Приказ об утверждении графика отпусков — образец (2020 — 2021)

График отпусков: пошаговая инструкция

Составление графика отпусков начинают со сбора заявлений сотрудников о желаемых периодах отдыха. Если предприятие крупное, то такая работа может быть возложена на руководителей структурных подразделений. Затем вся информация передаётся в кадровую службу. На её основании составляется проект документа.

Шаг 1. Заполнение на примере унифицированной формы

Теперь разберёмся, как следует заполнять график отпусков, и за основу возьмём бланк Т-7. Прежде всего нужно вписать данные в «шапку» – название работодателя, его ОКПО (только для организаций) и год, на который составляется документ. Дату и номер ставить пока не надо.

Унифицированная форма содержит таблицу – в ней отражаются сведения по каждому работнику. На момент составления проекта заполняются такие графы:

• графа 1 – название структурного подразделения (отдела), в котором работает сотрудник;
• граф 2 – его должность (специальность) по штатному расписанию;
• граф 3 – имя, фамилия и отчество;
• граф 4 – табельный номер;
• графа 5 – количество дней отдыха. Если он делится, последовательно указывают каждую часть;
• графа 6 – запланированная дата начала отпуска. Работодатели не всегда сразу вносят в график отпусков даты, ведь правила составления документа этого не требуют. Однако вообще не указывать конкретный период, на который сотрудник освобождается от работы, нет смысла. Поэтому рекомендуем указывать не только месяц, но и дату. Если в дальнейшем возникнет необходимость, в график отпусков можно будет внести изменения.

Графы 7-9 на момент составления документа не заполняются. Графа 7 предназначена для указания фактической даты начала отдыха, графы 8 и 9 – для отражения информации о его переносе. В графу 10 при необходимости можно вписать примечание. Например, сколько дней перенесено с прошлого года.

Шаг 2. Согласование с профсоюзом

Готовый бланк нужно направить в профсоюзный комитет. Для этого составляется сопроводительное письмо в двух экземплярах. Один передаётся в профсоюз вместе с графиком, а на другом его представитель поставит отметку о принятии документов. Это необходимо для фиксации даты их передачи. В течение 5 рабочих дней профсоюз должен рассмотреть график и вынести своё мотивированное мнение в письменном виде.

Допустим, представительный орган с проектом не согласен и предлагает его доработать. Работодатель может принять замечания и скорректировать график в соответствии с ними. Если же он на это не идёт, в течение трёх дней надо провести консультации с выборным органом профсоюза для урегулирования всех вопросов. Однако если стороны не придут к консенсусу, руководитель всё равно сможет утвердить документ, но придётся составить протокол разногласий. За профсоюзом останется право обжаловать это решение в ГИТ или в суде, а также инициировать коллективный трудовой спор.

Шаг 3. Подписание

Теперь документ передаётся руководителю кадровой службы для подписания. Он указывает свою должности и ставит подпись с расшифровкой.

Шаг 4. Утверждение

Следующий этап – утверждение графика отпусков. На нём проставляется номер документа в соответствии с принятой у работодателя нумерацией, дата и должность руководителя. Также делается отметка о том, что мнение профсоюза учтено, с указанием даты и номера документа. Руководитель ставит свою подпись и делает её расшифровку.

Шаг 5. Ознакомление

Ознакомить коллектив с утверждённым документом можно разными способами, к примеру:

• завести специальный журнал, в котором каждый сотрудник поставит подпись;
• предусмотреть в форме Т-7 дополнительную графу, откорректировав стандартный бланк в excel;
• собрать подписи сотрудников на оборотной стороне документа.

Как правильно составить и оформить график отпусков на 2021 год?

Не позднее 17 декабря работодатели должны составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год. Срок установлен и сдвигать его из-за выходных не будут. Подробную инструкцию, пример и образец заполнения графика отпусков на 2021 год вместе с приказом о его утверждении мы привели в статье.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2021 год?

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

График рекомендуют составлять по каждой структурной единице. Затем, расписание дней отдыха передают в кадровую службу. Там данные сводят в единую базу. До официального утверждения графика, сводная таблица с датами представляет собой только проект. После того, как график завизируют все необходимые лица, документ направляют в профсоюзный орган (ст. 372 ТК). Правда при условии, что в компании есть профсоюз.

Когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год?

По законодательству график издают за две недели до начала календарного года. Так, последней датой, когда должен быть составлен график отпусков на 2021 год, будет 17 декабря 2020. За нарушение грозит административная ответственность:

• для должностного лица предупреждение или штраф от 1000 до 5000 руб.;
• для предпринимателей от 1000 до 5000 руб.;
• для компаний от 30 000 до 50 000 руб.

Устанавливать вид наказания будет инспекция труда.

Как вносить исправления в график отпусков?

Если сотруднику придется уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон.

При этом следует иметь ввиду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подает заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Так же основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Форма Т-7

Формат Т-7 утвержден Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 года. До 2013 удаление некоторых граф в документе было запрещено. Сегодня форма разработки документа допускается самостоятельная, но реквизиты, согласно первичной документации бухгалтерии, должны быть отражены в полном объеме.

Скачать форму T-7 в формате MS Word.

Унифицированной формой пользоваться проще и удобнее. Многие предприятия до сих пор используют именно ее. Формат Т-7 ежегодно утверждается директором фирмы (предприятия), путем проставления подписи печатей всеми начальниками отделов, начальником кадров.

Для чего нужен график отпусков

Этот документ необходимо иметь на каждом предприятии по нескольким причинам. Для начала, это требует действующее законодательство. Кроме этого, необходимо распланировать время отпусков ключевых сотрудников, чтобы не было остановки производства из-за их одновременного отсутствия в компании.

Обычно созданием документа занимается сотрудник кадровой службы. Он опрашивает о желаемой дате руководителей всех подразделений субъекта бизнеса, а они, в свою очередь, собирают сведения у своих подчиненных. Последние должны сообщить даты, когда они хотят отправить в отпуск в будущем году.

Если компания большая, и в ней трудится много работников, то заниматься оформлением графика лучше всего с самой осени. В график вносятся все оформленные работники, в том числе и весь административный персонал.

Внимание: утвердить оформленный график необходимо за 2 недели до завершения нового года. Провести ознакомление с работниками можно уже после этого дня.. Закон предоставляет некоторым категориям работников льготы, дающие приоритет в выборе желаемого времени отдыха

Но их необходимо подтвердить заранее путем предоставления копий подтверждающих льготу документов

Закон предоставляет некоторым категориям работников льготы, дающие приоритет в выборе желаемого времени отдыха. Но их необходимо подтвердить заранее путем предоставления копий подтверждающих льготу документов.

В график необходимо внести все виды отдыха, предоставляемые работникам:

1. Ежегодный отпуск;
2. дополнительный отпуск;
3. Отпуска, которые не были использованы работниками ранее.

В последнее время идет множество споров о том, сгорает или нет неиспользованное ранее время отпусков. Нет, оно не сгорает, и работник может им пользоваться в последующие годы в полном объеме. Однако это не выгодно для работодателя. Во-первых, ему необходимо будет выплачивать солидные отпускные выплаты, если работник затребует отдых сразу за несколько лет. Во-вторых, не предоставление отпуска вовремя является нарушением закона, и при выявлении этого факта трудовая инспекция может наложить штраф до 50 тысяч руб.

Другой комментарий к статье 123 ТК РФ

Комментируемая статья регламентирует вопросы, связанные с установлением очередности предоставления оплачиваемых отпусков.

Ежегодные оплачиваемые отпуска за второй и последующие годы работы предоставляются в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления этих отпусков, которая определяется графиками отпусков, утверждаемыми работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» утверждена форма Т-7 «График отпусков». Данная форма применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. Следует, однако, отметить, что с 1 января 2013 года в соответствии с информацией Минфина России N ПЗ-10/2012 «О вступлении в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 года N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению.

Работодатель должен направить проект графика отпусков в выборный орган первичной профсоюзной организации, представляющий интересы всех или большинства работников. Выборный орган первичной профсоюзной организации не позднее 5 дней со дня получения проекта направляет работодателю мотивированное мнение по проекту графика отпусков в письменной форме. В случае отрицательного мнения вопрос урегулируется в порядке, установленном ст.372 ТК РФ.

График отпусков должен утверждаться не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

С момента утверждения график отпусков обязателен для исполнения как работодателем, так и работниками. Следовательно, изменения графика отпусков должны утверждаться работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, т.е. в том же порядке, как и утверждение графика отпусков.

________________
См.: Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации / Отв. ред. В.Л.Гейхман, Е.Н.Сидоренко. 6-е изд., испр. и доп. М.: Издательство «Юрайт», 2010.

В соответствии с постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 года N 1 при переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее чем за две недели до его начала.

Однако отдельным категориям работников в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в удобное для них время. К таким работникам относятся:
— работники в возрасте до 18 лет (ст.267 ТК);
— мужья, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (в период этого отпуска) (ч.4 комментируемой статьи);
— супруги военнослужащих, отпуск которым может предоставляться одновременно с отпуском их мужей (жен) (п.1 ст.11 Федерального закона от 27 мая 1998 года N 76-ФЗ);
— работающие в районе Крайнего Севера и приравненных к ним местностях родители (опекуны, попечители), которые имеют право получить ежегодный оплачиваемый отпуск или часть его (не менее 14 календарных дней) для сопровождения ребенка в возрасте до 18 лет, поступающего в образовательное учреждение среднего или высшего профессионального образования, расположенное в другой местности (см. ст.322 ТК РФ);
— лица, работающие по совместительству (ст.286 ТК РФ);
— участники Великой Отечественной войны, инвалиды войны, ветераны боевых действий, в том числе инвалиды, ветераны труда (ст.ст.14-20, 22 ФЗ «О ветеранах»).

Право на отпуск в удобное время для соответствующих категорий работников установлено также Законом РФ от 15 мая 1991 года N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» и некоторыми другими.

В перечисленных случаях время отпуска работника определяется графиком лишь постольку, поскольку им не выражено желание использовать отпуск в период, указанный в ТК РФ. При этом реализация работником своего права на отпуск в установленный ТК РФ период при отсутствии согласия на это работодателя не может быть основанием для его увольнения за прогул.

Статья 128. Отпуск без сохранения заработной платы

По семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы, продолжительность которого определяется по соглашению между работником и работодателем.

Работодатель обязан на основании письменного заявления работника предоставить отпуск без сохранения заработной платы:

участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;

родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;

работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до пяти календарных дней;

в других случаях, предусмотренных настоящим Кодексом, иными федеральными законами либо коллективным договором.

Сроки составления

График отпусков – это документ, составляющийся внутри каждого предприятия, где есть наёмные сотрудник. Он помогает урегулировать процесс ухода в отпуск, защищает интересы на ежегодный отдых. Благодаря ему, обеспечивается непрерывность рабочего процесса. Составляется с учётом интересов работников и работодателя.

Как показывается практика, люди предпочитают отдыхать в конце весны, летом и в начале осени. И, совершенно никто не хочет отдыхать зимой. Это ставит перед работодателем сложную задачу – не нарушить права работников на ежегодный отпуск и не причинить вред собственному делу. Чтобы отрегулировать процесс необходим график.

Составляет документ ответственный сотрудник кадровой службы. Если своевременно не составить график, администрацию предприятия можно привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ. При первичном нарушении требований трудового законодательства придётся заплатить штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. Ответственный сотрудник заплатит в несколько раз меньше – от 1 до 5 тысяч рублей.

Если нарушение будет выявлено повторно, сумма штрафа возрастёт в несколько раз. Руководство могут лишить права занимать должность на срок от 1 до 3 лет или заставить заплатить внушительную сумму – от 10 до 20 тысяч рублей. Само юридическое лицо будет оштрафовано на 50 – 70 тысяч рублей.

Вам также будет интересно:

— Образец заявления на компенсацию отпуска 2021 года
— Стандартная форма положения о персонале

Сроки составления графика отпусков регулирует инспекция по труду. Любое предприятие, имеющие в штате наёмный персонал, должно составить и утвердить документ не позднее, чем за 2 недели до окончания текущего года. Данные отражаются на следующий календарный год. Рекомендуется составлять и утверждать заранее, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами.

Почему нужно обязательно составлять график отпусков?

В чём важность документа? Его составляют для того чтобы:

1. Заранее и своевременно разослать сотрудникам уведомления об приближающемся ежегодном отдыхе.
2. Найти замену отдыхающему специалисту, чтобы не прерывать трудовой и производственный процесс.
3. Следить за тем, что работники не копили неиспользованные отпускные дни – за это руководство предприятия могут оштрафовать.
4. Распределить отпускные дни по структурным подразделениям так, чтобы ни одно из них не страдало из-за отсутствия работников.

Для оптимального составления необходимо заранее опросить персонал относительно их пожеланий на отдых на следующий год. Учесть интересы каждого не получится.

Правильно составляем график

Недавно все предприятия были обязаны использовать для графика отпусков форму Т-7. Сейчас это необязательно, но законодательного запрета не существует. Предприятие может продолжать использование унифицированной формы или разработать свою собственную.

Скачать бланк графика отпусков по форме Т-7

Форма Т-7 или самостоятельно разработанный бланк состоит из 10 колонок, в которых нужно отразить следующую информацию (сведения изложены в порядке нумерации граф по возрастанию):

1. Наименование структурного подразделения. Если на предприятии существует разделение на бригады, отделы, департаменты или иные структурные единицы, то данная графа заполняется. Если нет, то можно пропустить.
2. Должность сотрудника. Указать нужно так, как прописано в штатном расписании.
3. Полностью ФИО.
4. Табельный номер указанного работника.
5. Количество календарных дней отпуска, которые положены данному сотруднику. Как правило, их 28, но законодательно установлены условия, при которых персоналу положен удлиненный отпуск.
6. Календарная дата, когда запланировано начало ежегодного отдыха.
7. Календарная дата, когда сотрудник фактически ушёл отдыхать. Эта графа заполняется при переносе отпуска. Если человек уходит по графику, указать нужно ту же дату, что и в предыдущей колонке.
8. Основание, по которому произошло изменение изначально запланированного отпуска. Например, при увольнении сотрудника по приказу. Реквизиты распорядительного документа указываются в обязательном порядке.
9. Дата предполагаемого отпуска. Если отпуск разделён на части, то это нужно отразить в данной колонке.
10. Примечание. Здесь можно сделать пометку, по какой причине переносится ежегодный заслуженный отдых. Например, по производственной необходимости или в связи с болезнью работника.

Важно! Не стоит включать в график сотрудников, с которым заключено срочное соглашение о труде на срок менее полугода. При более длительном периоде срочного сотрудничества, отпуск предоставляется наравне с прочими работниками.

Как составляется график отпусков

До того, как документ будет оформлен в окончательном виде и принят к исполнению, готовят его проект.

Разработка и утверждения формы документа

Для оформления сведений о планируемом отдыхе подчиненных можно использовать ранее обязательный унифицированный бланк Т-7. Образец документа можно скачать здесь.

Допускается внесение корректировок для удобства внутреннего пользования.

Согласование продолжительности отпуска и периода для каждой группы сотрудников

Перед тем, как заполнить график отпусков, начальники структурных подразделений опрашивают своих подчиненных, начиная с категорий сотрудников, имеющих привилегии.

Вначале отмечают период отсутствия рабочих, имеющих привилегии выбрать отпускной сезон.

Далее, распределяются отпуска остальным сотрудникам с учетом их пожеланий и возможностей.

Уменьшение количества работающих людей не должно отразиться на производительности, стабильности работы предприятия.

Правом работников остается использовать все положенные дни отдыха сразу или по частям. Следует лишь помнить, что одна из частей обязательно должна быть не менее 14 дней.

Родители двух детей сами выбирают время отдыха

Внесение в документ записей о наемном персонале

Во избежание различной путаницы, например, при полном совпадении личных данных сотрудников, рекомендуется для всех рабочих указывать:

• структурное подразделение, являющееся основным рабочим местом;
• занимаемую должность (профессию);
• табельный номер;
• не сокращая фамилию, имя, отчество.

Для ясности как правильно заполнить график отпусков, посмотрите форму Т-7.

Выделяют две графы, где прописывают планируемую и фактическую дату начала отдыха.

Если отпуск переносится, это фиксируется документально с указанием даты предполагаемого начала.

Чтобы в последующем не возникли претензии контролирующих служб по поводу нарушения запланированных сроков, уточняют основания изменений:

• заявление работника;
• приказ руководителя при получении согласия самого подчиненного;
• болезнь сотрудника и прочие.

По заявлению отпуск можно перенести

Подписание графика отпусков руководством

Собрав сведения у всех структурных подразделений, кадровый инспектор (другое должностное лицо, занимающееся документаций, согласно приказу) всю информацию вносит в сводную таблицу.

Внизу ставит свою подпись, расшифровав должность, фамилию, инициалы имени, отчества.

После этого проект локального нормативного акта направляют в профсоюзную организацию для согласования.

Только если у профсоюза нет никаких возражений, график подписывается работодателем.

Если первичной организации профсоюзов у работодателя нет, это необходимо отметить.

График утверждает начальник

Определение продолжительности и периода отпуска для особых видов сотрудников

Если человеку положены дополнительные дни оплачиваемого отдыха, они также вносятся в планируемый график, поэтому выясняют, перед тем как его составить:

• работает ли он в ненормированном режиме;
• признан ли характер труда особым;
• есть ли заключение воздействия вредных, опасных для здоровья факторов.

Порядок составления графика отпусков

По норме ст. 123 ТК РФ график отпусков должен быть составлен не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года.

Пожелания работников

При составлении графика отпусков учитываются положения действующего законодательства РФ, специфика деятельности организации и пожелания работников. При этом работникам отдельных категорий в случаях, предусмотренных законодательством, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время.

Например, ветеранам боевых действий отпуск предоставляется в удобное для них время (пп. 11 п. 1 ст. 16 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах»).

По желанию мужа ежегодный отпуск ему предоставляется в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам независимо от времени его непрерывной работы у данного работодателя (ст. 123 ТК РФ). Правовыми актами предусматриваются и иные случаи предоставления отпуска в удобное для работника время, когда ему не может быть в этом отказано.

Разделение отпуска на части

При составлении графика отпусков необходимо учесть положения ст. 125 ТК РФ, согласно которым по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней

В Письме от 08.07.2021 № 14-2/ООГ-6477 Минтруд обращает внимание на то, что ТК РФ регламентирует продолжительность одной части отпуска. Поскольку требований по количеству других частей отпуска, их продолжительности, а также дня (рабочего или выходного) начала отпуска ТК РФ не содержит, полагаем, эти вопросы могут быть разрешены соглашением работодателя и работника

Кроме того, Минтруд отмечает, что норм, обязывающих либо запрещающих устанавливать день начала (окончания) отпуска в выходной день, ТК РФ не предусматривает.

Мнение профсоюза

При составлении графика отпусков должно быть учтено мнение профсоюза (при его наличии в организации) в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ (порядок учета мнения выборного органа первичной профсоюзной организации при принятии локальных нормативных актов).

После согласования с профсоюзом график отпусков подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель организации.

Статья 121. Исчисление стажа работы, дающего право на ежегодные оплачиваемые отпуска

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются:

время фактической работы;

время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставляемые работнику дни отдыха;

время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе;

период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине;

время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года.

(абзац введен Федеральным законом от 22.07.2008 N 157-ФЗ)

(часть первая в ред. Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ)

В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных статьей 76 настоящего Кодекса;

время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста;

абзац утратил силу. — Федеральный закон от 22.07.2008 N 157-ФЗ.

В стаж работы, дающий право на ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, включается только фактически отработанное в соответствующих условиях время.