Форма т-60. записка-расчёт о предоставлении отпуска работнику

Как составить уведомление об отпуске

При составлении документа нужно вписать следующую информацию:

• Название предприятия (организации).
• Название документа и его порядковый номер.
• Дата выпуска извещения об отпуске.
• Фамилия, имя, отчество сотрудника.
• Должность по штатному расписанию.
• Дата первого и последнего дня отпуска сотрудника.
• Сумма календарных дней отпуска работника.

Уведомление об отпуске обязательно должно быть подписано сотрудником и руководством организации. В случае отказа работника подписать уведомление составляется акт, который известит сотрудника о дате отпуска, который и будет удостоверять, что администрация действует согласно законодательству

Сотрудникам отдела кадров предприятия очень удобно иметь пустой шаблон, который можно быстро заполнить и не упустить из виду важной информации

График отпусков

Для организаций с маленьким штатом составление какого-то документа, определяющего порядок ухода работника в отпуск, может быть и не нужным, однако если в организации работает большое количество сотрудников, уследить за тем, кто и когда уходит в отпуск, попросту трудно.

Кроме того, уход в отпуск предполагает не только поиск и организацию замены (в случае необходимости), но и выплату отпускных, которые должны быть перечислены работнику не менее чем за 3 дня до начала отпуска.

Статья 123 ТК РФ оговаривает составление графика отпусков для определения очередности, согласно которой сотрудникам предоставляется отпуск.

График составляется в конце года, обычно сначала по подразделениям, а затем — сводный, по всей организации. После составления и утверждения в обязательном порядке проводится ознакомление работника с графиком.

Однако то, что несмотря на то, что ТК РФ прямо говорит об обязательности и графика отпусков и для работодателя, и для сотрудника, на практике то, что работник ознакомлен с графиком под подпись, вовсе не означает, что он обязан уйти в отпуск в указанный в нем день и на указанный срок.

При возникновении необходимости работник может как перенести начало отпуска на более ранний или поздний срок, так и вообще разделить отпуск на несколько частей, а также написать заявление на неоплачиваемый отпуск, если посчитает, что хочет отдохнуть за свой счет. Другое дело, что работодатель может с таким желанием не согласиться.

Кроме того, женщина может уйти в отпуск по беременности и родам, а работник-студент — уехать на сессию и уйти таким образом в учебный отпуск.

Инициатива о переносе отпуска может исходить и от работодателя, например, в случае возникновения производственной необходимости, для предупреждения нарушения рабочих процессов.

График отпусков модифицируется на основании:

• заявления работника;
• согласия работника на перенос отпуска.

Поскольку нарушения трудового законодательства порождают достаточно большое количество споров, часть из которых оканчивается разбирательствами в зале суда, и заявление, и согласие сотрудника должны быть составлены в письменном виде.

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Как правильно составить документ в ООО или у ИП

Любое заявление на отпуск пишется на имя руководителя компании, поскольку именно он уполномочен издавать соответствующий приказ. В «шапке» указываются:

• Ф. И. О. руководителя и его должность;
• Ф. И. О. работника и его должность;
• наименование структурного подразделения, где сотрудник работает.

Затем ниже 一 по центру страницы 一проставляется слово «заявление». По правилам делового оборота принято писать его заглавными буквами.

Далее необходимо указать вид запрашиваемого отпуска. От него частично зависит содержательная часть заявления.

Написанное заявление работник удостоверяет своей подписью. Кроме того, необходимо проставить дату составления документа.

Затем заявление об отпуске передаётся непосредственному руководителю для проставления соответствующей визы. Если начальник написал: «Не возражаю», можно передавать документ в отдел кадров для составления приказа. Он, в свою очередь, будет основанием для расчёта отпускных.

Рассчитать и выплатить отпускные до начала отдыха — обязанность бухгалтерии

Образец заявления на обязательный ежегодный отпуск

Форма заявления на трудовой отпуск не претерпела изменений в течение последних десятилетий. По-прежнему необходимо указать в документе желаемые даты начала и окончания отдыха либо его длительность.

Заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск хоть раз в жизни писал каждый сотрудник

Форма заявления на перенос отдыха

Документ составляется в тех случаях, когда работник планирует уйти в отпуск не по графику. В заявлении необходимо сослаться на уважительную причину для переноса отпуска, а также указать планируемые даты отдыха. Приложением к заявлению должны стать документы, подтверждающие обоснованность просьбы работника.

Заявление на перенос отпуска: причиной просьбы стала болезнь работника

Предоставление неоплачиваемого отпуска по семейным обстоятельствам

Иногда в жизни сотрудника возникают обстоятельства, из-за которых он вынужден просить об отсутствии на работе вне графика. Поводы могут быть как приятными, например, рождение ребёнка, так и грустными (смерть близкого родственника, семейные неурядицы). В этом случае оформляется отпуск без содержания, пример соответствующего заявления для его получения приведён ниже.

Заявление по семейным обстоятельствам пишется для оправдания отсутствия на работе по личным причинам

Подача заявления на отпуск по уходу за детьми

До оформления отпуска по уходу за ребёнком также потребуется написание заявления. Приложением к нему будут подтверждающие этот факт документы: свидетельство о рождении малыша, справка с места работы второго родителя о том, что соответствующим отпуском он не пользуется.

Заявление на отпуск по уходу за ребёнком подаётся только вместе с приложением подтверждающих документов

Неотгуленный отпуск с последующим увольнением

Заявление на предоставление оставшегося отпуска с дальнейшим увольнением из организации служит не только основанием для предоставления отдыха, но и подтверждением намерения уволиться. Дважды подумайте, прежде чем писать такое заявление. Если вы решите остаться на работе, эту просьбу могут и не удовлетворить.

Заявление на отпуск с последующим увольнением пишется только в случае твёрдого намерения разорвать отношения с работодателем

Академический отпуск: как оформить

Заявление на академический отпуск пишется в тех случаях, когда студент по каким-либо причинам не может продолжать обучение (болезнь, служба в армии, семейные проблемы). Этот вид отпуска следует отличать от ученического, предоставляемого работнику на несколько недель для сдачи сессии или защиты дипломного проекта.

Заявление на академический отпуск нередко пишется в случае поступления на срочную военную службу

Как написать уведомление, чтобы разделить отпуск на части

Если по каким-либо причинам необходимо брать отпуск не целиком, а частями, следует отразить такой факт в тексте заявления. При этом следует иметь в виду, что одна часть отпуска не может продолжаться менее 14 дней. Кроме того, в очередной отпуск работник должен ходить каждый год.

Заявление на деление отпуска на части сегодня пишут практически все работники

Уход на отдых по графику отпусков

Работодатель устанавливает в нормативном акте предприятия обязанность сотрудников подавать заявление на несколько дней до начала положенного отпуска на своё усмотрение. То есть в некоторых организациях это практикуется — работник до момента выхода в отпуск пишет и передаёт соответствующее заявление в бухгалтерию.

По закону РФ это делать не обязательно. Ведь нормы Трудового Кодекса говорят, что отпуск сотруднику предоставляется на основании графика отпусков, а не по заявлению. Если в локально-нормативном акте организации существует данная обязанность, но сотрудник её не выполнил, работодатель всё равно обязан предоставить очередной отдых согласно установленному порядку — графику.

Подача заявления на отпуск предусмотрена только в некоторых случаях. Например, если сотруднику необходим внеплановый неоплачиваемый отдых.

Уведомление об отпуске обязательно или нет

О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.

За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

• на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
• на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Порядок ознакомления с документом

Закон оставляет на усмотрение работодателя способ, которым он будет извещать сотрудника о предстоящем отдыхе.

Чаще всего используются:

• Специальный журнал извещения об отпуске — отдельная книга, в которую заносится каждый факт уведомления, а работник должен поставить свою подпись и дату сообщения;
• Отметка в приказе на отпуск — как известно, работник должен ознакомиться с оформленным приказом и поставить на нем свою роспись. Это может расцениваться как уведомление об отпуске. Однако следует помнить, что процедуру нужно выполнить не позднее двух недель до отдыха, а значит приказ также необходимо издать в эти сроки. Фактической датой уведомления в этом случае будет считаться не дата издания приказа, а день, когда сотрудник поставил свою подпись на нем.
• Создание дополнительных граф в графике отпусков — закон не запрещает дорабатывать стандартные документы. Поэтому можно в график отпусков добавить еще две дополнительные графы, в которых сотрудник будет ставить подтверждающую подпись и дату ознакомления.
• Письменное уведомление в виде отдельного документа — наиболее часто встречающееся уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Документ составляется в двух копиях, одна из которых передается сотруднику, а на второй он ставит подпись и дату как факт ознакомления.

В том случае, когда работник не согласен со временем отпуска и отказывается подписывать уведомление, составляется акт об этом в присутствии минимум двух работников из других подразделений. В дальнейшем этот документ прикрепляется к графику и храниться вместе с ним.

Внимание! Если уведомления об отпуске выдаются в виде отдельных документов, то рекомендуется завести специальный журнал регистрации, в котором отмечать каждый факт составления такого уведомления, а также дату подписания его работников. Унифицированной формы такого журнала нет, хозяйствующий субъект может его разрабатывать исходя из личных предпочтений.. Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании

Все уведомления должны храниться на протяжении 5 лет в архиве компании.

График отпусков

Данный документ предусматривает разработку и создание периодов времени отдыха для каждого работника предприятия. В нём существует определённая очерёдность, которая разрабатывается согласно интересам компании и сотрудников.

Разработкой графиков занимаются сотрудники бухгалтерии или кадрового отдела. После чего он сдаётся на подпись руководителю. С момента проставления подписи и печати документ считается утверждённым. Согласно этому графику, заполняется уведомление об отпуске и вручается работнику. Это позволяет соблюдать все законодательные нормы для работодателя, а для сотрудника ознакомится и напомнить о дате начала отдыха.

Как провести ознакомление

Законодательно не установлен обязательный к применению способ оповещения сотрудников об отпуске.

Как правило, используются следующие типы:

• Заводится журнал уведомлений сотрудников об отпуске — в него по каждому факту сообщения об отпуске вписываются данные о работнике, типе и периоде отпуска, дате сообщения, а работник в подтверждение этого ставит свою подпись.
• Проставление отметки в приказе на отпуск — закон определяет, что работник должен быть ознакомлен со своим приказом на отпуск, а в подтверждение этого расписаться там. Этот шаг может трактоваться как уведомление работника об отпуске по графику отпусков. Но нужно иметь в виду, что работнику необходимо сообщить о приближающемся отдыхе за 2 недели, а поэтому приказ также нужно оформлять в этот период. Датой уведомления будет выступать не день, в который издан приказ, а тот, когда работник фактически поставил отметку об ознакомлении.
• Введение новой графы в график отпусков. Закон разрешает производить доработку типовых бланков под нужды организации. Поэтому, туда можно также добавить графу для того, чтобы работник в ней ставил дату и подпись подтверждения сообщения о приближающемся отпуске.
• Уведомление в виде предоставления отдельного документа. Такой способ уведомления чаще всего встречается на предприятиях. Письменный документ должен содержать все необходимые сведения, и он печатается в двух копиях — одна выдается на руки работнику, а на второй он ставит подтверждающую подпись.

Работник может быть не согласен с периодом отпуска, а потому откажется подписывать уведомление. При возникновении этой ситуации в присутствии хотя бы двух независимых людей оформляется акт об отказе. После этого документ подкалывается к графику отпусков и хранится вместе с ним.

При составлении уведомлением отдельными бланками, желательно создать отдельный журнал регистрации, где фиксировать каждую выдачу уведомления работнику, а также дату подписания. Стандартной формы для него не существует, а потому можно разработать свою, на основе внутренних потребностей.

Ежегодная гарантия отдыха

В течение рабочего года, исчисляемого не с 1 января, а с даты заключения трудового договора, сотрудники могут уйти в отпуск – основной и/или, при определенных условиях, дополнительный.

Основной оплачиваемый отпуск

П. 5 ст. 37 Основного закона Российской Федерации гарантирует гражданам, заключившим с работодателем трудовые договора, право на ежегодный оплачиваемый отдых – так называемый основной отпуск.

На отпуск один раз в год с сохранением должности и полной оплатой времени имеют право абсолютно все сотрудники. Минимальная его продолжительность – 28 календарных дней, некоторым категориям положен более долгий отпуск:

• работникам-инвалидам – 30 дней;
• педагогическим работникам – 42 или 56 дней;
• несовершеннолетним трудоустроенным – 31 день;
• служащим муниципалитета – 30 дней;
• сотрудникам спасательных служб – 30-40 дней;
• судьям и прокурорам – 30-48 дней;
• имеющим научное звание – 36-48 дней;
• другим категориям.

Право на предоставление такого отпуска в первый год работы наступает после 6-месячной занятости, но по согласованию между руководством и работником можно получить отдых и авансом.

Этот вид отдыха не предоставляется спонтанно: в начале года утверждается график отпусков, в котором каждый сотрудник ставит свою подпись об ознакомлении. На основании этого документа руководитель издает Приказ об отпуске.

ВНИМАНИЕ! Некоторым категориям работающих отпуск должны давать не по графику, а в любое удобное для них время. Иногда, если руководство не против, время отпуска в графике можно передвинуть

По просьбе сотрудника основной отпуск может быть разбит на несколько частей, одна из которых не должна быть короче двух полных недель.

Оплата основного ежегодного отпуска производится на основании вычисленного среднего заработка. Если отпуск не был использован, а работник увольняется, за «неотгулянные» дни ему положена денежная компенсация. Пропускать отпуск более двух лет подряд запрещено.

Дополнительный ежегодный отпуск

Этот вид отдыха может быть приплюсован к основному или же взят отдельно. Он положен не всем работникам, а только отдельным категориям, представленным в ст. 116-119 ТК РФ в качестве компенсации определенных условий труда и социальных гарантий. К таким сотрудникам относятся работники Крайнего Севера, специалисты, работающие во вредных и опасных условиях, люди, чей рабочий день ненормирован, имеющие многолетний рабочий стаж и др.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В колдоговоре или других внутренних нормативных актах организация может сама предусматривать порядок предоставления дополнительных отпусков, даже если в законодательстве это не предусмотрено. В таких случаях оплата допотпусков производится за счет самой фирмы и не влияет на базу налога на прибыль (п

24 ст. 270 НК РФ).

Директор тоже хочет отдыхать

Как быть, если отдохнуть решил сам директор компании? Тоже нужно все оформить в соответствии с законодательством. Руководитель организации одновременно является ее работником. При этом, в силу и , он имеет статус единоличного исполнительного органа. Но отправить сам себя отдыхать права все равно не имеет, если не включен в график. В уставе организации должно быть записано, кто может принять такое решение: только коллегиальный орган (правление, дирекция и др.), при его наличии, собрание участников (акционеров) общества или сам руководитель. Решение коллегиального органа или собрания участников оформляется протоколом, в котором, кроме всех условий для отдыха директора, решается также вопрос о том, кто будет исполнять его обязанности на время отсутствия.

На основании такого протокола издается приказ. Он также может быть составлен в любой форме: как в унифицированной, так и в произвольной.

ВАЖНО!

Если выбрана унифицированная форма Т-6, то ее по умолчанию может подписать только сам руководитель. Поэтому, чтобы свою подпись смог поставить уполномоченный на это участник общества, в нее нужно заранее внести изменения.. Факт таких изменений фиксируется отдельным приказом произвольной формы

Бывает, что у директора есть по уставу полномочия отправить себя в отпуск самостоятельно. Тогда он может подписать приказ сам, а все оформление провести в соответствии с общими нормами ТК РФ

Факт таких изменений фиксируется отдельным приказом произвольной формы. Бывает, что у директора есть по уставу полномочия отправить себя в отпуск самостоятельно. Тогда он может подписать приказ сам, а все оформление провести в соответствии с общими нормами ТК РФ.

Письмо Федеральной службы по труду и занятости от 24 декабря 2020 г. № ПГ/59245-6-1 Об уведомлении о дате начала отпуска

19 января 2021

Вопрос: Я, как работник, была ознакомлена с графиком отпусков при его утверждении, о чем имеется моя подпись. Достаточно ли этого, чтобы работник считался уведомленным о дате начала отпуска не менее чем за две недели до его начала, как того требует ст. 123 ТК РФ? Или меня должны будут еще раз отдельно уведомить о начале отпуска?

Ответ: Федеральная служба по труду и занятости, рассмотрев Ваше обращение, зарегистрированное 11 декабря 2020 года, в пределах компетенции сообщает.

Трудовым кодексом Российской Федерации (далее — ТК РФ) каждому работнику гарантируется право на ежегодный отпуск с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (статья 114 ТК РФ). В силу части первой статьи 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно.

Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении шести месяцев его непрерывной работы у данного работодателя. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения шести месяцев (часть вторая статьи 122 ТК РФ).

Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной у данного работодателя (часть пятая статьи 122 ТК РФ).

В соответствии с частью первой статьи 123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов.

График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника (часть вторая статьи 123 ТК РФ).

Статья 123 ТК РФ, определяя очередность предоставления оплачиваемых отпусков и время их использования, направлена на обеспечение реализации конституционного права на отдых. Правила об обязательности графика отпусков и извещении работника о времени начала отпуска, установленные частями второй и третьей названной статьи, выступают в качестве гарантий осуществления указанного конституционного права.

Утвержденный график отпусков доводится до сведения всех работников. Однако помимо этого работодатель должен известить каждого работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели (часть третья статьи 123 ТК РФ).

Таким образом, по ТК РФ работодатель обязан предоставить документ, в данном случае это уведомление, сотруднику за 14 суток до начала положенного отдыха. Эта обязанность должна быть исполнена не только для тех, кто уходит в очередной отпуск по графику, но и для работников, которые решили взять дополнительный отдых. Данный документ может быть сформирован в свободной форме.

Настоящее письмо не является правовым актом.

Начальник Юридического Управления

Б.С. Гудко

Продолжительность ежегодного отпуска

Продолжительность отпуска колеблется в зависимости от категории сотрудников:

• 28 дней (ст. 115 ТК) — для работников, не включенных в льготные категории;
• 31 день (ст. 267 ТК) — для несовершеннолетних работников;
• 30 дней (Закон от 24.11.1995 г. № 181-ФЗ) — для инвалидов;
• 30-40 дней (Закон от 22.08.1995 г. № 151-ФЗ) — для работников спасательных служб (продолжительность зависит от стажа непрерывной работы);
• 42-56 дней (Закон от 07.11.2000 г. № 136-ФЗ, Постановление Правительства от 14.05.2015 г. № 466) — для сотрудников на работах с химоружием, отдельных категорий педработников.

Есть некоторые категории сотрудников, по которым особые условия составления графика:

1. Работники, которые вправе рассчитывать на отпуск по заявлению до истечения полугода непрерывной работы.

Их перечень указан в ст. 122 ТК:

• женщины перед отпуском по БиР или сразу после него;
• несовершеннолетние сотрудники;
• сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до трех месяцев.

Кроме того, по ст. 123 ТК сотрудник может получить ежегодный отпуск в период нахождения его жены в отпуске по БиР вне зависимости от времени его непрерывной работы в компании.

2. Совместители.

По ст. 286 ТК отпуск предоставляется совместителям в тот же период, что и отпуск по основному месту работы. Если он не отработал на совместительстве полгода, то отпуск предоставляется авансом.

Для учета этой категории работников в графике отпусков требуется запросить у них информацию о периоде отпуска по основному месту работы.

3. Многодетные работники с детьми до 12-ти лет.

Трудовой кодекс дополнен ст. 262.2 на основании Закона от 11.10.2018 г. № 360-ФЗ. Теперь работодатели должны учитывать, что многодетные родители с детьми в возрасте до 12-ти лет вправе брать ежегодный отпуск в любое удобное им время.

Минтруд в Письме от 20.11.2018 г. № 14-2/ООГ-9166 указал, что возраст детей определяется на год предоставления отпуска. Иными словами, если на начало года предоставления отпуска многодетный работник имел право использовать отпуск в любое время, то такое право сохраняется, даже если на момент отпускного периода старшему ребенку исполнилось 12 лет.

Нужно учесть, что в данном случае такое право не означает права на разделение отпуска на части по желанию работника. На основании ст. 125 ТК данное разделение может быть только по соглашению сторон. И одна из частей отпуска должна быть не меньше 14 дней.

4. Ветераны, почетные доноры, работники, воспитывающие ребенка-инвалида до 18 лет, супруги военнослужащих.

Данные категории сотрудников могут уходить в отпуск в удобное для них время.

При заполнении графика на 2022 года нужно помнить, что праздники (ст. 112 ТК) не входят в число дней отпуска. Если он выпадает на эти дни, срок его завершения нужно продлить.

Внимание! Для обеспечения мобильного взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам был запущен сервис 1С:Кабинет сотрудника.

В личном кабинете через интернет сотрудники смогут получать расчетные листки, справку 2-НДФЛ и другие документы, и в свою очередь сотрудники могут отправить заявление на отпуск, уведомление об отсутствии, авансовый отчет, больничный в электронном виде.

Что нужно обязательно указать в приказе

Вне зависимости от того, на унифицированном или разработанном самостоятельно бланке будет оформлен этот кадровый локальный акт, у него обязательно должны быть порядковый номер и дата составления. Кроме того, предусмотрены обязательные реквизиты:

• наименование организации-работодателя;
• Ф.И.О. лица, которое уходит отдыхать;
• вид отпуска (основной ежегодный, дополнительный и т. п.), их может быть несколько;
• период работы, за который предоставлен отдых;
• даты начала и окончания отпускного периода и его продолжительность;
• подпись и данные руководителя организации.

Если с большинством информации, обязательной к заполнению, все более-менее понятно, то возникает вопрос, что считать периодом работы. Таким периодом всегда является рабочий год. Например:

Оформление формы № Т-6 будет отличаться от формы № Т-6а только количеством отпускников. Обязательные реквизиты и требования к заполнению не изменяются.

Правила составления приказа

Оповещение о скором оплачиваемом отпуске включено в список нормативно-правовых актов компании, которые применяются в ее каждодневном документообороте.

Сотрудники отдела кадров имеют полное право формировать оповещение по принятой внутри компании форме.

Структура уведомления о предстоящем отпуске заключается в следующем:

• информационный блок — включает в себя наименование компании и инициалы, как самого работодателя, так и сотрудника;
• основная часть;
• заключительная часть.

В содержании оповещения необходимо отталкиваться от действующего законодательства РФ.

Чтобы обеспечить документу о предоставлении отпуска работнику юридическую силу, в нем обязательно должны содержаться такие сведения, как:

• реквизиты компании;
• исходящий номер и время регистрации оповещения об отпуске;
• имеющуюся должность, и полные инициалы наемного сотрудника, который вскоре уйдет в отпуск;
• все необходимые сведения относительно основания предоставления оплачиваемого отпуска. В частности следует делать акцент на Трудовой Кодекс РФ;
• подпись непосредственного работодателя.

Предлагаем ознакомиться: Судебная практика принуждения к увольнению по собственному желанию — Трудовая помощь

Категорически запрещается допускать в документе какие-либо опечатки либо ошибки.

Кто подписывает{q}

Уведомление о начале отпуска подлежит подписанию непосредственным руководством компании и подлежит заверению должностными лицами из отдела кадровой службы.

Другие способы подтверждения получения оповещения не обладают юридической силой.

Оповещение о предстоящем отпуске формируется в нескольких экземплярах. Столько же и соответствующих приказов руководства.

Один из них остается в отделе кадров, а другой – у руководства компаний.

Трудовым Кодексом РФ не запрещается оповещать о времени начала трудового отпуска нескольких сотрудников одновременно.

Образец документа

Оценить:

• реквизиты работодателя (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
• название, дата, номер документа;
• должность и Ф.И.О. работника;
• дата начала и окончания отпуска;
• общее количество дней отпуска;
• подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
• должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Сроки подготовки и способы передачи

Ст.123 ТК РФ не только обязывает работодателей информировать персонал об их очередных отпусках, предусмотренных графиком, но и устанавливает четкие сроки предупреждения — 2 недели до начала отдыха.

Компания может и заранее сообщить сотруднику дату его отпуска, главное, чтобы это произошло не позднее, чем за 14 дней. Нарушение этого срока не допустимо и ведет к возможности переноса отпускного времени по желанию трудящегося на любой срок.

Удобнее всего передать уведомление лично в руки работнику, тут же можно получить его подпись на бланке.

Однако не всегда это возможно. Например, сотрудник может быть в командировке, на больничном, в отпуске за свой счет, может не находиться в офисе, где располагается кадровая служба.

В этом случае можно направить почтой ценным письмом с подтверждением вручения, в этом случае высказывается просьба заверить один экземпляр уведомления и направить его обратным письмом в компанию.

Можно ли отправить уведомление в электронном виде? Направить таким образом можно, но необходимо получить его подпись об осведомленности, поэтому рекомендуется добавить в теме электронного письма, чтобы работник подошел, например, в отдел кадров и расписался в нужном месте.

Как написать правильно?

Каждая организация разрабатывает свой бланк уведомления для работника о предстоящем отпуске, примерный образец представлен для скачивания ниже.

В уведомительную форму для работника рекомендуется включить следующие реквизиты:

• данные об организации, можно оформить на фирменном бланке;
• сведения о лице, для которого предназначена бумага — достаточно вписать должность и ФИО;
• наименование бланка, обычно документ именуется уведомлением;
• обращение к работнику — как правило, человек называется по имени отчеству в вежливой форме;
• сообщение о предстоящем скором отдыхе с указанием даты начала отпуска и длительности в календарных днях;
• ссылка на график, где утверждена эта дата, а также на ст.123 ТК РФ, где прописана обязанность по информированию под роспись;
• просьба подтвердить получение уведомления подписью;
• дата составления;
• подпись ответственного лица, составившего документ;
• строка для постановки росписи сотрудником.

Если бланк уведомления предусматривает поле для подписи непосредственно под текстом, то нужно составить два экземпляра.

Работник подпишет оба, один оставит себе, второй отдаст работодателю.

Возможно что бланк только информирует, а подпись сотруднику нужно поставить в специальном журнале, где регистрируются подобные уведомления.

В этом случае достаточно предоставить один экземпляр.

Графе можно присвоить наименование «уведомление о начале отдыха получил». Ставя подпись в таком поле, сотрудник подтверждает, что он проинформирован и согласен с предстоящими сроками отдыха.

Образец о начале отдыха работника

Ниже представлен возможный пример оформления уведомления для сотрудника о предоставлении ему ежегодного отпуска, который можно бесплатно скачать в word. Бланк составляется в двух экземплярах, внизу работник ставит свою подпись.

Что представляет собой уведомление

Данный документ может быть сформирован в свободной форме. В большинстве случаев в каждой компании имеется свой утверждённый образец уведомления сотрудников об отпуске. Способ заполнения документа должен в обязательном порядке утверждаться в нормативных актах организации.

Уведомление составляется в двух экземплярах, каждый из них должен иметь подпись работодателя или его доверенного лица (директор, начальник кадрового отдела, главный бухгалтер). Один документ передаётся сотруднику. Второй экземпляр остаётся в архивных документах компании, после его регистрации в журнале. Это является подтверждением того, что работник был ознакомлен с датой выхода в предстоящий отпуск, а работодатель выполнил свои обязанности.

Ставить печать на документе не обязательно. Оттиск печати необходим лишь в том случае, если это требует внутренняя политика учреждения. А вот отметка об уведомлении должна быть обязательно внесена в учётный журнал компании.

Документ может быть оформлен на простом листе или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно как в письменной форме, так и в печатной.

Как составить самостоятельно уведомление

Для составления документа необходимо разделить лист по вертикали на 3 части. В шапке (начале листа) указываются:

• данные о работодателе;
• данные о получателе, то есть работнике;
• наименование документа;
• дата составления;
• номер уведомления.

В среднюю часть или основной блок необходимо внести:

• дату начала отпуска;
• его продолжительность, которая указывается в календарных днях и может составлять 14 или 28 дней;
• дата выхода на работу.

В последней части документа указывается наименование работодателя, ответственное лицо и его подпись. Ниже — личные данный работника (ФИО) и подпись.