Правила представления сзв-тд в 2021 году

Есть ли штрафы за нарушения, связанные с СЗВ-ТД?

В 2020 году штрафов за некорректное заполнение формы или нарушение сроков подачи отчетности не было: правительство рассматривало этот период в качестве переходного, поэтому у работодателей были некоторые послабления.

В 2021 году ситуация изменилась. Теперь предпринимателей могут наказать:

• за несвоевременную подачу документов;
• за предоставление неполных или недостоверных сведений.

Согласно ст. 15.33.2 КоАП РФ нарушителю могут выписать штраф (300-500 руб.), либо ограничиться предупреждением.

Если вы обнаружили, что в отправленном отчете СЗВ-ТД содержатся ошибки, следует как можно быстрее исправить их. Для этого достаточно отправить в ПФР корректировочный отчет.

Какие ошибки бывают в персонифицированной отчетности в ПФР

Наиболее распространенные:

• неверно указан отчетный период в СЗВ-ТД;
• неверно указана дата события или номер приказа;
• неверно указаны данные работника или работодателя;
• документ сдан не на того сотрудника.

При загрузке сведений в базу ПФР они проходят проверку, после чего работодатель получает положительный или отрицательный протокол. Если отчетность не принимают, отражаются коды ошибок, которые необходимо исправить. Срок на то, чтобы внести исправления, — пять рабочих дней. Если работодатель самостоятельно обнаружит ошибочные данные, он вправе исправить их до получения ответа из ПФР. В инструкции к отчету указано, как исправить ошибку в СЗВ-ТД, — сдать корректирующую форму. На нее распространяются требования к составлению, установленные для основного отчета, а порядок действий отличается при разных кодах допущенных ошибок.

Нужно ли вносить в СЗВ-ТД данные о временных переводах с одной должности на другую?

Если на время декретного отпуска, карантина или иного события сотрудника временно переводят на другую должность, то в отчет эта информация не включается. Согласно ст. 66.1 ТК РФ и п. 1.4. 730-го Постановления в СЗВ-ТД вносят данные о переводе только на постоянную работу. 

Если вы ведет учет в Небе, то для сдачи СЗВ-ТД нужно зайти раздел «Регламентированная отчетность» -> «Отчетность» -> «Добавить отчет». Выбираете отчетную форму СЗВ-ТД,а также период отчета и год.

Если отправляете отчет первый раз, то нужно заключить заявление на подключение к ЭДО ПФР. Отправить заявление можно также через Небо в электронном виде. 

Для заполнения заявления для подключения к ЭДО ПФР в сервисе, перейдите в раздел «Регламентированная отчетность» -> «Инфоуслуги органов» -> «Создать» -> «Предоставление заявлений, уведомлений и сообщений». Выбираем контролирующий орган — «Пенсионный фонд», тип документа — «Заявление на подключение страхователя к электронному документообороту ПФР». Необходимо будет дождаться ответа от ПФР и только потом отправлять отчеты.

Как узнать, писал ли новый сотрудник заявление о выборе трудовой ранее?

Если вы принимаете в штат нового работника, получить информацию о выборе ТК можно следующим образом:

• если работник ранее выбрал ЭТК, то при увольнении прежний работодатель должен был выдать ему форму СТД-Р с актуальной информацией по способу ведения трудовой книжки;
• также при выборе ЭТК в бумажный вариант трудовой работодатель обязательно вносит отметку о том, что работник подал заявление на цифровой документ;
• наконец, сведения может предоставить сам работник: для этого нужно запросить информацию по форме СТД-ПФР в любом МФЦ, на портале «Госуслуги» или непосредственно в Пенсионном фонде.

То есть, при новом трудоустройстве повторно писать заявление о трудовой не нужно.

Территориальные условия работы

Для людей, работающих на Крайнем Севере и в районах, приравненных к ним, появился новый блок формы «Сведения о трудовой деятельности работников», которая носит название «Территориальные условия». Для оформления этой колонки предусмотрен ряд кодов территориальных условий работы, например:

• РКС – работа на Крайнем Севере;
• МКС – работа на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера;

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 под редакцией 3.0 в форме СЗВ-ТД эта колонка заполняется автоматически при условии установки специальных настроек порядка и учета заработной платы. Чтобы их проверить, нужно попасть в раздел «Зарплата и кадры» и открыть графу «Настройки зарплаты».

В появившемся окне перейти по имеющейся ссылке «Порядок учета зарплаты» и открыть раздел «Территориальные условия».

Чтобы изменить параметры территориальных условий, нужно отметить значок «Северная надбавка» затем в строке «Сотрудники работают в особых территориальных условиях» определяем необходимое значение, например, РКС – Район Крайнего Севера и отмечаем дату, с которой эти изменения вступают в силу. Чтобы сохранить результат, нажмем «Записать и закрыть».

Контролируем заполнение отчетной формы СЗВ-ТД, для этого откроем раздел «Зарплата и кадры» и выбираем строку «Электронные трудовые книжки».

В открывшемся окне нажмем «Создать» и из появившегося перечня выбираем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД». Нажимаем «Заполнить» и начинаем оформлять форму. Если дважды кликнуть на строку с фамилией сотрудника, можно увидеть его территориальные условия.

В продукте программы 1С: Зарплата и управление персоналом, редакции 3.1 заполнение территориальных условий производится не только с помощью справочника «Организации», который имеется в настройках, но и справочника «Подразделения», поскольку на территориях Крайнего Севера возможно расположение не всего производства, а только его обособленного подразделения.

Поможем настроить заполнение форм СЗВ в 1С:ЗУП. Звоните!

Чтобы редактировать существующие территориальные условия, необходимо зайти в настройки и открыть пункт «Подразделения».

В появившемся окне двойным кликом находим нужное подразделение, ставим галочку «Это обособленное подразделение» и отмечаем нужные территориальные условия и дату начала действия изменений. Далее сохраняем все сделанное кнопкой «Записать и закрыть»

С принятием на работу нового сотрудника в данное подразделение создает отчет СЗВ-ТД, для чего откроем раздел «Кадры» и строку «Электронные трудовые книжки».

В открывшемся окне с помощью кнопки «Создать» из появившегося перечня выбираем «Сведения о трудовой деятельности работников, СЗВ-ТД» и заполняем появившуюся форму с помощью кнопки «Заполнить». Двойной клик по строке с фамилией сотрудника покажет существующие территориальные условия, которые будут отражены в печатной форме общей отчетности.

Форма подачи СЗВ-ТД

Отчет направляют в бумажном или в электронном виде. Если работников на предприятии более 25, применяется электронный формат. Индивидуальный лицевой счет (ИЛС) сотрудника в ПФР включает часть «Сведения о трудовой деятельности». В персонифицированный отчет входят следующие сведения:

• о месте работы (название учреждения-работодателя, его регистрационный номер в качестве страхователя, ИНН);
• о трудовых функциях;
• о трудовых периодах (наименование подразделения, прием, название должности или специальности, квалификация);
• о перемещениях по службе;
• об увольнении и его основаниях;
• о документах — основаниях для оформления.

Информация указывается за период трудовой деятельности, начиная с 01.01.2020. Как заполнить в СЗВ-ТД сведения о стаже на 01.01.2020 — никак, такой обязанности законодательством не предусмотрено. ПФР информируют обо всех изменениях после этой даты.

Руководитель организации-юрлица подписывает отчет и ставит печать (при ее наличии). Работодатель, не имеющий статуса юрлица, подписывает документ, обязательно расшифровав название должности и подпись (Ф.И.О. полностью).

Код выполняемой функции

Код выполняемой функции содержит пять цифр, после четвертой из них отмечена точка. Четыре первых цифры определяются из Общероссийского классификатора занятий, пятая цифра является контрольным числом.

И вот сейчас многие удивятся и зададут вопрос: «Что именно изменилось?»

Эта графа подлежала заполнению и ранее.

На самом деле раньше ее заполняли организации, обязанные использовать профессиональные стандарты. Но с 1 июля 2021 года заполнение графы вменяется в обязанность абсолютно всем работодателям.

В программе 1С: Бухгалтерия предприятия код выполняемой функции надлежит заполнять в справочнике «Должности» раздела «Зарплата и кадры».

Например, откроем должность директора и заполним графу «Трудовая функция». Если нужного варианта трудовой функции не указано, его необходимо создать. Ели предприятие не использует профессиональные стандарты, или данная должность не имеет профстандарта, то в графе трудовой деятельности отмечаем наименование должности, а «Код ОКЗ» выбирается из соответствующего справочника.

Для оптимизации поиска по классификатору рекомендовано использовать окно поиска.

Например, определяем ОКЗ для должности «Директор». Отмечаем в поиске «Руководители» и выбираем значение из открывшегося списка.

Точное совпадение должности и вида занятий разыскивать в справочнике не стоит. Подбор осуществляется логически, а не по идентичному соответствию.

Например, такие должности как ведущий, старший, младший бухгалтер будут определяться в одном и том же ОКЗ – «Бухгалтеры».

В справочнике «Должности» программы 1С: Зарплата и управление персоналом многие отмечали код выполняемой функции в строке «Код ОКЗ», но теперь эти данные нужны только для статистической отчетности.

Для правильного заполнения кода необходимо заполнение строки «Трудовая функция». Это заполнение аналогично описанному выше в программе 1С: Бухгалтерия предприятия.

В форме отчета СЗВ-ТД код выполняемой функции заполняется в строке «ОКЗ».

Как заполнить СЗВ-ТД

Форма отчета СЗВ-ТД утверждена 25 декабря 2019 года Постановлением Правления ПФ РФ № 730п. В том же документе определен и порядок ее заполнения.

Отчет состоит из одного листа, но заполнять его нужно отдельно по каждому физическому лицу. Далее представлен порядок отражения информации в новой форме.

Блок «Сведения о страхователе»

Здесь нужно указать следующую информацию:

• регистрационный номер в Пенсионном фонде в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• название компании или фамилия, имя и отчество ИП;
• ИНН и КПП (для предпринимателей только ИНН).

Блок «Сведения о зарегистрированном лице»

В отношении работника в этом блоке нужно отразить:

• фамилию, имя и отчество, вписав каждое слово в отдельную строку;
• дату рождения;
• номер СНИЛС.

Перед таблицей указываются сведения о заявлении на выбор формы ведения ТК, если оно подавалось. В строке с нужным типом заявления нужно указать дачу его составления. Если заявлений не было, никаких отметок тут не делается.

Рядом с полем для внесения даты заявления есть «Признак отмены». Тут нужно поставить знак «Х», если необходимо отменить поданное ранее заявление. Например, работник сначала решил отказаться от бумажной трудовой книжки, а потом передумал. В таком случае указывается дата подачи заявления, которое нужно отменить.

Блок с таблицей

Перед таблицей есть поле для указания отчетного периода. Заполнить его нужно в том случае, если форма подается каждый месяц.

В таблицу нужно вписать данные о лице, в отношении которого заполняется отчет. Она состоит из 10 колонок:

1. Номер записи.
2. Дата (число, месяц, год) кадрового события — приема на работу, увольнения или перевода.
3. Сведения о приеме, переводе, увольнении. Отражается суть кадровой операции в виде кода мероприятия (пункт 2.5.3 Порядка заполнения отчета). Например, при приеме на работу указывается «ПРИЕМ», при увольнении — «УВОЛЬНЕНИЕ».
4. Трудовая функция. Вписывается должность, специальность, профессия, квалификация, конкретный вид поручаемой работы, подразделение (если применимо). Данные берутся из штатного расписания.
5. Код выполняемой функции. Колонку нужно заполнять начиная с 2021 года и при наличии профстандарта.
6. Код выполняемой функции. Колонку нужно заполнять, начиная с 2021 года и при наличии профстандарта.
7. Причина увольнения. Заполняется только при увольнении и включает данные о норме закона, на основании которого прекращен трудовой договор. Запись нужно делать без сокращений.
8. Дата документа из колонки 7.
9. Номер того же документа (знак «№» не ставится).
10. Признак отмены. Заполнять эту колонку нужно лишь тогда, когда формируется корректирующий отчет, то есть необходимо удалить или исправить представленную ранее информацию. В таком случае в этой колонке указывается отметка «Х».

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Когда нужно сдавать СЗВ-ТД в 2020-2021 годах?

Сдать отчет в ПФР нужно в двух случаях:

• в отношении сотрудника проводились кадровые мероприятия, которые по закону нужно отражать в СЗВ-ТД;
• сотрудник выбрал способ ведения трудовой книжки (ТК) и подал соответствующее заявление.

Напомним, что основаниями для подачи отчетности в ПФР являются следующие кадровые мероприятия:

• прием и увольнение с работы, причем учитываются как дистанционные сотрудники, так и работающие по совместительству;
• перевод на другую постоянную должность;
• изменение наименования работодателя;
• получение работником новой профессии, квалификации и специальности;
• судебное решение с ограничениями по занимаемой должности или служебным обязанностям.

Кто подает СЗВ-ТД и в каких случаях

Новый отчет в 2020 году начали подавать все юридические лица, а также индивидуальные предприниматели, привлекающие наемный труд. СЗВ-ТД подается по каждому работнику и содержит данные о трудовой деятельности на основании кадровых документов.

Существует несколько событий, при наступлении которых нужно направлять в ПФР новый отчет СЗВ-ТД:

• подача заявления о выборе формы ведения трудовой книжки (ТК);
• наем нового сотрудника;
• увольнение;
• перевод на иную постоянную работу.

В 2020 году все работники должны были сделать выбор формата трудовой книжки. Если человек не хочет отказываться от бумажной ТК, он должен подать работодателю соответствующее заявление. При выборе цифрового формата работник составляет заявление, на основании которого работодатель будет направлять данные о его деятельности в ПФР.

Если в каком-либо месяце упомянутых выше кадровых событий не было, то новую форму подавать не нужно.

При первичной подаче нового отчета СЗВ-ТД туда включается информация о трудовой деятельности физического лица по состоянию на начало 2020 года. Он должен содержать сведения о должности, профессии, специальности, квалификации и виде выполняемой работы. Если у организации есть структурные подразделения, в форме должна быть информация о том, в каком из них это лицо работает.

Когда подавать СЗВ-ТД

Начиная с 2021 года правила и сроки, когда сдавать СЗВ-ТД, частично меняются:

• до 15 числа следующего месяца — при подаче заявлений о выборе формы ТК, при переводе на другую работу;
• не позднее следующего рабочего дня — при приеме на работу либо увольнении сотрудника;
• не позднее 15 февраля 2021 года — если в 2020 организация/ИП ни разу не подавала сведения СЗВ-ТД на кого-то из своих работников. Необходимо сообщить о последнем кадровом мероприятии в отношении этого сотрудника у данного работодателя на начало 2020 года.

Как быть, если сотрудники до сих пор не выбрали между цифровой и бумажной трудовой книжкой?

В 2020 году все работники должны были определиться, какой формат ведения трудовой книжки им наиболее удобен: традиционный бумажный или новый цифровой. Если сотрудник не подал заявление, работодатель должен заполнять и трудовую в обычном порядке, и вовремя подавать сведения в Пенсионный фонд по форме СЗВ-ТД. 

От внешних совместителей заявление  не потребуется: в СВЗ-ТД информацию по ним (о выборе формата ТК) внесет основной работодатель. Он же примет и оформленные заявления. 

Впрочем, закон позволяет некоторым категориям работников определиться с выбором и в 2021 году (п.6 ст. 2 439-го закона):

• сотрудники, которые отсутствовали на рабочем месте по состоянию на  31.12.2020 года – например, были в отпуске, на больничном и пр.;
• граждане с трудовым стажем, которые по состоянию на 31.12.2020 являлись безработными.

Сменить «бумагу» на «цифру» могут и те, кто сначала выбрал бумажный вариант ТК, а затем передумал: в этом случае заявление можно подать в любое время. Работодатель должен известить ПФР об изменениях. Для этого нужно отправить обновленные данные, а также указать оба заявления: новое и старое (с признаком отмены).

Чтобы оформить изменения, работодателю нужно:

• повторить запись, ранее отправленную в ПФР, но в графе 10 проставить знак «Х» (признак отмены);
• добавить строчку с правильной информацией;
• над таблицей о сведениях, рядом с датой подачи документа проставить знак «Х» в поле «Признак отмены».

Если сотрудник ранее выбрал электронный вариант, то вернуться к «бумаге» он уже не сможет (такая возможность не прописана в п.5 ст.3 закона).

Порядок заполнения

Форма отчёта утверждена Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п. С 1 августа 2021 года бланк обновился — в нём появились дополнительный поля. Соответственно, изменился и порядок его заполнения. Расскажем, как заполнить СЗВ-ТД.

Форма заполняется на основании документов, подтверждающих оформление трудовых отношений, приказов, распоряжений. Состоит она всего из одного листа, однако на каждого работника составляется отдельный отчёт.

Информация в форме поделена на блоки. Первый — «Сведения о страхователе». В нём нужно указать:

• регистрационный номер компании в ПФР в формате ХХХ-ХХХ-ХХХХХХ;
• наименование организации (ФИО ИП);
• ИНН;
• КПП — только для организаций.

Второй блок называется «Сведения о работодателе, правопреемником которого является страхователь» — он появился в форме с 1 августа 2021 года. Этот блок следует заполнить при реорганизации в том случае, если правопреемнику работодателя, снятого с учета в качестве страхователя, нужно исправить ранее представленные предыдущим работодателем данные о работниках (пункт 2.4 Порядка заполнения). Здесь указываются данные предыдущего работодателя — регистрационный номер в ПФР, название / ФИО ИП, ИНН, КПП.

Далее идёт блок «Сведения о зарегистрированном лице». В нем отражается такая информация:

• фамилия, имя и отчество застрахованного — каждое слово на отдельной строке;
• дата рождения;
• СНИЛС

В следующем блоке отражается информация о поданных заявлениях. Это может быть заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки либо заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Если одно из них подано, в соответствующей строке нужно указать дату подачи.

На практике может произойти так, что человек написал заявление с решением по поводу формата трудовой книжки, но затем изменил своё мнение. В этом случае в строке подлежащего отмене заявления в поле «Признак отмены» нужно указать знак «X» и рядом поставить дату заявления, которое должно быть отозвано.

В таблице отражаются данные о трудовой деятельности работника. Она состоит из 11 граф, в которых нужно указать:

1. Номер записи о кадровом мероприятии.
2. Дату приёма на работу, увольнения, перевода.
3. Сведения о приёме, переводе, увольнении. Нужно указать код мероприятия из пункта 2.5.3 Порядка заполнения отчета. Например, «ПРИЕМ», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПЕРЕВОД».
4. Территориальные условия работы. Если работа осуществляется в условиях Крайнего Севера, ставится код «РКС». Если работа осуществляется на территориях, приравненных к районам Крайнего Севера, следует использовать код «МКС». В остальных случаях поле не заполняется.
5. Трудовую функцию. Здесь нужно отразить наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работы, а также наименование структурного подразделения (если работа в нём прописана в трудовом договоре).
6. Код выполняемой функции. В поле следует указать кодовое обозначение занятия, соответствующее должности / профессии, виду трудовой деятельности. Формат кода: XXXX.X, где первые четыре знака — код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак — контрольное число. Раньше поле заполнялось только при наличии кода, теперь же они определены для всех должностей и профессий.
7. Причины увольнения. Информация указывается без сокращений со ссылками на нормы законодательства.
8. Наименование документа-основания кадровых действий.
9. Дата этого документа.
10. Номер документа без указания значка «№».
11. Признак отмены. Ставится знак «Х», если сведения нужно отменить. Графа заполняется при необходимости аннулировать или исправить поданные данные. Такой «отменяющий» отчёт полностью копирует поданный ранее, но в графе 10 ставится «Х».

Заполнение при смене названия

Если изменилось название работодателя, то об этом делается самостоятельная запись. Нужно заполнить графы:

• Графа 1 — номер записи;
• Графа 2 — дата смены названия организации;
• Графа 3 — «ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ»;
• Графа 5 — запись о том, что с указанной даты ООО «Ромашка» переименовано в ООО «Василёк».

Ответственность

За непредставление или опоздание с подачей формы СЗВ-ТД работодателя могут призвать к ответственности по статье 5.27 КоАП, поскольку это нарушение трудового законодательства. Однако в данный момент Госдума рассматривает поправки к этой статье, которые позволят организациям и предпринимателям избежать штрафа. В неё планируется ввести часть 1.1, которая предусматривает предупреждение. Причём эта мера будет применяться и в том случае, если нарушение допущено неоднократно.