расположенных в сельских населенных пунктах, с численностью работников не более трех
• Продажи (за исключением продажи в торговых объектах) продукции животноводства, растениеводства, пчеловодства и рыболовства, оказания платных услуг населению юрлицом или ИП, осуществляющими деятельность по производству сельскохозяйственной продукции, при этом расчет за реализованную продукцию и оказанные услуги производится наличными денежными средствами непосредственно в кассу юридического лица или индивидуального предпринимателя
• Эксплуатации детских развлекательно-призовых аппаратов (кран-машин), оснащенных одним или несколькими устройствами для приема наличных денежных средств, с выигрышем призов без денежного выигрыша
• Также кассовые аппараты по-прежнему не требуются самозанятым и ремесленникам.
  Если вы по-прежнему не уверены, нужен ли для вашей деятельности кассовый аппарат, я рекомендую обратиться с письменным запросом в налоговые органы, иначе вы рискуете заплатить серьезный штраф.